Способ дали решить проблему

Problem Solving: как эффективно решать проблемы в команде?

Любое действие по решению проблемы со стороны менеджера — это, прежде всего, определение проблемы и ее причин, установка приоритетов и выбор альтернатив для лучшего решения, а также непосредственно реализация этого решения.

Способность своевременно решать внутренние и внешние проблемы продукта и команды и принимать ответственные решения — это то, чему должен учиться любой начинающий менеджер продукта уже на старте своей карьеры. В этом материале «разложим по полочкам» процесс problem solving, а также разберем несколько эффективных методик и упражнения для командной работы.

Грамотное решение проблем мотивирует членов команды достигать гораздо больших результатов, чем они могут себе представить.

Развивая навыки решения проблем, даже неопытный менеджер продукта на старте карьеры сможет улучшить командное сотрудничество и способность бороться со сложными ситуациями. Совместная работа побудит членов команды использовать разные стили мышления и принимать решения всем вместе.

В любом случае, совместная работа команды, направленная на решение бизнес-задач, — это не активность «ради галочки», и вам следует серьезно относиться к этому. Не важно, используете ли вы для этого простое упражнение, забавную игру или научный метод. Главное, чтобы любая problem solving activity принесла пользу и устранила очевидные и скрытые барьеры.

Любой способ решения проблемы призван настроить мышление команды в правильное русло. Но для каждой команды необходимы свои методы. Изучая новые техники и подходы, мы расширяем обзор на проблему и увеличиваем личную и командную эффективность.

Независимо от размера и характера проблемы, системный подход к ее решению поможет вам стать более эффективным менеджером продукта.

В системном подходе к решению проблем можно выделить 5 основных этапов:

• Определение проблемы
• Выявление причин ее возникновения
• Генерация идей
• Выбор лучшего решения
• Действие

Определить проблему

Правильное определение проблемы – верный шаг на пути ее решения. Это очень важный этап, от которого будет зависеть то, как вы попытаетесь ее решить.

К примеру, вы получили критический комментарий от одного из ваших пользователей/клиентов. Варианты решения вопроса будут разными в зависимости от того, как вы определяете эту проблему.

Если вы решите, что дело в невысокой производительности конкретного члена команды, вы будете разрабатывать различные решения, направленные на оптимизацию его/ее работы.

Выяснить причины

Как только проблема определена, стоит копать глубже и выяснить, что послужило ее причиной. Для определения причинно-следственных связей часто используют диаграмму Исикавы или диаграмму «рыбьей кости» (fishbone diagram).

Если вы рассматриваете проблему как промежуток между тем, где вы сейчас находитесь и где вы хотите оказаться, то причины и проблемы — это препятствия, которые мешают немедленно преодолеть это расстояние.

Такой анализ достаточно эффективен, ведь он помогает убедиться в том, что ваши решения направлены на устранение фактических причин, а не на симптомы проблемы. Если найденное решение устранит лишь симптомы вместо фактической причины, то проблема, скорее всего, повторится.

Генерировать идеи

Как только сложная работа по определению проблемы и выяснению ее причин завершена, пришло время проявить творчество и начать «фонтанировать» идеями. Для этого отлично подойдут командные собрания и мозговые штурмы (brainstorming).

Выбрать лучшее решение

После того, как ваш список идей, которые могут решить проблему, станет достаточно длинным, необходимо выбрать единый метод решения.

На этом этапе не обойтись без столь важного для любого менеджера продукта умения работать с приоритетами. Простая матрица, применяемая в методе Lean Prioritization поможет быстро и четко расставить все по местам. Лучшим исходом для вашей проблемы будет решение самого высокого уровня на матрице. Такую матрицу можно изобразить самостоятельно на листе бумаги:

Или воспользоваться помощью доступных сервисов для управления продуктами, которые предлагают функции и инструменты для приоритизации. Таких, например, как Hygger, MindTools или ProdPad.

Действовать

Когда найдено идеальное решение проблемы, пришло время принимать меры. Если решение включает в себя несколько действий или требует дополнительных от других членов команды, рекомендуется создать план действий и рассматривать его как мини-проект.

Использование этого простого пятиступенчатого подхода, безусловно, повысит эффективность ваших навыков решения проблем.

Такой подход (с разной степенью изменений) был взят за основу многих техник, помогающих решать командные проблемы. Остановимся на некоторых из них.

Методики анализа причин и выявления решения проблем

Root Сause Analysis

Root Cause Analysis или RCA представляет собой действия, направленные на поиск ключевой причины возникновения проблемы, на ее анализ и создание плана по ее решению.

Часто в реальности сложно отличить симптомы от причины. Модель RCA нацелена на выявление происхождения проблемы и состоит из определенного набора шагов:

• Определение случившегося
• Определение причин случившегося
• Выявление шагов для того, чтобы это не повторилось

Проблема, чаще всего, будет включать следующие факторы:

• Физический фактор — проблема материальна и осязаема.
• Человеческий фактор, связанный с ошибкой определенного человека.
• Организационный фактор — когда какой-то процесс или система, используемые для принятия решений и выполнения задач, неисправны.

Для анализа всех граней негативного воздействия по RCA следует обратить внимание на все три фактора.

Принцип RCA во многом схож с другими методами и состоит из 5 последовательных шагов:

1. Определить проблему
2. Собрать необходимую информацию
3. Определить возможные причинные факторы
4. Выявить Root Causes
5. Предложить и внедрить решение

Важно уметь просчитывать, какой эффект может получить принятое решение.

CATWOE

Метод CATWOE, как вы понимаете, не имеет никакого отношения к котам (от англ. cat). Аббревиатура и сам метод полезен при сборе информации о проблеме.

Главный принцип техники заключается в декомпозиции проблемы на разные зоны влияния. Каждая начальная буква в аббревиатуре определяет зоны влияния: людей, среды и процессы.

• Customers — кто они и какие, как проблема влияет на них?
• Actors — кто вовлечен в проблему? Кого следует привлечь для решения проблемы?
• Transformation process — какие процессы затронуты данной проблемой?
• World view — какая общая картина происходящего? Предвидятся ли глобальные последствия?
• Owner — кто владеет процессом/ситуацией и какую роль сыграет в решении?
• Environmental constraints — есть ли ограничения, которые могут повлиять на конечный результат?

Все эти шесть элементов открывает новые перспективы и помогают углубиться в изучение проблемы. Метод CATWOE предоставляет более комплексные данные по проблеме и помогает определить серьезность проблемы перед активным вовлечением в решение других членов команды.

Техника 5 Why

Эта модель является одной из самых простых и часто используемых методик по определению причин проблемы. Применить ее быстро и просто, ее используют для простых и умеренно сложных проблем.

5 Why использует 6-шаговый поток:

• Сбор команды. Обсуждение должно собрать тех, кто имеет непосредственное отношение к проблеме.
• Определение проблемы, если она не определена. С определением должны быть согласны все члены команды.
• Главное «Почему?». Задайте вопрос, почему проблема возникла. При ответе используйте только факты без домыслов.
• Остальные «Почему?». На полученный ответ снова задайте вопрос «Почему?». Продолжайте так, пока главная проблема не будет найдена. Таких вопросов может быть не пять, а больше или меньше.
• План действий. Когда команда выявила первопричину, самое время обсудить список мер и действий, чтобы избежать повторения проблемы в будущем.
• Анализ. Для неповторения проблемы в будущем также очень важен анализ. Обсудите насколько эффективными были предпринятые меры, помогли ли они избавиться от проблемы или снизить ее влияние. Если поставленная цель не была достигнута, необходимо повторить процесс.

Здесь важно быстро переходить от ответа к следующему вопросу, что позволит определить общую картину прежде, чем сознание составит суждение о проблеме.

Если известные методы и техники требуют изучения, то простейшие упражнения и игры для командного решения проблем можно применить без особой подготовки и не занимая много времени.

Деловые игры для решения проблем

Деловые командные игры – это более неформальный вариант решения проблем. Чаще всего, такие активности направлены на развитие командной коммуникации, взаимовыручки, делегирования, адаптации и других полезных команде качеств и умений.

Такие активности подойдут не для каждой команды, поскольку требуют достаточного уровня восприимчивости от членов команды, гибкого мышления и творческого подхода.

Менеджеру, организовывающему подобные активности, важно понимать, что в их случае не может быть победителей или проигравших. Вот 5 примеров подобных активностей:

Egg Drop (Яйцепад)

Активность развивает навыки командной работы и коллективное принятие решения.
Для проведения игры понадобится: десяток яиц (больше или меньше в зависимости от величины команды) и любые подручные материалы (бумага, газеты, скотч, коробки, карандаши, соломинки для коктейлей, пищевая пленка, ленты, воздушные шары, пластиковая посуда и т. д.), а также место для проведения активности, где можно временно мусорить.

Участников можно разбить на несколько команд. Каждая получает по яйцу и выбирает «строительные материалы». У всех будет 15-20 минут для того, что построить защитный «ларец» для яйца, которые не позволит ему разбиться. После чего участники сбрасывают свои «ларцы» с заранее определенной высоты (стол, этаж здания, лестница). Контейнер с яйцом не разобьется у сильной и сплоченной команды. Если уцелеют несколько яиц – можно увеличить высоту для эксперимента, пока не определится лучшая команда.

Тонущий корабль

Активность развивает умение адаптироваться в команде. Для проведения игры вам понадобится веревка или скотч.

Отметьте ограниченный участок на полу с помощью веревки или скотча. Команда должна поместиться в обозначенную территорию. Теперь постепенно сокращайте ограниченное пространство в течение некоторого времени. Участники должны найти способ удержать друг друга внутри и не упасть за борт «корабля». Обычно активность длится до 10 минут.

Квест

Развивает навыки командной работы. Все что необходимо – это ключ, запертая комната и 5-10 подсказок-заданий.

Оказавшись в запертой комнате, команде необходимо найти ключ с помощью подсказок. Выбраться из запертой комнаты необходимо за отведенное время. Обычно для такой активности достаточно 30-45 минут. Для успешного прохождения игры команде нужно уметь действовать сообща и принимать общее решение.

Минное поле

Игра развивает коммуникативные навыки. Для ее проведения необходимы пустая комната или коридор, повязки на глаза и набор обычных офисных принадлежностей.

Разбросайте принадлежности на полу в случайном порядке, чтобы они представляли собой препятствие для прохода из одного конца комнаты в другой.

Поделите участников по парам, одному из партнеров завяжите глаза. Второй партнер должен направить и провести напарника из одного конца в другой, чтобы не задеть ни один предмет на «минном поле». Направлять можно только с помощью слов. Если запустить на поле несколько пар одновременно, задача усложнится.

«Слепая» фигура

Активность также полезна для развития коммуникационных навыков. Для проведения понадобится веревка и повязки на глаза.

Участники активности должны надеть повязки на глаза и стать в круг. Веревка связываются вместе и укладывается перед участниками также в форме круга. Ведущий игры называет геометрическую фигуру, которую участники должны изобразить с помощью веревки. Играющие могут переговариваться, но снимать повязки нельзя. Победит команда, которая быстрее построит необходимую фигуру.

Заключение

Еще ни один продукт не избежал мелких или крупных проблем в своей жизненно цикле. Возникновение проблем – это нормально. Главное вовремя обратить на них внимание и принять правильные меры. Для этого и существуют разнообразные методы решения или командные упражнения. Практика показывает, что они неоднократно выручали команды и помогали найти успешное решение.

А какими методами, упражнениями, командными играми и другими практиками пользуетесь вы для преодоления преград в жизни вашей команды, продукта, компании?

Источник

Техника PSDM: как решать сложные проблемы и принимать правильные решения

Об эксперте: Павел Меринов — международный коуч-консультант по оценке и развитию лидерства, фасилитатор по разработке стратегий и инноваций. Доцент НИУ ВШЭ, преподаватель Школы Критического Мышления. Представитель Hogan Assessment Systems (Hogan/ASI) и Development Dimensions International (DDI).

Что такое принятие решений и решение проблем

Каждый день мы принимаем сотни решений, которые влияют на нашу жизнь: по разным оценкам только относительно еды их количество доходит до 225 в день. Решения часто оказываются неудачными, нам приходится работать с их последствиями и принимать новые решения. По данным Росстата за 2019 год, в России на 1 000 браков пришлось 653 развода, а за последние 15 лет индустрия сведения татуировок выросла на 440%.

Неэффективные, неуместные, необоснованные решения в бизнесе и управлении встречаются не реже, чем в бытовых ситуациях. Пять лет назад Мировой Экономический Форум в Давосе сделал прогноз, какие компетенции будут определять профессионала будущего в 2020 году. Сейчас это будущее уже наступило. Компетенции, связанные с принятием решений, остаются в ТОП-10 самых важных навыков, а решение сложных проблем занимает лидирующую позицию.

Решение проблем и принятие решений часто смешивают или используют как синонимы. Корректно их разделять, при этом рассматривать в одном «семействе» компетенций РППР (PSDM) — Решение Проблем и Принятие Решений (Problem Solving & Decision Making).

К PSDM обычно относят:

• Системное мышление.
• Стратегическое мышление.
• Критический анализ информации.
• Осознанность в принятии решений.
• Взаимодействие со стейкхолдерами.
• Креативный подход к решению проблем.
• Лидерство в условиях неопределенности.
• Стимулирование организационных изменений.

Большинство компаний, которые я консультирую, добавляют хотя бы два-три навыка из этого списка в модели корпоративных компетенций или эталонные профили должности. При этом чем выше управленческая позиция, тем серьезнее требования бизнеса и меняющегося ландшафта к уровню этих компетенций. Здесь есть две новости: хорошая и не очень.

Хорошая новость в том, что научные сообщества давно изучают PSDM с разных сторон. Например, Ариэль Рубинштейн развил концепцию Герберта Саймона о нашей ограниченной рациональности и рассмотрел наши решения в русле институциональной экономики и теории игр. Психологи-когнитивисты Дэниел Канеман, лауреат Нобелевской премии по экономике в 2002 году и Амос Тверски описали, как мы ищем «короткие» пути в решении сложных задач, но попадаем в ловушки и предубеждения. А социолог Барри Шварц в книге «Парадокс выбора» объяснил, почему большой выбор затрудняет принятие решений и приводит к ощущению неудовлетворенности.

Новость, которая не очень. Ни исследовательское, ни бизнес-сообщество до сих пор не решили, что именно считать решением: взгляды на природу решений разные, а единого определения — нет.

Как мы принимаем решения

Американский психолог и профессор Джой Пол Гилфорд создал концепцию многомерного интеллекта — модель мышления, основанную на базе конкретных математических измерений, которые он проводил. Гилфорд предложил решать проблемы, чередуя «дивергентное» (расходящееся) и «конвергентное» (сходящееся) мышление. То есть, сосредотачиваться на целях, которые помогают решать проблему на данном этапе: создавать варианты выбора или этот выбор делать.

Именно эта концепция, визуально показанная в виде «двойного алмаза», плотно укоренилась в подходах к управлению инновационными процессами и дизайн-мышлении.

Теперь мы можем дать определения:

Решение проблем — это последовательный творческо-аналитический процесс. Мы анализируем ситуацию, ищем причины проблемы, формулируем ее и придумываем варианты решения.

Принятие решений — выбор, который мы делаем в процессе, что-то предпочитая и от чего-то отказываясь на каждом из ключевых этапов. Мы выбираем факторы, которые будем считать значимыми, а какие — нет, расставляем приоритеты, строим планы.

Получается, что принятие решений — это часть решения сложных проблем. Чем лучше мы определяем и решаем проблемы, выбираем и принимаем решения, тем успешнее сможем справляться с изменениями. Например, разрабатывать новые продукты, проводить стратегические сессии и управлять инновациями.

Что такое сложные проблемы

Посмотрите на две задачи. Подумайте, как бы вы их решили и чем они отличаются.

Задача 1. Мать поручила сыну принести домой ровно 7 л воды с реки. Она дала ему два кувшина емкостью 3 и 5 л. Как мальчик может отмерить точно 7 л воды, используя только два этих кувшина?

Задача 2. Вообразите, что регулярные частные полеты на орбиту Земли стали возможны и сопоставимы по стоимости с среднестатистическим путешествием в другую страну. Подумайте, что делать представителям туристической индустрии на Земле? Запишите мысли, которые придут в голову.

Первая задача — это «задачка». У нее есть конкретный правильный ответ, к которому можно прийти через ряд вычислений. Это фрагмент классического Стэнфордского теста Термана на измерение интеллекта «The Measurement of Intelligence» 1916 года. Правильное и быстрое решение подобных задач показывает высокие значения в тестах когнитивных способностей и уже более 100 лет вызывает горячие дискуссии в профессиональном исследовательском сообществе. Однако, даже несмотря на высокие когнитивные способности, люди склонны попадать в ментальные ловушки, принимать решения на основе ошибочных предположений и опираться на стереотипные представления.

Вторая задача — это сложная «проблема». У нее нет единственно правильного решения. Есть большое количество факторов, которые нужно учесть, и условий, которые будут формировать разные сценарии; при этом существенную роль будет играть эмоциональный фон решающего.

В управленческой практике у менеджеров есть все необходимые данные для принятия решений и решения проблем. По данным Гарвардского исследования, 68% руководителей уверены в точности большей части данных, лежащих в основе их бизнес-решений. То есть, когнитивные способности обеспечивают возможность решать проблемы, но качество решений не от них.

Как комплексный подход помогает решать проблемы

Мы живем в VUCA-мире — мире ускоряющихся изменений, в котором компании и целые отрасли трансформируются быстрее, чем раньше. Например, CEO General Motors Мэри Барра считает, что автомобильная индустрия изменится сильнее в последующие пять-десять лет, чем за предыдущие 50 лет. Такой мир становится стрессовым фоном для всех людей и выводит на первый план личностные особенности, которые либо помогают, либо мешают решать сложные проблемы.

По личностной характеристике человека можно предсказать, как он будет решать проблемы и принимать решения. Например, экстраверсия отрицательно связана с качеством решений, но положительно влияет на их внедрение в практику. Высокая импульсивность связана с ошибочными решениями, склонностью к рискованному и необдуманному поведению, хотя часто прикрывается ширмой «надо уметь думать на ходу».

Специалист управляет самим собой и задачами, которыми занимается. Чем выше он поднимается по организационной иерархии, тем более комплексные задачи встречает и тем важнее развитые навыки решения сложных проблем. Лидерские и стратегические компетенции становятся важнее предметных. Теперь он управляет «портфелями» проектов, решает трансформационные задачи и повышает стоимость бизнеса в целом. Для этого нужны долгосрочное видение, умение вести переговоры и решать сложные проблемы.

Именно поэтому при исследовании РППР нам требуется комплексный подход, который не ограничен лишь когнитивным аспектом — что человек способен делать, а включает в себя оценку личностных характеристик — к чему человек склонен и поведенческий аспект — что человек умеет делать на практике.

Как научиться решать проблемы

Чтобы решать проблемы с большей удовлетворенностью от результата, нужно выйти за пределы когнитивного аспекта. Доктор Роберт Хоган предлагает учитывать наши реакции на плохие решения, собирать обратную связь, быть открытым для дальнейшего развития и восприимчивым к коучингу (coachability).

Объединяя исследования способностей, личности, творческого решения проблем и организационной эффективности, мы можем «собрать» единый процесс решения сложных проблем.

Решение сложных проблем — это работа с неопределенностью без единственно правильного ответа. Чтобы развить навык, необходимо практиковаться, разделять этапы решения проблем и задавать правильные вопросы.

Четкое разделение этапов решения проблемы поможет сфокусироваться на главном, сэкономить энергию и ресурсы и управлять решением проблемы как проектом.

При этом на каждом этапе нужно задавать правильные вопросы. Своевременные вопросы повысят точность собственных суждений, помогут развить свое и мышление сотрудников. Вот вопросы для каждого этапа:

Сложная ситуация

1. Что именно я знаю о ситуации наверняка?
2. Какие я могу сделать предположения?
3. Какими данными я могу пренебречь?

Решение правильной проблемы

1. Это точно проблема? Где мы проведем границу между особенностями ситуации (человека, продукта или организации) и тем, что мы будем считать проблемой?
2. Какому приоритету она противоречит?
3. На кого, на что, и как влияет эта проблема?

Правильное решение проблемы

1. Достаточно ли альтернатив мы рассмотрели?
2. Что будет минимально необходимым решением, что неприемлемым, а что — сверх-задачей?
3. Что для нас будет образом хорошего результата?

Реакция на неправильное решение

1. Не воспринимаю ли я обратную связь на свое решение «в штыки»? Как я отреагировал на нее?
2. Каким был мой вклад в неправильное решение?
3. Какую часть обратной связи я считаю полезной для будущих действий?

Если мы хотим максимально реализовать свои способности, использовать склонности и совершенствовать навыки, в общую рамку РППР необходимо включить способность и анализировать, и синтезировать, и генерировать, и выбирать, и работать с обратной связью. Ошибки в решениях невозможно устранить полностью, но с каждой следующей проблемой можно совершенствовать свое мастерство и добиваться лучших результатов.

Дюжина рекомендаций по развитию навыков решения проблем и принятия решений

1. Определите проблему, требующую решения. Подумайте:

• какую информацию вам нужно собрать;
• из каких источников ее получить: отраслевые отчеты, эксперты, клиенты;
• что вы будете считать лишней и неподходящей информацией;
• что будет проблемой, а что – нет;
• по каким критериям выбираете возможные решения;
• что будет хорошим результатом.

2. Начинайте с конца. Прежде чем собирать информацию, подумайте, что вы будете делать после решения проблемы. Это поможет сфокусировать усилия и сократить затраты на предварительный анализ и генерацию идей. Если ответ «ничего», возможно, эту проблему не нужно решать в принципе.

3. Ищите «причины причин» имеющихся событий. Обычно настоящая проблема находится глубже на два—три слоя, чем проблемы на поверхности.

4. Насыщайте свое «фоновое знание» контекста. Оставайтесь в курсе событий своей специализации, регулярно читайте отраслевые публикации, обзоры и дискуссии.

5. Обменивайтесь опытом с коллегами. Обсуждайте подходами к решению проблем с командой, коллегами в компании, отрасли или профессии.

6. Ищите интересные подходы в других областях. Коллекционируйте метафоры решения проблем и аналогии из других профессий.

7. Визуализируйте свои идеи. Неаккуратные закорючки, нарисованные от руки на листке бумаги, или элегантные графики в Excel: визуальное отображение ситуации, проблем и возможных путей решения добавит ясности и разовьет абстрактное мышление.

8. Изучайте разные источники. Знакомьтесь с разными моделями решения проблем, но главное — ставьте себе задачи на экспериментирование. Пробуйте как можно быстрее применить тот или иной подход, чтобы собрать собственный инструментарий.

9. Наблюдайте за профессиональными аналитиками. Попросите аналитиков описать ключевые этапы их работы. Фиксируйте для себя, как именно они подходят к сбору данных, обработке, анализу и интерпретации данных.

10. Участвуйте в мозговых штурмах. Присоединяйтесь к генерации идей и инициируйте их сами, но убедитесь, что в основе обсуждения лежит настоящая проблема.

11. Ищите возможности, чтобы применить навыки:

• сбора подходящей информации;
• упрощения сложной информации;
• формирования выводов на основе ограниченных данных;
• определения критериев оценки;
• генерации и отбор идей;
• оценки своих личностных характеристик и их влияния на решения.

12. Запросите обратную связь. Попросите людей, с которыми вы работаете, дать обратную связь:

• какую информацию вы обычно принимаете во внимание;
• как точно вы формулируете выводы о ситуации;
• понятно ли вы описываете суть проблемы;
• насколько оригинальные и при этом действенные решения вы обычно предлагаете;
• внимательны ли вы к анализу результатов.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Источник