Способ гарантированного бронирования 7 букв

Виды бронирования, способы и особенности процесса

Каждый, кто хотя бы раз выезжал за пределы своего города или страны по делам или для отдыха, сталкивался с необходимостью зарезервировать для себя номер в отеле или доме отдыха. Но мало кто знает, что существует несколько видов бронирования, каждый из которых имеет свои особенности, плюсы и минусы.

Что такое бронирование

Бронирование – это способ закрепления за клиентами номера в отеле или доме отдыха по их просьбе. В процессе бронирования нужно будет четко определить срок проживания, количество человек, на которую резервируется номер, тип номера и его цену.

1. Срок проживания, вне зависимости от вида бронирования, отсчитывается ночами, проведенными в номере.
2. При учете количестве человек, на которых резервируется место проживания, следует сказать, есть ли среди них есть ребенок, так как иногда они селятся бесплатно или им предоставляется солидная скидка.
3. Выбирая тип номер или комнаты, нужно заранее договориться обо всех требуемых удобствах и виде из окна, который для некоторых путешественников является решающим, так как им хочется видеть лишь красивые пейзажи.
4. Отдельно следует уточнить цену комнаты, которая может быть снижена на несколько процентов ввиду поездки по горячей путевке или какой-либо иной причине.

Выполнение операций по бронированию

Прежде чем приступать к выяснению, как подавать заявление на резервирования номера, давайте разберемся, кто именно отвечает за выполнение таких операций. Так вот, существует три вида систем бронирования, позволяющих туристам закрепить за собой номер:

1. Центральная система бронирования объединяет все гостиницы региона в одну сеть, и турист может просто позвонить по бесплатному телефонному номеру, чтобы узнать о наличии свободных комнат сразу в нескольких отелях, после чего выбрать наиболее подходящий из них.
2. Межгостиничные агентства также являются связующим звеном нескольких отелей и могут спокойно соединять туриста или туристическое агенство с подходящим ему отелем.
3. Бронирование в самой гостинице является самым распространенным способом резервирования номеров, так как не предполагает наличия посредника и дает возможно напрямую поставить бронь на нужную комнату.

Как сделать бронь?

Всего существует три основных вида заявок на бронирование, которые позволят путешественникам закрепить за собой номер в отеле или доме отдыха:

1. По телефону зарезервировать себе номер проще простого. Достаточно будет позвонить, уточнить все необходимые детали и заказать себе номер. Однако, здесь вы не сможете получить никакое подтверждение, что место проживания за вами закреплено, да и к тому же, при бронировании номера в другой стране могут возникнуть недопонимания из-за незнания языка.
2. Электронной почтой можно выслать запрос в нужную гостиницу, в котором вы попросите зарезервировать за собой определенный номер. Однако в таком случае есть вероятность, что служба реагирования отеля может недостаточно быстро сработать и вы попросту не успеете зарезервировать место проживания до нужного времени.
3. Онлайн-сервис на сайте дает возможность быстро узнать о наличии свободных номеров в отеле на определенную дату, самостоятельно зарезервировать себе комнату и сразу же оплатить ее банковской карточкой. Правда, все это происходит в автоматическом режиме, поэтому в таких случаях не удастся уточнить все интересующие вас нюансы и есть возможность технического сбоя в системе.

Основные виды бронирования

Всего существует три основных вида резервирования номера, два из которых широко распространены в нашей стране, а третий пока действует лишь за рубежом.

1. Гарантированное бронирование предполагает, что номер в отеле будет держаться свободным до тех пор, пока клиент не приедет заселяться. Таким образом, у туриста нет жестких ограничений во времени, и ему можно не спешить заселиться, чтобы не остаться без жилья. Правда, если у него случится форс-мажор, из-за которого он откажется от номера, то придется возместить издержки.
2. Негарантированное бронирование предполагает, что номер в отеле будет держаться свободным только до 18.00, и если к тому времени клиент в него не заселится, то бронь автоматически снимается.
3. Двойное бронирование предполагает резервирование уже ранее зарезервированного номера. То есть если клиент хочет поселиться в определенном отеле, а там мест нет, он все равно может сделать бронь в надежде, что тот, кто ранее забронировал номер, откажется от него.

Разновидность гарантированного резервирования номеров

Кроме того, существует несколько видов гарантированного бронирования, каждый из которых широко распространен в наших краях:

1. Банковский перевод предоплаты осуществляется за определенное время до заезда клиента в отель. Варьироваться оно может от нескольких дней до пары недель в зависимости от политики отеля.
2. Гарантии под кредитную карту предполагают снятие штрафа за неприбытие в отель к назначенному сроку без предварительного аннулирования брони. В таком случае отель может выставить счет на кредитную карточку туриста, и спустя некоторое время банк снимет эту сумму с кредитки и переведет ее на счет отеля.
3. Внесение депозита предполагает внесение определенной суммы денег в кассу отеля. Эта сумма затем может быть возвращена клиенту, если он отменит бронь, или перенесена, если изменится дата заезда.
4. Еще один вид бронирования предполагает гарантирование заезда туриста компанией, для чего происходит заключение договора между отелем и туристическим агентством, направляющим туда своего туриста. В таком случае все издержки за незаезд гостя ложится на агентство.
5. Использование туристического ваучера предполагает полную оплату номера и всех услуг туристом турагентству. В таком случае цена номера будет для туриста выше, чем если бы он напрямую бронировал номер в отеле.

Негарантированное резервирование номеров

Отдельно следует упомянуть такой вид бронирования номеров, как негарантированный, ибо у него есть определенное преимущество перед гарантированным резервированием. Ведь для такого типа не нужно делать никакого подтверждения своей брони – вносить предоплату, называть номер кредитной карты, давать еще какие-либо персональные данные. Достаточно будет просто забронировать номер на определенное имя и указать дату брони, а затем спокойно заселиться до 12.00 в этот день. Если же вы не успеете прибыть в отель к этому времени, то бронь автоматически слетает, и отель имеет право передать комнату другому клиенту. Но если других клиентов не будет, а вы затем приедете в отель, то спокойно сможете заселиться в выбранный номер.

Документальное подтверждение бронирования

При резервировании номеров туристом или туристической фирмой отель заключает с ними специальное соглашение. Выделяют несколько видов договоров на бронирование:

• договор аренды отеля дает возможность турагентству за определенную арендную плату самому решать, как расселять там своих туристов и играть для них роль отельера;
• договор комитмента дает возможность турагентству заселять туристов в номера отеля, стараясь заполнить ими 30-80% номеров, из-за чего цена номера для туриста может быть снижена;
• договор элотмента не обязует турагентство заполнить отель своими постояльцами, что не выгодно отелю, а значит, цена номера для туриста будет такой же, как если бы он бронировал номер в гостинице самостоятельно;
• договор безотзывного бронирования заставляет турагента обеспечить полное заполнение отеля с полной оплатой выкупленных мест, из-за чего существует вероятность огромных скидок на бронирование номеров для туристов;
• договор о текущем бронировании предполагает обычное бронирование номера и его оплату в случае наличия свободных мест для проживания.

Оплата брони

Выбрав вид и способ бронирования и получив подтверждение брони, можно приступать к выбору вида оплаты забронированного номера. Сделать это можно с помощью:

• наличных, которые платятся в банке, самой гостинице или в офисе системы бронирования, где вам выдадут квитанцию подтвреждения оплаты за выбранный вами номер;
• перечисления средств с вашего расчетного счета на счет отеля или офиса, который занимается бронированием;
• банковской карты, с которой вы переводите ваши средства на счет отеля через интернет-сервис;
• платежных электронных систем, которые позволят перечислить деньги сервиса «WebMoney» или «Яндекс.Деньги» через специальную программу или терминал.

Групповые бронирования номеров

Отдельно следует упомянуть такой вид бронирования комнат в отеле, как групповой, когда резервируется сразу несколько номеров для туристической группы или участников конференции или собраний. Чаще всего, в этом случае резервированием комнат занимается турагентство и организатор конференции, так что туристам не нужно будет ничего предпринимать. Достаточно будет заплатить деньги организатору мероприятия и вовремя явиться на место сборов. А уж ответственный за отдых или конференцию должен будет наладить тесные деловые взаимоотношения со службой отеля, чтобы там клиентам выделили удобные комнаты, обеспечили их питание и трансфером. Также они улаживают все возникающие проблемы и могут сделать отмену брони, если человек отказывается от поездки или отель не в силах выполнить все условия организаторов мероприятия.

Виды отказов от бронирования

Однако иногда выходит так, что путешествие отменяется или находится лучший вариант размещения, нежели забронированный номер. В таком случае турист вправе отказать от брони, причем существует сразу несколько вариантов такой отмены зарезервированного номера.

1. Отказ от негарантированного бронирования предполагает обычную отмену брони по телефону и не предполагает никаких последствий для туриста.
2. Отказ от бронирования с внесением залога предполагает, что турист затем сможет забрать внесенные деньги или их часть, если заранее снимет бронь.
3. Отмена бронирования, которая была гарантирована кредитной карточкой, предполагает, что с туриста затем снимут определенную сумму в случае отмены брони.

Отказ в поселении

Вне зависимости от технологии и вида бронирования, которое вы выбрали, может быть так, что по прибытию в зарезервированный отель там может не оказаться свободных мест.

Это может быть вызвано каким-нибудь форс-мажором или сбоем в системе, и тогда в случае гарантированного бронирования, сделанного туристом, отель обязан разместить клиентов в другом отеле равноценного качества, оплатить ему ночь, проведенную в этой гостинице, а также дать возможно сделать телефонный звонок, дабы путешественник смог оповестить о своем новом месте жительства. Более того, если клиента стоит переселить в другой отель, то к нему обязан выйти руководитель службы приема гостиницы, извиниться и рассказать о причине переселения. Но если турист не захочет оставаться в другом отеле дольше, чем на сутки, после этого его обязаны бесплатно транспортировать в зарезервированный изначально отель.

В случае же негарантированного или двойного бронирования отказ в поселении со стороны отеля все риски возлагаются на туриста, которому попросту придется искать новую гостиницу.

Источник

Способ гарантированного бронирования 7 букв

Большое значение в деятельности современных туристских агентств имеет оперативная их связь между собой, c тур операторами в местах путешествия и отдыха, с гостиницами и транспортными фирмами и компаниями. Это особенно важно для розничных тур агентств, занимающихся реализацией заказных туров.

Размещение и взаимосвязь, в том числе оперативную коммуникацию тур агентство в современном мире, можно представить как некую сеть розничных туристских магазинов, реализующих потребителям услуги удаленных от них тур операторов и отдельных поставщиков услуг. Скорость информации при этом приобретает первостепенное значение. Поэтому информационные технологии — это одно из важнейших направлений инновационной политики в тур агентстве.

Система информационного обеспечения туристской отрасли включает: компьютерные системы бронирования и резервирования авиабилетов, глобальные распределительные системы, локальные системы бронирования туров, интегрированныe коммуникационные сети, систему электронной почты, Интернет, туристские серверы, мультимедийные и офисные технологии.

Глобальные компьютерные системы бронирования и резервирования стали внедряться на туристский рынок в массовом порядке в начале 90-x годов ХХв. Тогда несколько ведущих объединений тур агентств заявили ряду гостиничных компаний o необходимости занесения данных гостиниц в электронные сети бронирования. B противном случае они отказывались осуществлять бронирование мест в этих гостиницах.

Современная индустрия туризма за последние годы претерпела весьма существенные изменения в связи c внедрением новыx компьютерных технологий. Специфика технологии разработки и реализации тур продукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения o доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали 6ы быстрое резервирование и бронирование мест, a также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Индустрия туризма настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей.

B настоящее время формирование тур продукта предусматривает использование глобальных распределительных систем (Global Distribution System), обеспечивающих быстрое бронирование билетов на транспорте, резервирование в гостиницах, прокат автомобилей, обмен валюты, заказ билетов на развлекательные и спортивные программы и т.д.

Современный уровень развития тур бизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристских агентств. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, o состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, списков туристов, описаний туров, гостиниц; рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, перевод экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Ехсе1, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирование документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета), выбрав оптимальный по цене вариант доставки клиентов, размещения и т. п..

Бронирование — предварительное закрепление за определенным туристом или пассажиром мест в отелях или на транспортных средствах, билетов в культурно-зрелищные учреждения на определенную дату. При несвоевременном отказе туриста от тура, могут быть назначены штрафные санкции, то есть часть стоимости тура не возвращается. В свою очередь турфирма выплачивает штраф гостинице или перевозчику, у которого были заказаны места. Условия бронирования и отказа от бронирования желательно выяснить перед покупкой тура.

2. Типы бронирования

Существует несколько типов бронирования:

Гарантированное бронирование (Guaranteed reservation) — это резервирование со специальным регистрируемым подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номера и в необходимое ему время. Клиент, в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если не сможет им воспользоваться в случае неявки. Оплата за неиспользованный номер взимается с клиента, если он не смог вовремя аннулировать заказ на размещение в гостинице. Удобство гарантированного бронирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ на номер, если не сможет этим номером воспользоваться. В случае, когда гость не сможет предупредить заблаговременно гостиницу об отказе от поселения в указанное время, гостиница имеет право применить штрафные санкции к гостю, тем самым застраховав себя от неполучения запланированных доходов.

Виды гарантированного бронирования:

· бронирование по предварительной оплате

· бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата)

· бронирование под гарантию кредитной карты.

· бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор).

· гарантированное бронирование ваучером.

Бронирование по предварительной оплате предполагает полную оплату за весь период пребывания в гостинице. Предварительная оплата осуществляется, как правило, банковским переводом. Срок подтверждения предоплаты устанавливается гостиницей, но не менее одних суток до заезда гостя. С точки зрения службы приема и бронирования — это наиболее предпочтительная форма гарантированного бронирования.

Бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплата) предполагает, что гость платит определенную сумму до заезда. Сумма аванса обычно включает в себя стоимость проживания за одни сутки + НДС. Если бронирование осуществляется на длительный срок, то предоплата может быть больше. В случае отмены бронирования (до срока, после которого начинаются штрафные санкции) предоплата возвращается, в случае, когда изменяется дата заезда (изменения должны быть заявлены заранее), предоплата переносится, в случае заезда гостя предоплата используется для оплаты за проживание и прочие гостиничные услуги. Предоплата вносится, как правило, при невозможности банковского перевода или под гарантию кредитной карты.

Бронирование под гарантию кредитной карты. Большинство компаний международных платежных систем придерживаются политики страхования гостиничных предприятий. Эти компании обязывают гостя выплачивать неустойку отелю в случае его неприбытия при гарантированном бронировании. Суть этой политики состоит в том, что до тех пор, пока бронирование не отменено (до установленного срока), гостиница имеет право накладывать на клиентов штрафные санкции, используя данные по кредитным картам. Отель должен застраховать себя от неявки клиента и соответственно от неполучения доходов. Отель просит клиента указать реквизиты кредитной карточки гостя, гарантируя себе оплату номера даже в случае неявки клиента. На имя клиента высылается бланк с просьбой заполнить и выслать его в отдел бронирования отеля. На этих условиях отель соглашается держать номер до прибытия гостя. Гость может аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. В разных гостиницах сроки аннуляции заказа без штрафных санкций различны. Это зависит от спроса на услуги той или иной гостиницы. Как правило, аннуляция заказа без штрафных санкций по отношению к клиенту осуществляется не менее чем за 24 часа до заезда в гостиницу. Более поздняя аннуляция или неприбытие в гостиницу влекут за собой выплату гостинице неустойки со стороны клиента в размере стоимости проживания в заказанном номере в течение одних суток.

Еще одним видом гарантии тур агентств перед гостиничным предприятием является туристский ваучер. Этот платежный документ свидетельствует о предварительной оплате клиентом услуг размещения тур агентству. Туристский ваучер, в свою очередь, является гарантией оплаты тур-агентства гостинице за оказанные ею услуги.

Бронирование под гарантию компании или корпорации.

Различные компании, корпорации, фирмы заключают с гостиницей договоры, которые устанавливают, что всю финансовую ответственность за неприбытие своих сотрудников или клиентов несут сами организации.

В этом случае необходимо гарантийное письмо от организации, содержащее фразу: «в случае неявки (фамилия, имя клиента) и невозможности отмены бронирования до 18.00 в день заезда компания (название компании) гарантирует оплату одной ночи проживания.

Негарантированное бронирование (Non Guaranteed reservation).

Этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, а гостиница, в случае неявки гостя, оплату за забронированный номер. Если гость не прибыл до указанного срока, отель несет убытки и поэтому выставляет уже забронированный номер на продажу как свободный. Если гость прибыл после наступления часа аннуляции (обычно 18 часов), то гостиница имеет право предоставить гостю любой другой свободный номер. Гости предпочитают, как правило, негарантированное бронирование гарантированному, так как считают, что прибудут в гостиницу раньше официального часа отмены бронирования и не хотят иметь никаких обязательств. Однако ситуации с прибытием гостей в отель достаточно часто складываются таким образом, что гость опаздывает поселиться до аннуляции брони (задержка рейса, опоздание поезда), поэтому существует способ перевода негарантированного бронирования в гарантированное бронирование. Гость связывается с отелем и объясняет причину задержки, служащий отдела бронирования, действуя согласно правилам, установленным гостиницей, переводит негарантированное бронирование на гарантированное. Схема перевода выглядит примерно так.

· Служащий запрашивает имя гостя и находит информацию о бронировании в базе данных компьютера отеля.

· Запрашивает тип кредитной карты, номер, срок действия, имя владельца.

· Присваивает гостю новый номер подтверждения.

· Вносит всю необходимую информацию в базу данных компьютера отеля для изменения одного статуса бронирования на другой.

Сверх бронирование (Overbooking).

Сверх бронирование, или перерезервирование — это маркетинговая политика гостиницы, когда бронированияе мест в гостинице производится сверх имеющихся в наличии, т. е. это бронирование номеров без наличия реально свободных мест. Несмотря на то что законодательства ряда зарубежных стран содержат строгие нормы ответственности за отказ в предоставлении уже подтвержденного бронирования, гостиницы тем не менее идут на риск, из собственного опыта зная примерный уровень последующих неизбежных отказов от бронирования, приводящих спрос на гостиничные номера и их предложение к своему равновесию. Перед руководством стоит постоянная проблема: что лучше — пойти на риск двойного бронирования или остаться с непроданными номерами? И то и другое создает свои проблемы, так как в первом случае гостиница вынуждена платить неустойку за отказ в уже подтвержденном бронировании, а во втором — упускает свои возможности получить максимальную прибыль.

Как правило, в гостинице 20 % гостей, сделавших негарантированное бронирование, и 5 %, сделавших гарантированное бронирование, не воспользуются своим заказом, поэтому многие гостиницы, стремясь избежать убытков, принимают избыточное количество заявок на бронирование. Система сверх бронирования должна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Необходимо знать уровень неявки по различным видам бронирования, а именно: исследовать различные группы клиентов, резервирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных номеров они реально занимали ранее. Анализ видов резервирования, времени резервирования и сегментов клиентов, делающих резервирование, позволяет построить модель политики сверх бронирования. Службе бронирования следует использовать эту систему разумно и осторожно, так как случаи отказа гостям, забронировавшим ранее места в гостинице, мешают установлению долгосрочных отношений с ними, их компаниями и их туристическими агентами.

Сверх бронирование, достаточно широко распространенное за рубежом, у нас в стране применяется крайне редко, поскольку несовершенна законодательная и правовая база в этом вопросе.

Подтверждение бронирования (Confirmation reservation)

Подтверждение бронирования — это резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, стоимость трансфера, завтрака и т. д.). Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты гостиницы. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера (например, одноместный, люкс, апартаменты и т. п.), но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании это необходимо учесть и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования в процессе работы. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснять условия.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы.

При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом (номер кредитной карты клиента или номер банковского перевода).

Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки, уже заложенные в электронную систему бронирования, и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах РФ, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени — французский, испанский и другие языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля.

Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование. Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования. Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, что отель выдает особый номер аннуляции. При заблаговременной аннуляции бронирования гостем во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте. Они выглядят примерно так:

1. Запрашивается информация о бронировании номера. Эта информация включает в себя имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля.

2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3. Этот номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. В автоматизированных отелях эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, тур агентства или компании. Служба, принимающая аннуляцию, должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Собранная в процессе резервирования информация автоматически передается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей.

3. Способы бронирования

Бронировать индивидуальный номер можно напрямую с гостиницей по телефону или через веб-сайт — её собственный, принадлежащий бренду данной гостиницы или подключенный к одной из систем, осуществляющей онлайн бронирование. Расценки на общих туристических сайтах-порталах могут быть более высокие, либо такие же, — если у таких порталов имеется договор с гостиницей. То же относится и к посредничеству турфирм.

Иногда уровень цен, предлагаемый турфирмой-посредником все же может быть ниже уровня цен, устанавливаемого самой гостиницей. Это возможно в том случае если, турфирма-посредник, являясь крупным игроком на рынке, предварительно (за несколько месяцев) выкупает квоту номеров гостиницы на определенный период, — гостиница делает существенную скидку за гарантированную продажу своих номеров в этот период и уменьшение рисков по управлению своей номерной емкостью, а турфирма-посредник, чтобы продать уже выкупленные номера, старается установить цены ниже тех цен, по которым однотипные номера в этот же период продает сама гостиница. Однако стоит иметь в виду, что бронирование, осуществлённое через посредников более жёстко регламентировано существующей у него системой штрафов: например, в случае запоздалой отмены бронирования, гостиницы или фирмы-посредники вынуждены требовать обязательной оплаты полной стоимости номера или определённого процента. Без бронирования, с ходу получить номер в гостинице зачастую бывает трудно, особенно если гостиница располагается в оживлённом районе, или день приходится на какие-то важные местные мероприятия, вызывающие непривычно высокий приток туристов.

При бронировании важно указывать некоторые особенности, такие как наличие домашних животных (некоторые отели категорически не принимают постояльцев с животными, некоторые — за отдельную плату), предпочтение номера для курящих / не курящих (современная тенденция крупных брендов ведёт к полной ликвидации номеров для курящих). В противном случае могут возникнуть сложности при регистрации в гостиницу, либо значительные штрафы (напр., за курение или за продекларированное домашнее животное).

Источник