Способ абвгд тайм менеджмент

Обзор книги Брайна Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку или 21 действенный принцип эффективного труда» (Часть II)

«У нас всегда достанет времени, используй мы его правильно»
Иоганн Вольфганг Гете

Переделать все дела невозможно. Пока вы справляетесь с одними, чтобы наконец приступить к тем, что ждут уже день-неделю-месяц, новые уже выстраиваются в очередь за спиной. И так постоянно. Как же быть? Ударно трудиться, надеясь, что когда-нибудь вы все же сумеете справиться со всей работой или …?

На этот и большинство других вопросов можно найти ответы в книге американского автора и бизнес-тренера Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку».

В данной статье мы продолжаем рассказывать о принципах эффективного труда, которые начали описывать в предыдущей части обзора.

Принцип 3й: применяем принцип 80/20 во всех сферах своей жизни

Принцип 80/20 или принцип Парето (по фамилии ученого, который впервые его сформулировал), — это принцип, который гласит, что 80% результата приносят 20% дел. Значит из 10 дел, которые вы совершите, 2 дела принесут в 4 раза больше пользы, нежели оставшиеся 8. Заметьте, выполнение каждого из 10 дел может занимать одинаковое количество времени, а вот результат давать абсолютно разный.

Людей, которые работают сутками напролет не так уж и мало, однако далеко не все они успешны. Почему? Потому что они занимаются не тем чем нужно: они тратят свое время на решение маловажных вопросов, и в результате, заняться действительно важными делами не успевают вообще, либо же уделяют им слишком мало времени.

Не стоит тратить время впустую и выполнять работу, которая не несет в себе почти ничего полезного. Вначале приступайте к наиболее важным делам, делам, которые и будут вашей «лягушкой». «Съешьте» их, и лишь затем начинайте заниматься всеми остальными.

Принцип 4й: думаем о последствиях

«Выдающийся ум отличается от посредственного способностью точно предсказывать последствия совершения чего-либо», — пишет Брайан Трейси. Истинную важность задачи можно определить лишь точно определив ее последствия.

Думайте о своем будущем, мыслите наперед, старайтесь просчитывать свои действия заранее. Учитесь просчитывать свои шаги на 5, 10 и даже 20 лет вперед. Хотите стать успешным — не гонитесь за сиюминутной славой, а работайте на перспективу.

Принцип 5й: помним о методе АБВГД

Метод АБВГД — это метод распределения задач по их приоритетности: от наиболее важных к наименее.

Метод предельно прост: берете список дел и напротив каждого ставите букву А, Б, В, Г или Д. Буквой «А» обозначаете задачу, которая наиболее важна в данный момент, задачу, которую нужно обязательно выполнить. Буквой «Б» — задачу, которую стоило бы выполнить, но невыполнение которой не принесет очень плохих последствий. Буквой «В» — задачи, которые не мешало бы выполнить, и выполнение или невыполнение которых не приведет вообще к никаким последствиям. Буквой «Г» — задачи, которые можно кому-то перепоручить. Сюда стоит относить все дела, которые вместо вас могут выполнить другие. Буквой «Д» — дела, которые вообще можно не выполнять. Например, дела, утратившие актуальность, или дела, которые вам нравятся, однако не приносят никакой пользы.

Если дел под любой из букв оказывается несколько, то к букве следует добавить порядковый номер, например, А1, А2, А3 и т. д. Закончив обозначение необходимо приступать к выполнению задач.

Важно! Выполнять задачи следует в порядке их важности: от А до Д, не нарушая последовательности.

Принцип 6й: уделяем максимум внимания ключевым результатам.

За что вам платят зарплату? Вы точно знаете? Дело в том, что многие работающие люди не в состоянии ответить на этот вопрос. А на самом деле он очень важен. Если вы не знаете, за что вам платят, значит, вы не можете улучшить свои результаты, а следовательно, и добиться повышения заработной платы.

Определив ключевые результаты, стоит оценить свои силы по десятибалльной шкале в каждой из категорий. Найдите свое слабое место и сделайте все, чтобы ликвидировать пробел.

Например, вы определили 7 ключевых категорий. Если хотя бы в одной из них вы будете действовать неэффективно, то это смажет общую картину и не позволит добиться максимума.

Сильные и слабые стороны есть у всех, а потому не бойтесь признавать свое неумение что-либо делать. Все исправимо, главное, не опускать руки и действовать.

Принцип 7й: помните о законе «вынужденной производительности»

«Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда», — гласит правило «вынужденной производительности». Это значит, что переделать все дела невозможно, а вот сделать самое важное и нужное (съесть «лягушку») можно всегда.

Наверняка каждый бывал в ситуации, когда времени не было, а очень важное дело «присутствовало». Вы отказывались от него? Ни в коем случае, ведь последствия могли быть крайне негативными. Напротив, вы делали все, чтобы завершить его в срок и в результате, вам это удавалось. Да, было сложно и порою приходилось работать не покладая рук, но… Вы справились и это главное!

Статистика гласит, что среднестатистический работник выполняет 10-30% от той нагрузки, которая ему полагается. Следовательно, если поднапрячься, то для важного дела точно можно найти время.

Определите наиболее важные для вас дела. Подумайте, каким образом вы можете повысить качество их выполнения. Далее решите, что следует сделать прямо сейчас. Какова самая главная «лягушка» на данный момент.

«То, что значит больше, никогда не должно следовать за тем, что значит меньше», — утверждал Гете. Придерживайтесь этого правила.

Принцип 8й: не пренебрегайте предварительной подготовкой

Собираясь приготовить жаркое, вы заранее заботитесь обо всех ингредиентах. Собираясь приступить к поеданию «лягушки» — выполнению важной и значительной задачи, вы точно так же должны готовиться предварительно.

Для начала «избавьте» рабочий стол от лишних предметов — оставьте лишь то, что пригодиться для выполнения основной задачи. Потом позаботьтесь о том, чтобы нужные диски, коды доступа и прочие данные и принадлежности, необходимые для работы, находились в ближайшем доступе. Наконец, сделайте свое рабочее место удобным, например, купите хороший «правильный» стул.

Сделали? Приступайте к работе и помните: за рабочим столом нужно именно трудиться, а не болтать по телефону с друзьями, предаваться мечтам, играть в компьютерные игры и заниматься прочими малополезными занятиями.

Многие принципы, представленные в книге Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» далеко не новы — их действенность уже давно осознали опытные специалисты по тайм-менеджменту и личной эффективности. Другие же — напротив, нестандартны и широкому кругу людей неизвестны, так как разработаны и проверены автором лично. Хочется сказать, что и те и другие довольно эффективны, правда лишь в том случае, если делать их частью своей жизни, а не применять изредка.

Источник

Метод АБВГД

Метод АБВГД — это техника планирования дня и расстановки приоритетов, предложенная американским Брайаном Трейси. Суть ее в том, чтобы оценить последствия выполнения (или невыполнения) каждой задачи и уже исходя из этого принимать по ним решения.

Планирование дня по методу АБВГД состоит из четырех этапов:

Этап 1. Составляем список дел. Для начала просто записываем все задачи, которые мы планируем сегодня выполнить. Например:

Этап 2. Разбиваем задачи на пять групп. Каждую задачу в списке нам нужно оценить и отметить определенной буквой:

Теперь чуть более подробно:

⚑ Группа А: необходимо сделать. Это задачи, выполнение или невыполнение которых приводит к серьезным последствиям для нашей жизни и работы. Как правило, это дела связанные с нашими главными целями и ценностями. Например: встреча с перспективным клиентом, работа над важным проектом, задачи, связанные со здоровьем или семьей.

⚑ Группа Б: надо сделать. Это задачи, которые тоже нужно выполнять, но которые имеют для нашей жизни менее серьезные последствия. Например: оплатить счета, приготовить обед, заправить машину.

⚑ Группа В: хотелось бы сделать. Это необязательные дела, которые нам просто хочется выполнить и которые не имеют для нас никаких последствий. Например: выпить кофе, проверить почту, почитать книгу.

⚑ Группа Г: можно поручить. Это любые задачи, которые мы можем передать другим людям. Подумайте: целесообразно ли именно вам заниматься этой задачей? Например, вы, конечно же, можете и сами заказать бумагу для принтера, но с этой задачей легко справится любой из ваших подчиненных.

⚑ Группа Д: не делать. Это задачи, от выполнения которых лучше вообще отказаться. Сюда относятся:

• «Навязанные» задачи, которые нам самим не нужны. Например, посещение бестолковых собраний или выполнение чужой работы.
• Задачи, продиктованные перфекционизмом. Например, красивое оформление отчета, который составляют только для галочки.
• Задачи, которые пока не актуальны или уже не актуальны.
• Задачи, продиктованные сиюминутными эмоциями.

Подобные дела ничего нам не дают и попусту отнимают у нас время.

Вот как будет выглядеть наш первоначальный список после разметки:

Этап 3. Нумеруем задачи. Если в группах, А и Б больше одной задачи, нумеруем их в порядке важности. То есть, самая важная задача у нас будет А1, вторая по важности — А2

Этап 4. Выполняем задачи, начиная с самых важных. Начинаем свой день с задачи А1, потом переходим к задаче А2 Стараемся не заниматься второстепенными делами, пока не закончили более важные.

Обратите внимание: задачи из группы Д мы вычеркнули сразу, поскольку их выполнять не нужно. Что же касается задач из группы Г, то их лучше поручить как можно раньше, чтобы к концу дня они были уже выполнены.

Замечания

Метод АБВГД очень часто путают с другим популярным методом — матрицей Эйзенхауэра. Они действительно немного похожи: в обоих методах мы оцениваем важность задач и используем буквенные обозначения приоритетов.

Однако сами обозначения совпадают лишь частично. Вот как примерно они соотносятся друг с другом:

При этом метод АБВГД, также как и матрица Эйзенхауэра, подходит для любых горизонтов планирования. С его помощью мы можем проанализировать задачи сразу на неделю или на месяц: оценить их важность, выбрать задачи для делегирования, убрать лишнее После этого мы можем «подглядывать» в эти списки, чтобы более эффективно планировать свой день.

Источник

Способ абвгд тайм менеджмент

«Первый закон успеха — концентрация сил и внимания.

Нужно направить всю энергию в одну точку

и двигаться прямо к ней, не глядя ни вправо, ни влево».

Чем больше времени вы потратите перед началом работы на планирование и расстановку акцентов, тем более важными делами сможете заняться и тем быстрее достигнете успеха, пишет мировой эксперт по продуктивности Брайан Трейси в книге «Выйди из зоны комфорта. Покетбук». Чем выше значимость и ценность задачи, тем больше вероятность, что у вас появится стимул не медлить и сразу окунуться в работу.

Заглянуть на страничку акции

Метод ABCDE — это мощный метод расстановки акцентов, который можно применять изо дня в день. Он так прост и эффективен, что с его помощью вы быстро станете — даже если будете пользоваться исключительно только им одним — самым продуктивным и знающим работником в своей области.

Думайте на бумаге

Сила метода ABCDE — в его простоте. Первым делом возьмите список всех своих дел на следующий день и дальше думайте на бумаге: поставьте против каждого пункта букву A, B, C, D или E.

Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. Покетбук

Помета A означает «очень важное дело», которое обязательно надо выполнить: например, съездить к ключевому клиенту, подготовить отчет для предстоящего совещания совета директоров, разработать стратегию. Если вы не справитесь с задачей, это приведет к серьезным последствиям, если все получится удачно — ожидаются положительные сдвиги. Такого рода лягушки — ваша главная пища.

Лягушками Брайан Трейси называет самую важную работу, ту, которую вы чаще всего откладываете в долгий ящик. Однако именно она в настоящий момент положительным образом повлияет на ваши достижения, а самое главное — на вашу жизнь. Источник

Если в списке более одного пункта A, им присваиваются относительные приоритеты, то есть вы помечаете их как A-l, A-2, A-3 и так далее. Работа A-l — самая большая и противная лягушка из всех вам предложенных.

Обязательная и желательная

Помета B соответствует делу, которое надо было бы сделать, но его выполнение или невыполнение повлечет умеренные последствия: скажем, не очень существенный ответный звонок или чтение электронной почты. Это головастики вашей рабочей жизни. Если вы проигнорируете их, может быть, кто-то разочаруется, кому-то вы доставите этим неудобства, но дела с грифом B не идут ни в какое сравнение по важности с делами А. Правило заключается в том, чтобы никогда не заниматься делами B, пока у вас есть невыполненные дела A.

Пункты C определяют работу, которую хорошо было бы сделать, но она не будет иметь никаких последствий. Типичные дела такого рода: позвонить приятелю, пообедать с коллегой, уладить в рабочие часы личные вопросы. Все они никак не влияют на вашу рабочую жизнь.

Дела категории С приятны, но не обязательны. Источник

Помету D (от слова delegate — поручать) получают пункты, допускающие перепоручение. Следуйте правилу делегировать все, что в состоянии сделать кто-либо другой, чтобы освободить больше времени для работ категории A, которые можете выполнить только вы.

Наконец, пометой E (от слова eliminate — уничтожать) обозначьте пункты, которые можно просто вычеркнуть. Выполнение или невыполнение этих работ практически ни на чем не скажется. Может, эти дела были некогда важными, но сегодня они утратили значение как для вас, так и для окружающих. Возможно, вы продолжаете заниматься ими по привычке. Но каждую минуту, потраченную на задачу E, вы отбираете у дел категории А, способных значительно изменить вашу жизнь.

Метод ABCDE окажется действенным, если вы, обладая высокой самодисциплиной, немедленно приступите к делу A-l и будете заниматься им, пока не закончите. Соберите всю силу воли, чтобы сделать именно эту работу — самое важное задание, которое вы потенциально могли бы выполнить. Ешьте лягушку и не останавливайтесь, пока не доедите последний кусочек.

Ваша способность продумать собственный список дел, проанализировать его и найти в нем задачу A-l — трамплин для прыжка на более высокий уровень исполнения, к росту самооценки, самоуважения и законной гордости собой. Развив в себе привычку сосредоточивать все силы и внимание на деле A-l, вы начнете делать больше, чем несколько ваших коллег, вместе взятых.

Источник