Способ контроля заказов поставщикам

Управление закупками

В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Условия закупок

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров;
• Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.

• исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
• корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.

• возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
• принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
• учесть изменение цен как прочий доход.

Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Закупка импортных товаров

• поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
• поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
• поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

• поставка товаров из стран ЕАЭС;
• регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
• оплата налогов на расчетный счет ФНС;
• подтверждение факта оплаты от ФНС;
• оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

• поддержание актуальной информации о комитентах;
• хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
• регистрация заключенных с комитентами договоров;
• планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
• оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
• оформление продажи и списания комиссионных товаров;
• расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
• регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.

Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

Источник

Как отследить поступление товаров по заказам поставщику

Отчет выводит информацию о состоянии выполнения заказов поставщику с детализацией по поставщикам и номенклатуре.

При работе с заказами поставщику полезно знать насколько они исполнены: какие товары по ним поступили, какие еще нет, сколько товаров (и к какому сроку) должен привезти конкретный поставщик и т.п.

В системе уже есть неплохой отчет Состояние выполнения, но он формируется только для конкретного заказа, т.е. посмотреть общую картину не удастся.

Данный отчет выводит информацию по исполнению заказов поставщику в разрезе поставщиков, заказов, номенклатуры и характеристики:

В настройках отчета можно установить отбор по периоду, номенклатуре и поставщику. При желании можно отобрать только просроченные строки (для которых есть непоставленные по заказам товары при том, что плановая дата поступления уже прошла):

Помимо отбора, такие строки можно выделить красным шрифтом:

Отчет выполнен в двух вариантах — во втором помимо количества выводится сумма закупки:

Цифры Заказано за период и Поступило можно расшифровать по регистратору:

Вас может заинтересовать

Вывод дополнительных колонок с ячейкой хранения, общим складским остатком, остатком текущего склада и ожидаемым поступлением в документах закупки, продажи, перемещения и при подборе товаров.

Расширение позволяет заполнять документы установки цен номенклатуры на основании документов ввода начальных остатков и оприходования.

Расширение позволяет заполнить отбор по номенклатуре в рабочем месте Прайс-лист из произвольного списка или табличного файла.

Источник

Контроль закупок

Контроль закупок должен осуществляться на всех уровнях:

• Сами менеджеры по закупкам
• Руководитель отдела закупок
• Руководство предприятия (собственными силами и силами смежных подразделений)

Контроль закупок силами специалистов отдела

Менеджеры отдела закупок должны регулярно контролировать все показатели своей деятельности с помощью отчетов, аналитических систем и сверок плановых значений всех показателей деятельности с фактическими.
Соответственно, менеджеры отдела закупок должны «на зубок» знать нормативы показателей деятельности (KPI), разрешенные диапазоны отклонений/допусков по разным показателям деятельности, плановые показатели, внутренние регламенты отдела закупок.
Большинство точек контроля, касающихся тактической деятельности закупок, я подробно освещаю на моём семинаре-тренинге «Точные закупки». Также в программе этого тренинга подробно разбирается кто и какие показатели для отдела закупок рассчитывает, порядок их утверждения и как они должны влиять на мотивацию сотрудников.
Разумеется, что любой менеджер закупок должен периодически отчитываться перед своим непосредственным руководителем.

Контроль закупок силами руководителя отдела закупок

На втором уровне контроля руководитель закупок кроме отчетов своих подчинённых должен контролировать выполнение показателей отдела в целом.
Как правило, руководитель отдела закупок руководствуется (использует в работе) теми же отчётами, аналитических блоками, план-фактовыми анализами, что и менеджеры закупок. Но он дополнительно к этому контролирует данные по отделу целиком и с иной периодичностью, чем менеджеры.
Соответственно, во всех отчетах должны быть аккуратно настроены права доступа (это точка контроля ИТ-службы и отдела безопасности).
Разумеется, у начальника отдела закупок могут и должны быть «свои» отчеты. Всё зависит от уровня его полномочий и обязанностей.
Очень подробно об отчетах отдела закупок и тех. заданиях к ним я рассказываю на тренинге «Точные закупки».

Руководитель отдела закупок должен контролировать:

1. 1. 1. Ассортимент
         1. Прайс-лист (стабильности и/или изменяемость)
         2. Достаточность глубины и ширины ассортимента для предприятия
         3. Эффективность ассортиментных матриц (если они используются для работы на предприятии)
      2. Товарные запасы
         1. Соответствие оборачиваемости товарных запасов нормативам
         2. Объем дефицита, излишков, неликвидов товаров
         3. Разрабатывать меры по их предотвращению.
      3. Ценообразование
         1. Контроль соблюдения стратегии ценообразования, принятой на предприятии
         2. Контроль соблюдения методик ценообразования.
      4. Поставщики
         1. Руководитель следит за договорной деятельностью в соответствии с требованиями, принятыми на предприятии
         2. За систематическим улучшением условий работы с поставщиками (в т.ч. сам осуществляет эту работу)
         3. За грамотным распределением ресурсов предприятия в соответствии с рейтингом поставщиков
         4. За мониторингом поставщиков
         5. Периодически сам встречается с ключевыми поставщиками и с новыми поставщиками.
      5. Персонал
         1. Контролирует трудовую дисциплину и соблюдение корпоративной культуры сотрудниками закупок
         2. Отслеживает изменения микроклимата в отделе закупок
         3. Оценивает загруженность персонала и выполнение функциональных обязанностей
         4. Систематически проводит оценку персонала с целью принятия кадровых решение и выявления потребностей в обучении отдела закупок
         5. Контролирует ЗП на рынке, на котором работает предприятие (собирать и систематизировать информацию можно с помощью HR-службы)
         6. Мониторит взаимодействие сотрудников отдела закупок с другими подразделениями компании
      6. Закупочная деятельность
         1. Контролирует выполнение БП сотрудниками закупок
         2. Собирает и анализирует обратную связь от смежных подразделений, касающуюся работы отдела закупок

Контроль закупок на уровне высшего руководства

Следующий уровень контроля – высший руководитель. Это может быть коммерческий директор, исполнительный директор или Генеральный директор. Все зависит от структуры конкретного предприятия.
На данном уровне очень важно системно контролировать выполнение основных показателей деятельности предприятия в разрезе каждого подразделения, в т.ч. отдела закупок.

Показатели, по которым высшему руководству следует контролировать закупки, следующие:

• Маржинальность товаров (в динамике)
• Выполнение запланированных показателей (выручка, оборачиваемость товарных запасов, суммы бонусов поставщиков) и в случае отклонений – разобраться с причинами возникновения
• Удельный вес неудовлетворенного спроса клиентов
• Динамика объемов закупок по каждому из ТОП20% поставщиков
• Удельный вес товарных неликвидов
• % претензий поставщикам относительно закупочного товарооборота
• % логистических расходов на входящий грузопоток (в динамике)
• Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами (=другими подразделениями предприятия)
• Степень загруженности сотрудников отдела закупок
• Эффективность системы мотивации сотрудников и руководителя отдела закупок

Руководитель предприятия должен иметь соответствующую отчетную базу для самостоятельного использования.

Помимо этого, объективные данные о работе отдела закупок должны систематически предоставлять:

• Финансово-экономический отдел
• Отдел продаж (или магазины)
• Склад предприятия
• Отдел маркетинга
• Возможно, служба безопасности

Форма предоставления – сводные отчеты или справки установленной формы.

Важным источником информации являются внешние контрагенты – поставщики. Руководитель предприятия, как уже говорилось, должен владеть подробной информацией о ТОП20% поставщиков. Еще лучше, если руководитель будет непосредственно знаком с руководством этих поставщиков и поддерживать с ними отношения. Информацию о многих точках контроля закупок на уровне специалистов и руководителя отдела я даю на моём тренинге «Точные закупки».

Для любого предприятия я готова провести аудит для определения достаточности систем контроля на всех уровнях с выдачей письменных рекомендаций и, при необходимости, технических заданий и описания системы KPI и системы материальной мотивации персонала отдела закупок.
На моем однодневном семинаре «Контроль закупок (семинар для первых лиц)» я даю подробную практическую информацию о том, что руководители предприятий должны всегда знать об отделе закупок и как влиять на его развитие.

Как показывает практика, оптимизация деятельности отдела закупок в сочетании с чёткой системой позволяет максимизировать чистую прибыль предприятия на 10% — 60%.

Я предлагаю свои услуги: консультации, практические сессии или полное ведение проекта, направленного на разработку качественной системы контроля для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Источник