Корпоративные коммуникации: горизонтальное общение
«Ключом к решению проблем и конфликтов внутри организации является широкое открытие каналов связи»
Правильно выстроенное общение в коллективе влияет не только на рабочую продуктивность и настроение сотрудников, но и выступает одним из главных инструментов для формирования лояльности работника. Опрос, проведенный компанией Grossman, показал, что американские компании теряют огромную прибыль из-за коммуникативных проблем в коллективе. Дружеское, непринуждённое общение коллег положительно сказывается на вовлеченности персонала, формирует благоприятный климат в команде и повышает общий успех компании. Но если проблемы в общении есть, как наладить корпоративную коммуникацию?
Инструменты для коммуникации в коллективе
Коммуникации внутри коллектива необходимо развивать и направлять в нужном течении. Если этого не делать, они будут развиваться сами, и не факт, что в положительном направлении для организации. Корпоративные вопросы, решаемые в перерывах за чашкой кофе, «выхватывание» внимания сотрудника во внерабочее время и частная переписка могут привести к разладу в рабочих процессах и отсутствию слаженности коллектива.
С целью улучшения коммуникаций в компании внедряются такие инструменты:
- Формируется корпоративная культура с донесением ее принципов к каждому работнику.
- Создается единое информационное пространство для обмена информацией между сотрудниками, хранения и доступа к документам и инструкциям организации.
- Создаются и находятся в доступе информационные стенды, журналы, газеты, рассылки и инструкции, помогающие сотруднику разобраться в каком-то вопросе самостоятельно.
- Проводятся различные мероприятия для сплочённости персонала (тимбилдинг, соревнования профессионального уровня, корпоративное обучение).
- Внедряется программа адаптации для новичков, приветствуется наставничество и поддержка новых сотрудников в коллективе.
- Вводится в пользование корпоративная социальная сеть (например, Yammer ). Такой простой инструмент помогает обмениваться сотрудникам информацией и просто общаться вне зависимости от нахождения, помогает взаимодействовать с удалёнными работниками и создавать благоприятный климат в коллективе.
Эффективное взаимодействие между коллегами крайне важно, так как это обеспечивает своевременный обмен информацией без потери времени. Работник не замыкается в своем «информационном пузыре», не вполне понимая, как его скромная миссия сопоставима с целями компании. Без правильной коммуникации рабочий процесс теряет смысл: коллеги не слышат и не слушают друг друга. Эти нюансы негативно сказываются на работе всей компании, приводят к конфликтам, рабочим несостыковкам и усугубляют текучесть персонала.
Правила общения «по горизонтали»
Безусловно, бывает и так, что в компании правильно налажены коммуникационные инструменты, но общение между сотрудниками все равно не получается. И причиной тому могут быть разногласия, соперничество между подразделами (коллегами), споры между более опытным сотрудником и новичком. Чтобы сотрудники чувствовали себя равными, сплоченными, уважительно относились друг к другу, необходимо создать в коллективе благоприятный климат.
Вот несколько советов по созданию положительной атмосферы в коллективе:
- сохраняйте баланс между личным и рабочим общением;
- будьте приятным собеседником, умейте слушать и слышать;
- сохраняйте доброжелательный настрой;
- соблюдайте правила корпоративной культуры, если это принято, обращайтесь к сотрудникам на «вы»;
- не участвуйте в сплетнях;
- будьте честны, умейте ответить за свои ошибки и не перекладывайте вину на другого;
- здоровайтесь со всеми работниками компании;
- участвуйте в корпоративных мероприятиях, которые проводятся с целью больше узнать друг друга, это улучшит сплочённость в команде.
Проблемы общения в коллективе могут быть и по причине разных стилей общения человека, выделенных Марком Мерфи (основателем Leadership IQ). По его мнению, сотрудники разного коммуникативного стиля могут испытывать дискомфорт в общении с коллегами.
🔹 Интуитивный стиль общения
Такие сотрудники говорят больше по делу и не любят пустых разговоров. Они в восторге от чего-то нового, с удовольствием участвуют в логических задачах, неординарных заданиях и новаторских внедрениях. Это корпоративные мыслители, которые не любят деталей в изучении процесса. Они полагаются на свои интуитивные качества и считают подробности ненужной информацией. В силу этого часто теряют ключевые моменты и могут «завалить» задачу.
Что делать? Интуитам тяжело общаться с коллегами: они не понимают скрупулёзности, не умеют вникать в детали и упускают тонкости. С такими сотрудниками можно и нужно общаться в дружеской форме, но стоит помнить: чтобы найти «общий знаменатель» и стать ближе к такому человеку, нужно говорить кратко и не вникать в тонкости и нюансы разговора.
🔹 Аналитический стиль общения
Эти сотрудники в принятии решений основываются на логике и цифрах, а их рабочие процессы часто связаны с точностью, графиками, информацией и данными. Их выводит из себя, если коллега принимает решение спонтанно, не беря в расчёт факты или руководствуется непроверенной информацией. Им тяжело общаться с интуитами, так как цифры и факты для них – основа основ.
Что делать? Проявлять терпение к коллегам, у которых не так развиты аналитические способности. В то же время нужно понимать, что командные решения не принимаются в одиночку и использовать ваш конёк, аналитику, в ситуациях, где это необходимо. Это поднимет уровень доверия со стороны коллег.
🔹 Функциональный стиль общения
Это лучшие звенья проекта: такие сотрудники умеют разбить трудную задачу на множество мини-задач и погрузиться в детали. Они с легкостью составляют алгоритмы для решения задач и применяют для этого выверенные данные. На каждое рабочее предложение они могут выдвинуть неоспоримые аргументы и будут рады найти оптимальные варианты для решения задания. Однако коллегам может быть скучно с функционалом. Из-за скрупулезного погружения в детали они могут потерять нить общения.
Что делать? Если функционалу предстоит выступить на собрании или провести командную беседу, ему необходимо разбить общение на несколько этапов. Сначала опишите суть, а потом можно пройтись и по каждому пункту.
🔹 Личный стиль общения
Эти сотрудники в первую очередь создают доверительные отношения. Их коммуникация с коллегами основывается на эмоциях и чувствах, они могут генерировать креативные идеи, но и в рутинной работе не теряют своих позиций. Это корпоративные дипломаты, которые хорошо чувствуют климат в коллективе и умело разрешают конфликты. Однако в глазах более сдержанных коллег такие личности выглядят обидчивыми и чрезмерно эмоциональными.
Что делать? Если вам близок такой стиль общения, постарайтесь контролировать свои эмоции и быть более сдержанным. Помните, что не все коллеги хотят откровенничать с вами или говорить о личном. Это может здорово оттолкнуть окружающих и испортить рабочие отношения. Постарайтесь строить общение более спокойно.
Если конфликт имеет место быть
Нередко случается так, что команда состоит из профессионалов, сильных и грамотных сотрудников, но результат работы низкий. Причиной этому могут быть внутренние конфликты, возникающие по ряду обстоятельств:
1️⃣ В состав команды (штата) входит «токсичный» сотрудник. Это своеобразная личность, которой все не нравится. Сотрудник может придираться к коллегам, провоцировать конфликты, расшатывать спокойствие и негативно влиять на общую работу. В основном такие люди не меняются, так как эта черта характера вырабатывается на протяжении долгих лет под влиянием определенных факторов. Грамотное решение в этой ситуации – провести беседу, а если не поможет, исключить из команды. Может быть, таким образом вы потеряете хорошего специалиста. Однако, вернув благоприятную атмосферу в команду, она станет намного эффективнее.
2️⃣ Несоответствие должности работника и внутренних установок. Нередко можно наблюдать ситуацию, когда один из членов команды берет на себя роль лидера и перетягивает часть управления на себя. В этом случае возникает конфликт между официальным лидером и «самозванцем». Коллектив условно делится на два штаба, начинаются трения и разногласия. Решением проблемы будет четкое разделение прав и обязанностей в команде, а также соблюдение каждым сотрудником обозначенных рамок.
3️⃣ Возникновение респондентной агрессии (перенос негатива, полученного в какой-то внештатной ситуации, на коллег, «сброс» отрицательной энергии). Такие ситуации очень часто портят день и настроение всему коллективу. Например, сотрудник получил выговор от руководства и теперь «вымещает» зло на коллегах. Во избежание конфликтов продвинутые компании выделяют специальную комнату, где каждый работник может освободиться от негатива путем биения подушек или нанесением мощных ударов по боксерской груше.
4️⃣ Отсутствие навыков командной работы. Да, нередко хороший специалист может оказаться плохим командным звеном. Как результат – полный дисбаланс команды и низкие результаты. Самым неприятным, но действенным методом улучшения работы команды будет увольнение такого работника. Но это следует делать только после того, как были задействованы и альтернативные варианты, например, тимбилдинговые занятия, повышение квалификации сотрудника, его обособление. Для поддержки и сохранения хорошего специалиста все методы хороши.
Каждый сотрудник индивидуален: он отличается темпераментом, личностными особенностями и стилем общения с коллегами. Однако именно это всё создает в команде уникальный климат, главное – желание сотрудников сформировать целостную и сплоченную команду. И если каждый работник будет знать свои особенности общения, развивать коммуникативные навыки и уважать особенности коллег, ему будет легче коммуницировать с другими сотрудниками. Рабочее время занимает большую часть нашей жизни, и в наших силах сделать так, чтобы она была максимально комфортной и гармоничной.
Источник
17 советов для внутренних коммуникаций
Как известно, важен не только смысл сообщения, но и формат его подачи. Это суждение особенно актуально для внутрикорпоративной коммуникации, которая, наряду с корпоративной культурой, могут дать стратегическое преимущество вашему бизнесу. Цели, ценности и экспертиза компании должны быть эффективно донесены до каждого сотрудника, чтобы он понимал и действовал на их основании. Поэтому важно обратить внимание не только на том, что вы сообщаете коллегам, но и каким образом.
Попробуйте использовать наши рекомендации и реализуйте новую тактику во внутрикорпоративных коммуникациях, которая не оставит сотрудников равнодушными, сделает их вовлеченными и мотивированными.
1. КОНЦЕПЦИЯ, СТРАТЕГИЯ И ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
Что вы хотите от инструмента внутрикорпоративных коммуникаций для компании и ее сотрудников? Как планируете достичь этого? Каков текущий статус и что можно улучшить? Как скоро вы хотите достигнуть целей?
Прежде всего используйте ответы на вышеприведенные вопросы для создания стратегии и плана действий по внутренним коммуникациям. Как вы это сделаете, зависит только от вас: простой или сложный, общий или конкретный. Хорошо сформулированная стратегия должна держать в курсе и сделать вас более эффективными в достижении целей. По крайней мере, это даст вам представление о том, с чего начать.
2. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПРАВИЛЬНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
Ваши сотрудники заняты работой, и последнее, что им нужно, это назойливая и непонятная внутрикорпоративная коммуникация. К счастью, с ростом внимания к ценности каждого сотрудника и передовым методам внутренней коммуникации появилось множество инструментов, которые делают общение простым и понятным. Так вы сможете обеспечить вовлеченность сотрудников в процесс коммуникации.
Вот несколько инструментов, которые могут вам пригодиться:
- Внедрите корпоративный канал при помощи программ: Slack, Yammer или HipChat
- По-возможности, используйте облачные технологии, например, Google Drive
- Используйте единую платформу для почты, календаря и документов (например, Google, Apple, Microsoft)
- Замените информационные письма визуальной коммуникацией посредствам цифровых вывесок
3. ВИЗУАЛИЗИРУЙТЕ
Статистика говорит, что 65% людей воспринимают информацию визуально. Когда все сделано правильно, визуальные данные передают информацию в удобном для восприятия виде и запоминаются куда дольше, чем скучный текст. Вместо печати плакатов, мы рекомендуем перейти на цифровой формат: используйте экраны в своих офисах для отображения визуальных сообщений.
Обязательно подумайте об использовании специального программного обеспечения для цифровых вывесок, например ENPLUG или NoviSIgn, с помощью которого можно:
- Информировать команду о новостях компании, показателях продаж и маркетинга и т.д.
- Вдохновлять сотрудников, показывая цели, текущие достижения или мотивационный контент
- Развлекать коллег, подключив трансляцию социальных медиа
4. РАЗВЛЕКАЙТЕ
Уже давно потеряло актуальность формулировка, согласно которой, работа не может быть удовольствием. В действительно же опрос PGi 2013 года показал, что 88% миллениалов хотят работать в веселой и светской обстановке. При этом веселье не мешает достигать высоких результатов. Этому способствует внутрикорпоративные коммуникации.
Например, некоторые компании использую Slack-канал, где члены команды могут делиться любыми новостями, смешными видео на YouTube и чем-то другим, что они находят забавным. Это веселый способ расслабиться и создать атмосферу товарищества.
5. ДОБАВЬТЕ МЕТРИК
Возможность следить за количественными и качественными показателями операционной работой компании в режиме реального, может творить чудеса с мотивацией ваших сотрудников. Метрики должны информировать сотрудников о текущей и прошлой деятельности компании, ее производительности, запланированных целях и прогрессе в их достижении. Вы можете использовать цифровые вывески для отображения показателей во всем офисе. Мотивируйте свою команду на разных уровнях посредством визуализации KPI для компании, разных отделов или даже отдельных лиц.
6. НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ГЛАВНОЕ
Результаты слаженной работы коллектива могут быть фантастическими. Но подобное происходит в случае, когда каждый точно знает, куда движется компания и какова его роль в данном процессе. Следует постоянно напоминать сотрудникам о глобальной цели компании с помощью электронных писем, цифровых вывесок, плакатов в офисе. Так каждый из сотрудников почувствует, что является частью важного процесса.
7. ОБЕСПЕЧЬТЕ КАНАЛЫ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ
Отзывы сотрудников имеют жизненно важное значение для успеха любой компании. Конечно, в первую очередь, это обратная связь от клиентов, но не менее значимо мнение самих сотрудников.
Подумайте, в чем ценность мысли или идеи, если ее никогда не озвучивать? Обязательно предоставьте сотрудникам возможность давать обратную связь и делиться идеями. Причем, независимо от того, касается ли это рабочего места, текущего продукта, потенциальных или будущих продуктов или компании в целом. Это может быть форум компании на закрытой веб-странице, доска в офисе или анонимный облачный ресурс. Без этих инструментов вы можете пропустить блестящие идеи или полезные критические замечания.
8. ПООЩРЯЙТЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОТДЕЛОВ
Если одной из задач внутрикорпоративных коммуникаций является обмен опытом, то взаимодействие между отделами компании – ключ к решению. Проведите сессию вопросов-и-ответов (Q&A) или запланируйте встречу сотрудников из разных отделов, чтобы они могли обсудить текущие задачи, взаимодействовать и делиться опытом. Например, у нас в компании проводятся регулярные сессии Q&A, в которых сотрудники разных команд решают текущие задачи, задают актуальные вопросы коллегам, чтобы действия всех отделов были синхронными. Кроме того, подобная практика помогает искоренить обособленность отделов друг от друга, что в свою очередь, повышает слаженность работы всей компании.
9. ИЗБЕГАЙТЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПЕРЕГРУЗКИ
Эпоха интернета дала нам доступ к огромному количеству информации с возможностью мгновенно поделиться ею. Это может быть как положительным явлением, так и отрицательным. Для внутрикорпортавной коммуникации это особенно актуально. Помните простые хитрости: не усложняйте, пишите коротко и по делу. Старайтесь уменьшить частоту корпоративных рассылок или, хотя бы, не нагромождайте рассылку большим количеством информации. При этом следует сосредоточиться на отправке действительно нужной информации нужным людям и в нужное время. Ваша команда будет безмерно благодарна вам за это!
10. ВДОХНОВЛЯЙТЕ НА ДЕЙСТВИЯИнформируйте сотрудников таким образом, чтобы в конечном счете это приводило к реальным действиям. Внутренние коммуникации должны содействовать поступательному движению вперед.
Это можно сделать с помощью:
- Call-to-action (призыв к действию) в сообщениях
- Мотивационных цитат или напоминаний про миссию компании
- Премий и наград сотрудников/команд за их достижения
11. ПОЛИТИКА «ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ»
Политика «открытых дверей» не ограничивается физическим пространством. Система внутренних коммуникаций компании должна позволять любому сотруднику связаться со своими коллегами, в том числе с высшим руководством. Политика «открытых дверей» в коммуникации между сотрудниками подталкивает людей к взаимодействию и прямому общению без посредников. Неважно корпорация или стартап, описанная практика внутренних коммуникаций устраняет пробелы в коммуникациях и помогает выстраивать уважительные, честные отношения между сотрудниками.
12. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ТРАНСПАРЕНТНОСТЬ
Транспарентность имеет решающее значение для ваших внутренних коммуникаций, поскольку она порождает доверие, подотчетность и открытый диалог. Если ваша команда чувствует, что ее ограничивают в получении информации по каким-то вопросам, в коллективе может возникнуть беспокойство, стеснение задавать вопросы и делиться своими мыслями. Разумеется, не вся информация может быть доступна всем, но поддержание хотя бы некоторой прозрачности может оказать огромное влияние на гармонию и взаимопонимание в вашей компании.
13. СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ ЭТО РАБОЧИЙ ИНСТРУМЕНТ
Знаем, что многие скажут: «Социальным сетям нет места на рабочем месте». Однако, мы предлагаем в определенной мере поощрять соцсети. Попросите свою команду поделиться их фотографиями на рабочем месте в Facebook, Twitter, Instagram и попросите обязательно отметить веб-страницу компании. Это не только отлично подходит для взаимодействия с сотрудниками и укрепления морального духа, но также наглядно рассказывает сообществу, что вы за компания и что делаете.
14. ДЕЛИТЕСЬ ОТРАСЛЕВЫМИ НОВОСТЯМИ
Ваша команда не просто часть компании, но также и часть отрасли, в которой работает предприятие. От генерального директора до вашего веб-дизайнера – все члены команды должны быть в курсе последних отраслевых событий. Поощряйте сотрудников делиться новостями, тенденциями рынка, мнениями профессионалов и другими связанными с отраслью материалами.
15. ЦЕНИТЕ И ПРИЗНАВАЙТЕ УСПЕХ СОТРУДНИКОВ
Даже немного похвалы может дать долгоиграющий положительный эффект, особенно в наши дни, когда сотрудники хотят чувствовать себя ценными и нужными для компании. Опрос, проведенный Американской ассоциацией психологов в 2012 году, показал, что сотрудники, ощущающие свою ценность для компании, характеризуются «более высоким уровнем вовлеченности, удовлетворения и мотивации». В это определенно стоит инвестировать для повышения морального духа сотрудников и роста производительности вашей компании.
16. СОДЕЙСТВУЙТЕ РАЗВИТИЮ СОТРУДНИКОВ
Внутрикорпоративная корреспонденция должна последовательно информировать о возможностях для развития сотрудников. Это может включать в себя все: от базового медицинского страхования и информации по накопительной части пенсии, до оплаченных компанией семинаров, курсов повышения квалификации или мастер-классов по карьерному росту.
Для этого используйте электронную почту, чат, цифровые вывески, внутренний блог или личные встречи. Поощряйте личностное и профессиональное развитие сотрудников и вы не прогадаете.
17. ДУМАЙТЕ, КАК МАРКЕТОЛОГ
Иногда коммуникация с сотрудниками кажется ненужной. Яркий пример–отсутствие на рынке профессиональных программ для внутренних коммуникаций; если хотите внутрикорпоративный CRM. В то же время наши коллеги из маркетинга могут таргетировать сообщения для клиентов на основе различных метрик.
Как сказал Дэн Вудс, генеральный директор Evolved Media: «Spotify знает, что мы слушаем. Netflix может угадать, что мы будем смотреть. Uber точно знает, когда и где нас забирать. Все эти инструменты облегчают нашу работу. Так почему же мы все еще полагаемся на устаревшие методы общения с сотрудниками?». Следует анализировать данные и знать, что и когда нужно сотрудникам компании. Мы должны использовать персонализированный подход к сотрудникам теми же методами, какими пользуются наши коллеги из маркетинга при работе с клиентами.
Источник
