Вопрос 3. Способы коммуникации
1) Разговорный (устный или вербальный)
2) Письменный (статьи, объявления)
3) Вербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) – использует в качестве знаковой системы человеческую речь (естественный звуковой язык т.е. систему фонетических знаков) включающих два принципа:
Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передачи информации с помощью речи менее всего теряется смысл сообщения, но этому должно сопутствовать высокая степень общьности, всеми участниками коммуникативного процесса. Обмен информации возможен не только посредством речи, но и по средствам других знаковых систем, которые в своей совокупности. В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем используемых в не вербальной коммуникации. К ним относятся:
1) Оптико-кинетическая – включает жесты, мимику и пантамимику. Эта система предстает как свойство общей моторики различных частей тела (рук, лица, позы)
2) Пара и экстролингвистическая – является также дополнением к вербальной коммуникации. Система вокализации (вокал) качества голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния (состояния коммуникатора), а также характеристик личности. Тембр голоса часто ассоциируется с симпатичностью и образованностью человека. Экстролингвистика – включение в речь пауз, покашливания, плача, смеха, тембр речи. Паузы подчеркивают особую значительность текста иногда они больше чем текст. Все эти проявления увеличивают значимость информации, но не посредствам речевых включений, а околоречевыми приемами. Выступает также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент коммуникативной ситуации. Проксимика как специальная область занимающаяся нормами пространственной и временной организации общения располагает большим экспериментальным материалом и в настоящее время проблемы Проксимики включены в особую область психологии получившей название экологическая психология (психология среды). Среди прочих проблем здесь изучаются нормы оптимального расположения партнеров о коммуникации приближение к собеседнику, особенности персонального пространства и др.
3) Организация пространства и времени коммуникативного процесса
4) Визуальный контакт – контакт глаз. Частота обмена взглядами, их длительность, смена статики и динамики взгляда, его избегание. Визуальный контакт выполняет многочисленные функции: информационный поиск, стремление скрыть или обнаружить свое я. Сигнализировать о готовности, поддержать или продолжить общение, демонстрировать степень психологической близости и прочее. Как все не вербальные средства, контакт глаз имеет значение в дополнение к вербальной коммуникации.
Для всех четырех систем невербальной коммуникации встает один общий вопрос методологического характера: каждый из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определенный код. Всякая информация должна кодироваться, причем так, чтобы система кодификации была известна всем участниикам коммуникативного процесса, но если в случае с речью эта система кодификации. При не вербальной коммуникации важно в каждом случае отличить, что можно считать кодом, и главное определить, владеет ли ваш партнер этим кодом. В противном случае, никакой смысловой прибавке к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.
Совокупность этих средств призвана выполнять следующие функции:
1. Дополнение речи
2. Замещение речи
Эмоционального состояние партнеров о коммуникативном процессе.
Источник
Деловая культура и профессиональные коммуникации
Виды и формы коммуникаций
1. Виды и формы коммуникаций
В зависимости от сочетания различных способов, приемов и стилей общения принято выделять три основных вида коммуникации- вербальную, невербальтную и паравербальную. Как считают специалисты, коммуникативное взаимодействие людей на три четверти состоит из речевого (вербального) общения. В процессе коммуникации осуществляется взаимное влияние людей друг на друга, обмен различными идеями, интересами, настроениями, чувствами и т.д. Для этого каждая культура создала свою языковую систему, с помощью которой ее носители имеют возможность общаться и взаимодействовать. В науке различные формы языкового общения получили название вербальных средств коммуникации. Под вербальной коммуникацией понимается языковое общение, выражающееся в обмене мыслями, информацией, эмоциональными переживаниями собеседников. Вербальная коммуникация, как считают специалисты по теории коммуникации, может проходить преимущественно в форме диалога или монолога.
Диалогом называется форма общения, состоящая из обмена высказываниями двух взаимодействующих сторон или партнеров. На практике диалог представляет собой взаимные реплики собеседников, которые в свою очередь являются естественным ответом на побуждения собеседника или реакцией на происходящее вокруг. Выделяют следующие типы диалога:
— информативный, состоящий из вопросно-ответной коммуникации и имеющий своей целью получение информации;
— прескриптивный, содержащий просьбу, приказ, обещание или отказ выполнить какое-либо действие;
— обмен мнениями, представляющий собой общение дискуссионного характера между собеседниками с равной коммуникативной компетенцией;
— праздноречивый, представляющий собой эмоциональное общение собеседников.
Монолог является речевой формой общения, рассчитанной на пассивное и опосредованное восприятие, поскольку произносится одним человеком при обращении к другому или многим людям. Выделяют следующие типы монолога:
— информационный, означающий сообщения различного рода.
Стили вербальной коммуникации- совокупность устойчивых и привычных способов поведения присущих данному человеку которые используются им при установлении отношений и взаимодействий с другими людьми. Выделяют следующие стили:
— Прямой стиль представляет собой индивидуальную стабильную форму коммуникативного поведения человека, проявляющуюся в любых условиях взаимодействия с другими людьми.
— Непрямой- позволяет скрывать и камуфлировать истинные желания, цели и потребности говорящего человека.
— Искусный, вычурный- основываются на различной степени использования экспрессивных средств языка, пауз, молчания и т.д.
— Инструментальный -ориентирован на говорящего
— Аффективный-направлен на слушателя.
Различного рода чувства, переживания и настроения, не поддающиеся словесному выражению, передаются средствами невербального общения. Под невербальной коммуникацией в науке понимается совокупность неязыковых средств, символов и знаков, использующихся для передачи информации и сообщений в процессе общения. Невербальные способы передачи информации появились в жизни людей раньше, чем вербальные. Выделяют три типа невербальных средств:
— поведенческие знаки, обусловленные физиологическими реакциями: побледнение или покраснение, а также потоотделение . от волнения, дрожь от холода или страха и др.;
— ненамеренные знаки, употребление которых связано с привычками человека (их иногда называют самоадапторами): почесывание носа, качание ногой без причины, покусывание губ и др.;
— собственно коммуникативные знаки — сигналы, передающие информацию об объекте, событии или состоянии.
Люди используют невербальное общение для того, чтобы полнее, точнее и понятнее выразить свои мысли, чувства, эмоции. Эта цель является общей для всех культур, но в разных культурах «слова» невербального языка имеют разное значение, им придается различный смысл. Так, покачивание головой из стороны в сторону для русского человека означает «нет», в то время как для болгарина это значит «да».
Несмотря на двойственный характер, невербальные знаки включают в себя довольно большой объем разносторонней информации о личностных качествах партнеров по коммуникации (их темпераменту, эмоциональном состоянии, социальном статусе, коммуникативной компетенции и т.д.), об отношениях участников коммуникации друг к другу (желаемом уровне общения, типе отношений, динамике взаимоотношений), об отношении к ситуации общения (желание продолжать общение, стремление выйти из коммуникации).
Глубокое и обстоятельное рассмотрение невербальной коммуникации достигается через раскрытие ее основных форм и способов, к которым относятся:
— кинесика — совокупность жестов, поз, телодвижений;
— такесика — рукопожатия, поцелуи, поглаживания, похлопывания и другие прикосновения к телу партнера по коммуникации;
— сенсорика — совокупность чувственных восприятий, основывающихся на информации от органов чувств;
— проксемика — способы использования пространства в процессе коммуникации;
— хронемика — способы использования времени в процессе коммуникации;
-окулистика-использование движения глаз или контакт глазами в процессе коммуникации.
Паравербалъные средства — совокупность звуковых сигналов, которые сопровождают устную речь, привнося в нее дополнительные значения. Примером такого рода может служить интонация, сигнализирующая о вопросительном характере предложения, сарказме, отвращении, юморе и т.п. Иными словами, при паравербальной коммуникации определенная часть информации передается через голосовые оттенки, которым в разных языках придается определенный смысл. Хотя индивидуальные характеристики голоса не могут служить надежным показателем личных качеств человека, тем не менее, в процессе общения следует помнить о важной особенности восприятия человека по голосу. Слушатели склонны наделять более высокими достоинствами людей с более совершенной речью (приятный тембр, интонации), приписывать им не только высокие интеллектуальные и психологические качества (обаяние, интеллигентность, доброжелательность), но и значительно более высокие партнерские и деловые качества (компетентность, надежность, уверенность и др.).
С помощью голоса можно передавать основные эмоции — страх, гнев, радость, удивление и эмоциональные состояния — доброжелательность, тревожность, уверенность, заинтересованность. Например, эмоция печали выражается медленным нарастанием и спадом силы и высоты голоса, увеличенной длительностью слогов, падением силы и звонкости голоса. Быстрая речь вызывает представление о человеке активном, энергичном, а низкий глухой голос связывают с человеком целеустремленным, волевым, решительным и т.п.
Назначение паравербальной коммуникации заключается в том, чтобы вызвать у партнера соответствующие эмоции, ощущения, переживания, которые необходимы для достижения определенных целей и намерений. Такие результаты обычно достигаются с помощью паравербальных средств общения, к которым относятся:
— просодика — темп речи, тембр, высота и громкость голоса;
-экстралингвистика — паузы, кашель, вздохи, смех и плач (т.е. звуки, которые мы воспроизводим с помощью голоса).
Источник
Способы и средства коммуникации
7. Способы и средства коммуникации
Информация может быть передана с помощью знаков или целой их системы. Наиболее распространенной и «естественной» является передача информации с помощью речи — системы словесных знаков, используемых в непосредственном общении. Сообщения, передаваемые человеком устно, принято называть вербальными.
К невербальным (неречевым) способам передачи информации относятся мимика, жесты, поза, темп и интонации голоса, пространственное расположение и дистанция при общении.
Рассмотрим каждый из этих средств передачи информации подробнее.
Специалисты выделяют четыре вида речевой деятельности. Два из них — говорение и написание — относятся к созданию сообщения, а два — слушание и чтение — к восприятию сообщения. Эффективный менеджер должен успешно осуществлять эти виды деятельности.
Говорение. Большая часть информации передается в устной форме. Поэтому владение навыками говорения имеет большую важность для менеджера. Очевидно, что эффективность устной передачи информации определяется не только хорошей реакцией, но также ясностью мышления и умением доходчиво излагать свои мысли.
В процессе говорения коммуникатор кодирует информацию — подбирает нужные слова и обороты, интонацию и манеру речи, а реципиент, слушая, декодирует ее. Поэтому при устном сообщении необходимо представлять, как собеседник воспринимает вашу информацию (знает ли он значения всех используемых вами слов, особенно терминов, успевает ли за вашим темпом речи, какой смысл он придает вашей интонации), и то, как он к ней отнесется (задевает ли его ваше сообщение, затрагивает ли его взгляды и ценности, важно для него или безразлично).
Следует учесть, что работник, вовлеченный в гущу происходящих событий и эмоционально переживающий их, оказывается заложником феномена, получившего в психологии название «предрасположенность в пользу собственного «Я»». Сотруднику кажется, будто то, что ясно ему, понятно всем, поэтому он думает, что его заботы и переживания, успехи и неудачи очевидны для руководителя. Другими словами, он склонен завышать степень того, насколько его поняли.
При всем многообразии форм деятельности, при которых может использоваться устное сообщение, — выступление, презентация, беседа, совещание и т.д. — главный залог эффективной коммуникации является умение увидеть себя глазами собеседника и, исходя из этого, выбрать адекватную форму передачи информации.
Написание. Широко используемое в организациях в практике передачи информации, письменное сообщение имеет целый ряд преимуществ. При его составлении человек имеет время привести в порядок свои мысли, продумать несколько вариантов изложения информации, выбрать тот, который наиболее точно передает его позицию.
К письменным средствам коммуникации относятся: письма, инструкции, информационные сообщения, отчеты и т.д. В большинстве случаев письменное сообщение требует использования официально-делового стиля, предполагающего предельную точность и недвусмысленность высказываний, а значит, и точность передаваемой информации.
Применительно к письменному способу передачи информации в практике американского бизнеса популярен так называемый KISS-принцип (от англ. Keep it short and simple — держись краткости и простоты). На практике это означает следование в деловой переписке трем простым принципам: слова короче; слов меньше; используй картинки если это возможно.Указанные принципы кажутся чрезвычайно простыми и очевидными. Однако их практическая реализация требует серьезной практики и опыта.
Слушание. Слушать и слышать — разные вещи. Если человек не умеет слушать, он может многое «пропустить мимо ушей». Исследования показывают, что, когда человек слушает другого, он склонен завышать оценку того, насколько точно он воспринимает услышанное. Ему кажется, что все ясно. В результате он может прослушать что-то очень важное, пропустить выгодное предложение или принять второстепенную информацию за главную. На то, что человек неэффективно слушает собеседника, влияет целый ряд факторов:
— во-первых, переизбыток получаемой в течение дня информации не дает человеку возможности одинаково внимательно относиться ко всем сообщениям;
— во-вторых, зачастую собственные переживания и размышления являются для человека более важными, чем то, что сообщают другие, он поглощен своими мыслями;
— в-третьих, человек думает быстрее, чем говорит, поэтому при слушании остается время подумать о чем-то другом, более значимом для человека, чем сообщение собеседника;
— в-четвертых, возможной причиной плохой восприимчивости может стать неприязнь к собеседнику, в результате чего человек может перестать его слушать или превратно истолковать суть его сообщения.
Для того чтобы преодолеть указанные проблемы, человеку необходимы высокая концентрация внимания, самоконтроль. Важно поддерживать постоянную обратную связь с собеседником, используя ее различные формы — повторение сказанного, уточнение, пересказ, позволяющие поддерживать или корректировать процесс беседы. Внимательное слушание позволяет не только правильно понимать содержание речи собеседника, но и выказывать уважение к нему. В ответ на вашу заинтересованность он также будет внимателен к вашим словам. Следует помнить, что люди, которые любят поговорить, но не любят слушать, рискуют оказаться без внимательных собеседников.
Чтение. Сегодня сотрудники большинства организаций получают и обрабатывают огромное количество документов — писем, факсов, электронных посланий, документов внутреннего оборота (служебных записок и т.д.).
Для многих этот информационный вал становится огромной проблемой, отрицательно сказывающейся не только на настроении и самочувствии работника, но и на результатах его работы. Это диктует необходимость принятия соответствующих мер как на уровне предприятия в целом, так и на уровне организации труда каждого работника.
Организационные усилия должны быть направлены прежде всего на упорядочение документопотока. Требуется серьезная работа по организации документооборота, так как ее отсутствие является фактором, снижающим эффективность деятельности всего предприятия.
Каждый сотрудник наряду с исполнением общекорпоративных правил работы с письмами и документами, должен определить собственные принципы работы с ними. Их основу должны составлять точность и своевременность обработки деловых бумаг.
Невербальные средства коммуникации выполняют различные функции:
— они могут иллюстрировать то, что мы сообщаем с помощью речи, использоваться как разновидность «параллельного» языка, сопровождающего речь партнеров в процессе общения;
— выступать регуляторами общения — мы можем позой и выражением лица сообщить о своей заинтересованности или желании прекратить общение;
— выражать наши переживания; выступать самостоятельным сигналом.
К средствам невербального общения можно также отнести приспособительное поведение. Это движения, которые помогают телу адаптироваться к ситуации (почесывание носа, кивок головой). Собеседник может приписать этим движениям некий смысл, хотя человек ничего не имел в виду. Невербальный язык продолжает действовать, даже когда мы не придаем ему значения. Зачастую сообщение на языке мимики может оказаться более значимым, чем информация, переданная словами. Если вы со слезами на глазах скажете собеседнику, что у вас все хорошо, то он скорее поверит тому, что видит, чем вашим словам.
При невербальном общении вместо слов применяются специальные знаки. При использовании одинаковых знаковых систем люди без труда поймут друг друга. У каждого народа существует свой набор невербальных средств. Общаясь с представителями другой культуры, люди могут неадекватно воспринять их поведение, неверно «прочитав» послание собеседника. Так, например, при общении с японцами европейцы часто допускают распространенную ошибку. Дело в том, что японцы при разговоре часто кивают головой и произносят слово «хей». Обычно оно переводится как «да». Однако в процессе общения японцы используют это слово как регулятор речи, информируя собеседника о том, что его слушают и понимают. Это своеобразный знак вежливости и уважения к собеседнику. Европейцы же при проведении деловых переговоров неверно интерпретируют его — как знак согласия.
Зачастую использование собеседником непонятной или непривычной системы невербальной коммуникации вызывает отрицательное эмоциональное отношение. Это легко проиллюстрировать на примере дистанции, которую люди используют при общении. Если ваш собеседник в процессе общения будет слишком близко, на ваш взгляд, подходить к вам или чрезмерно отдаляться вы, очевидно, будете испытывать неудобство, а возможно, и раздражение, хотя он и не хотел причинять вам неудобство. Так, известно, что многие народы юга Европы — итальянцы, испанцы, греки — используют более короткую дистанцию при общении, чем это принято в более северных странах, например в России. А представители севера Европы — финны, шведы, норвежцы — предпочитают вести разговор, находясь на большом расстоянии друг от друга. Чтобы эффективно использовать язык невербального общения, необходимо учитывать национально-культурные различия, а также социальные и личностные особенности людей (возрастные и социально-профессиональные различия). Например, молодым людям могут быть понятны некие жесты и мимика, распространенные среди сверстников, но они мало что скажут или могут быть превратно истолкованы представителями иных возрастных групп. Это относится и к невербальным средствам, используемым представителями разных профессий. Так, не всем могут быть понятны жесты строителей или знаки регулировщика.
Коммуникация будет более успешной, если будет использовано сочетание вербальных и невербальных средств передачи информации.
8. Коммуникативная компетентность менеджера
Сложности и проблемы, возникающие при передаче и приеме информации, указывают на то, что для эффективной работы менеджера чрезвычайно важно, чтобы он обладал коммуникативной компетентностью.
Коммуникативная компетентность менеджера — это владение коммуникативными навыками и умениями, знание культурных норм, обычаев и этикета, ориентация в коммуникативных приемах и средствах и умение их использовать адекватно конкретной ситуации.
Для высокой коммуникативной компетентности характерны способность прогнозировать ситуацию, умение «вжиться» в нее и управлять ею. Её основой является способность к саморегуляции, когда человек может создать адекватный ситуации эмоциональный настрой, что предполагает также умение понять состояние партнера и выразить собственное.
Коммуникативная компетентность может формироваться как в процессе непосредственного приобретения человеком социального опыта из практики собственного общения, наблюдения за другими людьми, восприятия искусства и средств массовой информации, так и в процессе специального обучения — психологического тренинга. В процессе тренинга участники взаимодействуют с людьми, демонстрирующими различные модели профессиональной деятельности, протекающей на фоне значительного мотивационного напряжения, вызванного групповым характером работы.
Для создания высоко реалистичной с психологической точки зрения среды, используются деловые и ролевые игры, специальные упражнения. Каждый менеджер должен постоянно повышать свою коммуникативную компетентность. С этой целью необходимо внимательно анализировать практику общения, находить ошибки и намечать меры по их исправлению. Следует учиться на опыте коллег, успешно осуществляющих коммуникативную деятельность, умения и навыки которых гармоничны и эффективны.
Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Классификация коммуникаций необходима для выделения различных их видов с целью последующего анализа и совершенствования.
Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчинённых, т.о. каждый менеджер обязан быть коммуникатором.
Под коммуникацией понимается обмен идеями и информацией, между людьми и их объединениями в процессе взаимодействия, в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации.
Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. От достоверности и своевременности получения необходимых сведений в значительной степени зависит эффективность управления, скорость и точность выполнения принимаемых решений и результативность контроля исполнения.
Передаче информации в организации могут мешать слухи, личные взаимоотношения между людьми, искажённое самомнение членов коллектива, власть авторитета или чьё-то лидерство.
Коммуникации в организации могут классифицироваться по ряду признаков: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме общения, каналу общения, по их пространственному расположению, по направленности общения.
Среди всех видов коммуникаций для изучения организационного поведения наиболее важную роль играют межличностные коммуникации, на которые влияют такие факторы, как обратная связь, компетентность отправителя и получателя, права отправителя, доверие получателя к отправителю, совместимость получателя и отправителя.
Межличностные коммуникации могут быть вербальными и невербальными, формальными и неформальными. Невербальное общение — важный источник информации о мыслях и чувствах отправителя и получателя. Поэтому знания невербальных сигналов столь важно для осуществления эффективных коммуникаций. Менеджеры должны развивать искусства владения и чтения невербальных сигналов общения.
Невербальные коммуникации дополняют вербальные. Формальные коммуникации определяются организационной структурой организации, которая должна четко фиксировать пространственное расположение коммуникационных каналов и обеспечивать эффективность вертикальных, горизонтальных и диагональных коммуникаций.
Неформальные коммуникации дополняют формальные. Неформальные коммуникации, слухи, существуют в любой организации, являясь неотъемлемой составной частью её жизнедеятельности. Через них редко передаётся информация, которая проходит через формальные каналы.
На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные барьеры. Зная возможные барьеры менеджеры должны стараться предотвращать их возникновение или же искать и планировать эффективные пути их преодоления.
1) Аширов Д.А., Организационное поведение. – М.: ТК Велби «Проспект», 2006. – 262 с.
2) Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика. — С-Пб: Питер, 2002.
3) Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник 3-е издание. – М.: Гардарики, 2000. – 528 с.
4) Галенко В.П., Рахманов А.И., Страхова О.А. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2003. – 229 с.
5) Дафт Р.А., Менеджмент. – СПб.: Питер, 2002. – 832 с.
6) Латфулин Г.Р., Громова О.Н. «Организационное поведение: Учебник для вузов» — С-Пб: Питер, 2004. – 432с.
7) Латфуллина О.Н., Громовой О.Н. Организационное поведение. — СПб.: Питер, 2006. – 432 с.
8) Сергеев А.М. Организационное поведение: Тем, кто избрал профессию менеджера — М: Академия, 2005. – 288с.
9) Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом. — С-Пб: Питер, 2000. – 416с.
10) Шепелев Е. М., Дятлов А. В., Фенёва М.А., Бесхмельницин М.И. «Менеджмент». Ростов-на-Дону, Феникс, 2003. – 352с.
Источник
