Способ поставок закупаемого товара

6 МИН

Как выстроить закупочную логистику

Разбираемся, кто отвечает за снабжение предприятия, почему не надо запасаться на все случаи жизни и что поможет найти поставщиков с выгодными условиями

Закупочная логистика — это снабжение предприятия материалами, товарами и сырьём, которые используются для производства или торговли. Обычно за процесс отвечает отдельный сотрудник: специалист по закупкам или снабженец. Он выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, делает заказы, синхронизирует закупки с планами компании.

Цель закупочной логистики — создать такую систему поставок, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.

Какие задачи решает закупочная логистика

Создание запасов, которые не перегружают склад, но и не приводят к дефициту.
Поиск надёжных поставщиков .
Соблюдение принципа «цена-качество».

Этапы закупочной логистики

Определение потребностей

Поручите отделу снабжения совместно с другими подразделениями выяснить, что и в каком количестве нужно компании.

Исследование рынка

Проведите глубокий анализ рынка интересующих вас ресурсов и потенциальных поставщиков, их доступность и производственные возможности. Не забудьте о внешних факторах: задержках на границах, перебоях в работе предприятий.

Выбор поставщиков

Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.

Закупка

Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.

Учёт претензий и брака

Проверьте, не были ли нарушены сроки поставки, зафиксируйте случаи опоздания или опережения сроков, вычислите процент бракованной продукции. Это поможет наладить процесс или принять решение о смене поставщика.

Распределение ресурсов

Отгрузите материалы на производство, а запасы на склады. Контролируйте количество.

Управление закупочной логистикой

Есть два способа координировать весь процесс закупок и работу участников цепочки.

При децентрализации отделы самостоятельно закупают то, что нужно. Чем хорош такой способ:

внутри отдела хорошо знают его потребности;
закупка происходит быстрее, без дополнительных согласований.

Централизованный подход используют в большинстве крупных компаний: назначается ответственный сотрудник или создаётся специальный отдел.

ресурсы и готовую продукцию легче стандартизировать;
ниже риск дублирования заказов;
выше шансы получить скидку у поставщика из-за крупных партий;
закупками занимаются специально обученные люди.

Основные методы закупок

Закупка конкретных товаров одной партией

Плюс метода в том, что можно получить скидки, минус — нужно много места для хранения.

Регулярные закупки мелкими партиями

При такой системе склады большой площади не нужны. Если товары оплачиваются по мере поступления, это ускоряет оборачиваемость капитала.

Закупки по мере необходимости

У покупателя нет жёстких обязательств по объёму закупки в отличие от регулярных закупок. Товар чаще всего оплачивается по факту доставки, что также ускоряет оборачиваемость капитала.

Способы организации закупок

Традиционный способ

При таком подходе предприятие всегда создаёт запасы необходимых материалов. Главный недостаток — увеличение затрат на складские помещения и персонал.

Логистические системы

Их суть в создании минимальных складских запасов и оперативной связи между поставщиком и заказчиком. Вот наиболее известные концепции.

JIT (англ. just in time — точно в срок) — закупка организована так, что все товары и комплектующие будут поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции, а количество запасов сводится к минимуму или даже нулю.

MRP (англ. material requirement planning — планирование потребности в материалах) — система, которая зависит от спроса потребителей на готовый товар. Когда он растёт, объём закупки увеличивается, и наоборот.

LP (англ. lean production — бережливое производство) — предприятие стремится сократить потери на всех этапах: не производить лишнего, не тормозить процессы, не заполнять склад запасами и т. д. Это повышает гибкость производственного процесса и помогает быстрее реагировать на изменение рыночного спроса.

Способы транспортировки

Унимодальная перевозка — доставка от двери до двери одним видом транспорта без промежуточных этапов (например, распределительного центра).

Смешанная перевозка — доставка двумя видами транспорта без длительного хранения на перевалочном пункте.

Комбинированная перевозка — доставка более чем двумя видами транспорта.

Мультимодальная перевозка — доставка несколькими видами транспорта, но, в отличие от комбинированной и смешанной транспортировки, за процесс отвечает один оператор.

При выборе поставщика продумайте и способ организации закупок, и способ транспортировки. Расходы на логистику могут перекрыть выгоду от покупки более дешёвого товара.

Короче

—

Поручите закупки конкретному сотруднику (снабженцу) или специализированному отделу.

—

Оптимизируйте траты на транспортировку и хранение, пересматривайте эти расходы постоянно.

—

Регулярно ищите новых поставщиков. Это поможет не только найти более выгодные предложения, но и подстраховаться.

Источник

Договор с поставщиком. Примеры опасных и нормальных

Иногда кажется, что договор — это формальность. Но в случае споров договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде

Семен Кирьяк

Когда отношения с контрагентами идут гладко, бизнес может не вникать в договоры и работать вообще без них: кажется, что эти бумаги ни на что не повлияют. Но если вдруг возникнут проблемы, договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде. Рассмотрим в статье подробно, как работать с договором поставки безопасно для компаний и предпринимателей.

Чем отличается договор поставки от других видов договоров

Договор поставки — один из видов договора купли-продажи. По такому договору продавец передает покупателю товары, которые производит или покупает для перепродажи. Отличить поставку от других видов купли-продажи позволяют два важных признака:

Договор поставки — это всегда договор между предпринимателями или компаниями.
Покупатель приобретает товары для использования в бизнесе, а не для личного, семейного или домашнего использования.

У такого договора есть несколько особенностей, рассмотрим их дальше.

Как заключить договор поставки

По закону договор поставки можно заключить двумя способами:

Составить обычный договор на бумаге или в электронном виде и подписать его.
Обменяться письменными сообщениями, в которых будет два существенных условия договора поставки: товар и срок поставки.

В этом случае договор считается заключенным, даже если нет отдельного бумажного договора, подписанного обеими сторонами

Бывают ситуации, когда один предприниматель направил договор, а другой его не подписал, но своими действиями согласился с его условиями: например, перевел деньги или начал отгружать товар. В таком случае договор тоже будет считаться заключенным и связывающим контрагентов.

Дальше рассмотрим основные разделы, которые могут быть в договоре поставки.

Предмет договора

О чем раздел. Под предметом договора обычно понимается товар, который продавец передает покупателю. В законе нет четкого определения термина «товар», поэтому под ним понимают любые движимые вещи, например овощи или самосвалы. Единственное, товаром нельзя называть недвижимость, потому что ее продажа регулируется отдельными статьями Гражданского кодекса.

Предмет договора — это существенное условие договора поставки

Это значит, что если стороны не согласовали предмет договора, суд может признать договор незаключенным. Если возникнет спор, суд встанет на сторону покупателя и продавцу придется вернуть ему все деньги.

Что здесь писать. Предмет договора должен быть прописан четко и конкретно.

Если стороны укажут в договоре поставки, что его предметом является «машина», то определить, что именно должно быть передано продавцом покупателю, невозможно. «Машиной» можно одинаково назвать автомобиль, стиральную машину или заводской станок.

Если же стороны укажут, что предметом договора является поставка автомобиля, и укажут марку, модель и VIN, то предмет можно считать согласованным.

Предмет договора не обязательно согласовывать в самом договоре: его можно указать в дополнительных соглашениях или приложениях к договору. Это удобно, если контрагенты часто работают вместе и им не нужно заключать договор на каждую отдельную партию товара, а проще работать по заявкам на общих условиях.

Примеры формулировок. Вот как можно сформулировать этот пункт в договоре.

Это неудачный вариант: непонятно, что за автомобиль должен быть передан: новый или подержанный, какая марка, модель, цвет Так может выглядеть пункт договора поставки, когда предмет договора указывают в приложениях, например в отдельных заявках Так может выглядеть пункт договора поставки, когда предмет договора указывают сразу в договоре. Сроки поставки и оплаты в этом пункте прописывать не обязательно, лучше вынести их в отдельный подробный пункт

Сроки поставки

О чем раздел. Срок — второе существенное условие договора поставки. Стороны при заключении договора поставки обязательно должны указать дату, когда продавец передает товар покупателю, или прописать условия определения этой даты.

Что здесь писать. Если покупателю важно, чтобы товар доставили к конкретной дате и не раньше, в договоре нужно указать, что «ранее данного срока товар не может быть поставлен». Иначе поставщик может привезти товар, а покупатель не сможет его принять и понесет этого убытки. Например, если вы заказываете крупногабаритное оборудование, но пока в помещении идет ремонт и вам некуда его установить.

Если важно, чтобы товар привезли как можно раньше, в договоре поставки можно написать, что «поставка раньше указанного срока возможна при условии уведомления покупателя за дней».

Цена, количество, качество и ассортимент товара

О чем раздел. Условия о цене, количестве и ассортименте товара можно включать в сам договор поставки или в приложения к нему. Это зависит от особенностей сотрудничества компаний.

Планируется разовая поставка по договору	Поставка товара партиями в течение долго времени
Удобнее прописать все условия сразу в договоре	Удобнее перенести условия о ценах, количестве и ассортименте товара в приложения

Что здесь писать. По закону продавец обязан вместе с вещью передать ее комплектующие и относящиеся к ней документы: технический паспорт, сертификат, инструкцию по эксплуатации. В договоре можно перечислить эти документы.

Компания покупает байдарки. Вместе с байдарками продавец обязан передать к ним весла, даже если они не указаны в договоре. Но все равно лучше указать в договоре полный список передаваемых товаров, чтобы избежать споров с продавцом и сэкономить время.

Условие про передачу сертификата или декларации соответствия важно, потому что эти документы обязательны для многих товаров. Если их не будет, можно получить штраф: от 30 тысяч рублей до 1 миллиона рублей.

Примеры формулировок. Вот как можно сформулировать этот пункт в договоре.

Так может выглядеть пункт договора поставки, где указывают, что именно продавец передает покупателю

Обязанности сторон

Что важно для покупателя. Главная обязанность продавца по договору поставки — передать покупателю нужный товар надлежащего качества. Эта обязанность должна быть прописана в договоре поставки, иначе покупатель рискует получить товар не вовремя и плохого качества.

Если вы покупатель, лучше указать в договоре следующие обязанности поставщика, которые защитят вас от рисков:

1. Предоставить документы, подтверждающие соответствие товара обязательным требованиям.

Если товар поставляет зарубежная компания, можно указать такие документы: коммерческий счет (инвойс), упаковочный лист, сертификат происхождения, экспортную декларацию ЕХ1, письмо — разрешение производителя на импорт товара на территорию РФ, адресованное Федеральной таможенной службе.

Точный список документов, необходимых для таможенного контроля, снижает риск просрочки поставки товаров и штрафов за таможенные нарушения.

2. Обеспечить упаковку товара и его крепление перед перевозкой, чтобы защитить товар от механических и химических повреждений.

По общему правилу считается, что поставщик исполнил свои обязательства в момент передачи товара перевозчику. Поэтому при повреждении груза может возникнуть спор между покупателем, поставщиком и транспортной компанией о том, кто виноват. Если в договоре есть пункт об ответственности поставщика за перевозку, это дает возможность взыскать с него убытки.

3. Промаркировать упаковку товара с трех сторон: на двух противоположных боковых сторонах и сверху. Маркировка должна быть четко нанесена водостойкой краской на русском или английском языке. Обычно указываются отправитель, получатель, реквизиты договора, вес.

Это позволяет не перепутать партии товара. А надписи «Осторожно», «Верх», «Не кантовать» снижают риск повреждений при доставке.

4. Известить покупателя, когда товар приедет к нему.

5. Нести все риски, которым может подвергаться товар до момента передачи покупателю.

6. При необходимости помочь покупателю получить документы, которые могут потребоваться для экспорта и импорта.

Что важно для продавца. Главные обязанности покупателя — принять товар и оплатить его. К другим обязанностям покупателя можно отнести:

Осмотреть товар в указанный срок и проверить его качество. Если будут выявлены недостатки — сообщить продавцу.
Нести все расходы и риски с момента передачи товара.
Понести дополнительные расходы в связи с приемкой, если они потребуются. Например, если не получится разгрузить своими силами и придется нанимать грузчиков.

Самое важное для продавца — не допустить, чтобы процесс приемки товара затянулся. Иначе покупатель может начать пользоваться товаром, и будет сложно выявить реальную причину недостатков.

Способы доставки товара

О чем раздел. Тут описывают, каким образом товар доберется до покупателя. Если стороны в договоре не согласуют условия доставки, продавец вправе сам все решить.

Что здесь писать. Для покупателя важно прописать в договоре:

Каким транспортом должен быть доставлен товар? Если нужно, указать требования к транспорту: высоту, вес, вид кузова.
Кто будет разгружать товар?
Как поставщик должен сообщить покупателю о способе доставки? Например, если офис или склад покупателя находятся на территории с пропускным режимом, нужно заранее по электронной почте сообщить марку, модель, номерные знаки автомобиля, который доставляет товар.
Кто страхует груз, если перевозка осуществляется третьими лицами?

В договор поставки можно добавить условия, что покупатель может осмотреть товар на складе поставщика и самостоятельно его забрать. Если покупатель не заберет товары в срок, поставщик имеет право требовать их оплаты или может отказаться исполнять договор. Поэтому поставщику очень важно указать срок вывоза товаров: ведь ему приходится резервировать их под покупателя.

Например, в сфере строительства так могут продавать кирпич. Производитель резервирует вид кирпича, а строительная компания забирает его в определенный срок. Так строители не несут расходов на хранение и охрану кирпича, а забирают его тогда, когда он понадобится.

Приемка товара

О чем раздел. Момент приемки товара — один из самых важных: если в договоре не согласован порядок приемки, при этом товар принят, покупатель обязан его оплатить.

Что здесь писать. Если стороны нечетко проговорили условия приемки, это почти всегда приведет к спорам. Чтобы их избежать, в договоре желательно прописать следующие пункты.

Лица, которые будут участвовать в приемке, со стороны обоих контрагентов. Вряд ли принимать товар будет директор компании или сам индивидуальный предприниматель. Поэтому нужно указать:

кто будет принимать и на основе каких документов, например доверенностей или удостоверений;
обязанность заранее сообщить друг другу, например за три дня, кто будет участвовать в приемке.

Сроки приемки. Если в договоре срока нет, то по закону товар должен быть принят в разумный срок. Судебная практика считает разумным сроком 7 дней. Бывает, что за это время товары могут испортиться, поэтому в таких случаях особенно важно установить короткий срок, например один день.

Действия до приемки товара. Иногда для приемки нужно освободить помещение, нанять подъемно-погрузочную технику, установить измерительные приборы. Обо всем этом лучше договориться сразу, чтобы при споре не пришлось выискивать обязанности сторон в гражданском кодексе.

Действия во время приемки товара. Если нарушить порядок приемки, в некоторых случаях покупатель не сможет доказать, что продавец поставил товар ненадлежащего качества. Поэтому в договоре этот порядок тоже лучше подробно прописать: как проверяется работоспособность, проходит осмотр или экспертиза.

Действия сторон, если будут поставлены не все товары или в них обнаружат мелкие недостатки. Чтобы подстраховать себя в такой ситуации, продавцу в договоре стоит установить срок на допоставку и договориться, что покупатель принимает товар на ответственное хранение, пока продавец будет устранять недостатки.

Покупатель в такой ситуации должен сразу сказать поставщику, что товар принят на ответственное хранение. Иначе суды могут посчитать, что товары приняты без возражений.

Порядок расчетов

О чем раздел. В этом разделе указывают, каким способом покупатель оплатит товар, например наличными или безналичным переводом, будет ли предоплата.

Что здесь писать. Обычно в основной договор включают только способ расчетов — например, по расчетному счету платежными поручениями на основании счетов поставщика. А вот сроки платежей чаще выносят в приложения, чтобы указывать условия по каждой конкретной поставке.

От формулировки зависит, кто останется в выигрыше — покупатель или продавец:

Обязательство исполнено в момент списания денег с расчетного счета покупателя. Такая формулировка выгодна покупателю, но не выгодна поставщику. Тут получается, что на продавце остался риск незачисления денег.
Обязательство исполнено в момент зачисления денег на расчетный счет поставщика. Эта формулировка выгодна поставщику: риск незачисления денег остался на покупателе.
Обязательство исполнено в момент зачисления денег на корреспондентский счет банка поставщика — компромиссный вариант. Деньги еще не на счете поставщика, но уже в его банке, ответственность за свой банк несет поставщик. А покупатель исполнил обязательство, когда деньги дошли до банка поставщика.

Эти моменты важны в спорах, потому что от них зависит, как и кому будет начислены неустойки, штрафы и пени.

Примеры формулировок. Вот как можно сформулировать этот пункт в договоре.

Это пример, когда договор разовый и все условия расчетов вынесли сразу в договор поставки

Ответственность сторон

О чем раздел. Здесь указывают санкции, которые применяют к поставщику и покупателю, если они не исполнят свои обязательства. К сожалению, неустойки не гарантируют исполнение обязательства: если у должника нет денег для погашения основного долга, то и неустойку он тоже не заплатит. Поэтому, даже если прописать самые серьезные штрафы, не стоит рассчитывать, что это на 100% убережет от проблем.

Что здесь писать. В договоре обычно предусматривают неустойки:

для поставщика — за нарушение сроков поставки;
для покупателя — за нарушение сроков оплаты.

Еще можно прописать неустойку по замещающей сделке — объясняем ниже, что это значит.

Неустойка за нарушение сроков поставки или оплаты. Пример хорошего тона — «зеркальная ответственность». Компании договариваются о равных процентах неустойки, например 0,3% за каждый день неисполнения.

Слишком большая неустойка может быть снижена судом, если об этом попросит одна из сторон. Поэтому лучше устанавливать неустойку не более 0,5% за каждый день просрочки исполнения обязательства.

Если стоимость товара высокая, можно установить предел для начисления штрафной санкции — «не более суммы основного долга» или установить сумму, на которую будет начисляться неустойка, — «от стоимости неоплаченного товара» вместо «суммы договора». Такое ограничение защитит поставщика от слишком большой неустойки, несоразмерной с тяжестью нарушения.

Неустойка по замещающей сделке. Если поставщик немотивированно откажется исполнять уже заключенный договор и покупателю придется закупить товар по более высокой цене, покупатель вправе взыскать с поставщика разницу как убытки. Для этого в договор добавляют пункт о взыскании убытков — это называется «неустойка по замещающей сделке».

Примеры формулировок. Вот как можно сформулировать этот пункт в договоре.

Так может выглядеть пункт договора о неустойке по замещающей сделке

Форс-мажор

Форс-мажор — обстоятельства непреодолимой силы. Если они наступят, это освобождает должника от ответственности, например от уплаты неустойки или возмещения убытков.

На практике такие ситуации встречаются редко, и отечественные суды редко соглашаются с тем, что форс-мажор наступил. Поэтому не будем подробно рассматривать: скорее всего, это ни на что не повлияет.

Разрешение споров

О чем раздел. По закону нельзя обратиться в суд без предварительного досудебного разрешения спора.

Стандартные правила подачи претензии прописаны в законе. Досудебная претензия направляется стороной заказным или ценным письмом Почтой России, чтобы подтвердить факт ее направления или вручения. Срок рассмотрения претензии — 30 календарных дней с даты первой попытки вручения.

Что здесь писать. Чтобы разрешать споры быстрее, можно прописать в договоре собственный порядок:

Сократить срок рассмотрения претензии: например, до 7 календарных дней.
Предусмотреть обмен претензиями в электронном виде. Например, по адресам электронной почты, указанным в разделе договора с адресами и реквизитами сторон.
Предусмотреть обязанность предоставления документов, подтверждающих обоснованность предъявляемых требований.

Если спор не урегулирован путем обмена претензиями, стороны вправе обратиться с исками в суд.

Сроки действия договора

Иногда контрагенты считают, что если истек срок действия договора, то исполнять договор больше не нужно. Это не так. Если товар поставлен, обязательство по его оплате и штрафные санкции продолжают действовать и после истечения срока действия договора.

Поэтому в договоре стороны часто указывают, что он действует до полного исполнения сторонами своих обязательств. Юридически это может звучать не совсем корректно, но интересы обеих сторон это полностью учитывает.

Досрочное расторжение договора поставки

О чем раздел. По закону односторонний отказ или изменение условий договора поставки в одностороннем порядке не допускаются.

Исключение, когда возможен односторонний отказ, — существенное нарушение обязательств со стороны контрагента. Например, если продавец не передает товар длительное время или покупатель его не оплачивает.

Что здесь писать. Чтобы подстраховаться на случай споров, в договоре можно прописать ситуации, когда договор может быть расторгнут.

Пример корректного пункта, в каких ситуациях можно отказаться от исполнения договора

Мы рассмотрели только самые частые ситуации. Но все подробности договора поставки невозможно учесть в одной статье, потому что случаи бывают разные. Мы не рекомендуем составлять важные договоры по советам из интернета, потому что это риски для компании. Стоит обратиться к профильному юристу, особенно если работаете с крупными суммами.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Сейчас читают

Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу

Разобрались, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, как правильно оформлять наименование товара и его код, если товар маркируемый, и какие штрафы ждут бизнес за чеки с ошибками

Ликвидность и платежеспособность: чем отличаются и как влияют на получение кредита

Чтобы принять решение о выдаче бизнес-кредита, банк оценивает компанию по нескольким показателям, в том числе по ликвидности и платежеспособности

Бизнесу — про налог самозанятых: что нужно знать для безопасного сотрудничества

Собрали в одну статью все, что нужно знать бизнесу для безопасной работы с самозанятыми: кто и как платит налоги, как проверять статус и какие документы потребуются

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Источник

Способ поставок закупаемого товара