Способ оптимизации трудовых процессов

7 методик оптимизации рабочего процесса, о которых вы, возможно, не слышали

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.

«Проглоти лягушку»

Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»

Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»

Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

• Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
• Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
• Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

Focus@Will

Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will, созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»

Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей. Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»

В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»

LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

1. Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
2. Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
3. Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
4. Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.
Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.

Источник

Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки

Оптимизация рабочего процесса — эт о область , над которой люди бьются уже много десятков лет. Поэтому материала, методик, лайфхаков на эту тему можно найти большое количество. У кого-то они работают, у кого-то — нет , к этому нужно быть готовыми, потому что все люди разные. Оптимизация собственного рабочего процесса — это индивидуальное действие, которое требует подбора личного набора методик и подходов с ориентацией на вашу индивидуальность.

Девиз многих современных работающих людей: «Времени нет, а дел невпроворот». Поэтому для многих оптимизация работы — это надежда на спасение от прокрастинации, эмоционального выгорания, проблемных дедлайнов и т. д. К сожалению, человечество еще не придумало какого-то действенного метода, чтобы , применив его, можно было сразу оптимизировать свою работу, время и эффективность. Но есть методики и лайфхаки, которые работают у других людей , — о них мы сегодня и поговорим. Вполне вероятно, что вы сможете подобрать что-то и для себя.

Оптимизация рабочего процесса

Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:

методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;

лайфхаки, которые займут у вас немного времени.

Оптимизация рабочего времен и в первую очеред ь н ужна для того , чтоб ы н аучиться управлять своим временем и энергией. А это умение даст возможность больше успевать и лучше себя чувствовать.

Оптимизация рабочего процесса: методики

«Съешь лягушку». Название этой методики придумал сам Марк Твен , и очень сложно определить , с какого времени она используется. Суть ее в том, что каждого человека окружают такие задачи, которые не вызывают интереса , и их вообще не хочется делать, но они обязательны к исполнению в любом случае, — вот как раз с них-то и нужно начинать свою работу. Почему? Потому что чем дольше вы перекладываете такие дела «на потом», тем сложнее будет за них взяться, плю с в се время , пока они будут не реализованы , они будут «висеть над вами тяжким грузом». Чем раньше вы их выполните, тем быстрее эмоционально освободитесь.

«Workstation Popcorn». Эт а техника подходит для тех, к то в процессе своей работы может менять дислокацию , — в основном это фрилансеры, работающие удаленно. Работает эта техника следующим образом. Во-первых, нужно разбить свои крупные задачи на несколько более мелких или, наоборот, сгруппировать мелкие задачи по общим тематикам. Потому нужно определить несколько рабочих мест в вашем районе или городе, где вас будет окружать тихая рабочая атмосфера. Каждую отдельную группу задач нужно будет выполнять в новом рабочем месте. Смена рабочей обстановки очень помогает сосредотачиваться на разноплановых задачах. Также это добавляет движения в «сидячую работу» , и , что самое важное , до м б удет местом отдыха, а не местом работы.

«Должен, следует, хочу». Это очень простая методика. Все , что нужно , — это разделить все ваши дела на 3 группы: что вы обязательно должны сделать сегодня ; что следует сделать, следуя вашим планам на будущее ; что вы хотите сделать ради своего удовольствия. Все , что нужно делать дальше , — это следить за балансом этих групп, чтобы вы выполняли дела из разных групп. Причем необязательно , чтобы в один день все было четко сбалансировано , — вы можете в один день сделать перевес в сторону одних дел, в другой день сделать перевес в сторону других дел.

«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а н аоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для те х к то не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.

«Не разрушайте цепочку». Это не столько оптимизация рабочего процесса , с колько методика самоконтроля, которая дает дополнительную мотивацию, чтобы завершить все задуманное. Суть ее в том, что вам нуж ны действи я на каждый день, календарь и маркер. Как только вы выполните все задуманное, зачеркиваете в календаре соответствующую дату , и вы свободны! Как только у вас появится несколько «крестиков» подряд, то вам не захочется прерывать эту цепочку, что даст вам дополнительную мотивацию к действиям. Можно расценивать эту методик у к ак простой психологический трюк.

«Биологический пик». Это интересная, но и одновременно сложная методика. Суть ее в том, что каждый человек в течение рабочего дня чувствует «колебания» в энергии, мотивированности и концентрации. То есть, когда эти показатели «на высоте», человек показывает максимальную работоспособность ; как только они «падают», то падает и работоспособность. Важно отследить моменты , «когда» происходят эти колебания. Для этого нужно провести серьезную работу над собой — в течение 3-4 недель наблюдать за показателями энергии, концентрации и мотивированности, пото м все это наложить на график, чтобы посмотреть и проанализировать «колебания». Это буд е т н е что иное, как биологические часы работоспособности. Как только у вас на руках будет такой график, можно смело подстраивать под него вашу работу: когда показатели максимальные, можно выполнять ответственную работу, а в моменты спадов можно дать себе отдохнуть или перекусить.

Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки

Медики позволяют наладить общий рабочий процесс и контролировать глобальные показатели вашей работоспособности. Но есть множество мелких проблем, на которые также нужно обращать внимание или исключать их. Каждая такая «проблема» по отдельности , может , и не сохранит вам много времени, но когда их набираются десятки, это э кономит вам кучу времени. Ведь , как мы знаем, любое крупное дело состоит из множества мелких моментов , и оптимизация рабочего процесса — это не исключение.

Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.

Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.

Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.

Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.

Планируйте свой день.

Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.

Если на выполнение какой-то задачи нужно менее 2-х минут, то выполните ее прямо сейчас , и не нужно ее вносить в свой список дел.

Н еобходимо планировать даже свободное время.

Иногда нужно выделять время для того , чтобы полностью «отойти» от рабочих дел.

Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.

Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.

Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточит ь ся. Если его пить много, то оно перестает помогать.

Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.

Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.

Если есть возможность, то поспите немного днем.

Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.

В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.

Нужно понимать, что большинству людей нет дела до ваших денег, вашего успеха и вашего внешнего вида, поэтому перестаньте кому-то что-то доказывать , и у вас освободи тс я очень много времени.

Иногда нужно сбавить о борот ы , чтобы заметить жизнь вокруг себя.

Если делаете что-то важное, не связанное с интернетом, то отключите его, тогда он не будет провоцировать вас , чтобы отвлечься.

Не нужно зацикливаться на том, чтобы сделать максимально больше ; нужно делать то , что важно.

Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.

Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.

Проверяйте электронную почту по расписанию, а не через каждые полчаса. При условии , что проверка почты — это не часть ваших обязанностей по работе.

Не забывайте поощрять себя за различные достижения.

Заключение

Оптимизация рабочего процесса бывает разной: иногда нужны огромные усилия лично над собой, а иногда важно просто применять в работе правильный софт, который ускоряет ваш рабочий процесс. Поэтому нужно искать собственные пути оптимизации рабочего времени, которые будут работать именно у вас. Как мы уже говорили, то , что работает у одних, н е обязательно будет работать у других людей.

Мы будем очень благодарны

если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.

Источник