Способ отправления счетов фактур

Дата публикации 25.08.2020

Использован релиз 3.0.81

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.

Получение электронного счета-фактуры от продавца происходит:

при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами) (рис. 2).

Поступивший электронный счет-фактура помещается в папку «Отразить в учете» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

В случае, если в настройках ЭДО (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО) дополнительно установлен флажок для значения «Отправлять входящие документы на утверждение» (рис. 2), то поступивший счет-фактура будет помещен также в папку «Утвердить» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО»

Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы «Настройки ЭДО» (раздел Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО), находясь на закладке «Настройки получения» и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму «Настройка отражения документов в учете» и установить способ обработки поступающих электронных документов: «Автоматически» или «Вручную в форме электронного документа» (рис. 4).

Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронного счета-фактуры в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы «Счет-фактура полученный», а в графе «Отражение в учете» списка входящих документов «Текущие дела ЭДО» появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).

Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронного счета-фактуры в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов учета», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы (рис. 5).

Просмотреть содержимое поступившего счета-фактуры (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего счета-фактуры отражается статус и содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

В левой колонке формы просмотра приведен подробный список документов, которые должны быть получены и отправлены в процессе обмена электронным счетом-фактурой.

Открыть новый автоматически сформированный документ учетной системы «Счет-фактура полученный» можно:

по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6);
по гиперссылки в графе «Отражение в учете» активной строки из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3);
из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки — подраздел Покупки — гиперссылка Счета-фактуры полученные).

В новом документе «Счет-фактура полученный» (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены следующие сведения:

наименование продавца (поле «Контрагент»);
номер и дата составления входящего счета-фактуры (поля «Счет-фактура №» и «от»);
стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) и сумма предъявленного НДС.

Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ «Поступление (акт, накладная)», то в строке «Документы-основания» будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления. В противном случае в документ «Счет-фактура полученный» необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Выбор (рис. 7).

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры отображается:

в информационной строке состояния формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры. При установке в настройках обмена флажка для значения «Отправлять входящие документы на утверждение» (рис. 2) будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 6);
в информационной строке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура полученный», где будет установлено значение Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников обмена (рис. 7).

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором ЭДО (пп. «в» п. 2.6 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (действует до 01.07.2021, далее – Приказ № 174н) или п. 9 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (действует до 01.07.2021, далее — Приказ № 14н).

Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО, заключившего договор с покупателем (рис. 8), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена, утв. приказом № 174н или п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа «Счет-фактура полученный» на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле «Получен» дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа «Счет-фактура полученный». Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле «Получен», будет автоматически скорректирована.

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 9).

До 01.07.2021 согласно пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры.

ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 2).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

при выполнении команды Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование — подраздела Сервис);
по кнопке Отправить и получить из списка «Текущие дела ЭДО» (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 5);
из формы просмотра электронного документа по кнопке Отправить или по значку в строке состояния электронного обмена (рис.10).

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры (п. 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н, или п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

после получения входящего электронного счета-фактуры — извещение о получении счета-фактуры для продавца;
после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование извещения о получении электронного счета-фактуры происходит в программе также автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 12).

Получение от оператора ЭДО подтверждения об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры, а также формирования, подписание и отправка оператору ЭДО извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н) (рис. 13) происходит в порядке, аналогичном порядку обработки подтверждения оператора об отправке счета-фактуры.

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

по кнопке Утвердить из списка документов «Текущие дела ЭДО»;
по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 6).

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается.

В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.

Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью.

В информационной строке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура полученный», где будет установлено значение ЭДО завершен (рис. 15).

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.

Источник

Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник