Способ контроля за передачей договоров продавцами клиентам

Прямая речь

&nbsp Полный список материалов

Управление

Сопровождение договоров страхования Николенко Николай Петрович Первый заместитель председателя правления СОАО «Русский Страховой Центр» до 25.12.2010 г.

В предыдущих комментариях были рассмотрены два операционных бизнес-процесса: андеррайтинг (управление операционным результатом «на входе»), который является ключевым для страховой компании, и урегулирование убытков (управление операционным результатом «на выходе»). Еще один немаловажный бизнес-процесс в работе компании – сопровождение договоров страхования. С какими проблемами сталкивается страховщик при его организации?

Сегодня во многих компаниях функцию сопровождения договоров страхования выполняют продавцы – они самостоятельно формируют договоры страхования, распечатывают их на компьютере, вводят в локальные базы данных и т.д. Это приводит к тому, что многие отечественные компании не имеют единой базы данных по заключенным договорам страхования, что, естественно, затрудняет контроль правильности заключения и оформления договоров. Все усугубляется тем, что во многих компаниях нет четко описанных стандартных процедур оформления договора страхования (страхового полиса), нет инструкций по порядку их заключения, что приводит к возникновению множества ошибок. Из-за отсутствия единой базы данных договоры страхования обезличиваются – непонятно, кто из продавцов или сотрудников продающих подразделений их заключил. К тому же возникают проблемы с архивированием заключенных договоров, и становится проблематичным просто даже их найти в случае необходимости. В таких условиях невозможно проводить анализ заключенных договоров страхования, управлять убыточностью «на входе», как следствие этого буксует и процедура урегулирования убытков.

Создание системы сопровождения договоров страхования подчинено той же самой логике, что и создание других подразделений:

Сам бизнес-процесс «сопровождение договоров страхования» можно представить следующим образом:

Получение заявления и анкеты –– Оформление договора страхования –– Ввод в базу данных –– Согласование договора с андеррайтером и юристом –– Вручение договора клиенту –– Пролонгация договора страхования и заключение дополнительных соглашений.

Необходимо отметить, что согласование договора страхование с андеррайтером и юристом происходит, в случае если заключаемый договор является нетиповым.

На основании описанного бизнес-процесса определяются функции подразделения сопровождения договоров страхования, которые обычно включают:

Очень важным в процессе сопровождение становится создание системы кодификации и нумерации договоров страхования – все договоры должны быть привязаны к конкретному продавцу, подразделению, филиалу и т.д. Например, регистрационный номер договора страхования может содержать: порядковый номер, год заключения, номер правил страхования, код заключившего договор сотрудника.

В состав подразделения сопровождения договоров страхования должны войти специалисты, обладающие хорошими знаниями страховых продуктов и типовых договоров компании; умеющие работать в IT-системе компании; владеющие хорошей скоростью печати. Здесь, как нигде, важны такие личностные характеристики, как аккуратность и внимательность. Естественно, что вся работа подразделения, как и любого другого, процедурируется – разрабатываются инструкции, регламентирующие деятельность сотрудников. Инструкция о порядке взаимодействия подразделений при заключении договоров страхования должна определять порядок заключения типовых и нетиповых договоров страхования, взаимодействие подразделений продаж, андеррайтинга, перестрахования и сопровождения договоров, сроки подготовки документов и обязанности сотрудников подразделения, а также порядок взаимодействия с филиалами, формы документов (заявки, котировки и т.д.). Создание подобной системы контроля позволяет предотвратить мошенничество со стороны агентов.

Наличие в структуре компании подразделения по сопровождению договоров страхования позволяет освободить сотрудников продающих подразделений от технических функций и тем самым увеличить объемы продаж. Значительно улучшается качество договоров страхования при больших объемах заключения, кроме того, повышается качество предоставления страховой услуги, даже при увеличивающемся потоке клиентов. Важное значение имеет тот факт, что с организацией в компании отдела сопровождения договоров страхования, входящие риски по различным видам страхования начинают оцениваться профессионально. И последнее, клиент приходит в компанию, а не к отдельному сотруднику, создается единая база данных по заключаемым договорам страхования. Такая компания направлена на обслуживание большого количества потоков внутри самого рынка, она понятна западному инвестору.

Таким образом, организация работы в компании подразделений по андеррайтингу (см. комментарий «Андеррайтинг – ключевой бизнес-процесс страховой компании» https://www.insur-info.ru/comments/366/), по урегулированию убытков (см. комментарий «Системный подход к урегулированию убытков» https://www.insur-info.ru/comments/379/) и по сопровождению договоров страхования, создает конвейер по продаже страховых услуг. Например, в «Русском страховом центре», внедрив подобную бизнес-структуру, мы значительно повысили стоимость нематериальных активов в виде организационного капитала компании, который, кстати, очень четко понимают западные инвесторы.

Подобная структура компания представляет собой промышленное серийное производство. По моим экспертным оценкам страховщик, который имеет подобную бизнес-структуру, готов к продаже западным инвесторам. При прочих равных условиях капитализации такой компании возрастает в 1,5–2 раза.

Источник

Контроль продавцов | разбираем бесплатные и эффективные методы

Контроль продавцов — это комплекс действий, который помогает вовремя скорректировать их действия, чтобы выполнить план продаж. Рассказываем про самые действенные и малозатратные способы. Читайте, как правильно и как часто проводить совещания и как использовать мессенджеры, чтобы быстро реагировать на возникающие вопросы и проблемы.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Контроль продавцов

Читайте в статье:

• Контроль продавцов: принципы проведения собраний
• Контроль продавцов: виды собраний
• Контроль продавцов: цикл Деминга или PDCA
• Контроль продавцов: собираем ежедневную отчетность
• Контроль продавцов: используем гаджеты
• Контроль продавцов: прослушивание звонков

Контроль продавцов: принципы проведения собраний

Эффективным инструментом контроля продавцов является собрание. Чтобы собрания не становились «пожирателями» времени и не проходили впустую, следует руководствоваться некоторыми общими принципами их проведения.

► Собрания не должны быть проводиться хаотично и превращаться в «посиделки». Их нужно проводить быстро и рассматривать все вопросы по существу.

► Сотрудников важно собирать вместе. Здесь действует психология человека — он работает лучше, если другие знают о его успехах и неудачах. Это стимулирует продавца к действиям.

► Все цифры по плану/факту продаж во время собрания нужно отображать визуально с помощью dashboard (доски с результатами). Сводная форма поможет всем сотрудникам видеть полную картину, свое место и свои результаты по сравнению с остальными. Использование dashboard мотивирует менеджеров продавать больше.

► Руководитель всегда должен фиксировать все обещания сотрудников.

► Начальник, проводящий собрание, должен всегда иметь при себе «лист обещаний» с предыдущей планерки.

► Сотрудник, который занимается контролем продавцов, всегда резюмирует обещания менеджеров, превращая их в задачи. Затем они рассылаются всем участникам собрания, чтобы повысить градус их ответственности за сказанное.

Контроль продавцов: виды собраний

Собрания, проведение которых способствует контролю продавцов, бывают нескольких видов.

1. Еженедельное собрание длительностью до 60 минут

Его основная цель – это задать настроение на неделю и скорректировать результаты предыдущей. Проводится исключительно руководителем отдела. На еженедельном собрании отрабатываются следующие контрольные точки

• Итоги недели
• Планы на неделю по оплатам и задачам
• Промежуточные итоги конкурсов между сотрудниками отдела (если такой вид мотивации внедрен)
• Групповое обучение по кейсам недели (трудности, возражения, обратная связь по телефонным переговорам)

2. Ежедневная планерка длительностью до 30 минут

Цель этого вида собрания – контроль действий продавцов на день и мотивация к выполнению поставленных задач. Этот вид собрания позволяет оперативно корректировать текущую ситуацию. Контролируем следующие показатели.

• Факт за вчерашний день отдельно по каждому сотруднику и отделу
• План на завтра отдельно по каждому сотруднику и отделу
• Что сделать, чтобы повторить/не повторить результаты вчерашнего дня
• Итоги по промежуточным показателям эффективности
• Небольшой блок по обучению и мотивации, если планерка происходит утром. Вплоть до проведения интенсивных коротких тренингов с целью задать драйв с самого утра.

3. Пятиминутка

Проводится 1 раз в три часа. Примерно 2-3 раза в день: 11:00, 14:00, 16:00. На ней не обязательно должны присутствовать все сотрудники отдела или групп. Можно побеседовать с двумя — тремя сотрудниками выборочно в зависимости от их текущей занятости. При этом осуществляется контроль продавцов по следующим точкам.

• Выполнение задач по сделкам
• Осуществление оплат

Пятиминутки представляют собой довольно мощный тактический инструмент. Такой контроль продавцов позволяет существенно влиять на их активность и эффективность деятельности. В результате проведенной пятиминутки у руководителя отдела появляется информация о том, соответствует ли поставленный план действительности. И если нет, то принимаются меры по исправлению ситуации.

Время проведения и количество пятиминуток приведено условно. В любом случае вам необходимо ориентироваться на свой бизнес-процесс.

Заметим также, что собрания подобного вида наиболее эффективны в бизнес-сферах с относительно коротким циклом: от недели до месяца. Особенно они действенны в сегментах, где основной канал привлечения клиентов — холодные звонки.

Не всегда целесообразно осуществлять постоянный мониторинг работы продавцов через пятиминутки в отраслях с длинными сделками, которые могут тянуться месяцами. Это будет эффективно на «горячих» этапах.

Источник

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота , которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

• Оптимизируются сроки каждой процедуры;
• Юридически договоры будут более грамотно составленными;
• Снизятся риски;
• Повыситься качество претензионной работы;
• Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

• Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
• Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
• Согласование;
• Порядок подписи;
• Контроль за сделкой;
• Хранение и архивирование .

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований , но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне , которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

• Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству . Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
• Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
• В первую очередь делайте упор на собственные интересы . Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
• Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты . Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
• На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента . Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий . По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются . Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации .

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД .

В чем же плюсы СЭД?

Первый этап автоматизации — подготовка договора . Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива , модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud . Вот только несколько ее преимуществ:

• Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
• Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
• Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
• Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
• Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
• Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
• Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив . В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Источник