Способ декомпозиции цели по территориальному признаку

Разделяй и властвуй. Что такое декомпозиция цели и как ей правильно пользоваться

Что значит декомпозиция

Что такое декомпозиция? Декомпозиция ― это разделение большого объекта на маленькие части.

Работу декомпозиции можно показать на примере подготовки танцевального номера. Хореограф не может просто показать танец и ждать, что танцоры его сразу же запомнят и повторят. Это невозможно. Чтобы танец запомнился, хореограф делит его на комбинации (небольшие танцевальные кусочки). Каждая комбинация, в свою очередь, делится на отдельные движения. И вот, вся танцевальная команда сначала учит движения, затем всю комбинацию и потом пробует всё это под музыку. Как только комбинация освоена, команда переходит к следующей. В итоге получается целый танец.

Метод декомпозиции можно применять где угодно. Любую цель можно разделить на несколько мелких задач и значительно облегчить процесс её выполнения.

Для чего нужна декомпозиция целей

Подготовить пошаговый план действий. Особенно это применяется в планировании бизнес-процессов. Чтобы вся команда работала слаженно и бизнес шёл в гору, нужно распределить обязанности.

Упростить задачу, чтобы избежать прокрастинации. Прокрастинация ― это проблема многих современных людей, ведь вокруг много развлекательного контента, интересных дел, из-за которых никак не хочется переходить к сложным задачам. Однако, если большую цель разделить на несколько маленьких, взяться за неё будет не так сложно. Например, представьте, что вам нужно написать книгу страниц на 300. Как взяться за такое дело? Поставьте себе цель каждый день писать по 1 странице. Согласитесь, это выглядит не так уж пугающе.

Оценить осуществимость цели. Когда вы будете разделять задачу на части, вы можете увидеть сложности, которые были незаметны. Из-за этих сложностей реализация цели может быть под угрозой.

Оценить ресурсы. Например, вы хотите открыть уютную кофейню в центре города. Вам нужно будет арендовать место, нанять персонал, закупить технику для варки кофе, купить столы, стулья, декор, форму для персонала, подготовить меню. При декомпозиции вы увидите, сколько примерно понадобится ресурсов для цели. Если вы вовремя заметите, что у вас нет на это денег, сможете скорректировать бизнес-план так, чтобы цель стала досягаемой. Например, в нашем случае можно подумать об открытии кафе немного дальше от города, тем самым сэкономить на аренде.

Принципы постановки цели и задач

Чтобы правильно поставить цель или задачу, нужно придерживаться нескольких принципов.

Методику правильной постановки целей назвали SMART, по первым буквам принципов. Итак, правильная цель/задача должна быть:

S — конкретной (Specific). Задача не должна быть выражена абстрактными формулировками. Например, вы готовите вечеринку ко дню рождения. Один из пунктов вы назвали «Подготовить помещение к вечеринке». Из такой формулировки точно непонятно, что нужно делать. Куда точнее, будут звучать формулировки «Сервировать стол», «Оформить фотозону», «Сделать фруктовую нарезку»;

M — измеримой (Measurable). У вас обязательно должна быть возможность посчитать результат. Например, вы решили заниматься спортом. Вы хотите делать некоторое количество шагов в день. Чтобы цель была поставлена правильно, укажите, сколько точно шагов вы должны сделать в день, например 10 тыс.;

A — реально достижимой (Achievable). «Хочу быть президентом!» ― говорите вы. Хороша цель, но достижима ли она? Если вы уже участвуете в политических проектах и известны в этих кругах, это ещё возможно. А если вы решили это неожиданно и хотите за пару лет добиться такого положения, скорее всего, у вас ничего не получится;

R — значимой (Relevant). При декомпозиции цели важно, чтобы задача была не слишком маленькой. В результате вы должны получать ощутимые изменения;

T — ограниченной по времени (Time bound). При планировании обязательно устанавливайте сроки каждой задачи, иначе продвижение к цели может сильно затянуться.

Ещё подробнее об этой теме вы можете прочитать в нашем блоге в статье SMART-система, или как поставить правильную цель.

Виды декомпозиции

Декомпозиция задачи бывает:

При горизонтальной декомпозиции задачи разбиваются по типу работы, которую нужно сделать. По сути, это традиционный вид декомпозиции, когда есть цель и мы продумываем шаги, как её достичь. При этом параллельность некоторых работ не учитывается.

Чтобы показать как это работает, представим, что вы создаёте сайты. При создании сайта нужно сделать настройку 3-х элементов: фронтенд, бэкенд, базы данных. При горизонтальном подходе одна задача касается бэкенда, вторая — фронта, а третьей занимаются специалисты по базам данных.

Этот подход плох тем, что при выполнении одной задачи не получается рабочий функционал. Команде бэкенда нужно ждать, пока их дело закончит фронтент. Если декомпозиция проекта применяется в рамках бизнеса, будет трудно показывать продвижение к цели заказчикам, да и самим выполненная задача не будет давать удовлетворение, так как её нельзя «потрогать». Из-за этого недостатка горизонтальную декомпозицию используют редко.

Вертикальный подход подразумевает, что над одной задачей могут работать несколько специалистов, но итог должен быть осязаем.

Если снова вернуться к нашему примеру, результатом выполненной задачи является готовый функционал: он прошёл все стадии (бэкенд, фронтенд, базы данных). Теперь новый продукт можно проанализировать, протестировать, показать заказчику и получить фидбек.

Но не думайте, что это работает только в рамках менеджмента IT-команд или маркетинга. Например, вы решили выучить английский язык. Вы можете применить горизонтальный метод. Ваши задачи будут выглядеть так:

Выучить 20 000 слов.

Вы понимаете, что таким образом язык не изучается. Вы изучаете каждый из представленных пунктов одновременно. Вы берёте тему, изучаете в её рамках слова, сразу же пытаетесь их произносить и писать. Используя новые слова, вы пытаетесь складывать предложения, параллельно изучая грамматику. А это уже вертикальный подход. Поэтому специалисты советуют использовать именно его.

Недостатки декомпозиции

У метода декомпозиции есть несколько недостатков, которые стоит учитывать:

Метод не учитывает форс-мажоры. Внешние факторы (социальные, экономические, малая продуктивность исполнителей) могут внести значительные изменения в идеально продуманный план.

Не учитывается человеческий фактор. Метод декомпозиции можно применять в разных сферах и иногда человеческий фактор может серьёзно повлиять на выполнимость задач. Помните, выше мы приводили пример с написанием книги? С технической точки зрения, написать одну страницу кажется не так уж и трудно, но написание произведения требует от человека не только усидчивости, но и творческого порыва. Встав однажды утром, сидя у ноутбука, вы можете осознать, что вы не понимаете, о чём писать. Мысли разбредаются и никак не собираются в историю. Именно в этот момент план может развалиться, потому что теперь нужно искать вдохновение.

Не даёт найти более эффективные пути решения задачи. Этот недостаток особенно ощущается в командной работе, где действия одной команды влияют на задачи другой. Если одна команда найдёт альтернативный путь решения проблемы, это полностью порушить план действий других команд. Чтобы не доставлять неудобства коллегам, чаще всего все стараются придерживаться намеченного пути, но при этом теряют другие возможности.

Декомпозиция процесса: как делать схемы онлайн

Если ваша команда всё время находится в одном помещении, можно использовать настенные доски или флипчарты. Когда план всегда висит перед глазами, работники более мотивированы на работу и не нужно делать лишних движений, чтобы посмотреть, что делать дальше. Но всё чаще случается так, что члены команды в лучшем случае в разных кабинетах, а иногда и в разных городах. В этом случае офлайн-схемы не подойдут. К счастью, сейчас для визуализации задач куча сервисов. Для работы с ними не нужно быть художником. В них уже есть готовые шаблоны элементов. Пользователю достаточно только выбрать необходимые элементы.

Чаще всего для декомпозиции задач используют метод интеллект-карт. К слову, о Mindmap, правилах и сервисах для их создания мы говорили в статье в нашем блоге.

Итак, визуализировать цель и декомпозировать её вам помогут следующие сервисы.

Miro ― интерактивная доска для удалённой совместной работы. Внутри сервиса есть возможность текстового, голосового или видеочата. Все действия на доске можно просматривать в реальном времени. Чтобы видеть, что показывает ваш собеседник, в приложении есть функция отслеживания курсора.

В Miro можно использовать различные медиа-файлы: картинки, PDF-файлы, документы из Google Drive и YouTube-видео. На доске можно строить схемы, выделять важные мысли маркерами, лепить стикеры.

Lucidspark ― это тоже виртуальная доска, прямой конкурент Miro. Вообще, это часть целого семейства программ: Lucidspark, LucidChart, Lucidchart Cloud Insights. Все эти сервисы синхронизируются, благодаря чему работа с сервисами даёт больше возможностей. LucidChart отвечает за создание схем и диаграмм, которые можно потом перенести на интерактивную доску. Lucidchart Cloud Insights — сервис для автоматического выстраивания архитектуры, схем и диаграмм с помощью уже имеющихся данных из AWS, GCP и Microsoft Azure. Кроме функционала, который есть в Miro, в Lucidspark есть интеграция с Jira, Slack, сервисами из Google Workspace и другими, а также корпоративный уровень безопасности документов и рабочих пространств.

Draw.io — это более простой инструмент, в отличие от первых двух. Это сервис для создания диаграмм, блок-схем, интеллект-карт и т. п. Однако в нём можно использовать документ совместно с другими пользователями, что также превращает этот инструмент в интерактивную доску. Только не хватает чата. Огромным плюсом программы является десктопная версия, которая поддерживается на операционных системах Windows, MacOS и Linux.

MindMeister — инструмент, похожий на Draw.io. Он ориентирован на создание интеллект-карт и схем, однако возможность совместной работы над документом позволяет разрабатывать этапы любых действий, например продаж. Есть множество шаблонов на все случаи жизни.

Как вы видите, декомпозиция цели — это несложно, однако из-за таких небольших методик и строится настоящий бизнес. Научиться сложным формулам расчёта прибыли, выстраиванию корпоративной культуры, инновационным методам привлечения пользователя можно, но если вы не умеете на базовом уровне организовывать свою работу и работу команды, ни один сложный инструмент не даст вам больших результатов.

Источник

Декомпозиция целей и задач

Декомпозицией в называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек.

В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.

Зачем нужна декомпозиция?

Декомпозиция очень часто используется в планировании, и это не случайно. Она помогает:

Облегчить выполнение задач. Крупные задачи часто кажутся непомерно сложными, что вызывает у нас приступы прокрастинации. Декомпозиция позволяет разложить такие «страшные» задачи на простые и понятные кусочки. Например, написать большую книгу — довольно сложно, а ежедневно писать по 1000 слов — вполне осуществимая задача.

Оценить реалистичность цели. Во время декомпозиции становится понятно, насколько цель достижима и не нужно ли ее подкорректировать. Например, мы решили научиться виртуозно играть на классической гитаре за три месяца. Но если мы разделим эту цель на отдельные этапы, то увидим, что на ее достижение уйдет как минимум три года.

Составить план достижения цели. Все подзадачи, на которые мы дробим цель — это конкретные шаги по ее достижению. В результате вместо абстрактной мечты у нас появляется подробный план по воплощению этой мечты в реальность.

Оценить ресурсы. В процессе декомпозиции мы узнаем, какие нам понадобятся материалы и инструменты, сколько времени и денег уйдет на каждый этап и каких людей потребуется привлечь для работы.

На самом деле, декомпозиция — это неотъемлемая часть нашего мышления. Приступая к любому делу, мы автоматически пытаемся если и не разбить его на этапы, то хотя бы выделить из него первоочередное действие. А столкнувшись с незнакомым объектом или явлением, мы всегда стараемся мысленно разделить его на составные части.

Другое дело, что в декомпозиция применяется осознанно, а значит и более эффективно.

Основные принципы

Прежде чем углубляться в теорию, давайте немного поговорим об инструменте, которым мы будем пользоваться.

Для разделения целей и задач на подзадачи, мы с вами будем рисовать вот такую диаграмму:

Такая иерархическая структура называется деревом целей. С его помощью можно окинуть свой план одним взглядом, понять, чем его дополнить, и сразу найти его слабые места. Почти все приведенные в этой статье примеры декомпозиции будут представлять собой такие деревья.

В принципе для построения деревьев можно использовать любую программу для создания схем — Microsoft Visio или, например, бесплатный сервис draw.io. Древовидные структуры умеют создавать и некоторые современные органайзеры, например, LeaderTask.

Но удобнее всего рисовать такие деревья в виде ментальных карт. Для этого вам потребуются специальные программы для их создания: , MindNode, MindManager, бесплатная Freemind

Итак, приступим. В общем виде декомпозиция выглядит так:

• Выбираем задачу или цель.
• Спрашиваем себя: какие шаги потребуется предпринять для ее осуществления? Записываем результат. У нас получаются цели (или задачи) порядка.
• Задаем к ним все тот же вопрос и снова записываем результат. Получаем цели порядка.
• Повторяем эту процедуру необходимое количество раз.

Уровень детализации зависит от ваших потребностей. Если вам, например, нужен план ежедневных действий, то остановиться можно на тех задачах, которые занимают от 15 минут до 2 часов.

В процессе декомпозиции важно соблюдать следующие правила:

1. Следить, чтобы записанных подзадач было достаточно для выполнения задачи верхнего уровня. Посмотрите на список подзадач и подумайте: если все это сделать, будет ли задача выполнена? Если нет, то подзадач явно не хватает.

2. Стараться не делить задачи более чем на 7 подзадач. По правилу Джорджа Миллера мы способны за один раз удержать в памяти 7±2 объекта, и если подзадач окажется больше, нам будет труднее воспринимать свои планы. В таких случаях можно разделить задачи на группы по признаку:

Впрочем, последнее правило не является аксиомой: делайте так, как вам удобнее.

Способы декомпозиции

Универсального способа декомпозиции не существует: разные цели и задачи требуют разного подхода. Рассмотрим четыре самых популярных метода, которые могут использоваться как в чистом виде, так и в комбинации друг с другом.

1. Деление на этапы

Этот способ подойдет, если выполнение задачи или достижение цели можно представить как серию последовательных шагов. Например:

Но это очень простой случай: здесь вся работа состоит из одинаковых шагов. Давайте возьмем более сложную цель — «построить дом».

Для начала разделим процесс строительства на главные этапы. Например, на такие:

Теперь каждый из них нужно разделить на этапы поменьше. Для примера сделаем декомпозицию «Фундамента»:

Эти задачи можно детализировать более подробно. Например, для котлована: уложить подушку, смочить, утрамбовать

Декомпозицию обычно продолжают до тех пор, пока не получатся задачи, которые можно органично вписать в ежедневный план. При необходимости запишите все инструменты, материалы и услуги в отдельный список, чтобы посчитать бухгалтерию проекта.

Полученные в результате декомпозиции этапы обычно равномерно распределяют по времени — дням, неделям и месяцам. Например:

Для планирования некоторых целей и задач удобнее использовать диаграмму Гантта.

Советы:

Не детализируйте этапы без необходимости (см. Метод набегающей волны). Часто нет нужды слишком уж забегать вперед: достаточно запланировать лишь первые шаги. , до следующих этапов руки могут дойти очень нескоро. Например, пока вы не написали книгу, нет особого смысла думать о ее верстке или о выборе издательства. , в процессе работы вы можете получить новую информацию, которая заставит вас полностью пересмотреть свой подход к решению задачи.

Пометьте задачи, которые можно выполнить в любой момент. Это поможет вам рационально использовать свободное время или периоды вынужденного простоя. Например, многие материалы и инструменты для разных этапов строительства можно приобрести заранее.

Подумайте, можно ли запустить процессы параллельно основной работе. Например, внешнюю обделку дома можно совместить с работой электрика.

По возможности используйте для формулировок. Не всегда это нужно, но часто полезно сделать все промежуточные цели и задачи максимально конкретными и измеримыми.

Если привязываете этапы к определенному времени, не планируйте «впритык». Всегда может пойти не так, и тщательно расписанный план быстро развалится. Для таких непредвиденных случаев закладываете в свой график небольшой резерв времени. Если же все будет хорошо, вы сможете потратить сэкономленное время на выполнение следующих этапов.

2. Декомпозиция измеримых показателей

По сути, это просто разновидность предыдущего способа. Разница лишь в том, что этапами становятся не просто задачи, а некие числа. Такой подход уместен тогда, когда целью являются конкретные и измеримые показатели: уровень дохода, количество клиентов

Давайте рассмотрим один нарочито простой пример.

Предположим, что каждое утро мы выполняем такое упражнение, как отжимания от пола. В настоящий момент мы делаем 4 подхода по 3 отжимания. Наша же цель — выполнять 4 подхода по 20 отжиманий, и на достижение этого показателя у нас есть 2 месяца.

Что ж, цель вполне осуществимая. Допустим, мы хотим ее достичь за 20 тренировок. Откроем Excel и запишем число занятий, начальный и конечный результат:

А теперь просто воспользуемся функцией автозаполнения:

У нас получился простой план тренировок на два месяца. По такому же принципу легко запланировать подтягивания, бег или различные упражнения с весом. Причем декомпозировать можно любые показатели: дистанцию, рабочий вес или скорость.

Увы, с некоторыми целями так просто не получится. Скажем, доходы, количество подписчиков паблика или число посетителей магазина не будут увеличиваться сами по себе. Здесь для каждого значения нужно составить список мер для достижения нужных показателей. Например:

Советы:

Подумайте, с какой прогрессией вы имеете дело — с арифметической или геометрической. Например, график работы над книгой (то есть число написанных слов по дням) может быть только арифметической прогрессией. А вот, скажем, число подписчиков канала YouTube в некоторых случаях может возрастать и в геометрической прогрессии.

Учитывайте и непредвиденные трудности. Иногда удобно иметь сразу два графика: план максимум и план минимум.

3. Дерево зависимостей

Не все цели и задачи можно разложить на последовательные шаги. Иногда для достижения цели требуется комплекс мер, зачастую никак не связанных между собой. Такое обычно бывает, когда нам нужно улучшить: увеличить доходы, усовершенствовать продукт, навести порядок в доме или заняться своим здоровьем.

Предположим, что наша цель — увеличить прибыль розничного магазина. Для начала нам необходимо понять, из чего она складывается и от чего зависит. Представьте, что вам нужно вывести формулу, в которой умножаются или складываются показатели и получается результат. Например, так:

Каждый из этих показателей можно опять же разложить на составляющие. Например:

Если детализировать дальше нет смысла, составьте список мер для улучшения каждого параметра. У вас должны получиться или конкретные задачи для органайзера, или пункты для .

Часто подобные меры является лишь гипотезами, поскольку мы достоверно не знаем, какой эффект они окажут. Однако в совокупности они неизбежно повлияют на результат.

Советы:

Ранжируйте задачи. Обычно некоторые из них более эффективны для достижения цели, тогда как другие оказывают лишь незначительное влияние. Старайтесь выполнять задачи в порядке их предполагаемой эффективности.

Тестируйте гипотезы, прежде чем вкладывать в них большие ресурсы. Например, прежде чем рассылать коммерческое предложение по всей базе, проверьте его эффективность на небольшом количестве адресатов.

4. Одношаговая декомпозиция

У перечисленных выше способов есть две проблемы. , планы, составленные после тщательной декомпозиции цели, легко могут рухнуть от случайности. , иногда мы имеем очень смутное представление о том, как достичь цели, а потому вряд ли сможем детально все спланировать.

Чтобы двигаться к цели в условиях нестабильности или неопределенности используйте одношаговую декомпозицию. Алгоритм работает так:

1. Думаем над своей целью и вычленяем первоочередную задачу. Обычно это небольшие шаги, продолжительностью не более получаса.
2. Записываем задачу в органайзер.
3. Выполняем задачу.
4. Возвращаемся к пункту 1.

Такая незамысловатая техника будет работать, даже тогда, когда обстоятельства постоянно меняются. И даже если мы вдруг получим новую информацию, которая заставит нас кардинально пересмотреть свои методы, мы сможем безболезненно под нее перестроиться.

Да, при таком подходе нам каждый раз придется серьезно думать над первоочередным шагом, но в этом как раз и заключается преимущество этого метода.

Советы:

Убедитесь, что вы не забудете сделать следующий шаг по проекту. Сделайте проверку выполненных шагов регулярной задачей или добавьте соответствующий пункт в ежедневного обзора.

При таком подходе лучше фиксировать время, в рамках которого вы будете заниматься проектом. Например:

• Работа над сайтом — 3 часа в день
• Генеральная уборка — 1 час в день
• Навести порядок в скачанных файлах — 15 минут в день

Оформить это время можно в виде регулярной задачи.

Заключение

Мы рассмотрели лишь те способы декомпозиции целей и задач, которые чаще всего используются в личном . На самом деле их значительно больше: в каждой сфере деятельности есть свои методы разделения целей на подзадачи.

Например, декомпозицию в компании можно провести по исполнителям, рыночным сегментам или по видам продукции. Особые способы декомпозиции применяются и в разработке программного обеспечения, например, по платформам или пользовательским сценариям. Если в вашей работе необходимо использовать именно такие методы, обратитесь к специальной литературе.

Вопросы

В каких случаях декомпозиция не нужна?

, нет смысла делить на части заурядные задачи, которые мы легко выполним и без декомпозиции. , нет смысла серьезно расписывать в условиях неопределенности или дефицита информации. В таких случаях достаточно запланировать только первый шаг.

Всегда ли декомпозиция полезна?

Нет, не всегда. В некоторых случаях она становится лишь очередным поводом для прокрастинации.

Например, человек решил заняться бегом. Но вместо того, чтобы просто начать бегать, он неделями выбирает себе спортивный костюм, кроссовки, составляет маршруты и подбирает подходящие треки для плеера.

В подобных ситуациях лучше отложить детальное планирование, определить первый шаг и начать действовать. Уже потом, если понадобится, можно внести в свои занятия улучшения.

Что делать, если я тщательно разделил цель на подзадачи, а план полностью сорвался? Например, из-за того, что я не предусмотрел какие-то важные нюансы?

Просто провести декомпозицию заново. В этом нет ничего страшного: корректировка планов — это нормальный рабочий процесс. Более того, полезно регулярно выполнять декомпозицию целей с чистого листа, с учетом полученного опыта и новых обстоятельств.

Что делать, если я распределил этапы по дням, но не уложился в сроки?

Если это единичный случай, просто сдвиньте сроки. Если такое повторяется постоянно, значит вы неверно оценили свои возможности или текущие обстоятельства. В этом случае пересмотрите свой план и выделите больше времени на прохождение этапов.

А что делать, если планы постоянно срываются?

В таких случаях лучше использовать одношаговую декомпозицию, то есть планировать лишь первоочередное действие.

Как разделить на подзадачи большую монотонную работу? Например, написание длинного текста, покраску забора, заполнение базы данных?

Такую работу удобнее делить не на подзадачи, а на различные временные отрезки. Воспользуйтесь, например, техникой Pomodoro.

Источник