Способ анализ соответствие содержания документов правилам установленным законодательством

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Метод анализа документов. Традиционный анализ документов и контент-анализ

Анализ документов представляет собой метод сбора социологической информации о социальных явлениях и процессах с помощью документальных источников.

Назначение данного метода – извлечь и зафиксировать информацию из документа, которая потом будет использоваться для изучения проблемы исследования.

Предмет анализа документов включает в себя те характеристики и свойства содержания изучаемого явления, которые соответствуют цели и задачам исследования.

Метод анализа документов применяется во многих эмпирических исследованиях. Ограничение составляет неполная документальная информация, которая требует подтверждения с помощью использования других социологических методов. Также в документах могут содержаться фактические ошибки, на их качество могут повлиять субъективные оценки авторов.

Документ как объект анализа

Документ как объект анализа представляет собой носитель информации, необходимый для фиксирования, передачи и хранения информации.

Документы делятся по различным основаниям:

1.По способу фиксации информации:

• письменные (печатные, машинописные, рукописные);
• иконографические (воспринимаемые визуально: кино-, видео-, фотодокументы и т.д.);
• фонетические (грамзаписи, магнитофонные записи, лазерные диски и др.).

2. В зависимости от статуса автора документа:

• официальные (законодательные акты, правительственные постановления, данные статистической отчетности, документы организаций, материалы архивов и т.п.);
• неофициальные (письма, дневники, семейные альбомы и др.).

3. По источнику информации:

• первичные (составленные на базе прямого наблюдения, обследования);
• вторичные (результаты обработки, обобщения содержащихся в первичных источниках данных, их копии).

4. По характеру персонификации:

• личные (автобиографии, мемуары, дневники и т.п.);
• безличные (отчеты, архивы, протоколы и т.д.).

Основным источником социологической информации являются документы, которые специально созданы для целей исследования: анкеты, опросные листы, бланки интервью, протоколы наблюдений, данные контент-анализа в отчетной форме и т.д.

Для того, чтобы информация, полученная при анализе документов, была достоверной, необходимо учитывать два правила:

1. Важно различать описание событий и фактов,уметь оценивать их;
2. Первичные документы надежнее вторичных, а официальные достовернее неофициальных.

Существует два способа анализа документов:

• традиционный (классический);
• формализованный (контент-анализ).

Традиционный анализ документов

Традиционный анализ документов — это совокупность действий, необходимых для раскрытия содержания материала документа. Здесь социологу нужно установить авторство документа, время, социальный контекст его создания.
Изучая необходимый документ, социолог получит информацию, необходимую ему для исследования.

Традиционный анализ документа — это самостоятельный, творческий процесс, содержание которого зависит от вида документа, цели и задач исследования, от научной квалификации и опыта исследователя.
Важно отметить, что традиционный анализ документов нельзя отделить от личности исследователя, его субъективной оценки и интерпретации.

Контент — анализ

Контент-анализ представляет собой метод качественно-количественного анализа содержания документов с целью выявления или измерения социальных тенденций и фактов.

Впервые контент-анализ использовал Дж. Спид в работе «Дают ли сейчас газеты новости?» (1893 г.). Он проанализировал воскресные выпуски нью-йоркских газет за 1881 и 1883 годы, пытаясь сравнить изменения материалов прессы. Он разделил материалы по темам (литература, политика, сплетни, скандалы и др.) и измерил длину газетных колонок (в дюймах). На основании проведенного контент анализа он пришел к выводу, что в 1893 г. газеты стали публиковать гораздо больше материалов, содержащих пересказ скандальных историй, сплетен, слухов. Количество материала по проблемам литературы, политики, религии значительно сократилось.

В сфере политики контент- анализ стал использовать в 1930-е гг. социолог Г. Лассуэл, однако широкое распространение данный метод получил вначале 1950-х гг. после издания в США фундаментального труда Б. Берельсона «Контент-анализ в коммуникационных исследованиях».

Метод контент-анализа направлен на извлечение социологической информации из больших массивов документов, которые трудно поддаются традиционному анализу.

Суть данного метода заключается в переводе текстовой информации в количественные показатели, а также нахождение подсчитываемых признаков изучаемого документа.

Контент – анализ имеет свои категории. К ним относятся смысловые единицы и единицы счета.

Единицы контент-анализа представляют собой объекты, которые определяются целью и задачами социологического исследования.

К числу наиболее стандартных единиц социологического исследования относятся:

• Понятие (выражается с тексте отдельным термином, например, «безработный», «предприниматель»);
• Тема (выражается в единичных суждениях, смысловых абзацах или целостных текстах, например, проблема создания эффективной правовой системы для развития предпринимательства);
• Персонаж события или действия (в зависимости от выделенной темы контент-анализа персонажем может выступать, менеджер, рабочий, президент страны);
• Ситуация (рассматривается в контексте проблемы, например, необходимость постройки атомной электростанции угрожает экологической обстановке региона);
• Действие (происходит с отдельными индивидами, группами, в пределах избранной для контент-анализа темы, например, забастовки рабочих, арест протестующих).

Единицы счета (измерения) в контент-анализе исследуемого текста бывают двух видов:

1. Единицы протяженности располагаются в координатной сети «пространство – время». Например, количество времени, занимаемое в телевизионном эфире.

2.Частота появления искомого признака в документе является самым распространенным в прикладных исследованиях способом измерения характеристик изучаемого содержания документа (со стороны выделенных социологом задач).

Процедура контент-анализа состоит из ряда операций, которые осуществляются с тремя стандартными документами:

• таблицей контент-анализа;
• инструкцией кодировщика;
• кодировочной карточкой.

Источник

Способ анализ соответствие содержания документов правилам установленным законодательством

ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Information and documentation. Work process analysis for records

Дата введения 2014-09-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии документа, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»

4 Настоящий стандарт идентичен документу ISO/TR 26122:2008* «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (ISO/TR 26122:2008 «Information and documentation — Work process analysis for records», IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. — Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2020 г.) с Поправкой (ИУС 2-2015)

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации«. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.

Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются доказательствами, подтверждающими цели и задачи организации, ее решения и действия. Чтобы полностью понимать характер таких деловых документов, необходимо понимать рабочие процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и анализируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и ее миссии.

Настоящий стандарт предназначен:

— для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления документами;

— для системных/бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.

Для целей настоящего стандарта анализ рабочих процессов включает в себя:

a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;

b) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);

c) иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также

d) выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процессами и/или отдельными транзакциями, в том числе их последовательности.

Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:

— обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также

— определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами, способствуя их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая на основе знаний о деловой деятельности четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск, хранение в течение установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение.

Анализ рабочих процессов способствует интеграции захвата документов в эти процессы по ходу выполнения работ. Примерами рабочих процессов, в которых создание документов, как правило, интегрировано с обработкой транзакций, могут служить обработка заказов и счетов, выплата заработной платы, управление активами, управление запасами, функционирование системы менеджмента качества и управление договорами. Интеграция документационных процессов в протоколы автоматизации, применяемые в отношении рабочих процессов, обеспечивает систематическое создание, захват и управление документами организации в соответствующих деловых системах.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит рекомендации по проведению анализа рабочих процессов с точки зрения создания, захвата и управления документами.

В стандарте описаны два вида анализа, а именно:

a) функциональный анализ (декомпозиция деловых функций на процессы) и

b) анализ последовательности выполнения работ (изучение потоков транзакций).

Каждый вид анализа подразумевает предварительное изучение соответствующего контекста (т.е. целей и задач организации, законодательно-нормативной среды). Отдельные элементы анализа могут выполняться в различных сочетаниях и в порядке, отличающемся от описанного в стандарте, в зависимости от особенностей задачи, масштабов проекта и цели проводимого анализа. Рекомендации и указания даны в виде списков вопросов/тем, которые следует рассмотреть при использовании соответствующего элемента анализа.

Настоящий стандарт описывает применение на практике теоретических положений, содержащихся в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1. Сам по себе стандарт технологически-нейтрален (т.е. его можно применять независимо от особенностей технологической среды), хотя его можно также использовать для оценки адекватности технологических инструментов, поддерживающих рабочие процессы организации.

Настоящий отчет в большей степени нацелен на анализ существующих рабочих процессов, чем на способствование «workflow» (т.е. полной или частичной автоматизации делового процесса, при которой документы, информация и задания передаются от одного участника к другому для выполнения над ними действий, в соответствии с набором процедурных правил, см. [1]).

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты. Для датированных ссылок применяют только указанное издание ссылочного стандарта, для недатированных — последнее издание (включая все изменения).

ISO 15489-1, Information and documentation — Records management — Part 1: General (Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие принципы)

Заменен на ISO 15489-1:2016.

ISO/TR 15489-2, Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководство)

ISO 23081-1:2006, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles (Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные документов. Часть 1. Принципы)

Заменен на ISO 23081-1:2017.

ISO/TS 23081-2:2007, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues (Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные документов. Часть 2. Концептуальные вопросы и вопросы внедрения)

Заменен на ISO 23081-2:2009.

3 Термины и определения

Для целей настоящего документа применены термины и определения, данные в ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2, ИСО 23081-1 и ИСО 23081-2, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 документация: Набор документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к конкретной деловой функции, процессу или транзакции.

3.2 функциональный анализ: Группировка процессов в соответствии с конкретными стратегическими целями организации, для достижения которых они выполняются, вскрывающая взаимосвязи между деловыми функциями, процессами и транзакциями, влияющие на управление документами.

3.3 последовательность транзакций (sequence): Серия транзакций, связанных между собой требованием о том, что выполнение последующей транзакции зависит от завершения предшествующей транзакции.

3.4 последовательный анализ (sequential analysis): Декомпозиция рабочего процесса в виде линейной и/или хронологической последовательности, производимая в ходе последовательного анализа, выявляющая взаимозависимости между образующими рабочий процесс транзакциями.

3.5 транзакция: Наименьший элемент рабочего процесса, представляющий собой обмен информацией и/или другими ресурсами (exchange) между двумя или более участниками или системами.

3.6 рабочий процесс: Рабочий процесс представляет собой одну или несколько последовательностей транзакций, необходимых для достижения конечного результата, соответствующего установленным правилам.

4 Проведение анализа рабочих процессов

4.1 Общие положения

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами используется для сбора информации о транзакциях, процессах и функциях организации с целью определить требования к созданию и захвату документов и к управлению ими.

При проведении анализа рабочих процессов используются два метода:

Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа либо их комбинацию, необходимо определить цель проекта по проведению анализа рабочих процессов, его охват и масштабы, а также организационный контекст анализируемой деятельности (анализ контекста, см. 5).

4.2 Документационный аспект анализа рабочих процессов

Анализ рабочих процессов является основой, необходимой для следующих процессов, используемых для создания, захвата и управления документами:

а) определение требований к документированию деловой функции или других наборов процессов;

b) разработка функциональных (основанных на деловых функциях) схем классификации с целью идентификации, локализации и установления взаимосвязей между соответствующими документами;

c) поддержание связи между документами и контекстом их создания;

d) разработка правил и соглашений наименования и индексирования для обеспечения и поддержания идентификации документов во времени;

e) идентификация во времени владельцев документов;

f) установление для документов надлежащих сроков хранения и разработка указаний по срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении;

g) анализ управления рисками в контексте систем управления документами;

h) определение надлежащих мер безопасности для документов и установление прав доступа и уровней безопасности.

4.3 Охват и масштабы анализа рабочих процессов

Два метода анализа могут использоваться в различных сочетаниях, и их применение может масштабироваться в зависимости от охвата решаемой задачи. Масштабы анализа могут варьироваться в соответствии с поставленными задачами, которые могут быть различными — от всеобъемлющего выявления и анализа всех деловых функций организации и до анализа на микроуровне конкретного процесса в отдельном деловом подразделении. Масштаб и уровень детализации будут зависеть от проведенной организацией оценки рисков и цели решаемой задачи в области управления документами.

При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда исследование начинается с целей и стратегий организации и может спуститься на уровень анализа транзакций. Данный метод анализ* может применяться как для нескольких организаций (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций и несущих ответственность за деловую функцию), так и для одной организации или для одного из ее подразделений.

Источник