Способ нанесения инвентарный номер

Приложение 1. Положение о присвоении инвентарных номеров объектам учета

Положение
о присвоении инвентарных номеров объектам учета

1. Для организации бюджетного учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств и нематериальных активов каждому инвентарному объекту должен присваиваться при принятии их к бюджетному учету соответствующий инвентарный номер.

2. Когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

3. Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

4. Инвентарный номер выбывших инвентарных объектов основных средств нельзя присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

5. Каждому объекту, кроме перечисленных в пункте 2, присваивается уникальный номер, который состоит из десяти знаков, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации.

6. Инвентарные номера не присваиваются:

— объектам основных средств до 1000 руб. включительно;

— библиотечного фонда независимо от стоимости;

— объектам, условия эксплуатации которых не позволяют наносить на них инвентарный номер.

7. Арендованные объекты могут учитываться по инвентарным номерам арендодателя.

Структура инвентарного номера

Первый знак обозначает вид деятельности, за счет которой приобретен объект основных средств, следующие три знака — код синтетического счета, два знака — код аналитического счета и последние четыре знака — порядковый номер предмета по каждому счету.

Например, инвентарный номер 1 101 04 0249 обозначает: 1 — бюджетная деятельность, 101 — основные средства, 04 — машины и оборудование, порядковый номер объекта 0249; инвентарный номер 2 101 05 0001 обозначает: 2 — предпринимательская и иная приносящая доход деятельность, 101 — основные средства, 05 — транспортные средства, порядковый номер 0001; инвентарный номер 1 102 01 0006 обозначает: 1 — бюджетная деятельность, 102 — непроизводственные активы, 01 — земля, порядковый номер объекта 0006.

Порядок нумерации устанавливается в учреждении в зависимости от условий эксплуатации объектов учета. Допускается нанесение номера способами: непосредственно на объект краской; чеканка на металле; прикрепление к объекту специальной бирки; металлического жетона; штриховое кодирование и другие средства, необходимые для автоматизированной инвентаризации объектов учета.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Как правильно присвоить инвентарный номер

Больше материалов по теме «Основные средства» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

• ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
• нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
• непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

• они не должны дублироваться;
• они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

• ее размеров;
• структуры и наличия подразделений;
• возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

• 04 — счет учета НМА;
• 03 — код подразделения, в котором находится объект;
• 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

• «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
• «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

1. Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
2. Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
3. Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
4. Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.

Источник

Пресс-центр

Пресс-центр

Новости

Статьи

Присвоение инвентарных номеров

Инвентарные номера – необходимая и важная составляющая системы учета в любой организации. Их правильное присвоение поможет провести инвентаризацию быстро и без проблем. О том какие особенности есть у этого процесса и каким способом можно нанести инвентарный номер, читайте в нашей статье.

Что нужно знать об инвентарных номерах

Присвоение инвентарного номера возможно для любого объекта, числящегося в организации – неважно, находится ли этот предмет в постоянном использовании или же хранится в запасе на складе;

Инвентарный номер можно не присваивать, если стоимость объекта меньше одной тысячи рублей. Помимо этого, нумерации можно не подвергать ювелирные изделия, предметы библиотечного фонда и драгоценности;

В том случае, если объект состоит из нескольких частей, то на каждую из них наносится один и тот же инвентарный номер. Исключение составляют те предметы, у частей которых сроки годности/ полезного использования различаются – тогда необходимо присваивать отдельный инвентарный номер каждой из них.

Присвоенный однажды, инвентарный номер не меняется все то время, пока объект находится в ведении организации;

Инвентарные номера должны быть уникальны и не могут повторяться. Инвентарный номер списанного объекта не может быть присвоен другому объекту, например, только что поступившему в организацию;

В том случае, если на один объект было нанесено несколько разных номеров (например, в следствии ошибки или изменения системы нумерации), неиспользуемый номер стоит просто зачеркнуть, чтобы не возникло сложностей при инвентаризации.

Структура

На текущий момент законодательство РФ не обязывает к внедрению определенной структуры инвентарных номеров – каждая организация сама определяет, каким образом будет производиться нумерация объектов. Это решение закрепляется внутренним документом компании, который подписывается ответственными за процесс лицами. Однако стоит помнить о том, что для правильного учета всех предметов необходимо, чтобы инвентарный номер был не только уникальным, но и порядковым.

В том случае, если организация небольшая, то инвентарные номера могут выглядеть как трехзначные числа – 001, 002 и т.п.Помимо этого, можно использовать и систему нумерации, включающую не только цифры, но и буквы – это позволит поделить все объекты на группы, что упростит последующую инвентаризацию. Если же речь идет о большой компании, то стоит предусмотреть систему, позволяющую нумеровать несколько тысяч объектов.

Способы нанесения

Помимо документального присвоения номера, необходимо его непосредственное нанесение на объект нумерации. Каждая организация может сама выбирать удобные способы и методы нанесения инвентарных номеров, учитывая при этом условия эксплуатации объектов. Наиболее популярными способами нумерации являются:

Ручное или машинное нанесение номера на объект при помощи нестираемой краски;

Осуществление чеканки, если нумерации подвергается металлический объект или предмет, имеющий металлические части;

Создание бирок или металлических жетонов с инвентарным номером и надежное крепление их на объект;

Штриховое кодирование – наиболее современный и удобный способ присвоения инвентарного номера, позволяющий быстро проводить инвентаризацию при помощи специальных программ и считывателей.

После выбора определенного способа нумерации следует, если это возможно, придерживаться этого способа для нанесения номеров на все объекты – это позволит избежать лишней путаницы и позволит произвести инвентаризацию быстро и без ошибок.

Правильное и своевременное присвоение инвентарных номеров позволит вам значительно ускорить процесс проведения инвентаризации — пользуйтесь нашими советами и производите учет всех объектов организации оперативно.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

— Более высокое качество оценки.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

— Исключение случаев подделки документов.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Источник