Самофотография рабочего времени является способом получения информации методом наблюдения

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

• Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
• Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
• Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
• Точное установление структуры рабочего времени.
• Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
• Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
• Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
• Установление работающих методов повышения эффективности.
• Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
• Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

• Выявление «утечек» времени в течение дня.
• Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
• Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
• Создание временных нормативов.
• Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
• Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

• Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
• Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
• Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

• Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
• Анализируемое время подразделяется на интервалы.
• Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

• Рядовые инженеры и главный инженер.
• Менеджеры, представители отдела кадров.
• Представители бухгалтерского отдела.
• Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

• Название документа.
• Наименование компании или ее структурного подразделения.
• Инициалы работника, за которым наблюдали.
• Образование сотрудника, степень его подготовки.
• Занимаемая должность.
• Название исполняемой работы.
• Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Номер	Наименование поставленной задачи	Начало работы над задачей	Завершение работы	Продолжительность	Примечания

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

• Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
• Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
• Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
• Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

• Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
• Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
• Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
• Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Источник

Выявляем потери рабочего времени с помощью самофотографии рабочего дня

Описание затрат рабочего времени в течение рабочей смены путем наблюдения и последовательной фиксации всех данных в рабочих листах называют фотографией рабочего времени. Считается, что фотография рабочего времени, выполняемая сторонним наблюдателем (нормировщиком), является более объективной, чем та, которую составляет сам работник (самофотография). Однако лучше знает проблемы рабочего места именно сам сотрудник, который на нем работает. Поэтому самофотография, при условии честного исследования, позволяет вскрыть то, что недоступно взгляду стороннего наблюдателя.

Справочно:
самофотография – метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители кроме полезных затрат рабочего времени регистрируют также продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

Основная цель проведения самофотографии сводится к оптимизации трудовой деятельности работников. С ее помощью происходят выявление и устранение потерь рабочего времени. К данным потерям относятся все затраты рабочего времени, которые не направлены на решение производственных задач. Это могут быть объективные причины, к примеру простой из-за не зависящих от сторон обстоятельств. Однако чаще всего потери происходят именно из-за нерационального использования рабочего времени.

Используя данные самофотографии сотрудника, руководитель получает подробную информацию о его загрузке, ритме работы и начинает лучше понимать, на какие задачи уходит время сотрудника. Также на основе полученных данных руководитель может получить общее представление о том, какой период, к примеру, нужен на выполнение взятого заказа.

В свою очередь, сотрудники, анализируя данные собственных наблюдений, учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

Справочно:
составление карт самофотографии может осуществляться сотрудником на основе собственной инициативы или по назначению руководителя структурного подразделения.

Этапы проведения самофотографии

Этап 1. Определение целей самофотографии и согласование действий с руководством. Сюда входит в т.ч. и назначение ответственного в коллективе за проект «Самофотография рабочего времени», который будет помогать участникам, контролировать процесс, собирать бланки и потом их анализировать.

Этап 2. Формирование перечня видов работ для проведения исследования. Каждому виду работ присваивается индекс или номер для того, чтобы стандартизировать обозначения и упростить обработку результатов. При этом важно помнить, что учету, кроме затрат на выполнение производственных заданий, подлежат также различные перерывы в работе, подготовительно-заключительная работа и т.д.

Этап 3. Определение временного промежутка наблюдения. Отзывы экспертов и личный опыт автора говорят о том, что в среднем на данное исследование должно приходиться не менее 1 месяца. Это время необходимо, чтобы отдельные виды работ, характеризующиеся не частой повторяемостью, могли быть выполнены 12–15 раз для обеспечения репрезентативности исследования.

Этап 4. Формирование группы сотрудников , которые участвуют в исследовании. Подготовка приказа и ознакомление с ним персонала.

Этап 5. Подготовка бланков «самофотографии рабочего дня».

Этап 6. Инструктаж сотрудников по методике проведения. Особое внимание следует уделить психологической подготовке сотрудников. Важно провести воспитательную и мотивационную работу по объяснению целей и задач данного проекта, подробно показать технику заполнения бланков.

Например, можно подготовить и раздать участникам исследования вот такие инструкции-памятки:

Инструкция по заполнению бланков самофотографии рабочего времени

Дата_________________________________________________
Структурное подразделение_____________________________
Фамилия, имя, должность_______________________________

1. Самофотографию рабочего времени необходимо проводить в период

2. Следует фиксировать все выполняемые в течение рабочего дня виды работ.
3. Время начала выполнения следующей операции является временем окончания предыдущей.

Скачать инструкцию здесь >>>

Этап 7. Проведение исследования.

– заполнение бланков «самофотографии» в режиме текущего времени;

– ежедневная сдача заполненных бланков;

– предварительный просмотр заполненных бланков ответственным лицом с целью выявления неточностей и ошибок и оперативного внесения изменений.

Этап 8. Обработка результатов исследования. Она включает в себя подсчет данных в разрезе, необходимом исследованию: по работникам, по видам работ, по отделам, по времени, по категориям и т.д. В обработку результатов также входят интерпретация данных и подготовка рекомендаций по управленческим решениям. Итоговые данные можно оформить в виде диаграмм, таблиц.

Методы фиксации данных самофотографии

Можно выделить 2 способа фиксации времени при самофотографии рабочего дня:

1) графический – потраченное время сотрудника на работу или отдых фиксируется в виде отрезка прямой линии, расположенного на временной сетке;

2) табличный – по текущему времени сотрудник фиксирует в таблице время начала и окончания выполнения рабочих заданий.

Чтобы руководство могло проанализировать данные, сотрудники должны фиксировать:

– все этапы выполнения задачи: подготовка к заданию, выполнение, завершающий этап;

– временные потери: обед, кофе-брейк и др.;

– время, которое сотрудник тратит на выполнение каждого задания.

КАРТА
самофотографии рабочего дня

Источник