Самый надежный способ отправки по почте

Об отправке документов по почте: способы, важные нюансы

Современные технологии позволяют отправлять все документы в электронном виде, но могут случиться непредвиденные ситуации, вынуждающие человека воспользоваться обычной почтой. Отправить важные документы по Почте России можно без больших денежных и временных затрат.

Популярные способы отправки документов по России почтой

Какой почтой лучше отправить документы по России, зависит от ценности вложенных бумаг, их количества и сроков. Существует всего 3 основных способа почтовой пересылки документов в другой город, находящийся на территории России:

1. Письмом. Оно может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. Таким способом можно переслать только небольшие бумаги весом до 100 грамм.
2. Бандеролью. Обычно используется для отправки небольших печатных изданий, рукописей, фотографий или иных документов, не обладающих особой ценностью. Максимальный вес бандероли – 2 килограмма.
3. Посылкой. С ее помощью можно отправить большой объем документов и иных предметов культурно-бытового назначения. Максимальный вес – 10 килограмм.

Каким письмом лучше отправить документы, зависит от конкретных случаев, например, количества бумаг или финансовых возможностей отправителя.

Важно! Если бумаги имеют большую ценность и требуется уверенность, что они дойдут до получателя, то можно отправлять их с помощью заказного письма с уведомлением о получении. В такой ситуации отправителю направляется бланк, в котором указывается, когда письмо было доставлено, кто его получил.

Какой способ самый быстрый

Если требуется быстро отправить бумаги, то можно воспользоваться такой услугой, как экспресс-письмо EMS. Пересылка осуществляется с помощью курьера. Область доставки не ограничена, то есть пересылка осуществляется, как по городу, так и в другие районы и области. Главное преимущество такой пересылки – возможность отслеживания по трек-номеру.

Экспресс-письмо EMS – дорогостоящая услуга, но она позволяет осуществить отправление важной документации в кратчайшие сроки и с полной гарантией сохранности содержимого. Также возможна доставка посылки прямо до двери получателя, что также экономит время, благодаря отсутствию необходимости личного появления на почте.

Какая отправка будет самой дешевой

Список факторов, влияющих на стоимость услуги, не очень велик. В первую очередь цена может возрасти в зависимости от:

• удаленности населенного пункта, в который предстоит доставить письмо;
• размера самого пакета или конверта, а также его веса;
• вида транспорта, с помощью которого будет осуществляться доставка.

Наземная доставка намного дешевле воздушной, но она не может использоваться при необходимости отправки документов в другой город, особенно сильно удаленный.

Стоит учитывать, что сумма также зависит и от сроков. Некоторые почтовые отделения могут предложить супер-экспресс доставку, позволяющую передать получателю документы уже на следующий день, но минимальная стоимость доставки составляет 600 рублей.

Самый оптимальный и дешевый вариант – использование услуг Почты России. Стоимость отправки одного письма по стране не превышает 30 рублей, но есть риск потери документов или изменения их первоначального вида.

Какие документы рекомендовано отправлять почтой

Почтой можно отправлять любые бумажные носители или фотографии. Главное условие – вес письма не должен превышать 100 грамм.

Если требуется вместе с документацией отправить банковскую карту или деньги, то стоит воспользоваться заказным письмом с уведомлением и объявленной ценностью. В такой ситуации, если письмо будет утеряно или сорваны сроки доставки, то человек может рассчитывать на получение компенсации. В других случаях отправлять деньги или банковские карты обычным письмом не рекомендуется.

Некоторые сотрудники почты рекомендуют воздержаться от отправки ценных документов, например, паспорта или трудовой книжки, письмом, так как есть риск потери посылки или ее механического повреждения. В такой ситуации лучше воспользоваться бандеролью.

Стоит учесть, что действующее законодательство запрещает распространение и пересылку бумаг, относящихся к экстремистской литературе, агитирующим материалам.

Основные проблемы при отправке документов и пути их решения

Если документация отправляется по Почте России, то нужно учитывать проблемы, которые могут возникнуть. Самые частые неприятности при отправке бумаг по почте:

• деформация конверта из-за неаккуратной перевозки или в результате неосторожных действий работников отделения. В такой ситуации стоит объявить ценность. Такая услуга потребует дополнительных затрат, но сможет гарантировать сохранность содержимого;
• кража или вскрытие пакета. Наилучший вариант – сделать опись вложенного перед отправкой. Это позволит предотвратить вероятность кражи или поможет отправителю доказать факт ее совершения;
• срыв сроков. Если требуется осуществить доставку бумаг к определенному числу, то стоит воспользоваться экспресс-письмом, так как на обычной почте часто случаются сбои, в результате которых посылки задерживаются в пути.

Действующее законодательство не запрещает пересылку важной документации по почте, но перед этим отправителю нужно самостоятельно взвесить все возможные риски, чтобы избежать возникновения проблем.

Если у человека нет возможности передать лично документы или переслать их в электронном виде, то единственный вариант – почта. В зависимости от количества бумаг и способа их доставки может меняться стоимость. Для предотвращения потери документов рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о получении.

Источник

Почта России для чайников

Почта России — это большая, сложная и не очень дружественная структура. На неё принято плеваться в социальных сетях, а поход за письмом или посылкой часто превращается в маленький квест. Про такое говорят: «Жизнь меня к этому не готовила».

Хочешь отправить книжку в подарок другу. Приходишь в отделение, а уставшая женщина спрашивает: «Как отправляем, заказной бандеролью с объявленной ценностью или первым классом?». И ты понимаешь, что это будет посложнее высоконагруженных систем, больших данных и нейросетей.

Мы в «Дадате» сильно связаны с почтой: исправляем адреса и неплохо разбираемся в особенностях её работы. Написали подробный гид по услугам Почты России, для чайников. Автор статьи — Сергей Король, редактор и почтовый гик.

Какие бывают отправления

Для начала разберёмся в двух базовых видах отправлений.

Простое отправление отправляют самостоятельно, без отделения — просто бросают в почтовый ящик. Это обычные открытки и письма.

Заказное отправление посылают только из отделения. Для него заполняют бумажки, и получают трек-номер для отслеживания. Такое отправление получают только с паспортом. На заказные отправления «навешиваются» дополнительные опции:

Уведомление о вручении — это юридически значимое подтверждение того, что вы получили письмо. Его любят всякие государственные организации и частные компании. Какой-нибудь военкомат или суд пришлёт вам письмо с уведомлением о вручении.

Опись вложения — это доказательство того, что в письме содержится именно
то, что содержится. К примеру, отправляете вы претензию к договору. Составляете опись, и сотрудник почты штампует её — это означает, что он стал вашим свидетелем. Теперь получатель не соврёт, что получил поздравление с юбилеем. Обычно такие письма отправляют и с описью, и уведомлением о вручении — кккомбо!

Объявленная ценность — это, по сути, страховка. Если почта потеряет посылку или повредит её, то вам вернётся стоимость объявленной ценности. Также часть стоимости вернут за нарушение сроков доставки. Чем выше объявленная ценность, тем дороже отправление. На деле вернуть что-то сложно. Этой штукой лучше не пользоваться.

Наложенный платёж — это сумма, которую заплатит получатель посылки. Она вернётся к отправителю денежным переводом. С наложенными платежами часто работают старенькие интернет-магазины (нормальные принимают карточки на сайте или курьером отправляют). Наложенный платеж не может быть больше объявленной ценности.

Простые открытки и письма

Тут всё просто: берёте открытку или письмо, наклеиваете марки и бросаете в ящик — всё, оно дойдёт. Открытка по России сейчас стоит 13 ₽, по миру — 30 ₽. Письмо из конверта и пары листов А4 по России стоит 20 ₽, по миру — от 31 ₽.

Простые письма нигде не регистрируются, при потере их почти невозможно вернуть. Не отправляйте ими важную информацию: например, последнюю семейную фотографию дедушки.

Тем не менее, простые письма ходят довольно надёжно. Если вы фрилансер и часто обмениваетесь документами с заказчиками, смело отправляйте их простыми письмами и не стойте в очередях.

Купите домой запас марок на пару сотен рублей, конверты, и готовьте письма самостоятельно. Попросите на почте марки номиналом по 20-25 ₽. С таким номиналом удобно. Отправляешь маленькое письмо — клеишь 25 ₽, письмо побольше — 50 ₽. Можно не считать граммы и копейки.

Всегда клейте марки с запасом. У почты бывают всякие странности. Так, письма тарифицируют по весу: чем тяжелее, тем дороже, но с шагом в десятки грамм. Какой-нибудь зануда в сортировочном центре вернёт ваше письмо обратно, потому что вы не доклеили марок за лишний грамм. Но 50 ₽ будет достаточно почти всегда.

Письма бывают ускоренными, или авиа. Если хотите авиа — просто напишите об этом на конверте. Можно выпендриться и написать PAR AVION (международный язык почты — французский).

Советую бросать письмо в ящик возле почты. Теоретически можно в любой уличный, но есть опасность, что он сломан и про него забыли.

Пишите адрес максимально подробно. Всегда указывайте индекс. На сортировочных центрах почты стоят аппараты, которые считывают индекс машинным зрением, и быстро сортируют письма — так они доходят быстрее. Если не знаете индекс, то просто нагуглите его по адресу.

Заказные письма и посылки

Их отправляют из отделения. Приносите отправление, выберите опции, отдайте отправление оператору и получите чек. Рассчитать стоимость отправления проще всего на сайте Почты России.

Чтобы сэкономить время, заполните сопроводительные документы заранее — на сайте Почты России есть конструктор.

Если вдруг оператор придерётся к вашим распечатанным на принтере документам, то возьмите на будущее с собой запас их бланков. Еще можно позвонить на телефон горячей линии и поругаться, на Почте специально отслеживают такие случаи.

Если вы не понимаете, какие опции вам нужны, выбирайте заказное отправление. Объявленная ценность — один рубль. Всё.

Для упаковки на почте есть пакеты и коробки. С коробками сложнее — в них вещи обычно болтаются (чтобы не болтались, я покупаю в зоомагазине самые дешевые опилки для хомяков и засыпаю ими пустоты). Теоретически можно прийти со своей тарой, но часто на это реагируют нервно. Если часто отправляете, то купите тару домой, про запас.

Пакеты подписывайте шариковой ручкой, гелевая размажется.

Если отправляете документы государственной важности, говорите так: «Хочу отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении», сотрудник дальше всё сам сделает. Еще важно не запечатывать конверт с таким вложением, потому что оператор должен проверить его по описи.

Бандероли

Бандероль — это клёвый почтовый шорткат, что-то среднее между письмом и посылкой, но только для печатной продукции. В бандеролях отправляют книги, газеты, журналы, пачки документов.

Бандероль стоит дешевле, и для неё не нужно заполнять бланки. Просто вкладываете книгу в пакет, пишете адрес и отдаёте оператору. Главное чтобы весило менее двух килограммов (иначе только посылка).

Теоретически, в бандероли можно отправить небольшую вещь вроде футболки — операторы не особо следят, что там внутри.

Отправления 1 класса

Это любые регистрируемые письма, бандероли и посылки с реактивной насадкой. Они стоят дороже, но доходят в два раза быстрее.

Для отправлений 1 класса также не нужно заполнять богомерзких бланков. Достаточно написать адрес на конверте или пакете.

Это надстройка над почтой, на манер курьерской службы доставки. На деле писать про неё нечего: долго, дорого и ужасный сервис. Если вам действительно нужно отправить что-то курьером, выбирайте частную курьерскую службу.

Всякие правила и советы:

Установите приложение Почты России — пожалуй, это лучшее, что есть в этой организации. В нём удобно отслеживать отправления, легко найти ближайшее отделение.

Пользуйтесь новым сайтом Почты. Я говорю так не потому, что участвовал в его разработке. Сайт получился действительно удобным: с калькулятором отправлений и генератором бланков.

Не отправляйте деньги и драгоценности. В лучшем случае их определят и вернут вам обратно, в худшем — изымут.

Также нельзя отправлять типичный набор запрещённых предметов: оружие, взрывчатку, едкие и токсичные материалы. Из странного: нельзя посылать части сайгака, но можно живых пчёл.

Отделения Почты работают по субботам, в субботу в них меньше народу. Еще очередей обычно нет сразу после обеда, с 15 часов.

Для получения регистрируемых отправлений нужен паспорт. Если носить его лень, есть два способа. Первый — сделайте себе нотариально заверенную копию. Второй способ на грани социальной инженерии — сделайте так, чтобы вас запомнили на почте как «я знаю этого милого человека, не надо у него паспорт просить». Для этого достаточно пару раз написать благодарность в книгу жалоб и предложений.

Если видите в очереди перед собой человека с пачкой конвертов — можете сразу уходить, это представитель организации рассылает письма с уведомлениями. Вообще удобно умножать число людей перед собой на семь, получится довольно точное время ожидания в минутах.

Источник