Способ организации управленческого учета

Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Зачем вести управленческий учет

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.

Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:

«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»

2. Планирование финансовой деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»

Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:

• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках;
• баланс.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.

Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.

Виды управленческого учета

Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.

1. Производственный учет

Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.

2. Маржинальный учет

Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли.

3. Бюджетный учет

Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический учет

Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.

С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Основные программы для ведения управленческого учета:

• Excel или Google Sheets;
• Специализированные облачные сервисы (ПланФакт, Финолог и другие);
• Различные конфигурации на базе 1С;
• ERP-системы (для крупных предприятий).

Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:

1. Интеграция с банками, 1С, CRM позволяет не тратить уйму времени на ручное внесение данных;
2. На основе поступлений и выплат по принципу двойной записи автоматически строятся три отчета — ДДС, ОПиУ и Баланс;
3. Есть возможность бюджетирования, отслеживания дебиторки и кредиторки, анализ рентабельности направлений, прогноз кассовых разрывов.

Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.

Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.

Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:

«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.

Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»

Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.

Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:

«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»

Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»

Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.

Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.

Источник

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

В условиях жесткой конкуренции и быстрых изменений внешней среды практически в каждой отрасли рынок заставляет взвешенно подходить к принятию управленческих решений. Задача по управлению компанией включает в себя управление персоналом, маркетингом, продажами, поставками и развитием компании.

По мере роста бизнеса собственникам/топ-менеджерам для выработки оптимального решения необходимо анализировать бόльшее количество информации. Для подготовки информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, может использоваться управленческий учет, так как финансы являются связующим звеном всех областей управления и все принятые решения находят свое отражения в финансовом результате деятельности компании.

Управленческий учет подразумевает под собой систему правил сбора информации и методик ее интерпретации, используемых для обеспечения руководства компании (или других пользователей управленческих отчетов) максимально полными данными, необходимых для оптимального управления компанией.

Управленческий учет может состоять из различных модулей:

1. Формирование управленческой отчетности
2. Бюджетирование
3. Казначейство
4. Международный учет

Организация управленческого учета на предприятии

При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.

На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:

1. Отчет по прибылям и убыткам (финансовый результат, P&L)
   Позволяет оценить финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Структура доходов и расходов определяется необходимой степенью детализации. Используется не только по компании в целом, но по отдельным ЦФУ (центры финансового учета – сегменты бизнеса, проекты, организационная структура) для анализа эффективности их деятельности.
2. Движение денег (cash flow)
   Состоит из 3 разделов по следующим видам деятельности: операционная, финансовая и инвестиционная. Данный отчет показывает возможность компании осуществлять инвестиционные и финансовые вложения за счет денежного потока от операционной деятельности.
3. Управленческий баланс
   Назначение и структура управленческого баланса часто совпадает с бухгалтерским, но в нем отражаются экономическое состояние компании по управленческому учету, показывается взаимосвязь между предыдущими отчетами и проверяется корректность их составления. Основное правило составления Управленческого баланса — разница между Активами и Пассивами должна равняться нулю.

Методы составления управленческих отчетов на предприятии

Существует несколько методов составления управленческих отчетов на предприятии:

1. Метод параллельного учета
   Метод заключается в том, что каждая операция отражается параллельно в разных системах учета, например, бухгалтерском и управленческом. Данный метод обладает наибольшей детализацией и точностью, однако, он и самый затратный при использовании, так как необходимо организовать несколько параллельных баз учета в соответствии с каждой учетной политикой.
2. Метод трансформации
   Для формирования отчетности по разным методологиям используется один вид учета. В конце отчетного периода итоговая отчетность предприятия преобразовывается в другую систему. Метод достаточно прост, но имеет ряд ограничений – отчеты возможно формировать с одинаковой периодичностью, меньшая детализация отчетов по сравнению с остальными методами.
3. Последовательный метод (метод трансляции)
   Схож с параллельным учетом, но отличается тем, что учет ведется в одной общей базе, в которой одна операция имеет признаки по различным системам учета. Например, последовательно при отражении операции соответствующие специалисты заполняют сначала необходимые для РСБУ реквизиты, а затем проставляются аналитики для управленческого учета. Данный метод отличает оптимальное сочетание затрат и результата ведения учета. Для внедрения этого метода учета необходимо описать модель не только каждого вида учета, но их взаимосвязи, получив таким образом общую модель учета по разным методологиям.

Организация управленческого учета на предприятии осуществляется в несколько этапов независимо от выбранного метода ведения учета.

Этапы внедрения управленческого учета на предприятии

Управленческий учет представляет собой инструмент, с помощью которого можно эффективно управлять финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Основные этапы постановки и наладки управленческого учета включают в себя:

1. Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес требований, описание существующей системы управления.
2. Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании.
3. Описание бизнес-процессов компании.
4. Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре).
5. Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.
6. Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.
7. Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.

Остановимся на этих этапах подробнее:

Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес-требований, описание существующей системы управления

Часто в компаниях уже используется управленческий учет в каком-либо виде – собираются показатели деятельности компании, формируются отчеты. Однако, эти отчеты могут не использоваться для анализа, так как содержат избыточную информацию или, наоборот, не позволяют сформировать суждение о состоянии компании.

Необходимо оценить требования к информации, которая требуется руководству компании для принятия решений, или для внешних пользователей отчетности (инвесторы, банки, заказчики, поставщики и пр.). Она должна быть достаточной, но не избыточной. Кроме требований к составу отчетности, необходимо проанализировать существующие в фирме системы учета на предмет оперативности, достоверности и полноты предоставления информации.

Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании

Для проведения стратегического анализа деятельности компании необходимо разработать систему целей. Целей компании и методов их достижения может быть несколько, для каждой цели требуется выработать критерии оценки выполнения.

После оцифровки целей нужно провести стратегический анализ и выбрать приоритетные направления развития.

Описание бизнес-процессов компании

При описании существующих бизнес-процессов можно оценить их эффективность, увидеть проблемные места (дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий и документов).

Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре)

После описания бизнес-процессов может появится необходимость корректировки организационной структуры компании. Для качественной организации бизнес-процессов может возникнуть необходимость как в создании новых структурных подразделениях, так и в объединении существующих, чтобы исключить дублирование функций и ответственности.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры.

Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.

Основной этап организации управленческого учета на предприятии, с помощью которого описывается структура всей внутренней управленческой отчетности. При этом не существуют жестких требований к разработке модели управленческого учета, так как для каждой компании она будет уникальной. На этом этапе необходимо определить какие отчеты (бюджеты) будут формироваться, их структуру и последовательность.

Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.

Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Система контроля предназначена для проверки корректности управленческого учета, точности и своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д. Так же формализуются и закрепляются регламентами этапы сбора, регистрации и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.

Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.

Для этого необходимо изучить рынок программных продуктов и выбрать программу, позволяющую внедрить управленческий учет на предприятии.

Ошибки и проблемы при постановке управленческого учета

С помощью настроенного управленческого учета руководители могут получить объективную информацию о текущем финансовом состоянии компании.

Однако, при наладке управленческого учета возможны ошибки, которые затрудняют формирование и анализ управленческой информации. Основные ошибки при постановке системы управленческого учета связаны с плохой проработкой или отсутствием информации по этапам внедрения, особенно это касается этапов анализа существующей ситуации.

Помимо этих ошибок можно выделить следующие:

1. Управленческие отчеты плохо структурированы, содержат избыточную информацию, либо в них не хватает необходимой информации. Использовать такие отчеты крайне затруднительно, они не обладают наглядностью и могут приводить к ошибочным управленческим решениям.
2. Отсутствие целей и плана постановки учета. Управленческий учет в этом случае не сможет дать полноценную информацию для анализа деятельности компании.
3. Отсутствует регламентация графика документооборота системы управленческого учета, что может повлечь за собой срыв сроков предоставления отчетности.
4. Некорректно выбраны объекты формирования себестоимости, что приводит к некорректным расчетам показателей деятельности компании.
5. Отсутствие системы оптимизации учета. Единожды внедренная система управленческого учета должна поддерживать возможно изменения, так как в течении времени могут меняться цели учета, направление деятельности фирмы и прочее.
6. Внедрение системы обособлено от остальных областей функционирования компании. Управленческий учет объединяет все области решения задачи управления фирмой, поэтому внедрение учета должно происходить в комплексе с оптимизацией существующих бизнес процессов, организационной структурой, повышения оперативности и качества управления.

В итоге внедренная система управленческого учета позволит сформировать управленческую отчетность, максимально соответствующую потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.

Источник