Способ ознакомления с документами

Какого-либо конкретного порядка ознакомления работника с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами, а также другими документами и информацией законодательством не предусмотрено.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В соответствии с частью второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Как следует из приведенных норм, законодатель устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта такого ознакомления. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта, коллективного договора не установлена. Поэтому мы полагаем, что работодатель вправе ознакомить работника с содержанием этих документов любым удобным для него способом, в том числе через систему электронного документооборота или посредством, например, электронной почты. Примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами имеются и в судебной практике (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126)*(1).
При этом, как прямо установлено ст. 22, ст. 68 ТК РФ, с принимаемыми локальными нормативными актами, коллективным договором работодатель обязан знакомить работников под подпись. Иными словами, порядок ознакомления с этими документами подразумевает получение работодателем подписи работника, подтверждающей факт ознакомления. Иных требований к фиксации факта ознакомления закон не устанавливает. На практике применяется один из следующих способов:
— оформление листа ознакомления работника с локальными нормативными актами, коллективным договором (может представлять собой как приложение к трудовому договору, так и отдельный документ);
— создание журнала ознакомления работников;
— создание листов ознакомления работников с каждым документом в отдельности в виде приложения к таким документам.
Когда речь идет об ознакомлении работника с ПВТР, другими локальными нормативными актами, коллективным договором при приеме на работу, фразу о таком ознакомлении можно включить непосредственно в текст трудового договора.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с локальными нормативными актами путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ)*(2).
В случае если документ, подтверждающий факт ознакомления работников с локальным актом, коллективным договором, составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи *(3).
Учитывая сказанное, полагаем, что в ситуации, когда не используется электронная подпись, отметки об ознакомлении работника с локальным нормативным актом, коллективным договором недостаточно, в этом случае факт ознакомления работника с локальным нормативным актом должен быть подтвержден его подписью на бумажном носителе.
Отметим, что специалисты Роструда высказывают мнение, что работники (за исключением дистанционных работников) в любом случае должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под подпись (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Трудовым кодексом РФ установлены и другие случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.
Так, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).
Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).
О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).
Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).
Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.
Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков *(4), расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел «Ознакомление» в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.
В заключение отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.
Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).
Другие же указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Поэтому в отсутствие бумажного носителя, подтверждающего ознакомление работников с локальными актами, коллективным договором (при его наличии) и другими документами, с которыми работник должен быть ознакомлен под подпись, мы не можем полностью исключить возможность возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае, а также при возникновении трудовых споров работодателю придется доказывать факт ознакомления работника с документом в судебном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

31 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Вместе с тем некоторые специалисты Роструда высказывают мнение, что ознакомление должно быть именно с оригиналом документа (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
*(2) Более подробно об этом смотрите в следующих материалах:
— Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;
— Вопрос: Можно ли ознакомить дистанционных работников с новой редакцией ПВТР при помощи действующей в организации системы электронного документооборота с простыми электронными подписями для сотрудников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2021 г.)
*(3) Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закон N 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись бывает неквалифицированная и квалифицированная.
*(4) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. График отпусков.

Источник

Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

о приеме на работу (ст. 68);
увольнении (ст. 84.1),
о взыскании (ст. 193 ТК);
если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с документами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

объема документации;
необходимости подписания удаленными сотрудниками;
организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с документом, расписаться в листе;
позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

наименование документа;
Ф.И.О. сотрудников;
дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

название;
дата;
Ф.И.О. сотрудника,
указание должности (подразделения);
подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

наименование должности лица, которое знакомится с документом;
подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

зафиксировать факт получения исполнителем;
принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

оформляется к уже изданному распорядительному документу;
подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

может быть частью инструкции по делопроизводству;
как часть изданного распорядительного документа;
использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом ООО «______________»

№ _____ от «__» _________202_ года

№ п/п

Ф.И.О.

Должность

Подпись

Дата

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

Источник