Способ классификации документов с видом

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Классификация бухгалтерских документов

Классификация документов в бухгалтерском учете — это структурирование всех входящих, исходящих и внутриорганизационных форм по определенным признакам. Некоторые виды бухгалтерских документов, сгруппированные по таким признакам, представлены в таблице:

Содержат распоряжение на осуществление какого-либо факта хозяйственной деятельности, не являются подтверждением совершения такого факта, не служат основанием для отражения такого факта в учете

Доверенность, чек на получение денег с р\счета, др.

Оправдательные документы в бухгалтерском учете

Подтверждают совершение хозяйственной операции, составляются лицом с полномочиями в момент ее совершения

Акты, товарные накладные, ПКО, др.

Сочетание признаков распорядительного и оправдательного в одном, что позволяет сократить документооборот

РКО, лимитно-заборная карта, др.

По месту составления

Оформляются для отражения фактов хозяйственной деятельности внутри организации

Кассовые ордера, платежные ведомости, др.

Для направления в другие организации или поступающие из других организаций

Акты, счета-фактуры, товарные накладные, др.

По степени обобщения информации

Первичные — это документы первого уровня в бухгалтерском учете

Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или сразу по ее окончании

Объединяют в себе информацию по фактам хозяйственной деятельности, оформленным первичкой

Кассовый и авансовый отчеты, др.

По количеству операций

Содержат информацию об одной или нескольких операциях, совершаемых в одно время

Отражают информацию о нескольких операциях, время совершения которых не совпадает

По способу заполнения

Составленные от руки

С помощью программ

Совокупность официальных бумаг, подтверждающих сторонами факт совершения операции и обязательность ее отражения в учете

Акт, накладная, ТТН, др. первичный, счет-фактура (при наличии)

Следует учитывать, что данная в таблице группировка по определенным признакам может иметь уровни подклассификациии. Например, все, что объединено по признаку «По назначению», далее распределяется на:

• материальные: для отражения движения ТМЦ;
• расчетные: для оформления расчетов с контрагентами;
• денежные: документируют факты хозяйственной деятельности с наличными и безналичными расчетами.

Приведенный пример классификации знаком многим бухгалтерам и не является законодательно установленным. Также бухгалтерская служба каждого предприятия для упрощения свой работы может разрабатывать свою классификацию с необходимым количеством подклассов.

Источник

Способ классификации документов с видом

4.1.4. Порядок систематизации дел в пределах архивного фонда организации

Архивные документы от организаций — источников комплектования принимаются на постоянное хранение в архив только в упорядоченном состоянии, поэтому заниматься систематизацией дел внутри архивного фонда сотрудникам архивохранилища, как правило, не приходиться.

Систематизация электронных документов и формирование контейнеров электронных документов перед передачей их на хранение в архив осуществляется в организации — источнике комплектования в соответствующей информационной системе.

В ряде случаев в архивах проводится систематизация дел внутри архивного фонда:

· при поступлении в архив россыпи документов (архивные документы в россыпи могут поступить в архив в случае срочной ликвидации организации, вследствие чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий);

при переработке описей (переработка описи предусматривает составление новой описи взамен старой, которая не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов. В процессе переработки описи проводится экспертиза ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, крайних дат, уточнение или составление новых заголовков дел, а также осуществляется систематизация дел по вновь разработанной схеме. В ряде случаев составляется и новый справочный аппарат к описи.

Сотрудники архивохранилища должны хорошо знать правила классификации, которая отражает внутреннюю организацию дел архивного фонда и закрепляется описью на них.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения, которые являются классификационными единицами архивного фонда.

Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.

Единицей хранения электронных документов в настоящее время считается контейнер электронного документа, т.е. упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные ( zip -архив).

Организация архивных документов на бумажной основе в пределах архивного фонда складывается из следующих этапов :

· определение признаков и разработка схемы классификации дел архивного фонда (этап классификации);

· распределение дел в соответствии со схемой классификации (этап систематизации).

Таким образом, процессу систематизации дел внутри архивного фонда предшествует разработка схемы классификации дел в пределах архивного фонда . Под классификацией архивных документов в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

В основе разработки классификационной схемы учитываются те же признаки, которые учитываются и при формировании архивных документов и дел в делопроизводстве организации, и при их описании.

Распределение дел внутри архивного фонда производится с учетом основных и второстепенных признаков.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Основными классификационными признаками являются:

· структурный – в соответствии со структурными подразделениями организации- фондообразователя ;

· функциональный или отраслевой – с учетом функций или отраслей деятельности организации- фондообразователя ;

· тематический – по темам, которых касается содержание документов;

· хронологический – по периодам, к которым относятся документы.

Второстепенными классификационными признаками являются:

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем ;

· предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам, к которым относятся документы.

Для составления схемы классификации необходимо запомнить 4 правила!

Правило первое – для разработки схемы используют только основные признаки.

Правило второе – из всей совокупности признаков берут только два.

Правило третье – одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.

Правило четвертое – выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Исходя из этих 4-х правил можно построить несколько типов классификационных схем:

· хронологически-структурная или структурно-хронологическая;

· хронологически-функциональная (хронологически-отраслевая) или функционально-хронологическая ( отраслевая-хронологическая );

· хронологически-тематическая или тематически-хронологическая.

В исключительных случаях может использоваться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема.

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если организация действующая (с учетом дальнейшего пополнения ее архивного фонда) или организация ликвидирована, но структура ее часто изменялась.

Структурно-хронологическая схема сможет применяться для архивного фонда, имевших стабильную структуру или ликвидированных организаций.

Данные типы схем являются наиболее распространенными.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая, хронологически-отраслевая или отраслевая – хронологическая схемы применяются для организации архивного фонда тех фондообразователей , у которых нет подразделений или они подвергались частым изменениям.

Дела в соответствии с этими схемами располагаются по типовым направлениям деятельности – функциям (руководство, планирование, финансирование и т.д.) или направлениям деятельности, отражающим специфику данного фондообразователя (медицинское обслуживание, организация учебного процесса, пчеловодство и т.д.)

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяются для небольших по объему фондов и для архивных коллекций.

Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы применяются для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел.

При использовании в схеме номинального признака учитывают вид дела (журналы учета, книги регистрации, материалы и т.п.) или вид документа (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.).

По таким же схемам организуются документы внутри каждого архивного фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда. При этом для фондов однотипных организаций используются одинаковые классификационные схемы

Далее дела фондов, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей , по алфавиту их названий, по хронологии их создания.

Для коллекций могут применяться следующие съемы:

— тематически-хронологическая или хронологически-тематическая;

— номинально-хронологическая или хронологически-номинальная;

— тематически-номинальная или номинально-тематическая.

После расположе ния докумен тов в соответствии со схемой классификации, далее они могут располагаться по видам документов, по авторскому , корреспондентскому, вопросному, географического признакам. Авторы, корреспонденты, географические наименования могут располагаться как по значимости, так и по алфавиту.

Свою специфику имеет систематизация электронных документов, которая выражается в их нефондовой организации. Это связано с тем, что электронные документы группируются в первую очередь по видам носителей информации, а внутри видов носителей – по форматам представления информации и затем по характеру зафиксированной информации.

Тип, вид носителя определяется соглашением сторон при передаче электронных документов в архив.

Сотрудники архивохранилища, изучив порядок организации дел внутри архивного фонда, осуществляют предварительную систематизацию дел в соответствии с ранее разработанной схемой классификации.

Предварительную систематизацию можно проводить с использованием карточек на дела с заголовками (при карточном способе систематизации).

Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. При систематизации учитываются и делопроизводственные индексы дел.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

— номинального (по значимости видов документов);

— авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

— корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

— предметно-вопросного (по значимости вопросов);

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждение (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода ;

— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

— в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Разработанная схема классификации с распределением дел внутри группы оформляется в текстовом варианте и включается в дело фонда ( см. п. 2.1.2 ).

В схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонды. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений отражается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизация может проводиться двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов и дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной систематизации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе систематизации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения, а также экономит рабочее время.

После проведения группировки карточек в соответствии с классификационной схемой на них проставляются архивные цифры ( см. п. 4.1.5 ). Затем необходимо сопоставить заголовки дел на о бложках и карточках .

Завершается систематизация фактической подборкой дел по карточкам и их расположением в соответствии с проставленными на карточках архивными шифрами.

Источник