Способ организации бухгалтерии децентрализованный или централизованный

Особенности работы централизованной бухгалтерии

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Вопрос: Является ли организация, передавшая ведение бухгалтерского учета по договору оказания услуг централизованной бухгалтерии, налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов, выплачиваемых работникам (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

1. Выбор правовой формы новой структуры.
2. Регистрация организации.
3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
2. Планово-аналитический или экономический отдел.
3. Группа главных специалистов.
4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
5. Учетчики.
6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Источник

На что обратить внимание централизованной бухгалтерии в связи с изменениями в законодательстве: 5 важных моментов

pressmaster / Depositphotos.com

Среди многочисленных законодательных новшеств и поправок для организаций бюджетной сферы немало таких, которые влияют на деятельность централизованных бухгалтерий. Расширяется и само применение механизма централизации, когда в едином центре учета и отчетности сосредоточены основные функции по ведению бюджетного учета и формированию отчетности для всех участников бюджетного процесса отрасли / муниципалитета/ региона.

В таких условиях централизованной бухгалтерии важно быть в курсе всех изменений, касающихся организации ее деятельности и выполняемых ею функций. Основные моменты, на которые ЦБ стоит обратить внимание уже сейчас:

1. Согласно Бюджетному кодексу РФ ведение бюджетного учета и составление бюджетной отчетности являются бюджетными процедурами, частью бюджетных полномочий ПБС. Соответственно, регулирование и организация этих процедур входят в компетенцию финансового органа. И именно финорган вправе решать, каким образом будет организовано ведение бюджетного учета и составление отчетности в субъекте РФ/ муниципальном образовании. Это может быть реализовано путем распределения соответствующих полномочий между учреждениями-ПБС, либо путем внедрения централизованной модели, например, посредством организации центра бюджетного учета и отчетности при финоргане публично-правового образования.

В этой связи в Закон о бухучете была внесена поправка о том, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов в организациях бюджетной сферы должны осуществляться, в том числе с учетом положений бюджетного законодательства. Как было отмечено заместителем директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России С.В.Сивец на нашем интернет-семинаре, в БК РФ также планируется предусмотреть соответствующую норму, закрепляющую полномочия по организационно-техническому регулированию бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности за финорганом, а не за руководителем казенного учреждения.

2. Ну а пока в положения Бюджетного кодекса, позволяющие казенным учреждениям передать централизованной бухгалтерии полномочия по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности, внесена другая существенная поправка: теперь передать указанные полномочия КУ может только по согласованию с ГРБС, в ведении которого оно находится.

Нормативные акты не устанавливают особенностей заключения соглашения о передаче полномочий в этой ситуации. Но, так или иначе, очевидно, что согласование с ГРБС должно быть выражено в письменной форме.

3. Следует понимать, что при передаче бюджетных полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии казенное учреждение передает с ними и ответственность за их организацию. Руководитель КУ в таком случае уже не будет нести ответственность в случае выявления нарушений порядка ведения учета или формирования отчетности. А вот в отношении автономных и бюджетных учреждений централизация учета не снимает ответственности с руководителя – даже если ведение учета и составление отчетности передано по соглашению в ЦБ, ответственность за достоверность представления финансового положения учреждения, финансового результата его деятельности и движения денежных средств единолично несет руководитель учреждения.

4. Согласно Закону о бухучете бухгалтерская/ бюджетная отчетность считается составленной после подписания ее руководителем учреждения. СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» и Инструкциями №№ 191н и 33н редусмотрено, что отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, а также руководителем и бухгалтером-специалистом ЦБ.

Однако на сегодняшний день не все формы бюджетной отчетности казенного учреждения, утвержденные Инструкцией № 191н, содержат строки для подписей должностных лиц ЦБ. Так, например, отсутствуют они в Справке (ф. 0503125), Отчете (ф. 0503127) и Пояснительной записке (ф. 0503160) .

Минфин планирует внести соответствующие изменения в отчетные формы и до внесения указанных поправок допускает самостоятельное дополнение форм отчетности строкой с наименованием должности «руководитель централизованной бухгалтерии».

Кроме того, при передаче ЦБ полномочий по ведению учета и составлению отчетности казенного учреждения следует отразить в Пояснительной записке (ф. 0503160) следующую информацию:

• о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета иной организации – централизованной бухгалтерии на основании договора / соглашения с указанием их реквизитов;
• информацию об исполнителе централизованной бухгалтерии, составившем бухгалтерскую отчетность.

5. Согласно обновленной редакции СГС «Концептуальные основы. » в случае централизации учета на ЦБ возложена обязанность по формированию Единой учетной политики, основные положения которой должны быть раскрыты на официальном сайте централизованной бухгалтерии. В связи с этим Стандарт дополнен требованиями к формированию Единой учетной политики при централизации учета. В целом они идентичны положениям СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», предусмотренным для локального акта учреждения.

При формировании Единой учетной политики важно предусмотреть так называемую «дату отсечения» — последний срок, когда первичные документы могут быть приняты бухгалтером для регистрации в учете. Разумно, если «дата отсечения» будет как минимум за 5 дней до даты представления отчетности, — это позволит успеть обработать поступившие документы и не опоздать с отчетностью.

Вероятно, скоро подобная норма появится в СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» или в Инструкции № 157н. А пока целесообразно в графике документооборота закрепить предельные сроки передачи документов, а в соглашении о передаче полномочий – нормы об их неукоснительном соблюдении. Это позволит ЦБ впоследствии не нести административную ответственность за нарушения в учете и отчетности вследствие несвоевременного представления первичных документов. Напомним, что такое нарушение теперь считается грубым и наказывается административным штрафом от 15 000 до 30 000 руб.

Важный момент: в данном случае речь идет о Единой учетной политике в целях бухгалтерского учета, и к ней не относятся документы, устанавливающие учетную политику для целей налогообложения. На это указал Минфин в письме от 29 августа 2019 № 02-07-10/66535. Следовательно, учетная политика в целях налогового учета должна быть индивидуальной для каждого учреждения и формироваться с учетом специфики оказываемых услуг/ выполняемых работ, системы налогообложения, применяемой в рамках приносящей доход деятельности, и т.п.

Источник