Способ графического представления времени выполнения задач это закон парето

Как упростить жизнь с помощью закона Парето

Не все задачи одинаково полезны

О законе Парето я узнал на занятиях по экономике.

Этот закон утверждает, что 20% усилий дают 80% результата.

Преподаватель дал нам примеры, которые помогли разобраться, что имеется в виду:

1. Всего 20% богатейших людей контролируют 80% мирового дохода.
2. На 20% пациентов приходятся 80% расходов на здравоохранение.
3. В эпидемиологии 20% инфицированных — причина 80% случаев заражения.
4. Среди преступников 20% ответственны за 80% преступлений.
5. Около 80% продаж компании приходятся на 20% клиентов.

Меня впечатлило, что такая простая формулировка может нести в себе такой глубокий смысл.

Впервые я увидел этот принцип в действии в первые же несколько месяцев на работе. Заметив, что мне тяжело дается расстановка приоритетов в отношении времени и внимания, мой менеджер предложил сосредоточиться на пяти самых крупных торговых партнерах (всего я отвечал за 35) и временно отложить остальных — эти пять партнеров обеспечивали около 75–80% моих продаж.

С тех пор прошло много времени. Я проанализировал множество случаев из своей жизни, в которых этот закон работает — например:

1. Лишь несколько выполняемых на работе задач оказывают максимальное влияние на продуктивность.
2. Большую часть уходящих на еду денег я трачу в нескольких конкретных ресторанах.
3. Анализируя временны́е затраты, я вижу, что бо́льшая часть времени уходит на несколько конкретных занятий. (Например, на просмотр комедийных шоу на Ютубе и Нетфликсе.)
4. Я общаюсь немного, но из уделяемого общению времени 80% приходятся на 20% людей.
5. У меня есть 5-6 костюмов, но в большинстве случаев я ношу один-два.

Переведено в Alconost

Присмотритесь внимательнее, и вы увидите, как вокруг вас разыгрываются похожие сценарии: наибольший результат в нашей жизни дает небольшое количество факторов и действий (хотя соотношение — не всегда 80 к 20). Такие виды деятельности можно назвать высокопродуктивными.

Они — как универсальный ключ ко множеству дверей в нашей жизни. Поняв это, можно научиться лучше контролировать достижение желаемых результатов и упростить себе жизнь.

За наше внимание постоянно сражаются различные приоритеты, поэтому использование закона Парето здорово облегчит жизнь.

Этот принцип можно использовать во всех сферах — давайте посмотрим, как с его помощью можно повысить собственную эффективность на работе.

1. Определите высокопродуктивные задачи

Первый шаг — самый важный: у каждой работы и на каждой должности есть несколько высокопродуктивных видов деятельности. Например, в продажах это, как правило, будут поиск потенциальных клиентов, встреча с ними и работа над предложениями. Для физиотерапевта это будут сбор истории болезни пациента, наблюдение за тем, как выполняются упражнения, и документирование успехов.

Составьте для себя список из 3-4 высокопродуктивных видов деятельности. Лучше всего это сделать так: внесите в список все свои обязанности, а затем представьте, что вы можете выполнять только одну задачу в день — какая из них будет самой полезной с точки зрения вашего менеджера и вас самих? Эта задача и есть самая высокопродуктивная. А если бы вы могли добавить еще две, какие бы вы выбрали. Вот у вас и получился список из трех самых высокопродуктивных видов деятельности.

Этот метод основан на расстановке приоритетов, описанной Брайаном Трейси — автором книги «Выйди из зоны комфорта». Брайан говорит, что 90% пользы, приносимой вами компании, — результат выполнения именно этих трех главных задач.

Фото — Terry Vlisidis, площадка Unsplash

2. Проанализируйте время, уделяемое этим задачам

Составив список высокопродуктивных задач, проанализируйте, сколько времени вы на них тратите — и будьте готовы к не самым приятным открытиям. После первого такого анализа я понял, что трачу на эти задачи не более 40-50% времени.

Большая часть моего времени уходила на менее эффективную работу. Вот основные причины, по которым это происходило в моем случае (вероятно, это будет справедливо и для многих других):

1. Высокопродуктивные задачи не давали мгновенного удовлетворения, а менее эффективные — давали.
2. Высокопродуктивные задачи были трудными (например, поиск потенциальных клиентов), а вероятность неудачи — высокой.
3. С течением времени они становились однообразными, скучными.

Если вы будете честны с собой, вы сможете многое понять о том, куда уходит ваше время.

3. Занесите эти задачи в календарь

Высокопродуктивные задачи должны составлять основу рабочего графика. Внесите их в календарь и спланируйте день так, чтобы на них уходила большая часть времени, и чтобы они чередовались с менее важной работой.

Это поможет и сосредоточиться на важном, и избежать однообразия — за счет чередования высоко- и низкопродуктивных задач.

Старайтесь не браться за несколько дел сразу. А если уж придется, то пусть это будут низкопродуктивные задачи — и ни в коем случае не высокопродуктивные. В противном случае и результат будет халтурным, и времени на них уйдет больше. Работая над высокопродуктивными задачами, устраняйте все отвлекающие факторы.

4. Контролируйте себя и вносите коррективы

Если вы внесли задачу в календарь, это не означает, что вы обязательно будете ей заниматься. Поэтому очень важно регулярно проверять, правда ли вы уделяете достаточное время высокопродуктивным задачам.

Если вы отклонились от расписания — ничего страшного, такое бывает даже у лучших из лучших. Просто скорректируйте расписание и задачи на следующую неделю. Спустя недели и месяцы такой перепроверки и корректировки у вас будет оптимальный, удобный график, в котором приоритет отдается высокопродуктивным задачам.

Самоанализ не у всех может хорошо получаться. Попросите кого-нибудь из членов семьи, друга или коллегу вас контролировать.

Закон Парето — универсален. Чем раньше мы это поймем и начнем смотреть на происходящее вокруг нас через призму соотношения «80/20», тем лучше.

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Источник

Принцип Парето

Принцип Парето — это правило, которое чаще всего формулируют так:

20% усилий обеспечивают 80% результата

• 20% товаров дают магазину 80% прибыли.
• 20% менеджеров по продажам совершают 80% всех сделок.
• 20% видов ошибок приводят к 80% брака.
• 20% преступников совершают 80% преступлений

Обратите внимание: числа 20 и 80 здесь используются только для наглядности и удобства запоминания. На практике же соотношение может быть каким угодно, например, 5 к 95 или 30 к 70. Смысл принципа не в конкретных числах, а самом неравномерном распределении. принцип Парето можно сформулировать так:

В каждой группе факторов, влияющих на результат, есть некое «эффективное меньшинство» и «неэффективное большинство».

Для примера давайте возьмем клиентов компании. В идеальном мире они все были бы одинаково важны для компании и приносили бы ей одинаковую прибыль. Но в реальности все не так: большую часть прибыли обеспечивает лишь малая часть клиентов, а основная их масса приносит компании относительно небольшой доход.

Принцип назван в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето. В 1897 он обратил внимание, что 20% итальянцев получают 80% всех доходов, тогда как оставшиеся 80% — лишь 20% доходов. Позднее аналогичные диспропорции были обнаружены в самых разных областях: в экономике, социологии и даже в природе.

В принцип Парето используется в основном для расстановки приоритетов: он помогает выявлять задачи и проблемы, которые нужно решать в первую очередь. Далее мы разберем несколько вариантов его применения.

Расстановка приоритетов и

Задачи, которые мы выполняем, имеют для нас разную степень важности. Одни задачи помогают нам быстрее достигать наших целей, другие на наши цели влияют слабо, а третьи — не влияют совсем. Вполне естественно, что здесь тоже будет работать принцип Парето:

20% выполняемых задач создают 80% результата.

Как нам поможет знание этого факта?

, для начала мы можем просто расставить приоритеты, то есть выполнить 20% самых важных задач в первую очередь. Для этого нам нужно расположить задачи в порядке их влияния на нашу жизнь и именно в этом порядке их выполнять. Например:

Во-вторых, мы можем распределить свое время так, чтобы основная его часть приходилась на самые важные задачи. Проблема в том, что классическая пропорция 20 на 80 слишком «грубая»: она не учитывает оттенки важности. Поэтому для распределения времени в используется более «тонкая» техника, которая называется .

Суть его в следующем:

Шаг 1. Записываем все свои задачи.

Шаг 2. Располагаем задачи в порядке их важности, то есть исходя из того, насколько они влияют на достижение наших целей.

Шаг 3. Делим задачи на три группы:

• Группа А: Первые 15% задач. На них мы выделяем 65% доступного нам времени.
• Группа Б: Следующие 20% задач. На них мы выделяем 20% времени.
• Группа В: Оставшиеся 65%. Это второстепенные задачи, на которые следует потратить только 15% времени.

Время и количество задач можно округлять в любую сторону исходя из личных предпочтений и целесообразности. Например, если мы считаем, что задача № 2 для нас тоже очень важна, мы можем поместить ее в группу А.

Метод подходит для любых горизонтов планирования. С его помощью можно запланировать дела на день или на неделю, задачи по проекту или все свои занятия вообще.

Хронофаги

Хронофаги — это все, что ворует наше время или срывает наши планы. К ним относится общение в социальных сетях в рабочее время, разговорчивые коллеги, мешающие работать, или дорожные пробки, которых мы не успеваем выполнить свои дела.

Разные виды хронофагов наносят нам разный ущерб. Например, телефонные спамеры могут отнять у нас 20 минут в неделю, а сериалы — сразу 8 часов. Следовательно, здесь тоже будет работать принцип Парето:

80% потерянного времени приходится на 20% хронофагов

Еще раз напомним, что числа 20 и 80 используются просто для наглядности, и в каждом конкретном случае пропорции могут быть самыми разными.

Безусловно, бороться нужно со всеми хронофагами. Однако в первую очередь следует «разделаться» с 20% самых зловредных — это даст быстрый и заметный прирост личной продуктивности.

Для этого можно использовать такой алгоритм:

Шаг 1. Составляем список своих хронофагов. Для их выявления лучше всего провести сессию хронометража, то есть в течение 3–7 дней записывать все свои занятия и их продолжительность. Если провести хронометраж нет возможности, то просто перечисляем хронофагов по памяти.

Шаг 2. Располагаем хронофагов в порядке их «вредности». Если вы пользуетесь результатами хронометража, просто рассортируйте их по количеству «съеденного» времени.

Шаг 3. Выделяем 20–30% самых опасных хронофагов. Конкретный процент не особо важен: здесь можно полагаться на интуицию.

Шаг 4. Составляем комплекс мер по борьбе с главными хронофагами:

Через 1–2 недели проверяем, насколько принятые меры оказались эффективными. При необходимости вносим в них коррективы или пробуем другие варианты.

Срочные, но не важные задачи

Срочные, но не важные задачи — это дела, которые не имеют отношения к нашим целям, но которые мы вынуждены выполнять. Сюда относится приготовление пищи, уборка квартиры, дорога на работу, оплата счетов и многое другое. Чем больше времени мы тратим на такие дела, тем меньше времени у нас остается на достижение целей.

Алгоритм работы с такими задачами будет примерно таким же, как и для хронофагов:

Шаг 1. Составляем свой список срочных, но не важных задач. Опять же: самый лучший способ их учета — это хронометраж. Если нет возможности его провести, записываем такие задачи по памяти и хотя бы примерно оцениваем, сколько времени на них уходит.

Шаг 2. Сортируем задачи по затратам времени.

Шаг 3. Выделяем 20–30% самых затратных задач. Например:

Шаг 4. Думаем, как сократить время на их выполнение. Вот несколько вариантов:

• Не делать совсем. Так ли нам необходимо ухаживать за общественной клумбой или отвечать на все комментарии в своем блоге? Можно ли договориться с руководством об удаленной работе и больше не тратить время на дорогу?
• Выполнять реже. Можно ли протирать пыль в комнате не каждый день, а раз в неделю?
• Выполнять менее качественно. Так ли необходимо каждый раз красиво сервировать стол или тщательно гладить все постиранное белье?
• Поручить другим людям. Можно ли доверить своему ассистенту отвечать на письма? Можно ли поручить своим домочадцам хотя бы часть уборки?
• Автоматизировать. Нельзя ли, например, подключить автоплатеж для оплаты счетов?
• «Купить время». Можно ли заказывать пищу в ресторане, а уборку поручить клининговому агентству?
• Оптимизировать. Нельзя ли использовать приемы оптимизации труда?

К сожалению, тут не может быть готовых решений: каждая такая задача обычно требует индивидуального подхода.

Где еще применять

Здесь мы вкратце перечислим еще несколько вариантов применения принципа Парето в . В каждом из этих случаев можно использовать уже знакомый нам алгоритм:

• Отвлечения. На что вы отвлекаетесь чаще всего и как снизить вероятность этих отвлечений?
• . каких непредвиденных ситуаций ваши планы обычно срываются? Можете ли вы предотвратить эти или к ним подготовиться?
• Рабочие операции. Какие операции во время работы вы выполняете чаще всего? Можно ли ускорить их выполнение?
• Инструменты и материалы. Какие инструменты и материалы вы используете особенно часто? Можно ли упростить к ним доступ (например, положить их поближе к рабочему месту)?
• Ошибки в работе. Какие виды ошибок вы допускаете чаще всего и можно ли их предотвратить?
• Проблемы. С какими проблемами на работе и в жизни вы особенно часто сталкиваетесь? Почему они возникают и можно ли их избежать?
• Телефонные контакты. Упростите доступ к тем людям, с которыми вы часто общаетесь. Добавьте их телефоны в «Избранное» или расположите эти контакты на главном экране смартфона.
• Программы и приложения. Упростите доступ к тем программам, которыми вы постоянно пользуетесь. Добавьте их на панель быстрого запуска и задайте для них горячие клавиши.

Заключение

Безусловно, в этой статье мы рассмотрели далеко не все варианты использования принципа Парето. Но это и невозможно сделать: принцип Парето окружает нас буквально повсюду. Например:

• 80% времени мы носим 20% своей одежды.
• 80% времени мы общаемся с 20% знакомых.
• 80% наших покупок приходится на 20% товаров

Гораздо важнее научиться самостоятельно замечать подобные диспропорции в своей жизни. Они всегда указывают нам на то, что в этой области можно упростить или улучшить.

Источник