Способ формирования базы данных

Создание базы данных

Вы будете перенаправлены на Автор24

Способы создания баз данных

Способы создания различных баз данных (БД) различаются. Например, в базах данных класса NoSQL (Redis, MongoDB) вообще нет понятия «создания». В них сразу можно вводить данные, а за их структуру будут отвечать специальным образом организованные «ключи», по которым и производятся выборки.

В реляционных, т.е. состоящих из взаимосвязанных таблиц, базах для создания компонентов БД следует выполнять команды на специальном языке SQL. Это требует от пользователей специальной подготовки (изучения этого языка).

Наиболее удобны с точки зрения быстрого создания реляционных БД офисные пакеты, такие как Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice и др. В них создание баз данных и наполнение их таблицами, формами, отчетами и другими объектами производится в визуальном режиме: с помощью меню, мыши и других комфортных средств. Лидером среди офисных баз данных является Microsoft Access. Рассмотрим особенности создания баз данных в этом приложении.

В этой статье рассматривается пример для Access из пакета Office-365. Для более ранних версий процесс аналогичен, но может различаться в деталях.

Варианты создания баз данных в Microsoft Access

Пустую базу данных можно создать в проводнике Windows, щелкнув правой кнопкой на пустом пространстве и выбрав «Создать. Базу данных Microsoft Access». Появится пустой файл (ему сразу же можно присвоить подходящее имя), который следует открыть двойным щелчком. Однако в современных версиях программы предусмотрены более эффективные способы выполнения этого действия.

Работа с шаблонами

Можно создать новую БД:

• из стандартного шаблона: несколько готовых шаблонов поставляются вместе с программой;
• из шаблона с сайта Office.com: там имеется обширная коллекция заготовок для баз данных различного назначения; их можно загружать по сети с помощью меню (вкладка «Создать»).

Рисунок 1. Варианты создания новой базы данных в MS Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Готовые работы на аналогичную тему

Шаблоны представляют собой предподготовленные незаполненные базы данных для различных нужд: ведения учета материальных ценностей, списков сотрудников, клиентов, финансов и т.п. В шаблонах имеются необходимые таблицы с уже установленными связями, формы, отчеты и т.д.

Шаблоны, как и пустые базы данных, можно редактировать: добавлять и изменять таблицы, формы и другие объекты.

С сайта Office.com можно загружать не только целые шаблоны, но и так называемые «части приложения» — связанные между собой компоненты, например, таблица и построенная на ее основе форма.

Выбрав на вкладке «Создать» подходящий шаблон, следует указать имя файла. По окончании процесса можно сразу начинать вводить данные.

Создание пустой базы данных

Для создания пустой БД следует на вкладке «Файл» выбрать пункт «Создать» и вариант «Пустая база данных», затем указать имя файла. Access создаст БД с незаполненной таблицей «Таблица1». Она сразу же будет открыта в режиме таблицы. Для добавления данных нужно просто вводить их, отложив оптимизацию структуры колонок. Процесс ввода данных похож на работу с листом Excel.

Файл Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access. используется как шаблон для всех новых локальных пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию.

Создание таблиц и других объектов БД

Открыв в режиме конструктора вновь созданную таблицу, можно построчно добавлять поля, давать им названия, присваивать типы и прочие свойства. Названия полей должны соответствовать предметной области. Например, если БД используется для учета книг, то в основной таблице следует предусмотреть такие поля, как «Название», «Автор», «Год издания» и т.п. Сами таблицы по окончании их создания тоже следует называть адекватными именами: «Книги», «Авторы», «Издательства» и т.п.

В конструкторе таблиц предусмотрены следующие характеристики полей:

1. размер: для текста это максимально допустимое количество сохраняемых в поле знаков; для числовых полей — варианты «Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и др.;
2. формат поля — способ отображения данных (текст, число, дата);
3. маска ввода позволяет обеспечить корректность вводимых данных;
4. значение по умолчанию будет отображаться в поле при добавлении новой строки в таблицу;
5. обязательное поле — свойство, указывающее, обязательно ли вводить значение; невозможно будет добавить запись, если в обязательное поле не введено значение.

По окончании конструирования нескольких таблиц, следует продумать их связи между собой. Для этого удобно использовать схему данных.

Рисунок 2. Схема данных, показывающая связи по ключевым полям между таблицами. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Импортирование данных из других источников

Можно скопировать и вставить в таблицу Access данные из других офисных таблиц (Word, Excel). Для этого используется буфер обмена. При этом целесообразно проектировать таблицы БД так, чтобы типы данных в них соответствовали вставляемым. Другой эффективный способ — перенос данных их внешних файлов (текстовых, html, внешних источников) с помощью визардов импорта, которые позволяют контролировать процесс переноса: разбивает текст на колонки, пытается определить типы хранящихся в них данных и заголовки полей и т.п.

Рисунок 3. Импорт данных из внешнего файла. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Создание запросов, форм, отчетов

При создании баз данных следует основное внимание уделить проектированию таблиц и связям между ними. По мере того, как они будут заполняться всё большим количеством данных, менять их структуру будет всё сложнее, поскольку это может затронуть смежные таблицы (и даже связанные внешние базы данных). Поэтому к созданию форм и отчетов следует приступать только после того, как работа над структурой основных таблиц закончена. К счастью, MS Access предоставляет мощные визарды и шаблоны для этого, трудоемкость конструирования форм и отчетов не велика и менее ответственна по сравнению с созданием и заполнением таблиц.

Источник

GRAMOPOD.RU

Статьи об ИТ в образовании

База данных: как создать самому. Пошаговая инструкция

Из статьи вы узнаете, как за несколько шагов в LibreOffice создать простую базу данных на примере словаря терминов.

Статья написана для пользователей, которые ничего не знают о базах данных. Поэтому в тексте нет сложных терминов и определений, а в базе данных всего две таблицы и одна простая форма для ввода данных.

Базы данных разрабатываются не только программистами и не только для больших приложений. Например, в университетах создают базы данных для хранения научной и учебной информации, а затем регистрируют их в Роспатенте.

Свидетельства о госрегистрации баз данных приравниваются к научным публикациям (Постановление Правительства РФ от 24.09.2013 N 842 (ред. от 01.10.2018, с изм. от 26.05.2020) «О порядке присуждения ученых степеней»), поэтому на них ссылаются в диссертациях, отчётах, статьях, указывают в резюме и портфолио. Кроме того, свидетельство служит подтверждением квалификации сотрудника при проведении аттестации.

База данных: что это такое?

Когда информации много, то работать с ней трудно. Данные могут быть разбросаны по разным файлам и папкам, их легко потерять и сложно найти.

В базе данных весь материал систематизирован, структурирован и хранится в одном месте. С ним легко и удобно взаимодействовать. Вы можете искать и фильтровать информацию так, как это делается в интернет-магазинах и поисковых системах.

База данных — это одна или несколько таблиц, в которые заносится информация. Количество столбцов в таблицах и их тип определяется пользователем — автором базы данных.

Как можно создавать базы данных

Базы данных создаются в специальных программах, которые называются системами управления базами данных.

Систем управления базами данных много. Среди них: Microsoft SQL Server, Oracle Database, PostgreSQL, MySQL, SQLite. Для простых и небольших баз данных уровня лаборатории/кафедры/школы подойдут бесплатные OpenOffice.org Base или LibreOffice Base.

Как создать базу данных в LibreOffice Base

LibreOffice — бесплатный пакет офисных программ. Является альтернативой коммерческому Microsoft Office.

Мы создавали эту инструкцию для LibreOffice 6.4. Чтобы не было расхождений при создании базы данных по этому руководству, рекомендуем работать с LibreOffice версии 6.1 и выше.

Итак, давайте создадим простую базу данных «Словарь терминов», в которой будут храниться термины, их определения, а также разделы учебной дисциплины, к которым они относятся. В качестве примера мы взяли дисциплину «Базы данных».

Шаг 1. Запуск программы и подготовка

Запустите программу для создания баз данных LibreOffice Base.

В появившемся окне Мастера баз данных выберите Создать новую базу данных, укажите формат Firebird встроенная, нажмите Далее.

Шаг 1 Мастера базы данных

На втором шаге Мастера установите флажок в Открыть базу для редактирования, нажмите Готово.

Шаг 2 Мастера базы данных

В появившемся окне выберите папку, в которой нужно сохранить базу данных, введите имя файла. Нажмите Сохранить.

Диалоговое окно сохранения файла базы данных

Шаг 2. Создание таблиц

В базах данных принято хранить один вид информации в одной таблице. Например, информация о сотрудниках, информация о подразделениях, информация о проектах организации — всё это должно быть в разных таблицах. Чтобы база данных и пользователь понимали, в каком подразделении работает сотрудник, и какие проекты разрабатываются в подразделениях, создаются дополнительные столбцы или таблицы для хранения связей между записями. Так устраняется избыточность информации в базе данных.

Каждая строка в таблице должна быть уникальна, чтобы база данных понимала, какую запись следует удалить или отредактировать. Для этого создаётся первичный ключ в таблице — столбец, в котором значения встречаются ровно по одному разу. Это похоже на ситуацию, когда фамилия, имя, отчество и даже дата рождения у двух людей могут совпадать, но данные их паспортов обязательно будут отличаться. В случае с базой данных аналогом паспорта выступает столбец с первичным ключом.

В нашем примере два вида информации: термин и раздел дисциплины, для которой создаётся словарь. Каждый термин относится к определённому разделу дисциплины, поэтому надо установить связь между будущими таблицами.

В окне редактора базы данных кликните на Создать таблицу в режиме дизайна…

Пункт меню Задачи окна базы данных для создания таблицы в режиме дизайна

В появившемся окне добавьте характеристики столбцов таблицы для разделов дисциплины:

1. Имя поля — Номер. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение —Да (будет автоматически наращивать значение поля при добавлении новой записи в таблицу: 1, 2, 3 и т.д.). Этот столбец будет первичным ключом таблицы, и база данных сама добавит этот признак (будет отображаться изображение ключика с левой стороны поля).
2. Имя поля — Раздел. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 100. В этом столбце будут находиться названия разделов дисциплины.

Параметры поля Номер таблицы для хранения информации о разделах Параметры поля Раздел таблицы для хранения информации о разделах

Для сохранения таблицы выберите пункт меню Файл — Сохранить. В диалоговом окне укажите название таблицы — Разделы, нажмите ОК.

Сохранение таблицы Разделы

Закройте окно со структурой таблицы Разделы.

Сохраните базу данных (Файл — Сохранить).

Для создания второй таблицы с терминами опять кликните на Создать таблицу в режиме дизайна… и введите параметры столбцов таблицы:

1. Имя поля — Номер. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение — Да. Столбец будет первичным ключом таблицы по аналогии с таблицей Разделы.
2. Имя поля — Раздел. Тип поля — Целое [INTEGER]. Автозначение — Нет. Обязательное — Да. В данном столбце будут указываться значения первичного ключа таблицы Разделы для того, чтобы связать термины и разделы, к которым они относятся.
3. Имя поля — Термин. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 100. Обязательное — Да. В этом столбце будут находиться термины.
4. Имя поля — Определение. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 255. В этом столбце будут находиться определения терминов.
5. Имя поля — Источник. Тип поля — Текст [VARCHAR], длина 255. В этом столбце будет указываться информация об источнике, из которого взята информация о термине. Например, ссылка на страницу сайта, библиографическая ссылка.

Проверьте указанную структуру с изображением ниже.

Структура таблицы Термины

Сохраните таблицу под именем Термины, закройте окно структуры таблицы.

Сохраните базу данных.

Окно со списком таблиц базы данных

Шаг 3. Создание связи между таблицами

В главном меню программы выберите пункт Сервис — Связи..

Пункт меню программы для установления связей между таблицами

Далее с помощью окна добавьте обе таблицы для установления связей между ними.

Окно для добавления связей между таблицами

Так как столбец Раздел в таблице Термины создан для хранения ключа соответствующего термину раздела, то нам надо его связать со столбцом Номер таблицы Разделы.

Для этого левой кнопкой мыши установите курсор на столбце Номер таблицы Разделы и, не отпуская кнопки, ведите курсор к столбцу Раздел таблицы Термины. Отпустите кнопку мыши. В результате таблицы будут соединены ломаной линией. На одном конце линии будет 1, а на другом — n. Это указывает на тип связи один-ко-многим, что означает, что к одному разделу может относиться много терминов.

Созданная связь типа один-ко-многим между таблицами Разделы и Термины

Сохраните образованную связь (Файл — Сохранить) и закройте окно.

Сохраните базу данных.

Шаг 4. Ввод данных в таблицы

Для добавления информации о разделах откройте одноимённую таблицу. Установите курсор мыши в первой строке в столбце Раздел и введите название. Нажмите клавишу Enter на клавиатуре и введите ещё одно название раздела в новой строке и опять нажмите на клавишу Enter. Обратите внимание, что столбец Номер заполняется автоматически, потому что мы указали в его настройках Автозначение.

Теперь чтобы заполнить данные о терминах, откройте таблицу Термины. Введите данные, как показано на рисунке ниже. Обратите внимание : для указания раздела, к которому относится термин, нам надо знать его номер в таблице Разделы. Если разделов и терминов много, то вводить такую информацию становится неудобным, так как придётся подглядывать в таблицу Разделы.

На этом шаге, в принципе, уже можно завершить работу с базой данных, заполнив всею необходимую информацию о разделах и терминах.

Поздравляем — ваша первая база данных создана!

Чтобы вводить информацию о разделах и терминах с использованием удобного графического интерфейса и привычных пользователям элементов ввода (флажки, текстовые поля, выпадающие списки и пр.), в LibreOffice Base предусмотрены Формы.

Обратите внимание : не все системы управления базами данных поддерживают создание форм. Для большинства придётся программировать приложения, чтобы получить удобный пользовательский интерфейс.

Шаг 5. Создание формы для добавления и просмотра данных

Форма — это набор элементов для ввода информации в таблицы базы данных (текстовые поля, выпадающие списки, переключатели, навигатор по строкам и пр.).

В одной форме может быть сколько угодно главных и подчинённых форм. В нашем случае главной формой выступает форма с разделами, а подчинённой — форма с терминами. Перемещаясь по строкам таблицы главной формы, мы сможем видеть термины, которые относятся к текущему разделу. Теперь знать номер раздела для ввода термина нам не придётся: мы будем выбирать его из выпадающего списка.

Чтобы начать создание формы, в левой части окна базы данных выберите раздел Формы. Кликните на Создать форму в режиме дизайна…

Меню для создания форм базы данных

Выберите пункт меню Форма — Навигатор форм… В результате появится маленькое окно со списком форм.

Окно создания формы в режиме дизайна, Навигатор форм

Создание главной формы для работы с разделами

Создайте главную форму для работы с разделами. Для этого правой кнопкой мыши щёлкните на пункте Формы и в контекстном меню выберите Создать — Форма.

Создание новой формы

Правой кнопкой мыши кликните на созданной форме в Навигаторе форм. Далее в контекстном меню выберите Свойства.

В окне свойств формы на вкладке Общие введите название формы «Форма Разделы». На вкладке Данные укажите Тип содержимого —Таблица, в поле Содержимое введите имя таблицы — Разделы, отключите Панель навигации. Остальные настройки не меняйте.

Сохраните форму базы данных (Файл — Сохранить), введите название формы.

Проверьте активность Мастера элементов управления в меню Форма. Кликните на этом пункте, если он не активен.

Пункт Мастера элементов управления меню Форма

В главную форму добавим таблицу для просмотра и редактирования разделов. Для этого установите курсор мыши на элементе Форма разделы в Навигаторе форм.

Выберите пункт главного меню Форма — Таблица. В левой части окна формы курсором мыши нарисуйте таблицу. В появившемся окне с помощью кнопки =>> добавьте все поля таблицы в созданный элемент управления.

Поменяйте Привязку у таблицы с Как символ на К странице, чтобы можно было перемещать её в любое место формы.

Изменение Привязки элемента формы

Столбец Раздел сделайте шире. На названии столбца Номер кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Столбец….

Вызов контекстного меню для столбца таблицы

В появившемся окне настроек укажите 0 в пункте Точность, затем закройте окно.

С помощью Вставка — Текстовое поле добавьте на форму подпись с текстом РАЗДЕЛЫ и отформатируйте на свой вкус.

Чтобы посмотреть, как работает созданная форма, отключите Режим разработки в меню Форма.

Чтобы вернуться к редактированию формы выберите пункт Режим разработки повторно.

Создание подчинённой формы для работы с терминами

Чтобы создать форму, подчинённую главной форме с разделами, кликните правой кнопкой мыши на Форма Разделы в Навигаторе форм, и выберите пункт Создать — Форма.

Кликните правой кнопкой мыши на появившейся в Навигаторе форм форме и в контекстном меню выберите Свойства. В окне свойств формы на вкладке Общие введите название Форма Термины. На вкладке Данные укажите Тип содержимого — Таблица, Содержимое — Термины. Отключите Панель навигации.

Нажмите на кнопку с тремя точками напротив пункта Связь с главным полем. В появившемся окне выберите поле Раздел для таблицы Термины и Номер для таблицы Разделы.

Напротив свойства Сортировка кликните на кнопке с тремя точками и в появившемся окне укажите Имя поля — Термин, а Порядок сортировки — по возрастанию.

С помощью Форма — Текстовое поле добавьте три новых элемента в подчинённую форму. Далее указаны свойства для каждого из них.

В свойствах первого текстового поля укажите Поле Термин в Имя. Во вкладке Данные выберите Термин в свойстве Поле данных. Укажите Нет в свойстве Пустая строка — NULL, чтобы программа не разрешала сохранять термины с пустыми названиями.

Выберите второе текстовое поле. Укажите Поле Определение в свойстве Имя. В свойстве Тип текста укажите Многострочный. Поле данных — Определение. Остальное не меняйте.

В свойстве Имя третьего текстового поля укажите Поле Источник. Поле данных — Источник. Остальное не меняйте.

Выберите пункт меню Форма — Список и разместите на форме новый элемент управления. В появившемся диалоговом окне укажите таблицу Разделы в качестве источника данных для построения списка. Кликните Далее.

На следующем шаге укажите Раздел в качестве Отображаемого поля. Кликните Далее.

На последнем шаге Мастера укажите Раздел для Поле из таблицы значений и Номер для Поле из таблицы списка. Кликните Готово.

С помощью Форма — Панель навигации разместите на форме элемент, позволяющий перемещаться по записям таблицы с терминами.

Для всех элементов подчинённой формы добавьте подписи с использованием Вставка — Текстовое поле. Оформите на свой вкус.

Ваша форма должна выглядеть примерно так:

Скриншот созданной формы

Сохраните форму с использованием Файл — Сохранить. Закройте окно редактирования формы.

Два раза кликните на созданной Форма добавление в разделе Формы базы данных. Так созданная форма откроется для работы с таблицами базы данных. Перемещаясь по строкам таблицы с разделами, вы делаете активным один из них.

Чтобы изменить форму, кликните правой кнопкой мыши на её названии и в контекстном меню выберите Правка…

Итоги

Мы рассмотрели, что такое базы данных и зачем они нужны.

Мы научились создавать простую базу данных в бесплатной программе LibreOffice Base. Создали две таблицы, установили между ними связь. Для наполнения базы данных и просмотра её содержимого мы создали форму.

Эту базу данных можно использовать в качестве основы для создания других баз данных с похожей структурой.

Источник