Сколькими способами можно создать шаблон

Сколькими способами можно создать шаблон

Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки «Создать» на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOffice\Шаблоны . Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

• стили;
• параметры страницы и бумаги;
• обычный текст, таблицы, рисунки;
• формы;
• макросы;
• пользовательские меню;
• панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль «Обычный», используемый при создании большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста ; флажок ; раскрывающийся список . Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы . На панели «Формы» выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели «Формы» имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

• создание текстовой основы (структуры) формы;
• вставка и настройка полей формы;
• защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели «Формы» выбрать «Параметры поля формы» . В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно «Параметры текстового поля» содержит следующие основные поля:

• «Тип» — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об ошибке;
• «Текст по умолчанию» — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
• «Максимальная длина» — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
• «Формат текста» — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно «Параметры флажка» позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: «Снят» или «Установлен» . Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно «Параметры поля со списком» позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка «Текст справки», с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В окне «Текст справки для поля формы» имеются две вкладки: «Строка состояния» и «Клавиша F1». Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.

• выбрать меню Сервис/Установить защиту. ;
• в окне «Защита документа» установить метку «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм» и нажать «Ok»;
• при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента «Защита формы» на панели «Формы».

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент «Защита формы».

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать. . В окне «Создание документа» установите метку «Шаблон» , найдите и выделите шаблон «Обычный» , на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите «Ok» .

Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

Выберите меню Файл/Сохранить как. и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле «Имя файла» введите имя шаблона и нажмите «Ok» . Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Источник

Создание шаблонов

Кроме тех шаблонов, которые предлагает Word, можно использовать Шаблоны, созданные самостоятельно. Для того, чтобы просмотреть какие Шаблоны предлагает Word, необходимо выбрать во вкладке Файл команду Создать/ Образцы шаблонов.

ПРИМЕР ОТЧЕТА

ПРИМЕР СТАНДАРТНОГО ФАКСА

ПРИМЕР РЕЗЮМЕ

Существует три способа создания шаблонов документов: на основе существующего шаблона, путём модификации существующего шаблона и создание совершенно нового шаблона.

Создание совершенно нового шаблона можно осуществить двумя способами.

Первый способ заключатся в выполнении следующих действий:

– выполнить команду Файл/ Создать/Новый документ;

– добавить текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах; определить размещение частей шаблона на странице; изменить оформление символов; создать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста; вставить в документ гипертекстовые ссылки;

– выполнить команду Файл/ Сохранить как;

– в диалогом окне Сохранение документа ввести имя Шаблона. Тип файла установить Шаблон Word. Нажать кнопку ;

Второй способ заключатся в выполнении следующих действий:

– выполнить команду Файл/ Создать/ Мои шаблоны;

– в диалоговом окне Создать выполнить щелчок на переключателе , выбрать шаблон Новый документ, и нажать ОК;

– добавить текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах; определить размещение частей шаблона на странице; изменить оформление символов; создать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста; вставить в документ гипертекстовые ссылки;

– нажать кнопку Сохранить.

– в диалогом окне Сохранение документа ввести имя Шаблона. Тип файла по умолчанию будет определен как Шаблон Word. Нажать кнопку .

Диалоговое окно Создать содержит вкладки, в которых располагаются шаблоны, созданные пользователем. Создавая шаблоны документов, можно помещать их в эти вкладки, а также создавать для них новые вкладки. Имя каждой вкладки этого окна совпадает с именем одной из подпапок в папке Шаблоны.

Для добавления новой вкладки необходимо:

– открыть программу Проводник и выбрать папку Шаблоны;

– выполнить команду Новая папка;

– ввести подходящее имя и закрыть окно Проводника.

Если подпапка в папке Шаблоны не содержит ни одного шаблона, соответствующая вкладка в диалоговом окне Создать не создаётся.

В процессе создания шаблона можно:

– вставить в шаблон тексты и иллюстрации;

– определить способ размещения частей шаблона на странице;

– изменить оформление символов;

– создать и модифицировать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста;

– вставить в документ гипертекстовые ссылки.

После создания (изменения) шаблон документа следует сохранить.

Создание шаблона документа на основе существующего осуществляется следующим образом:

– необходимо выполнить команду Файл/ Открыть, а затем открыть нужный документ;

– чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выполните команду Файл/ Создать/ Образцы шаблонов. Выбрать шаблон, похожий на вновь создаваемый, установить переключатель в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку Создать;

– выполнить команду Файл/ Сохранить как;

– тип файла установить Шаблон Word;

– по умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создать, необходимо открыть одну из папок, вложенных в папку Шаблоны;

– ввести имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажать кнопку ;

– добавить текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалить все элементы, которые не должны появляться в документах;

– внести необходимые изменения в размеры полей и страниц, определить ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования;

– нажать кнопку Сохранить.

У шаблона нельзя изменять тип файла. Чтобы сохранить файл не как шаблон, а как документ Word, необходимо сохранить шаблон, а затем создать новый документ. Выполнить команду Файл/ Создать/ Образцы шаблонов, а затем выбрать шаблон, на основе которого требуется создать документ. Установить переключатель в положение Документ, а затем нажать кнопку Создать. Скопировать все, что было создано в шаблоне, в новый документ. Сохранить новый документ, предварительно убедившись, что в поле Тип файла стоит значение Документ Word.

Изменение существующего шаблона документа осуществляется следующим образом:

– необходимо выполнить команду Файл/ Открыть, а затем открыть шаблон, который требуется изменить. Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, следует выбрать значение Шаблон документа в поле Тип файла;

– изменить любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш;

– нажать кнопку Сохранить.

Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, созданных на основе данного шаблона; существующие документы не изменятся. Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только если установлен флажок (диалоговое окно Шаблоны и надстройки).

При самостоятельном сохранении созданного шаблона можно сохранить рисунок первой страницы для предварительного просмотра в окне Создание документа, что облегчает выбор документов. Для этого следует установить флажок на вкладке Документ диалогового окна Свойства (Файл/ Сведения/ Свойства/ Дополнительные свойства).

Чтобы активизировать другой шаблон и воспользоваться содержащимися в нём стилями форматирования или элементами автотекста, необходимо выполнить следующие действия:

– открыть документ, к которому нужно присоединить шаблон;

– выполнить команду Разработчик/ Шаблон документа;

– в поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки указать имя нужного шаблона;

– в случае необходимости определить местоположение шаблона, находящегося в другой папке или на другом диске, нажать кнопку и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать шаблон;

– подтвердить выбор с помощью кнопки .

Вопросы для самоконтроля

1) Какие стили существуют?

2) Создайте 2 стиля разными способами.

3) Измените один из созданных стилей.

4) Удалите стиль.

5) Скопируйте стиль в новый документ.

6) Где хранятся файлы шаблонов?

7) Создайте 2 шаблона разными способами.

8) Создайте новую вкладку в диалоговом окне Создатьи вставьте туда созданный шаблон.

Источник