Сплошной способ документального контроля

Приемы и способы документального контроля

Документальный контроль заключается в проверке различного рода первичных документов, бухгалтерских и оперативных регистров, статистической, бухгалтерской и оперативной отчетности и других документальных носителей экономической информации.

Цель документального контроля – выявление правильности, достоверности и экономической целесообразности документально отраженных хозяйственных операций.

Основными приемами документального контроля являются следующие виды проверки: формальная; арифметическая; экспертная; логи­ческая; нормативно-правовая; экономическая; встречная проверка до­кументов; контрольное сличение; обратная калькуляция (обратный счет); оценка документов по данным корреспондирующих счетов; ана­литическая проверка отчетности и балансов; экономический анализ (сравнение, средние и относительные величины, цепные подстановки, группировки, корреляционный метод и др.), письменный запрос.

Формальнаяпроверка документа предусматривает проверку соб­людения действующих форм документов, последовательности, пол­ноты и правильности заполнения реквизитов документов, соблюде­ния порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

Арифметическаяпроверка документов включает правильность проставленных цен в документе, приведенных наценок, скидок, про­изведенных вычислений и таксировок, подсчетов итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обра­ботке документа.

Экспертнаяпроверка дополняет формальную и арифметическую и направлена на выявление подделок в документах. Встречаются раз­личные подделки: дописка текста, букв, цифр, зачеркивание, частич­ное или полное удаление написанного текста, цифровых записей, подделывание подписей и т.п.

При логическойпроверке путем сопоставления хозяйственной операции отраженной в документе, с различными взаимосвязанны­ми показателями, событиями, явлениями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения.

Например, приведенные в накладной данные о массе и объеме груза сопоставляются с грузоподъемностью или объемом автомоби­ля, на котором перевозился груз, вместительностью тары, указанной в накладной; количество какого-либо сырья или материала, зафикси­рованного в инвентаризационной описи, — с размером площади, на которой он мог храниться, вместимостями цистерн, бочек; количес­тво выпущенной готовой продукции — с производственной мощнос­тью оборудования, цеха, комбината.

При нормативно-правовойпроверке устанавливается соответ­ствие совершенной операции действующим правилам, требованиям устава или учредительного документа, законам, нет ли отклонений от утвержденных норм, смет, лимитов и т.п.

При экономическойпроверке выясняются экономическая целесо­образность совершенной операции, обоснованность операции источ­никами финансирования, плановыми расчетами, изучаются полу­ченные результаты от данной операции или ее влияние на конечный финансовый результат (прибыль).

Сущность встречнойпроверки заключается в изучении достовер­ности операций путем сопоставления документов и записей в учет­ных регистрах, относящихся к одним и тем же взаимосвязанным опе­рациям.

При контрольных сличениях (балансовый метод)остаток на начало проверяемого пе­риода вместе с документированным приходом должен быть равен документируемому расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода.

Обратная калькуляция(обратный счет) используется для провер­ки размера необоснованного списания сырья на производство при вы­пуске определенного вида готовых изделий. По фактическому выпуску готовых изделий исчисляется расход сырья в соответствии с установленными нормами за межинвентаризационный период, который сопоставляется с фактически произведенными списаниями сырья по первичным доку­ментам за это же время.

При применении проверки документов по данным корреспондиру­ющих счетовможно выявить документы, по которым совершены не­законные, нецелесообразные операции. Это может выражаться в неверной корреспонденции счетов, несоответствии записей в регистрах бухгалтерского учета приложенным документам, отсутствии бухгалтерских проводок, свертывании сальдо по отдельным счетам, повторении корреспон­денции в одинаковых суммах по одному и тому же документу.

Аналитическая (счетная) проверкаотчетности и балан­сов. Изучается обоснованность показате­лей отчетности и балансов данным аналитического и синтетического учета, согласованность показателей в отдельных формах бухгалтер­ской отчетности и баланса, в регистрах бухгалтерского учета и пер­вичных документов.

При изучении финансовых результатов и состояния сохранности имущества предприятия широко используется сравнение.С его по­мощью фактические данные, отраженные в отчетности, сопоставля­ются с базисными периодами, плановыми, нормативными и другими показателями.

Письменный запрос – делается проверяющим запрос (банк, поставщики, покупатели) с целью получить необходимую информацию.

Источник

Приемы и способы документального контроля

Документальный контроль — это контролъ за правильностью ведения бухгалтерского учета, составления и заполнения форм бухгалтерской (финансовой) документации и отчетности. В процессе такого контроля устанавливаются достоверность представленной в документах финансовой информации, соответствие выполненных операций требованиям законов и других нормативных актов, а также оценивается система внутреннего контроля проверяемого объекта.

Источниками информации для документального контроля служат:

• первичные документы, включая электронные и магнитные технические носители информации;

• регистры бухгалтерского учета (компьютерные распечатки, накопительные и разработочные таблицы, журналы-ордера, вспомогательные ведомости к ним и др.);

• данные управленческого (оперативного) учета;

• бухгалтерская, статистическая и оперативно-техническая отчетность;

• плановая, нормативная, проектно-конструкторская, технологическая и прочая документация.

В зависимости от последовательности контрольных действий и их логической взаимосвязи выделяются следующие методические приемы документального контроля:

• формальная и арифметическая проверка документов;

• юридическая оценка отраженных в документах хозяйственных операций;

• логический контроль объективной возможности документально оформленных хозяйственных операций;

• сплошной и несплошной (в том числе выборочный) контроль;

• встречная проверка документов или записей в учетных регистрах посредством сличения их с одноименными или взаимосвязанными данными у организаций, с которыми проверяемый объект имеет хозяйственные связи;

• способ обратного счета;

• оценка законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

• балансовые увязки движения товарно-материальных ценностей;

• различные методические (технические) приемы экономического анализа.

Формальный и арифметический контроль. При формальном контроле устанавливается соблюдение формальных требований к составлению документов: заполнение требуемых реквизитов; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц.

При арифметической проверке выясняются правильность и обоснованность подсчетов итогов в кассовых, расчетных и платежных документах. Наиболее тщательно должны быть исследованы первичные документы, вызывающие сомнения по каким-либо причинам. Выводы о недостоверности документов по формальным признакам (отсутствие или несоответствие отдельных реквизитов) должны подтверждаться контролем по существу.

Юридическая оценка хозяйственных операций. Цель юридической оценки хозяйственных операций — определить соответствие отраженных в документах операций действующему законодательству и их экономическую целесообразность. Хозяйственная операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующим законам и изданным на их основе подзаконным актам (постановлениям правительства, нормативным актам министерств и ведомств и др.). Экономическая целесообразность хозяйственных операций определяется их направленностью на выполнение задач, стоящих перед подконтрольной организацией, при соблюдении законности. По выявленным в процессе контроля незаконным операциям устанавливают ответственных лиц и величину причиненного ущерба.

Логический контроль. Способ изучения объективной возможности документально оформленных хозяйственных операций посредством различных сопоставлений взаимосвязанных производственных и финансовых показателей называют логическим контролем. Раскрытие логических связей между производственными и финансовыми показателями в процессе контроля позволяет оперативно выявлять нарушения действующего законодательства, финансовой, производственной и технологической дисциплины, предотвращать неправомерное расходование средств.

Например, сопоставление данных первичных документов и отчетности об объемах производства продукции с производственной мощностью организации и с документами по начислению заработной платы за выработку этой продукции позволяет выявлять логические несоответствия, которые могут быть следствием нарушений.

Способы логического контроля позволяют вскрывать как занижение, так и завышение объемов производства продукции или выполненных работ (услуг) и, следовательно, искажения в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Сплошной и несплошной (частичный) контроль. Поскольку контрольная деятельность связана с необходимостью всестороннего изучения большого объема экономической информации, исследование большинства массовых хозяйственных и финансовых операций в связи с ограничением времени, отводимым на осуществление контрольных действий, не может быть сплошным. Поэтому принято разграничивать области и условия применения сплошного и несплошного (в том числе выборочного) изучения документов и финансово-хозяйственных операций в ходе контрольных мероприятий.

При сплошном контроле финансово-хозяйственных операций исследованию подвергаются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. Этот способ применяется, например, при проведении ревизий и проверок, назначаемых по требованию следственных органов для проверки сохранности денежных средств и товарно-материальных ценностей. Очевидно, что ревизию тех участков финансово-хозяйственной деятельности предприятия, где наиболее вероятны нарушения или злоупотребления, следует проводить сплошным способом. Речь идет об операциях, связанных с движением денежных средств в кассе, у подотчетных лиц и на счетах в банке, а также о сохранности драгоценных металлов и других дорогостоящих материальных ценностей.

Метод несплошного контроля массовых финансово-хозяйственных операций с позиций их законности, достоверности и экономической целесообразности относится к приемам математической статистики, применяемым для изучения тех явлений, которые подчинены определенным вероятностным закономерностям.

Выборочный контроль. Это одна из разновидностей несплошного контроля, при котором состояние всей совокупности единиц (генеральной совокупности) определяется по результатам обследования некоторой их части (выборочной совокупности), отобранной в случайном порядке, по правилам научной теории выборки. Главное, что отличает выборочный контроль от других видов несплошного контроля, — это репрезентативный характер его результатов, позволяющий получать достоверные показатели, характеризующие всю генеральную совокупность.

В отличие от статистического исследования, которое при выборочном наблюдении имеет дело с обобщающими относительными и средними показателями, финансово-хозяйственный контроль часто соприкасается с единичными (нетипичными) фактами и явлениями. Неотъемлемым элементом любой формы финансово-хозяйственного контроля является детальное изучение законности, достоверности, целесообразности и экономической эффективности отдельных хозяйственных операций и процессов по данным первичных документов, учетной, отчетной и прочей информации. При этом результаты выявленных недостатков и нарушений не могут быть распространены на всю совокупность объектов контроля.

Например, если выборочным контролем правильности оформления первичных документов по начислению заработной платы по одному из подразделений организации не будут обнаружены нарушения и недостатки, то это не является основанием для вывода об отсутствии каких-либо нарушений в расчетах по заработной плате по контрактной организации в целом. В данном примере недопустимо распространение результатов выборки на всю генеральную совокупность. По ним судят лишь о наличии или отсутствии нарушений и злоупотреблений только по кругу отобранных для проверки документов и учетных записей.

Поэтому при осуществлении контроля за соблюдением законности, достоверности и целесообразности массовых хозяйственных операций методы сплошного и несплошного контроля в зависимости от объекта контроля и его конкретных задач применяются в различном сочетании.

Существенным элементом любой формы контроля является несплошная проверка учетных записей и первичных документов по наиболее массовым хозяйственным операциям (движению товарноматериальных ценностей, начислению заработной платы и др.). Наиболее оправданным считается известный из теории статистики типический отбор с механической выборкой, предполагающий предварительную разбивку первичных документов на однородные группы в зависимости от содержания зафиксированных в них операций или места их совершения (цех, участок, склад и т.д.). Затем внутри каждой группы производится механический отбор документов для проверки.

В практике финансово-экономического контроля наиболее распространены два варианта несплошного способа исследования массовых хозяйственных операций: исследование части документов за все месяцы проверяемого периода и исследование всех документов данного вида за несколько месяцев. Практика свидетельствует, что наиболее предпочтителен первый вариант. При научно обоснованном отборе для исследования документов и учетных записей повышается вероятность выявления нарушений и недостатков, сокращаются сроки проведения контроля и снижается его трудоемкость. Однако если методом несплошного контроля вскрываются существенные нарушения или злоупотребления, то данный участок деятельности организации необходимо проверить сплошным способом.

Выборочный способ контроля используется для определения с достаточной точностью среднего значения признака, варьирующего во всей проверяемой совокупности, либо доли тех единиц выбранной совокупности, которые обладают соответствующим характерным признаком. Условием получения достоверных результатов контроля является правильное определение необходимого объема выборки в соответствии с известными из курса математической статистики формулами и правилами научной теории выборки.

Встречный контроль. Встречный контроль представляет собой метод, при котором сличают первичные документы или учетные записи подконтрольной организации с одноименными или взаимосвязанными данными у контрагентов по финансово-хозяйственным операциям или выделенных структурных подразделений. При необходимости сопоставляются различные экземпляры одних и тех же первичных документов у поставщиков и получателей товарноматериальных ценностей. Значение метода встречного контроля особенно возрастает, когда данные первичного и бухгалтерского учета рассредоточены по структурным подразделениям организации, а расчеты с поставщиками и покупателями централизованы. В этих условиях во время проверки возникает потребность в сопоставлении показателей первичных документов и учетных регистров структурных подразделений с данными, имеющимися в расчетном центре организации.

Способ обратного счета. Этот способ заключается в предварительной экспертной оценке материальных затрат с целью последующего определения (обратным счетом), например, величины необоснованных списаний сырья и материалов в затраты на производство определенных видов продукции, которые к моменту проверки большей частью или полностью имеются в наличии на складах организации-изготовителя или ее покупателей. Использованию этого приема обычно предшествует мотивированная экспертная оценка специалистов о действительной себестоимости изготовления данной продукции.

Способом обратного счета можно определить количество и стоимость материалов, излишне отнесенных на издержки производства. Для этого число фактически выпущенных изделий данного вида за период, предшествующий проведению контрольных мероприятий, умножают на разность между фактическим списанием материалов на единицу продукции и реальными нормами материальных затрат согласно заключению экспертов. Однако следует иметь в виду, что не всегда можно распространить на реализованную часть продукции нормативы материальных затрат, установленные технической экспертизой имеющихся на складах или в торговой сети остатков изделий, так как возможны изменения габаритов, рецептур, влажности сырья и других параметров уже реализованных изделий в сравнении с изделиями, которые подверглись экспертизе.

Выводы, сделанные на основе использования приема обратного счета, обладают неопровержимой доказательностью, когда он применяется в сочетании с другими способами документального и фактического контроля.

Оценка законности и обоснованности хозяйственных операций. По

данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета оценка законности и обоснованности хозяйственных операций проводится сопоставлением записей в учетных регистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров с показателями отчетности. Из практики известно, что хищения, искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности и другие нарушения допускаются посредством необоснованных записей на счетах бухгалтерского учета. Поэтому при проверках необходимо обращать особое внимание на выявление таких нарушений, как: неверная корреспонденция счетов; несоответствие записей в учетных регистрах первичным документам; отсутствие бухгалтерских записей по отдельным первичным документам; составление учетных записей, не подтвержденных оправдательными документами; несоответствие отчетных показателей записям в Главной книге и других учетных регистрах и др.

Следует иметь в виду, что указанные отступления от правил ведения бухгалтерского учета являются лишь признаками вероятных злоупотреблений. Они могут быть отражены в материалах проверки только после тщательного анализа с участием лиц, ответственных за составление ошибочных учетных записей. Выявление нарушений должно сопровождаться раскрытием причинных связей между недостатками в постановке учета и выявленными незаконными действиями. Такой комплексный подход позволяет установить нарушения, совершаемые посредством необоснованных бухгалтерских записей.

Балансовый метод. Балансовый метод увязки движения товарноматериальных ценностей — прием, широко используемый при проверке сохранности имущества организации. С этой целью поступление отдельных видов ценностей за период между инвентаризациями (включая их остатки при предыдущей инвентаризации) сопоставляют с их расходом за этот же период и остатками по инвентаризационной ведомости на день проверки. Особенно эффективны такие балансовые увязки при проверке сохранности товаров на мелкооптовых складах (базах, магазинах), где ведется только суммовой учет их движения. Превышение документированного расхода и выходных остатков определенных видов ценностей над их поступлением (с учетом входных остатков) может быть результатом выписки бестоварных (фиктивных) расходных документов, реализации неоприходованных (скрытых от учета) товарно-материальных ценностей и других злоупотреблений.

Разновидностью балансового приема является хронологическая проверка сбалансированности движения отдельных видов (групп) товарно-материальных ценностей за короткие промежутки времени (дни, декады и т.д.), не совпадающие, как правило, с календарным отчетным периодом. Применение данного приема позволяет выявить в отдельные дни расход ценностей, превышающий их поступление (с учетом входного остатка). Полученные при этом результаты можно считать достоверными лишь при условии, что хронологической проверке одновременно подвергнуты все однородные материалы (готовые изделия, товары) данной группы.

Сравнение. Этот прием имеет универсальное значение для всех форм контроля — предварительного, текущего и последующего. Сравнение представляет собой сопоставление параметрических данных объектов контроля с целью определения сходства или различия между ними.

Сравнение фактических результатов деятельности с плановыми (нормативными) показателями, а также с отчетными данными прошлых периодов (в сопоставимых ценах) позволяет оценивать выполнение поставленных задач и динамику важнейших техникоэкономических показателей за ряд лет.

С помощью сравнения плановых и фактических данных со среднеотраслевыми данными появляется возможность всесторонне оценить организационно-технический уровень финансово-экономической деятельности проверяемой организации.

Экономический анализ. Для углубленного изучения финансовоэкономической деятельности организаций применяется экономический анализ. При проведении проверок используют такие приемы анализа, как расчет средних и относительных величин, группировки, индексный метод (включая его разновидность — цепные подстановки), расчеты корреляционной зависимости и т.п.

Приемы экономического анализа можно использовать также для выявления признаков и симптомов негативных явлений (искажений в отчетности, хищений и др.). Это обусловлено тем, что даже завуалированные хищения и искажения отчетности обычно отражаются на результатах финансово-хозяйственной деятельности, вызывая несогласованность некоторых взаимосвязанных экономических показателей и иные отклонения. Приемы экономического анализа выполняют вспомогательную роль в процессе контроля.

Источник