Способ достижения цели проекта пример

OKR: Как поставить цели и выполнить их на 70%

Половина успеха в управлении проектами — постановка целей, и это не самая простая половина. Мы в Wrike в свое время основательно озаботились выбором оптимального подхода к целеполаганию на уровне всей компании и отдельных команд, и в итоге остановились на OKR. Изначально концепция Objectives & Key Results (цели и ключевые результаты) зародилась в Intel, но действительно популярной ее сделал Джон Доерр из Google.

Суть OKR состоит том, чтобы исключить способ достижения результата при постановке цели и, вместе с тем, предоставить способ объективной оценки результата.

Это позволяет:

1. Избежать микроменеджмента — руководитель может сконцентрироваться на приоритетах;
2. Реализовать творческий потенциал — исполнитель может найти способ достижения цели самостоятельно;
3. Объективно оценить результат — измеримость результатов позволяет объективно определить, была ли цель достигнута. Если нет — это повод для анализа причин неудачи и вводные данные для последующего планирования.

Структура OKR

OKR это список из целей, не более пяти, для каждой из которых задаются измеримые результаты, также не более пяти. Пример:

Цель: Опубликовать хорошую статью по OKR.

1. Результат: Статья должна выйти не позднее 23 мая 2017.
2. Результат: Количество просмотров — 40 тыс.
3. Результат: Рейтинг — +35.
4. Результат: Интересных и конструктивных комментариев — 10.

В рамках компании OKR работают как иерархия. Общие цели компании определяют цели отдельных подразделений, те — цели команд, на базе которых в свою очередь строятся индивидуальные цели.

Иерархия целей не обязательно должна быть строго вертикальной. Отдельные подразделения или команды могут ставить совместные или связанные цели горизонтально.

С чего начать

Формирование OKR — это открытый процесс. Он происходит при участии всех сотрудников на этапе внесения предложений. Методика предусматривает три направления коммуникации:

• Top-down — цели, сформулированные для компании в целом, распространяются на OKR ее отделов, команд и сотрудников. Это сценарий с формированием целей на основе потребностей.
• Side-by-side — отдельные отделы кооперируются в построении общих OKR, в дополнение к поддержке глобальный OKR компании. Например разработка и поддержка могут запустить совместную инициативу по сокращению количества брака. Это будет сценарий с формированием целей на основе кооперации.
• Bottom-up — конкретная хорошая идея может перерасти в OKR команды, отдела, или даже всего бизнеса. Именно так появился Gmail, начавшийся из личного проекта одного из сотрудников Google. Если мы понимаем, что можем сделать что-то хорошее, полезное и ценное, эту идею можно раскрутить в обратную сторону и поставить цель на ее реализацию. Если мы нашли золотую жилу — давайте ее разрабатывать. Конечно, такое случается редко, это сценарий формирования целей на основе решения.

Построение OKR — двусторонний процесс, и ожидается, что половина целей компании будет сформулирована в направлении top-down, а другая половина — в противоположном bottom-up. В случае с OKR важно достигнуть общего понимания наиболее важных целей. Понимая, что конкретная идея все же не так важна, как другая, легче отказать ей в реализации и сфокусироваться в работе на вещах действительно важных.

Не ожидается, что каждый отдел поддержит все глобальные инициативы. Отделы имеют специализацию, и это ограничивает их возможности по поддержке всех целей бизнеса. Например, если глобальной целью является “снизить стоимость производства на 10%”, отдел маркетинга не особо может этому помочь.

В дополнение к поддержке общих целей бизнеса, отделы или команды могут и должны ставить перед собой локальные цели. Это необходимо, поскольку на каждом уровне есть потенциал для улучшений, и если ориентироваться только на глобальные цели бизнеса, то со временем такой перекос приводит к дисфункциональности из-за накопившихся проблем.

Как формулировать цели

Правильно сформулировать OKR сложно, но возможно. Для этого необходимо придерживаться следующих принципов:

Цель должна быть амбициозной. Ее достижение должно казаться трудной, на грани возможного задачей. Тем не менее, цель должна быть потенциально достижимой, при этом оставаясь амбициозной. Вот отличные примеры таких целей.

• Сконструировать самолет, летающий быстрее скорости звука, — адекватная и амбициозная цель Bell Aircraft в 1946 году.
• Сконструировать самолет, который может летать, — адекватная и амбициозная цель для братьев Райт в 1900 году.

Амбициозная цель мотивирует на достижение лучших результатов. Люди склонны перестраховываться и ставить перед собой простые цели, но в таком случае и они могут не быть достигнуты. Трудная цель — это вызов, который требует упорства и изобретательности. Даже если такая цель не будет достигнута полностью, результат будет гораздо выше консервативных ожиданий.

Количество целей должно быть от 3 до 5. Это важно по двум причинам. Во-первых, большее количество целей ведет к распылению усилий. Во-вторых, OKR — это глобальная инициатива, и она требует общения и координации. Сформировать и исполнить совместные цели среди десятка отделов можно, если у каждого отдела их не больше пяти. Если каждый отдел будет пытаться работать по дюжине целей — все время уйдет только на то чтобы просто разобраться, кто и чем планирует занимается.

Цели должны вести к новым достижениям. Бессмысленно ставить целью продолжать делать то же самое: нанимать только лучших сотрудников, поддерживать uptime сервиса в 99.9% или разработать новые фичи. Все это важные вещи, но это то что должно быть сделано без напоминания. OKR не предназначены для поддержания статуса-кво.

Цель должна определять конечное состояние. То куда мы хотим попасть, что получить, чего добиться. Расплывчатые формулировки вроде “улучшить”, “упростить”, “облегчить” только сбивают с толку. Четкая формулировка конечной точки позволяет сфокусироваться на ее достижении и создать конкретный план ее достижения.

• Запустить продукт для сегмента рынка Z.
• Добиться объема продаж по продукту в $2 млн/год.
• Снизить количество обращений в саппорт по причине багов на 50% (с 250 до 125 в день).

Типичная ошибка при формулировке цели заключается в определении направления движения вместо конечного положения.

Цели должны быть сформулированы четко. Цели, как и факт их достижения, должны быть одинаково хорошо понятны всем наблюдателям.

— Дорогой, вынесешь мусор? (прямо сейчас)
— Конечно! (завтра утром)

Непонятные или двусмысленные цели могут привести к несогласованности или конфликтам.

Как формулировать ключевые результаты

Ключевой результат, обязан быть легко измеримым. Если оценка может быть сделана в теории, но мы не знаем как осуществить ее на практике достаточно быстро — ее нельзя будет использовать для измерения прогресса движения к цели в течении квартала и определения успеха по окончании квартала.

• Время загрузки главной страницы сайта сократилось с 3.1 до 1.2 секунды.
• Фича X опубликована до 1 августа.
• Время обработки заказа уменьшилось с 12 до 6 минут.

Каждая цель должна оцениваться примерно по 3 ключевым результатам. Большое количество результатов как и целей ведет к расфокусировке. С другой стороны, единственный результат фактически подменяет собой цель.

Достижение результата должно непосредственно вести к достижению цели. Результат, косвенно влияющий на достижение цели может привести к тому что от него не будет пользы, либо он навяжет выбор неверного решения.

Ключевой результат это именно результат, а не способ его достижения. Свобода в выборе способа достижения результата является сутью OKR, именно это дает исполнителю пространство для маневра в выборе наиболее подходящего решения.

Достижение ключевого результата должно быть подтверждаемым. Если на практике нельзя определить что результат достигнут — определение такого ключевого результата не имеет смысла.

Чек-лист

Важно проверить, что OKR сформулированы правильно, прежде чем брать их в работу. Вот наш чек-лист из 10 пунктов:

1. OKR должны быть компактными. Не более страницы текста, в идеале полстраницы.
2. OKR это не to do-лист и не план работ. Если OKR выглядят таким образом, значит, их нужно переработать.
3. Хотя бы один OKR команды должен быть связан с глобальными целями компании. В противном случае непонятно, какое отношение команда имеет к бизнесу.
4. Приоритеты OKR внутри команды должны увеличивать вероятность достижения целей компании. Ключевая цель бизнеса не должна быть отражена в OKR команды последним пунктом.
5. Связанные инициативы должны быть согласованы. Разработка планирует выпустить продукт Z, а маркетинг обеспечить его продвижение. Если выпуск состоится в самом конце квартала, времени на его продвижение будет недостаточно.
6. Все глобальные обещания команды должны быть включены в ее OKR. Если другая команда предполагает, что отдел работает над целью X, а в действительности ничего такого не происходит — это проблема.
7. Цели не должны определять обычные и регулярные бизнес задачи. Правда, Эффект Черной Королевы, когда нужно бежать чтобы оставаться на месте, никто не отменял. Если для сохранения достигнутых результатов требуется приложить экстраординарные усилия, в OKR отдела могут быть включены цели и по их штатной деятельности.
8. Достижение цели должно требовать усилий всего отдела или команды. В противном случае штат отдела раздут либо его сотрудники недостаточно мотивированы.
9. Достижение целей должно вести к существенной пользе бизнесу.
10. Определенные результаты должны быть достаточны для достижения цели. Если достижение цели определяется результатами недостаточными для признания ее успеха, это приведет как к реальным задержками в работе по причине отсутствия ресурсов в момент когда неучтенные требования проявятся, так и срыву планируемых сроков вследствие этого.

В заключение стоит сказать несколько слов об оценке результатов OKR. Раз OKR предполагает амбициозные цели, то ее достижение на 60-70% считается полноценным успехом. Результат в 80% и более — признак того, что цель была слишком простой. Тогда при последующем планировании нужно будет поднять планку. Результат менее 50% считается неудачей. В таком случае нужно проанализировать причины проблемы и учесть их в дальнейшем.

Источник

6 самых популярных методов постановки целей

Очередной год подходит к концу. Принес ли он ожидаемые результаты? Это всецело зависит от того, определились ли вы с ожиданиями. Если цели не были определены и вы над ними не работали, стоит ли удивляться, что год не задался? Каким будет следующий — в ваших руках.

Мы сделали вам в помощь обзор наиболее популярных методик определения целей и ожидаемых результатов. Надеемся, какая-то из них покажется вам полезной и позволит прожить год по-новому.

SMART(ER)

Один из самых популярных и зарекомендовавших себя методов постановки целей. Часто применяется для управления организациями, подразделениями и проектами, но также подходит и для постановки личных целей. Метод был предложен в 1965 году специалистом по мотивации Полом Дж. Мейером. Считается, что SMART гарантирует достижение нужного результата за счет максимальной конкретики при формулировке каждого параметра. Кроме того, одним из преимуществ метода является глубокая проработка реальности, а не только будущих достижений . Цели, поставленные по SMART, достижимы, измеримы, конкретны и позволяют продумать все необходимые нюансы.

S pecific (конкретность): точное, детальное описание результата, к которому вы стремитесь. Формулировка цели должна ответить на два вопроса: к какому результату вы стремитесь и почему вам нужен именно такой результат. Чтобы корректно сформулировать цель, рекомендуется задать шесть вопросов, которые еще называют «системой W», поскольку все они начинаются на эту букву в английском языке:

• Who (кто)? Кто ставит цель?
• What (что)? Что собирается достичь?
• Where (где)? Где все происходит?
• When (когда)? Когда цель должна быть достигнута?
• Which (который)? Относительно чего совершается действие?
• Why (почему)? Зачем вы хотите добиться этой цели?

M easurable (измеримость): результат цели должен иметь точное цифровое выражение, иначе будет сложно определить его эффективность.

Примеры правильной и неправильной формулировки результата по двум рассмотренным критериям: «Развить проектную деятельность организации» — неверная постановка вопроса. «Реализовать 5 проектов по привлечению подписчиков за 12 месяцев» будет звучать корректно. «Хочу похудеть» — неверно, «хочу сбросить 20 килограмм за 4 месяца» — сформулировано правильно.

A chievable (достижимость): пункт требует оценки того, насколько реально достичь той или иной цели. Для этого необходимо проанализировать сопутствующие обстоятельства и сделать вывод, имеется ли достаточно ресурсов для достижения цели.

R elevant (уместность, важность): для достижения цели нужно иметь высокую мотивацию. Ее наличие или отсутствие покажет, насколько значима для вас та или иная цель.

T ime bound (ограниченность по срокам): любая цель может так и остаться мечтой, если не определить четкие сроки ее реализации. Желательно расставить и промежуточные реперные точки воплощения цели.

В последнее время к этой аббревиатуре добавляют еще ER — итого, SMARTER, или «еще умнее».

Эти две дополнительные буквы отвечают за обратную связь и мотивацию того, кто ставит цели и достигает их.

E valuation (обратная связь и оценка): без регулярного запланированного цикла обратной связи на каждом значимом шаге невозможно достичь даже простой цели, слишком сложной и турбулентной является окружающая среда. На длинном пути обратная связь дает также нужный уровень мотивации и вдохновения.

R eward (поощрение или полученный приз за достижение): наша способность видеть и отмечать прогресс предопределяет долгосрочную мотивацию. Замечайте и празднуйте даже мелкие подвижки в сторону цели. Тем реалистичней и ближе она будет казаться.

Метод SMART(ER) довольно универсален. Его основным преимуществом считается четкая детализация . Метод критиковали за оторванность от личности исполнителя и процесса реализации, потому у него появилось два новых элемента. На сегодня этот метод, пожалуй, самый известный в области целеполагания.

Objectives & Key Results (OKR)

Создателем методики управления проектами OKR (от англ. «цели и ключевые результаты») считается Энди Гроув, который, будучи соучредителем и генеральным директором компании Intel, изобрел ее в 1968 году. Но основой метода послужила система управления по целям Питера Друкера. Позднее Джон Дорр внедрит OKR в Google. Суть метода заключается в его двухкомпонентности, которая сочетает амбициозные цели и основные показатели для их достижения. OKR подразумевает корреляцию целей команды и каждого ее игрока, дает возможность эффективного контроля задач. Также среди преимуществ:

• согласованная работа команды;
• прозрачность;
• расстановка приоритетов;
• высокий уровень вовлеченности сотрудников;
• фокус на изменения и улучшения;
• значительный рост и развитие;
• универсальность — метод подходит как небольшим стартапам, так и крупным организациям.

Как правильно ставить цели по OKR

Существует несколько вполне конкретных принципов, согласно которым формулируются Objectives & Key Results:

1. цели должны быть амбициозными и трудновыполнимыми, но при этом достижимыми;
2. целей ставится не менее трех, но не более пяти для каждого отдела компании;
3. цели предполагают достижение качественно новых результатов, а не поддержание старых;
4. формулировки целей — максимально конкретные. Рекомендуется избегать формулировок «улучшить», «облегчить», «упростить» и т.п.;
5. результаты целей должны быть легко измеримыми, при этом для каждой цели ставится минимум три параметра ее достижения, каждый из них предполагает легкое подтверждение.
6. Чаще всего ОКR не связывают с системой оплаты и премирования, дабы сотрудник не воспринимал амбициозные задачи как угрозу для своего финансового благополучия.

Еще один важный момент: считается, если цели, поставленные по OKR, достигнуты на 80% и более, значит, это были слишком легкие цели. Достижение менее 50% считается неудачным результатом. Оптимальный параметр — 60–70% выполнения целей.

Среди минусов методики отмечают сложность достижения амбициозных целей, растянутость во времени (поскольку крупные задачи требуют достаточно много времени для их реализации) и стрессовую составляющую для команды, которая будет переживать за невыполнение результата. Несмотря на это, OKR применяют многие известные корпорации: Google, LinkedIn, Intel, Oracle, Twitter и другие.

Метод стал известен миру в 2009 году, когда учредитель и исполнительный директор американской консалтинговой компании Leadership IQ Марк Мерфи выпустил книгу «100 процентов» и впервые в ней рассказал о своей технологии постановки целей. Аббревиатура означает:

• H eartfelt — можно перевести как «истинная цель»;
• A nimated — визуализированная;
• R equired — действительно необходимая;
• D ifficult — сложная.

Логика здесь такова: прежде всего вы должны быть эмоционально привязаны к вашей цели — это будет главным критерием ее истинности . Правильная цель всегда ведет вас к желаемому будущему. Ее необходимо визуализировать — как и последствия, к которым приведет достижение цели и конечный результат. Представляйте ваши достижения как можно чаще и ярче.

При этом вы должны ясно осознавать, как та или иная цель повлияет на вашу личную или профессиональную жизнь . И конечно, ставьте сложные, амбициозные цели, которые выводят вас из зоны комфорта, требуют получения новых навыков и даже пугают. Только при соблюдении всех этих условий у вас появится шанс стать лучшей версией себя — это и есть главная мотивация метода HARD.

HARD в первую очередь метод постановки личных целей, в нем меньше прозрачности и больше эмоций. Не стоит забывать о важности эмоциональной составляющей и в организационных целях, в конце концов, организации — это группы все тех же индивидуумов.

Система ключевых показателей эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) сотрудников компании, которая помогает измерить результативность их деятельности в числовых показателях.

Это не совсем методика определения целей, но дополнение набора целей перечнем измеримых показателей их достижения. Но так как аббревиатура популярна и с этим много путаницы, мы добавим ее сюда для рассмотрения.

Например, у вас есть цель «Увеличить удовлетворенность пользователей сервиса на 20%». Возникает логичный вопрос: «Как мы будем измерять эту удовлетворенность?» Это может быть изменение среднего балла качества сервиса, полученного в опросах. А может быть снижение показателя потерянных клиентов. Или рост частоты потребления сервиса. Все три могут являться показателями для цели. И выбор нужно делать в контексте деловой ситуации каждой компании или сотрудника.

KPI могут формулироваться и измеряться на любом уровне организационной иерархии — от компании в целом (и тогда это будут KPI генерального директора) до рядового сотрудника. Организации выделяют разные типы показателей:

• финансовые и нефинансовые;
• количественные и качественные;
• функциональные и проектные;
• личные и групповые.

Преимуществ у системы KPI довольно много. Она позволяет измерить результаты на всех уровнях организации — от людей до бизнес-процессов. При этом числовые выражения эффективности максимально прозрачны и конкретны. KPI служат высоким мотивационным фактором для сотрудников.

Среди минусов отмечают корреляцию результатов каждого работника со всеми его коллегами: если кто-то один не достиг своих показателей, то пострадать может, к примеру, весь отдел. Кроме того, KPI часто становится фильтром, через призму которого сотрудник смотрит на реальность. И если показатели плохо сбалансированы между собой, то эта однобокая призма приведет к конфликтам и несогласованности работы разных сотрудников или подразделений. Отмечается также осторожность сотрудников при формулировании плановых показателей KPI, которые чаще всего напрямую влияют на премию сотрудника.

Несмотря на это, система KPI — одна из самых популярных и широко применяемых в мире.

Balanced Scorecard, BSC

Система сбалансированных показателей, или ССП, была разработана в 1990-х годах профессором бизнес-школы при Гарвардском университете Робертом Капланом и американским консультантом по управлению Дэвидом Нортоном. Задумана как инструмент менеджмента, который должен помогать отслеживать достижение целей в рамках стратегии организации и стандартизировать отчетность. Именно Нортон с Капланом узаконили связь системы показателей эффективности со стратегическими целями компании и стали говорить о необходимости сбалансированности показателей между собой.

Во время планирования создают стратегическую карту или дерево целей по разным областям деятельности организации. Принимаются к рассмотрению следующие направления или области деятельности: клиенты, финансы, развитие персонала и внутренние бизнес-процессы. Каждому направлению определяются цели и набор KPI.

К плюсам ССП относят сбалансированность взгляда на организацию, визуализацию, простоту подачи и восприятия информации, универсальность, нацеленность на позитивные изменения, взаимосвязь с KPI сотрудников. Среди недостатков отмечают сложность внедрения, отсутствие быстрых результатов, сложность оценки ключевых показателей, реализацию только на уровне топ-менеджеров.

Интересный своей простотой и одновременно эффективностью современный метод постановки целей. Разработал его Дэвид Ван Рой, вице-президент по развитию руководителей Walmart. В оригинале структура метода выглядит так:

Что в переводе означает:

• Думай масштабно — определи свою конечную цель.
• Действуй мелкими шагами — отметь вехи, которые помогут достичь этой цели.
• Двигайся быстро — составь график достижения каждой вехи.

Методика основана на следующих умозаключениях и выводах Ван Роя:

1. Цель лучше, чем отсутствие цели.
2. Конкретная цель лучше абстрактной.
3. Сложная и конкретная цель лучше легкой цели.

Таким образом, BSQ позволяет ставить конкретные цели, которые трудны, но достижимы и ограничены во времени . Это дает возможность легко отслеживать прогресс и при необходимости корректировать движение к цели. Ван Рой уверен, что возможности применения метода BSQ для постановки целей неограниченны и его можно использовать в любой ситуации.

Несомненный плюс метода в его простоте, минусы пока неизвестны. Возможно, вы будете первым, кто напишет нам о них.

Хотите научиться ставить цели и достигать их или развить этот навык у ваших сотрудников? Мы собрали все методики в одном умном календаре 2021 и сборнике «Цель! Как определять и достигать» .

Источник