Решение проблемы двумя способами

Существуют два способа рассмотрения проблемы.

Формулировка проблемы

Определим термин «проблема»:

Проблема – это разрыв между предписанием (что должно быть, что требуется) и описанием (тем, что реально происходит).

Проблема — это ситуация, в которой желаемое (что требуется) отличается от действительного (что происходит).

Проблема – это разрыв между текущим и будущим состоянием системы.

Существуют два способа рассмотрения проблемы.

Согласно одному, проблемной считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. Другими словами, Вы узнаете о проблеме потому, что не случается то, что должно было случится. Поступая так, вы сглаживаете отклонения от нормы.

К примеру, мастер может установить, что производительность его участка ниже нормы. Это будет реактивное управление, его необходимость очевидна.

Как проблему можно рассматривать так же потенциальную возможность. Например, активный поиск cпocoбов повышения эффективности какого-то подразделения, даже если дела идут хорошо, будет упреждающим (проактивным) управлением. В этом случае менеджеры осознают проблему, когда понимают – кое-что можно сделать либо для улучшения хода дела, либо для извлечения выгоды из представляющейся возможности. Поступая таким образом, менеджеры выступаете в качестве менеджера-предпринимателя. Специалист по управлению Питер Друкер подчёркивает это, указывая, что разрешение проблемы только восстанавливает норму, результаты же «должны быть следствием использования возможностей.

2-ое определение проблемы включает ситуации, когда менеджеры хотели бы изменить что-либо, даже если это не вызывает жалоб или неудобства в настоящее время. Решение таких проблем предоставляют отличные возможности для улучшения качества работы.

Например, компания по производству воздушных шариков решила разработать воздушные шарики, которые могли бы легче надуваться и были бы более прочными. Покупатели не жаловались относительно существующей продукции их ожидания были связаны с тем, что шарики обычно трудно надувать, и они быстро лопаются. Но компания чувствовала, что люди захотят купить новые воздушные шарики, если они появятся на рынке. Это была возможность усовершенствования качества, которая была реализована в процессе решения проблемы.

В общем виде под проблемой в менеджменте принято понимать оценку функцио­нирования управляемого объекта при затруднении достижения поставленных целей в настоящем или будущем.

При определении проблемы речь идет о возможно точном и объективном фиксировании состояния объекта управления на основе исчерпы­вающей информации. Сложность иденти­фикации проблемы в инновациях усугубляется недостаточностью релевантной информации и вероятностным характером решения проблемы. Работая над проблемой, так или иначе, возможно, придётся выдвигать несколько предположений. Необходимо определять и выдвигать важные из них, те, которые могут оказать влияние на возможные результаты. Простое перечисление малозначимых предположений не принесёт ощутимых результатов.

Когда мы решаем различные производственные проблемы, часто имеем возможность проверить наши предположения. Иногда проблема состоит в том, что проверить правильность выдвинутых предположений невозможно. Таким образом, способность делать предположения и проверять их правильность становится частью «грамотного» мышления». После того как мы убедимся в правильности собственных предположений, мы сможем выдвинуть гораздо более убедительные аргументы в их поддержку, а другие люди, в свою очередь, смогут следовать логике предложенных нами аргументов.

Вместе с тем бывают случаи, когда предположения могут быть определены, но не могут быть проверены. Тогда необходимо изложить свои предположения и разработать на их основе определенные действия. Это продемонстрирует, что мы в полной мере осознаем, что наша логика построена на нескольких предположениях и в случае их ошибочности взгляд на ситуацию, выводы и рекомендации могут кардинально измениться. Это позволит обратить внимание других на природу наших заключений.

Формулировка проблемы – это процесс выявления всех различий между текущим и будущим состоянием системы.

Запись формулировки проблемы поможет разъяснять ее для всех членов группы, а также для других людей вне группы. Формулировка проблемы должна быть задокументирована, и должна включать анализ воздействий, который непосредственно относится именно к описанной проблеме, а также предложения о том, что даст решение проблемы.

Формулировка проблемы должна включать описание:

—Что происходит? Описание текущего состояния ситуации, в которой возникла проблема;

—Как это отражается на деятельности? Влияние проблемы на деятельность предприятия, подразделения, группы. Оценка ситуации должна не только выявить наличие или отсутствие отклонений в деятельности, но и в случае существования последних определить степень их опасности для функ­ционирования предприятия.

—Что необходимо получить в результате решения проблемы? Желаемое состояние дел;

— Как решение проблемы воздействует на потребителей, на персонал, на деятельность? Воздействие при исправлении или устранении проблемы.

1. Как найти дорогу?

В настоящее время имеется большое количество жалоб посетителей больницы, которые вынуждены тратить много времени на поиски кабинетов, в которые им нужно попасть. Служащие затрачивают много времени на объяснения посетителям дороги, и те не успевают на прием вовремя. Посетители, пациенты и служащие должны иметь возможность находить нужные им помещения в больнице. Если эта проблема будет решена, существенная доля беспорядка и растрачиваемого впустую времени могла бы быть уменьшена.

В приведённом примере содержатся ответы на все вышеперечисленные вопросы.

Для последующего анализа необходимо дать короткую формулировку проблемы, которая должна удовлетворять следующим требованиям:

-проблема формулируется как разрыв между текущим и будущим состояниями,

— проблема формулируется с позиции обладателя проблемы,

-формулировка проблемы должна быть связана с описанием ситуации, дополненной реалистичными предположениями,

-быть открытой формулировкой управленческой проблемы в терминах теории, с помощью которой будет анализироваться ситуация,

-проблема не должна является симптомом проблемы, целью или вариантом нововведения.

Источник

Как решать любые проблемы

Ежедневно каждый из нас сталкивается со всевозможными задачами, трудностями и проблемами, решение которых требует огромного количества умственных, энергетических, временных и порой финансовых затрат. Большинство же проблем необходимо разрешать неотложно и крайне осознанно.

Каждая отдельно взятая проблема может характеризоваться своим собственным уровнем сложности и значимости. Так, простые проблемы вполне возможно разрешить, не обладая особыми знаниями и умениями, а с более сложными можно разобраться только при наличии специфической информации.

Но, как бы то ни было, есть некоторые основополагающие принципы, руководствуясь которыми человек может справиться с любыми трудностями, которые встречаются на его жизненном пути, причём совершенно не важно, какой сферы жизнедеятельности они касаются: бизнеса, работы или взаимодействия с другими людьми. Кроме того, эти принципы помогут не просто разрешить проблемы, но и сделать это посредством минимальных затрат времени и сил.

И в этой статье мы хоти познакомить вас именно с такими принципами.

Как решать любые проблемы?

Далее мы приводим десять принципов, которые помогут вам с успехом справляться с любыми трудностями.

Принцип первый: проблему нужно понять

В первую очередь поступившую проблему необходимо понять, т.е. нужно чётко определить для себя, в чём заключается её суть, и с чем вообще вы имеете дело. Вы должны прийти к пониманию того, что, по большому счёту, проблема представляет собой просто сложную ситуацию или некоторое неприятное обстоятельство, и с этим, как говорится, нужно что-то делать.

Подумайте о том, что послужило причиной сложившегося положения, какие из ваших действий оказались неэффективными или ошибочными. Важно узнать причину, что поможет избежать повторения проблемы в будущем. Далее постарайтесь подумать на перспективу, и чётко определить, каковы могут быть последствия проблемы. И только после того как у вас появится объективное видение ситуации, у вас будет возможность разработать план по разрешению ситуации.

Принцип второй: нельзя решить все проблемы сразу

Нередко случается так, что проблемы наваливаются скопом: может в один момент навалиться несколько проблем, а может быть и так, что проблемы просто накопятся. Всегда помните о том, что проблемы, во-первых, нужно решать по мере их поступления, а, во-вторых, не допускать, чтобы они накапливались, иначе это может усугубить ситуацию и создать серьёзный аврал.

Если же избежать этого не удалось, то не следует допускать появления синдрома многозадачности, и начинать пытаться решить все скопившиеся проблемы в одночасье. Решайте свои проблемы по очереди: для начала запишите их все на одном листе бумаги, затем расставьте приоритеты, оценив важность срочность решения той или иной проблемы. После этого у вас появится готовый план по преодолению трудностей. И в обязательном порядке решайте проблемы по одной, сосредотачивая внимание на конкретной цели.

Принцип третий: действовать, согласно плану

Основой успешной деятельности практически всегда является план действий. А решение проблем – это и есть успешная деятельность во всей своей красе.

После того как у вас есть список ваших проблем, и вы знаете, что нужно решать в первую очередь, что во вторую и т.д., разбейте решение каждой проблемы на несколько этапов. Попробуйте «порезать слона на кусочки», разделив процесс решения проблемы на отдельные шаги.

Пусть избавление от неприятной ситуации станет для вас увлекательной игрой, к которой у вас есть пошаговая инструкция. Держитесь её и не сомневайтесь в том, что в этой игре есть только один победитель – это вы.

Принцип четвёртый: избавиться от страха

Очень часто в решении проблем мешает страх. Бывает даже так, что человек боится даже написать свои проблемы на листе, дабы не смотреть в лицо реальному положению вещей. Но, как известно, единственным способом преодолеть страх является пойти ему навстречу.

Перестаньте бояться и думать, что происходит что-то ужасное. Успокойтесь и настройтесь на позитивное восприятие. Начните представлять проблему в ином ключе – так, чтобы она стала для вас не поводом для отчаяния, а стимулом к развитию. И не забывайте, что успешных людей от неудачников отличает именно мышление. Проблемы для них являются возможностью стать сильнее. Позвольте и вы себе стать успешным человеком.

Принцип пятый: брать на вооружение опыт других людей

Поверьте, вы не единственный в мире человек, у которого есть проблемы. А у многих людей есть проблемы, которые вам и не снились. Но важность ваших проблем это нисколько не умаляет, т.к. это проблемы ВАШИ, а не «кого-то там».

Однако вы можете использовать в решении своих проблем опыт других людей. Как его узнать? Да очень простою. Вы можете поинтересоваться у кого-то из друзей, родных или знакомых, сталкивались ли они с вашей ситуацией. Вы можете задать свои вопросы в Интернете, и наткнуться на полезные сайты, статьи или форумы. Вы можете даже найти какой-то кинофильм, в котором человек решает проблемы, и попробовать применить на практике способы из кино.

Как видите, возможности есть, и находятся они вокруг вас. Ваша задача – эти возможности увидеть.

Принцип шестой: пребывать в спокойствии

Решения, которые принимаются на основе эмоций, зачастую могут приводить к отрицательным результатам. Поймите, что в деле решения проблем импульсивность не выход. Это не значит, что нужно прижимать кулак к голове и становиться философом своей жизни, но подходить к разрешению своих трудностей нужно с умом, а это значит, что, в первую очередь, нужно сохранять спокойствие.

Сюда же можно отнести и то, что из-за проблем не нужно сильно расстраиваться, печалиться и горевать. Проблемы – это часть жизни, и они, как и радости, имеют свойство проходить, просто воспринимаются нами болезненно. Так что относитесь к неприятностям как к новому повороту на своём пути, и помните, что за чёрной полосой обязательно последует белая.

Принцип седьмой: не пренебрегать поддержкой и помощью

Иногда люди, столкнувшись с проблемами, стараются решать всё только своими силами, т.к. либо не хотят посвящать кого-то в свои дела, либо боятся предстать перед кем-то в невыгодном свете, либо по ещё каким-то причинам. Однако бывают такие проблемы, справиться с которыми можно лишь сообща, ведь родные или друзья могут помочь советом, выполнить какие-то поручения, воспользоваться своими связями и т.д.

По этой причине не стоит пренебрегать поддержкой окружающих, а свою репутацию можно на некоторое время отодвинуть на второй план. Унижаться, конечно, не следует, но обратиться к кому-то за помощью в случае необходимости можно и нужно.

Принцип восьмой: не наращивать проблемы

Сталкиваясь с проблемами и обдумывая пути их решения, нужно стараться просчитывать все возможные перспективы. Дело в том, что необдуманные действия или «размытые» способы разрешить проблемную ситуацию могут быть потенциально опасными. Другими словами, они могут породить другие проблемы, чего допускать ни в коем случае нельзя.

Всегда думайте не перспективу, просчитывайте варианты по нескольку раз и обдумывайте каждый свой шаг. Именно здесь более всего подходит народная истина: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Принцип девятый: действовать

Действия – основа любого результата. Если не действовать, то ничего не произойдёт. Исходя из этого, вы должны понимать, что если просто сидеть, ничего не делать и ждать, что проблемы разрешатся сами собой, в лучшем случае вы останетесь в той же ситуации, а в худшем – проблемы усугубятся, станут причиной других проблем и суеты.

Одно лишь планирование – это тоже не выход, т.к., по сути, является теорией. Как только будет составлен план, нужно без промедлений переходить к действиям, и начинать атаковать свои проблемы. И чем решительнее будут ваши действия, тем слабее окажется противостояние неприятностей.

Принцип десятый: верить в себя

И последнее, о чём хотелось бы сказать – это то, что вы всегда, везде и в любой ситуации, какой бы сложной она ни казалась, должны сохранять веру в себя и свои силы. Вы должны быть выше обстоятельств, даже если они не зависят от вас. Вы должны воспринимать себя, как хозяина своей жизни. Вы должны не просто верить, а знать, что за решением проблем вас ждёт новый поворот на пути к светлому будущему и жизни уже с меньшим количеством проблем.

И ещё одно: перестаньте называть проблемы проблемами, ведь одно только это слово действует на сознание человека так, что он начинает воспринимать происходящее в мрачных тонах. Пусть проблемы станут просто ситуациями или обстоятельствами, требующими от вас немного больше внимания.

КАК ВЫ СПРАВЛЯЕТЕСЬ С ПРОБЛЕМАМИ: Удаётся ли вам решать свои проблемы эффективно? Насколько вы стрессоустойчивы? Как вообще действуют на вас сложные ситуации? Чтобы ответить на эти вопросы, а также понять, какие качества помогают вам справляться с трудностями, а какие – мешают, мы предлагаем вам пройти наш курс по самопознанию, из которого вы узнаете о себе достаточно, чтобы начать работать над собой и научиться воспринимать всё происходящее с высоко поднятой головой. Переходите по этой ссылке и начинайте познавать себя

Источник