Способ оформления делового письма

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Читайте также:  Способы отбора единицы выборки

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Правила оформления делового письма

С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.

Что собой представляет

Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.

Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.

Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.

• Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
• Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
• Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.

Информационное

Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:

• Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
• Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.

Гарантийное письмо

Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.

Оферта

По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.

Требование

Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).

Сопроводительное

В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.

Подтверждение

Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.

Обратная связь

Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.

Просьба

Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.

Документ для фиксации важной информации

Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.

Отзыв

Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.

Приглашение

Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.

Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.

Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:

• Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
• При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
• Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
• В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
• Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
• Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
• Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
• Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
• Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».

Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.

Структура деловых писем

Структура деловых писем варьируется в зависимости от того, в какой форме оно составляется (в бумажной или электронной). В первом варианте, когда документ оформляется на официальном бланке компании, сверху над пунктом «Заголовок» проставляется шапка. В ней отображаются следующие сведения:

• название компании;
• адрес (почтовый и юридический);
• контактная информация;
• КПП, ИНН;
• реквизиты банковского учреждения;
• фирменный логотип (если имеется);
• дата и номер документа.

Дальнейшее составление деловых писем производится в соответствии со структурой:

• Заголовок. Содержит наименование корреспонденции (гарантия, приглашение, уведомление и т. п.), а также сообщает получателю тему послания.
• Вступление. В этом блоке располагается непосредственно приветствие, вежливое обращение к адресату.
• Вводная часть. Отражает повод обращения, подготавливает получателя к тому, что будет описано ниже.
• Основная часть. Подробно обрисовывает суть вопроса в письме.
• Заключение. Оформляется в форме краткого вывода, который вытекает из основной части. Здесь может быть призыв к действию (решению проблемы).
• Подпись. Согласно правилам деловой переписки, отправитель ставит свою подпись, дополняет ее фамилией и инициалами (лучше проставить имя и отчество полностью, чтобы избежать неточностей в дальнейшем), указывает должность и контактную информацию.

При составлении email-документа шапку не делают. Да и в целом, оформляют его менее официально.

Составление деловой корреспонденции

Ниже представим примеры деловых писем.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.

Источник