Способ борьбы с потерями от простоя это

Простои являются одним из семи видов потерь, определяемых в рамках бережливого производства. Вред, приносимый простоями производства настолько велик, что невольно хочется назвать простои самой главной потерей! В самом деле, если основная задача производства — создание ценности для потребителя с целью получения прибыли, то во время простоев создание ценности попросту невозможно, а, следовательно, предприятие терпит убытки из-за недополученной прибыли. Кроме того, простои приводят к срыву сроков выполнения заказов, а значит и к ухудшению отношений с клиентами.

Материал данной статьи иллюстрирует деятельность рабочей группы, созданной с целью анализа причин простоев и разработки мероприятий по их устранению. Статья дополняет презентацию «Пример анализа причин простоев», а текст разбит на части, соответствующие страницам презентации.

Простои — что это: объективная реальность, неразрешимая проблема, или.

В повседневной производственной жизни к простоям зачастую относятся как к неизбежному злу: «Ломается оборудование? Оно и должно ломаться! Это же машины, у них свой ресурс. Меняй детали — не меняй, все равно механизмы устают и выходят из строя в самых непредсказуемых местах. За всем не уследишь! Что же, к каждой шестеренке приставить по механику?». Подобные мнения часто приходится слышать от ремонтников, рабочих, мастеров и даже начальников цехов. Такая точка зрения на проблему как неизбежное зло, позволяет устраниться от поиска ее действительных причин и заниматься лишь активным «тушением пожаров» — то есть хорошо видимой деятельностью по исправлению последствий. А между тем, время простоев не уменьшается и, будучи выраженным в денежном эквиваленте представляет собой внушительную сумму. Так что же, считать эти деньги потерянными? Или, все же попытаться разобраться в причинах и найти способы устранения? К сожалению, докопаться до истины, опираясь на мнения упомянутых выше специалистов, не представляется возможным, поэтому наилучший выход — создание целевой рабочей группы, которая могла бы выяснить первичные причины простоев, предложить мероприятия по их устранению и проконтролировать ход их реализации. В состав такой группы необходимо включить представителей как линейного, так и обслуживающего персонала, а также руководителей, от которых зависит реализация корректирующих мероприятий.

Собираем информацию о простоях

Для начала, следует представить масштабы бедствия и продемонстрировать их как руководству компании (для того, чтобы заручиться поддержкой), так и руководителям служб, от которых потребуются осознанные и целенаправленные действия при реализации мер по устранению причин простоев. На первом этапе наиболее важна статистическая информация о времени работы и времени простоя оборудования. Вообще мониторинг этих показателей должен проводиться непрерывно, поскольку они непосредственно влияют на оценку результативности процесса производства. Еще одно важное следствие наблюдения за данными параметрами — сравнительно легкий переход к оценке финансовой составляющей потерь от простоев. Для этого достаточно представлять хотя бы средний уровень прибыли, который приносит работа оборудования в единицу времени. Понимание выигрыша, который можно получить от устранения простоев позволит использовать материальное стимулирование рабочей группы и персонала, подкрепляя их нацеленность на достижение результата. И, наконец, время начала и окончания простоя достаточно просто фиксировать, используя для этого рабочие журналы (этот процесс не требует творческих усилий, важна лишь исполнительская дисциплина).

Меняем угол зрения

Когда масштабы проблемы становятся более или менее ясными и целесообразность ее решения не вызывает сомнения ни у кого, следует переходить к сбору информации, позволяющей выяснить глубинные причины возникновения простоев. Для этого не достаточно просто фиксировать описание простоя. Хотя такая информация и важна, она не позволяет уловить системность возникновения простоев. Первое, что приходит в голову — регистрировать разновидность простоя в соответствии со службой или отделом, ответственным за устранение проблемы, а также местом возникновения проблемы. Фактически, такой подход позволяет уяснить нагрузку на то или иное подразделение, которое ответственно за устранение причины простоя, и получить представление о величине дополнительных средств, затрачиваемых на борьбу с простоями. К сожалению, однозначная связь между подразделением и причиной простоя, существует далеко не всегда, хотя на первый взгляд, действительно, почему бы не обвинить электронщиков в перегоревшем реле или механиков в сломанном подшипнике? Соблазн велик, но, как показывает практика, механизм причинно-следственных отношений в реальном производстве гораздо сложнее.

Вводим новые размерности

Для того чтобы системно понять связи между фактами простоев производства и причинами, которые данные простои вызывают, потребуется ввести классификацию простоев по причинам их возникновения. При создании подобной классификации следует соблюдать особую осторожность и тщательно искать компромисс между степенью детализации классификатора и трудоемкостью его использования. Слишком подробная классификация способна дать более глубокое понимание причин, однако ее использование линейным персоналом может вызывать трудности. С другой стороны, слишком обобщенная классификация будет простой в использовании, но недостаточно информативной для проведения анализа. В качестве примера ниже приведена классификация, которая использовалась рабочей группой для сбора систематизированных сведений о причинах простоев.

1. Несовершенство оборудования

1.1. По причине дефектов поставки или монтажа

1.2. По причине несоответствующего проведения ППР

1.3. Сбой программного обеспечения

2. Несоответствие сырья, полуфабриката или расходных материалов

2.1. Несоответствующая подготовка сырья или полуфабриката (ПФ)

2.2. Недостаточный контроль характеристик сырья или ПФ

2.3. Несоответствие качества расходных материалов

3. Несовершенство обслуживания

3.1. Низкая квалификация персонала, безответственное отношение

3.2. Несовершенство организации ремонтных и эксплуатационных работ, недостаточный контроль

3.3. Несовершенство регламентных документов

4. Переходы на другой вид продукции

5. Плановое обслуживание

5.2. Слив металла

5.3. Замена центрифуги

6. Внешние факторы

6.1. Факторы окружающей среды

6.2. Несоответствия со стороны внешних поставщиков процессов инфраструктуры

7. Модернизация и разработки

7.1. Пуско-наладочные работы из-за ввода нового оборудования и комплектующих

7.2. Экспериментальные работы (новые виды продукции или сырья)

Как видно, классификация имеет иерархический вид с различной степенью детализации ветвей. Иерархический формат классификации облегчает выбор причины простоя работником, осуществляющим регистрацию. Вначале можно выбрать одну из основных ветвей, а затем осуществить более детальный выбор. Степень детализации той или иной ветви определяется необходимостью более точного отделения схожих причин друг от друга, когда, на первый взгляд близкие причины могут потребовать различных мер по их устранению. В этом случае детализацию следует расширить.

Особое внимание следует уделить организационным мерам, связанным с подготовкой персонала к использованию разработанного справочника. Здесь не достаточно просто рассказать, как пользоваться классификатором. Обучение быстро забудется, поэтому необходимо разработать простую инструкцию, проиллюстрированную примерами классификации простоев, которые встречаются наиболее часто, а также примерами разбора наиболее сложных ситуаций. Кроме того не надо забывать о регулярном контроле правильности использования классификатора со стороны участников рабочей группы и проведение разбора случаев некорректной классификации.

Анализ «горячих точек»

Основная задача на этапе анализа полученных статистических сведений заключается в определении значений параметров, в наибольшей степени определяющих возникновение простоев. В начале, анализ следует проводить отдельно по каждому измерению, локализуя «горячие точки», то есть те показатели, которые связаны с наибольшим временем простоев. Для этого удобно использовать анализ при помощи метода Парето, тем более что при этом не требуется сколь-нибудь существенных знаний в области математической статистики.

Анализ причин простоев

Для анализа причин простоев так же можно воспользоваться методом Парето, при помощи которого следует выделить основные причины (дающие наибольший вклад в общее время простоев), на которых следует сфокусировать внимание в первую очередь. Здесь может оказаться, что различные на первый взгляд причины имеют общие корни. Например, такие причины как «Несоответствующая организация ремонтных или эксплуатационных работ» и «Низкая квалификация персонала, безответственное отношение» могут указывать на необходимость повышения уровня организации производства в целом.

Комбинированный анализ простоев

Комбинированный анализ простоев одновременно по нескольким показателям может стать наиболее эффективным средством выявления общих причин. Например, можно попробовать выяснить какова доля доминирующих (по Парето) причин в различных подразделениях или на различных производственных участках. С другой стороны, можно попытаться выяснить соотносится ли структура причин простоев в различных подразделениях с общей картиной. Полученные результаты следует использовать как дополнительный материал для того, чтобы выделить те факторы, которые наиболее существенно определяют точки и условия возникновения проблем.

Корень зла

Когда наиболее значимые общие причины возникновения простоев определены, можно приступать к поиску набора первичных причинных факторов, влияющих на возникновение ситуаций в которых вероятность возникновения простоев наиболее велика. Для этого наиболее подходит метод «пять почему». Раскручивая цепочку «почему» по каждой из определенных причин следует попытаться найти общие и наиболее значимые «факторы риска». Совсем не обязательно, что такие найдутся, однако если их существование будет обнаружено, то их устранение приведет к позитивному эффекту сразу по ряду причинно-следственных цепочек.

Что делать?

На заключительном этапе анализа производится разработка мероприятий по устранению обнаруженных «факторов риска». В рассматриваемом случае хотелось бы выделить ряд мер, принятых по результатам деятельности рабочей группы.

За каждым работником производственной линии был закреплен «подшефный участок» (в который входило и его рабочее место). В таблице показан пример подобного закрепления.

Источник

Расчет стоимости простоя

С чего начать

Просто о простоях

Простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Необходимость рассчитывать стоимость простоя в бизнес-процессах возникает тогда, когда у руководящей функции появляется понимание, что управленческие решения лучше принимать на основе конкретных данных. Актуальность для различных функций и применимость расчета стоимости простоя визуализирована на рисунке 1.

Рисунок 1. Актуальность расчета стоимости простоя

Обычно стоимость простоев с целью учета затрат на оплату труда, амортизационных отчислений и т.п. рассчитывает бухгалтерия, но только в случае, когда такой простой оформлен документально. Расчеты, проводимые бухгалтерией, часто не учитывают потери прибыли и точно не учитывают потерю лояльности контрагентов.

Перед тем, как рассчитать затраты на простой, необходимо узнать источники событий, могущих вызвать простой. Начать следует с определения внутренних и внешних угроз, влияющих на время наступления и продолжительность простоя. Угрозы для бизнеса могут включать в себя как природные явления, так и техногенные события. События могут быть случайными и запланированными. Некоторые события могут быть в пределах области контроля, а другие нет. О части явлений, таких как ураганы, будет получено заблаговременное предупреждение; другие, такие как авария питания сервера, пожар, затопление могут наступить очень быстро и дать мало времени на реакцию.

Создание каталога событий

Для учета и классификации угроз для бизнеса необходимо создать каталог событий и условий, которые могут повлиять на бизнес-процессы, и убедиться, что существуют процессы для мониторинга событий внутри компании в режиме реального времени и сбор информации о внешних угрозах. Это может быть так же просто, как, например, подписка на электронные письма или уведомления от местных метеорологических станций. Пример каталога событий приведен на рисунке 2.

Рисунок 2. Каталог событий

По всем явлениям, занесенным в каталог, должна быть определена вероятность события, а также рассмотрен вопрос о потенциальной серьезности, для того, чтобы лучшим образом планировать реакцию на наступление события. Кроме того, логично спланировать, «что произойдет дальше» в ближайшие дни и недели после события.

Ниже приведен пример порядка определения вероятности возникновения и потенциальной серьезности события для заполнения каталога событий.

Шаг 1. Оценить вероятность наступления события.

Таблица 1. Оценка вероятности риска

Шаг 2. Оценить воздействие события на процесс.

Таблица 2. Матрица оценки воздействия риска

Шаг 3. Оценить величину риска.

Таблица 3. Оценка величины рисков

Для дальнейшей обработки принимается самый большой показатель оценки воздействия риска.

Подход к определению угроз.

Предлагаемый подход к определению угроз, которые могут повлечь за собой прерывание бизнес-процессов, представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Подход к определению угроз

Ярким примером простоя будет являться недоступность IT-системы в которой ведется хозяйственная деятельность предприятия. Подобная недоступность для проведения операций, запланированная или незапланированная, может повлечь череду затрат и последствий, которые могут быть прямыми и косвенными, материальными и нематериальными, краткосрочными и долгосрочными, проявляющимися сразу и отложенными. Эти затраты включают в себя:

Таблица 4. Виды затрат

Расчет вероятности наступления события не является конечной точкой, а лишь подготовительной фазой к оценке влияния простоев на бизнес и расчету стоимости простоя. В следующей части статьи будут рассмотрены факторы, влияющие на стоимость простоев, а также приведены рекомендации по последовательности расчета затрат.

Простои и анализ влияния на бизнес

Эта часть поможет ответить на вопросы:

что такое анализ влияния на бизнес
для чего проводится расчет стоимости простоя
что учесть при расчете стоимости простоя

Что такое анализ влияния на бизнес

Анализ влияния на бизнес (business impact analysis, BIA) является хорошими рамками для расчёта затрат от простоя. Основная задача BIA состоит в том, чтобы выделить критически важные бизнес-функции и определить чувствительность каждой функции к простою. Необходимо рассчитать максимальное время простоя, которое каждая конкретная бизнес функция может выдержать до того, как начнет влиять на сопряжённые процессы и на компанию в целом. Учет воздействия как долгосрочных, так и краткосрочных простоев поможет определить, какое целевое время восстановления должно быть выделено для каждой бизнес-функции. После определения уязвимых мест бизнес-процессов будет проще определить затраты, связанные с простоем, а также общее влияние простоя на бизнес.

Из-за невозможности полностью учесть последствия простоя трудно точно рассчитать окончательную его стоимость. Девять шагов, перечисленные на рисунке 4, помогут разработать очень близкую оценку.

Рисунок 4. Порядок проведения BIA

Для чего проводится расчет стоимости простоя

С помощью методологии BIA и подходов, разработанных на его основе, можно с большей точностью и учетом большего количества факторов, чем бухгалтерская оценка стоимости простоев, рассчитать реальное влияние простоя, имевшего место в прошлом, на бизнес или потенциального влияния будущих простоев.

Обладая данными об уязвимых местах бизнес-процессов, возможно определить ROI (return on investment – возврат стоимости инвестиций) различных решений или тактик, необходимых для сокращения расходов, понесенных во время отключений бизнес-функции.

В отличие от внезапно возникающих простоев, запланированное время простоя может быть назначено на наименее дорогостоящее время. Однако, если техническое обслуживание, по плану происходящее в ночное время или в выходные дни, требует оплаты сверхурочной работы и/или дополнительных премий, эти расходы должны быть учтены в расчетах.

Что учесть при расчете стоимости простоя.

В то время как невозможно точно определить потери от сбоя, расчет почасовых затрат важен для получения обоснованных оценок. Факторы, которые необходимо учесть при расчете затрат, приведены на рисунке 5.

Рисунок 5. Факторы, используемые при расчете затрат

Хорошей отправной точкой для оценки этих факторов является сбор статистических данных как о продолжительности прошлых простоев, так и связанных с ними затрат. К этим затратам, в том числе, относятся все материальные и нематериальные факторы, изложенные в первой части статьи.

Анализ потерь производительности труда

Обычно сотрудники продолжают получать полную оплату, даже если внешнее воздействие влияет на их производительность. Исторический анализ обеспечивает подробное понимание стоимости этого потерянного времени.

Первый шаг анализа потерь производительности труда заключается в изучении данных о том, сколько сотрудников и в течение какой продолжительности рабочего времени были затронуты последними простоями.

Далее, нужно уточнить стоимость часа потери производительности. Хорошей мерой оценки является общая средняя заработная плата, льготы и накладные расходы для пострадавшей от простоя группы. Так как затраты на рабочую силу и влияние простоев различаются для разных групп сотрудников, для достижения высокой степени точности, этот расчет должен быть проведен для каждого отдела или группы.

Анализ потери дохода

Следующим шагом нужно спрогнозировать потенциальную потерю доходов. Самый простой способ — это использовать зависимость размера валового годового дохода от количества рабочих часов в год. Неотъемлемым шагом расчёта является оценка влияния простоя на прибыль, а итогом – определение потери доходности за каждый час простоя.

Первые два элемента обеспечивают оценку дохода, полученного за час. Влияние простоя на прибыль является мерой, показывающей баланс между способностью компании восстанавливать потери от сбоя и LTV (lifetime value – совокупная прибыль компании, получаемая от одного клиента за все время сотрудничества с ним), которое уменьшается во время простоя.

Анализ потери лояльности

Число продаж в час не включает в себя стоимость лояльности клиентов. Для того, чтобы более точно оценить общие потери продаж, процент клиентов, которые переходят к конкурентам во время простоя, должен быть увеличен, чтобы отразить влияние на LTV.

Поскольку определение значения LTV требует большого объёма исторических данных и предполагает, что тенденции прошлого должны сохраняться в будущем, обоснованного предположения о увеличении оттока покупателей должно быть достаточно. Кроме того, возможна потеря репутации и лояльности среди поставщиков, деловых партнеров, банков и на финансовых рынках.

Анализ потерь по финансовым показателям

Элементы этой группы, перечисленные на рисунке 2, также требуют учета, но чаще всего изменение значений этих элементов в российских компаниях связывают с внешними факторами, не относя на собственный счет. Примером может служить разная процентная ставка по кредитам для компаний с одинаковым оборотом, работающих в одном секторе экономики.

Анализ прочих расходов

Простой может повлечь за собой расходы на наем временных работников, аренду дополнительного оборудования, затраты на сверхурочную работу основного персонала, дополнительные расходы по доставке или размещению продукции, например, при невозможности своевременного размещения на собственных складских площадях.

Учет времени наступления простоя

В большинстве компаний небольшая часть сотрудников работают в середине ночи, поэтому простой будет иметь лишь минимальное влияние на корпоративную производительность. Точно так же, даже те компании, которые работают круглосуточно, имеют активные и неактивные периоды. Кроме того, затраты на время простоя, как правило, варьируются в зависимости от того, происходит ли отключение системы в будний день, в выходные или праздники.

Суммирование всех вышеперечисленных затрат дает разумный прогноз ожидаемых потерь от часа простоя для конкретного процесса, группы процессов, подразделения или организации. Расходы будут варьироваться в зависимости от характера процесса, поэтому этот расчет должен выполняться для каждой процессной области. Для того, чтобы рассчитать ожидаемую годовую стоимость простоев, нужно умножить эту сумму на количество ожидаемых ежегодных часов простоя.

Последовательность расчета затрат.

Последовательность расчета затрат приведена на рисунке 6.

Рисунок 6. Последовательность расчета затрат на простой

Гипотеза, должна охватывать все составляющие стоимости простоя. Пример формулировки гипотезы приведем на факторе «Финансовые показатели»:

Прерывание или уменьшение денежного потока ведет к необходимости привлекать незапланированные кредитные средства
Нестабильный денежный поток ведет к увеличению стоимости привлечения кредитов

В проверке положений гипотезы поможет составление нескольких сценариев развития событий и расчёт по ним. Примеры сценариев приведены на рисунке 7.

Рисунок 7. Примеры расчетных сценариев

Для визуализации затрат от простоя по сценариям предлагается заполнить таблицу 5.

Таблица 5. Визуализация расчетных сценариев

При необходимости, на основании расчетных сценариев возможно построить матрицу почасовой стоимости простоя, пример которой приведен в таблице 6.

Самые терпеливые и внимательные читатели могут воспользоваться нашим калькулятором, для расчета простоя на собственных данных. Расширенный вид калькулятора полностью повторяет логику расчета и учитывает все факторы влияющие на размер потерь, описанные в статье. Упрощенный вид позволяет быстро рассчитать стоимость простоя с учетом воздействия на продажи и производительность.

Таблица 6. Пример заполнения матрицы почасовой стоимости простоя

Основной целью написания статьи было привести читателя к следующим выводам:

Источник