Создан быть удобным способом

Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).

Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).

Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

Предлагаю вам свой список инструментов:

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.
Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку. Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела. Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать. Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу. В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её.
Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений. Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.
Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.
Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение. В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя. Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.
Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.
Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации.

Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.

Внедрение в жизнь

Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже.

Для развития привычек я опираюсь на знания, полученные из книги Чарльза Дахигга «Сила привычки» и на 2 года самообразования в нейрофизиологии и биохимии головного мозга.
Я стараюсь создать связь «знак — привычные действия — награда», где знак — всегда внешний стимул, привычные действия — то, что делаю непосредственно я, награда — то, что мне доставляет приятные эмоции.

Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить.

В итоге я остановился на одном приложении (не буду называть, так как статья не ради рекламы), которое позволило мне внедрить все инструменты разом. Самая сложная задача в применении
приложения в том, чтобы связать мозг и программу. По моим опросам для многих планирование — это записи на бумажке и если вы зададитесь вопросом «Почему не навороченное приложение?» — ответ прост «оно непривычно!». Поэтому я поделил работу с приложением на 2 стадии:

1. Планирование

Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)
Действие: внесение задач в свои проекты.
Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.

2. Исполнение

Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел.
Действие: начать выполнять дела.
Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.

Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).

В итоге, через месяц начал удивляться — «Как другие люди еще не используют столь крутые возможности по управлению своей жизнью?». Что для меня является показателем сформировавшейся привычки. Пользуюсь уже 4-й месяц — полёт нормальный.

Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт!

С уважением, Голещихин Н.А.

Список книг:

1. Глеб Архангельский «Тайм-драйв»
2. Девид Ален «Getting Things Done»
3. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»
4. Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент»
+ Огромное количество статей

1. Mylifeorganized
2. To do list
3. Doit.im
4. Time-master
5. Wunderlist
+ еще около 10 приложений.

Полное или частичное копирование только с согласия автора.

Источник

Как применять дизайн-мышление во всех сферах жизни

Что надо знать о дизайн-мышлении:

Что такое дизайн-мышление

Дизайн-мышление — подход для креативного решения проблем. Он помогает выходить за плоскость привычных и очевидных идей. Чтобы пользоваться дизайн-мышлением, необязательно быть дизайнером. Любой может применять методику в образовании, карьере, бизнесе и повседневной жизни.

Рассмотрим на примере такой ситуации: грузовик застрял под слишком низким мостом в Мичигане. Машина не могла ни проехать вперед, ни сдать назад. Инженеры, аварийная служба, пожарные и водители разрабатывали разные сложные решения, соответствующие их компетенциям. В основном они думали, как разобрать грузовик на запчасти или демонтировать мост. Проблему решил проходивший мимо мальчик: «Почему бы просто не выпустить воздух из шин?» — предложил он.

«Дизайн-мышление задействует возможности, которые есть у всех нас, но которые упускаются из виду при использовании более традиционных методов решения проблем», — объясняет Тим Браун, CEO компании IDEO и автор книги «Дизайн-мышление в бизнесе».

Исследователь, преподаватель ВШЭ и Британской высшей школы дизайна Евгения Черкашина подчеркивает: дизайн-мышление ориентировано на глубокое погружение в опыт людей. Используем аналогии и воображение: представьте, что вы в детстве возвращаетесь домой из школы, а через час вам идти на занятие по танцам. Вам очень хочется есть. Но мама уехала в командировку, поэтому обед делает отец. У него может быть несколько способов сделать суп (или «продукт» в бизнесе).

Неудачный вариант. Папа берет сковородку и готовит нечто, больше похожее на рагу. В этом «супе» много незнакомых специй, он острый и не очень вам нравится. Отец еще и дал вам неудобную ложку в руки. Как создатель, он опирался на собственный опыт, который не соотносится с вашими представлениями об обеде.

Средний вариант. Папа все еще готовит по своему рецепту, но уточняет, любите ли вы перец и чем вам удобнее есть. Он уже учитывает ваши пожелания.

Лучший вариант. Отец дает попробовать суп и спрашивает, понравилось ли вам? Вы отвечаете: «Неплохо, но сейчас хотелось бы съесть чего-то менее жирного, потому что уже через час у меня занятие по танцам». После этого папа быстро делает вам салат. Вы довольны и бодры.

Именно такой комплексный подход к опыту потребителя или пользователя ближе всего к дизайн-мышлению. Оно помогает создавать нужные пользователям продукты и экономить ресурсы компании. Вот некоторые преимущества методики для бизнеса.

• Ускоренный вывод продукта на рынок

Акцентируя внимание на поиске жизнеспособных решений, можно значительно сократить время, затрачиваемое на проектирование и разработку.

• Экономия и высокая отдача от инвестиций

Более быстрое продвижение успешных продуктов экономит деньги бизнеса. Кроме того, дизайн-мышление может повысить рентабельность инвестиций до 300%.

• Рост лояльности потребителей

Ориентированный на пользователей подход повышает их вовлеченность и помогает удержать клиентов в долгосрочной перспективе.

Вы спорите, отказываетесь от устоявшихся убеждений и пробуете новое. Это побуждает все заинтересованные стороны мыслить нестандартно и развивает культуру инноваций.

Как появилось дизайн-мышление

Впервые термин Design Thinking озвучили в 1968 году в книге «Наука об искусственном». Его использовал профессор Стэнфордского университета Джон Арнольд в своей книге Creative Engineering. Спустя десять лет обладатель Нобелевской премии Герберт Саймон написал книгу The Sciences of the Artificial, в которой сформулировал основные принципы подхода. На протяжении следующих десятилетий дизайн-мышление все плотнее входило в разные сферы жизни и бизнеса.

Позже сообщество экспертов CareerFoundry выделили четыре основных правила дизайн-мышления: человечность, неопределенность, редизайн и осязаемость.

1. Правило человечности. Независимо от контекста, любая деятельность в итоге носит социальный характер. Инновации должны быть ориентированы на людей.
2. Правило неопределенности. Чтобы взглянуть на вещи по-новому, нужно экспериментировать, выходя за границы собственных знаний и способностей.
3. Правило редизайна. Основные потребности человека остаются неизменными, поэтому по сути мы не создаем новое, а только модернизируем уже существующие средства.
4. Правило осязаемости. Следует воплощать идеи в виде прототипов, чтобы на практике глубже понимать, как решить поставленную задачу эффективнее.

В 1991 году евангелисты дизайн-мышления в студии дизайна IDEO под руководством Дэвида Келли решили сделать из этого подхода понятный процесс. В 2004 году Келли с партнерами открыли в Стэнфорде Hasso Plattner Institute of Design (d.school). Сегодня это главный центр развития дизайн-мышления.

Какие этапы включает дизайн-мышление

В концепции d.school процесс делится на пять фаз. Весь подход носит итерационный характер. Поэтому не стоит воспринимать эти этапы как последовательные шаги. Они могут идти в разном порядке, повторяться или идти параллельно. Рассмотрим их на примере из повседневной жизни — планировании заграничной поездки с друзьями.

I. Эмпатия. Вам нужно погрузиться в проблемы пользователей, понять их истинные переживания и мотивацию, взглянуть на продукт их глазами.

Если решаете, какой будет ваша поездка с друзьями, узнайте, что они хотят получить от нее. Например, важно будет разобраться, как они предпочитают передвигаться, что планируют увидеть, сколько денег рассчитывают потратить.

II. Фокусировка. Задача этого этапа — проанализировать полученные данные и систематизировать их. Вам предстоит сформулировать вопрос, который станет ключевым для следующего шага.

Допустим, вашим друзьям нравятся прогулки налегке, исторические и архитектурные достопримечательности, и они не хотели бы тратить много денег. Тогда вопрос будет: как сэкономить и увидеть побольше интересных мест в городе?

III. Генерация идей. Теперь нужно найти как можно больше разных решений. Откажитесь от критики — она может загубить хорошие предложения. Когда нагенирируете максимум идей, отберите наиболее жизнеспособные.

Размышляя о поездке, вы можете отказаться от багажа в пользу ручной клади — так сэкономите на перелете и, передвигаясь, не будете обременены грузом. Из неочевидных предложений — узнать, есть ли в городе прокат электросамокатов, и воспользоваться им, чтобы быстро перемещаться между точками на маршруте. Это поможет посмотреть максимум достопримечательностей.

IV. Прототипирование. Остается проверить, сработают ли ваши идеи на практике.

Соберите сумку, которая проходит по требованиям к ручной клади. Подумайте, хватит ли этих вещей на время поездки. Если да, закидывайте ношу на плечо, снимайте электросамокат неподалеку от дома и выезжайте на пробный заезд. Покатайтесь в течение дня, чтобы проверить, удобно ли это и хватит ли вам сил в реальном путешествии.

V. Тестирование. Если прототип работает, масштабируйте его на широкую аудиторию. Изучайте отзывы пользователей и дорабатывайте продукт по результатам обратной связи.

Отправляйтесь в поездку по намеченному плану и анализируйте, насколько удачными были ваши решения. Спрашивайте друзей, что им нравится, а что нет. Вы можете менять какие-то вещи прямо по ходу путешествия или зафиксировать улучшения, которые используете в будущем.

Евгения Черкашина делится следующими советами, которые стоит учесть перед применением дизайн-мышления:

• постарайтесь забыть все, что вы знаете о людях и их взаимоотношениях;
• ловите себя на мысли «Я знаю»: останавливайтесь и задавайте больше вопросов;
• не бойтесь сделать что-то не так. Более того, старайтесь ошибаться. Это и есть итерации. Нас учили делать все на “пятерку”, а за ошибки ставили “двойки”. Поэтому перестроиться сложно, однако без работы над ошибками сложно идти вперед;
• учитесь — интернет дает множество возможностей. Если захотите выбрать наставника, обращайтесь к практикам — к тем, кто сам работал с проектами, а не с сухой теорией;
• попробуйте применить метод во взаимодействии с теми, кого уже давно знаете. Вы ощутите, что стали лучше их понимать и чувствовать.

Как корпорации используют дизайн-мышление

Медицина

В госпитале Питтсбурга назрела проблема — дети боялись проходить процедуру МРТ-сканирования, из-за чего родителям приходилось давать им успокоительные. Выход из ситуации нашли в редизайне аппаратов и кабинетов. Чтобы геймифицировать процесс, из пугающего обследования сделали увлекательное приключение для маленьких пациентов. Технику и помещения превратили в пиратские корабли, сказочные подводные царства и космические ракеты. Так без лишних трат и инженерных ухищрений удалось на 19% сократить употребление успокоительных детьми.

Транспорт

«Центр обеспечения мобильности пассажиров» в московском метро появился благодаря дизайн-мышлению. Специалисты из лаборатории Wonderfull на себе проверили, что значит перемещаться по метрополитену в инвалидных колясках. Сделав выводы, они разработали ряд решений, которые используются столичной подземкой до сих пор. Служба помощи маломобильным пассажирам работает уже восемь лет.

Страхование

Финансовая компания MLP, занимающаяся в основном страхованием частных клиентов, фиксировала рекордное снижение доверия потребителей. Корпорация использовала дизайн-мышление и посмотрела на проблему с точки зрения пользователей. Тогда стало понятно: чтобы исправить ситуацию, нужно преобразовать свой облик и начать говорить с аудиторией на ее языке.

Компанию спасли два простых решения. Первое — сменить деловую одежду сотрудников на повседневную. Второе — не пытаться сразу продать готовые пакеты услуг, а сперва задавать открытые вопросы, чтобы понять, что подходит клиентам. Первые же опыты привели к росту доверия.

Банкинг

Банк ВТБ хотел создать более востребованную дебетовую карту. Компании удалось понять главную проблему клиентов — высокие ежедневные траты. Исследование помогло выяснить, что значительная часть этих денег уходит на оплату передвижений по городу. Тогда банк выпустил карту со встроенной «Тройкой» и повышенным кэшбэком на транспортные услуги. За первые несколько месяцев ее оформили тысячи москвичей.

Что еще почитать о дизайн-мышлении

Автор — CEO компании IDEO — объясняет, как сделать дизайн частью бизнес-стратегии и максимально использовать его возможности на всех этапах создания продуктов и услуг в разных сферах.

Книга о дизайне для недизайнеров, технических специалистов и простых людей. Автор рассказывает, как из привычных вещей создавать приятные, понятные и удобные продукты.

Авторы рассказывают, как объединить дизайнерский и традиционный деловой подход, чтобы творчески решать бизнес-задачи.

Практическое пособие по созданию продуктов с помощью дизайн-мышления. В нем собраны инструменты и методики, проверенные на практике крупными корпорациями.

Сборник приемов и инструментов дизайн-мышления. Эксперты сопровождают все техники простыми и понятными практическими упражнениями, которые помогут усвоить материал.

Источник