Развитие способа создания документа

Развитие документа в функциях и способах его создания

Автор: А.Ю. Конькова

В последнее время выходят статьи, содержащие взгляды разных исследователей на фундаментальные теоретические вопросы документоведения. Среди рассматриваемых тем – предмет и объект исследования в документоведении, функции документа в современном обществе, какую функцию документа можно и нужно считать главной и т. д., и т. п. 1 В данной статье рассматриваются некоторые аспекты документа, а именно: функции, носители, способы создания документов с позиции современной школы документоведения.

Документ — сложное, многокомпонентное явление, основное назначение которого заключается в том, что он является носителем информации, то есть можно говорить о том, что документ имеет информационную сущность. В любом сообществе всегда есть потребность обмениваться информацией, поэтому одновременно с появлением этих сообществ начинается поиск способов обмена информацией и ее передачи в пространстве и времени. Частичное решение этих проблем на ранних этапах развития человеческого общества достигалось путем отправки предметного письма, то есть предмета упакованного или открытого, по характеру которого адресат истолковывал содержание письма. Например, на Руси гостей встречали посланием в виде хлеба и соли, объясняя тем самым, что готовы разделить с гостем и радости (хлеб), и горести (соль). Предпринимались также попытки закрепить и передать информацию с помощью узелков, завязанных на различных шнурах 2 .

Однако все эти попытки были наивны, несовершенны. Серьезной заявкой на передачу информации в пространстве и времени становится постепенно развивающееся текстовое документирование. Начавшись с пиктограмм – «нарисованных» писем, рисунков, которые не читаются, а толкуются, текстовое документирование в своем развитии прошло множество этапов 3 , подойдя в итоге к отображению информации в виде буквенно-звукового письма, в котором каждый звук изображается буквой. С возникновением письменности, доступной каждому человеку 4 , появляются документы. Так, во второй половине XIII в. жители Новгорода уже переписываются между собой по хозяйственным и житейским вопросам.

Русская национальная письменность была создана на базе греческого алфавита. Параллельное существование кириллицы и глаголицы приводит к тому, что более удобная кириллица вытесняет глаголицу. Развитие русской письменности идет сначала стихийно, а затем в порядке реформ. Последняя реформа советского периода сводилась к тому, что ненужные буквы, не передающие звуки славянской речи, были исключены из алфавита. Современный терминологический стандарт определяет текстовой документ как «содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи» 5 . В настоящее время для составления и оформления текстовых документов широко применяются новые информационные технологии. В этой связи мы говорим уже об электронном текстовом документе, который определяется как «документ, информация которого представлена в электронной форме» 6 .

Развитие текстового документирования напрямую зависело от материалов для письма – носителей информации и орудий письма. Носитель (документированной) информации в ГОСТе определяется как «материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации» 7 .

Древнейшие записи человечества сохранились на камне. Это Свод законов царя Хаммурапи (Х VIII в. до н.э.), Эдикт египетского царя Птоломея V (186 г. до н.э.). Но человек прежде всего нуждался в материале для фиксирования информации в оперативных целях, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае – бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками. Массовым материалом для письма в передней Азии стала глина, что явило миру глиняный документ. Из Древней Греции и Древнего Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, которое в изобилии росло в дельте реки Нил. Писали на папирусе тонкой тростниковой палочкой или тростниковым пером – каламом. Первым серьезным соперником папируса стал пергамент – писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы – свитка и появлению новой – тетрадной. На Руси для бытовой переписки применяли бересту, однако самым распространенным материалом для текстового документирования во всем мире стала бумага. Бумага – многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист. В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. В русском государстве первоначально употребляется привозная бумага. В 1716 году Петром I была основана собственная бумажная мануфактура. Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения, рисования и др. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати и предъявляющих более высокие требования к качеству бумаги.

Не менее длинный путь прошли и орудия письма. На камне надписи высекались, на глиняных дощечках – выдавливались железным стержнем, на воске – специальным медным стилом, на папирусе писали тростниковой палочкой. В Китае для написания иероглифов были изобретены волосяная кисточка и тушь. Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. нашей эры, было гусиное перо. Пользовались также и лебединым. На смену гусиному перу пришло металлическое. В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В 1938 году изобретается шариковая ручка 8 . Изобретенная в начале XVIII в. пишущая машина в XIX — начале ХХ века получает широкое распространение. Пишущие машины также постоянно совершенствовались, и ко второй половине ХХ века появились электронные пишущие машины с памятью, на смену которым пришли принтеры.

Одним из древнейших способов документирования наряду с текстовым является техническое документирование. Техническое документирование — это способ передачи технической мысли, а техническая документация , в свою очередь, определяется как «комплекс документов, устанавливающих порядок, условия использования продукции» 9 . В широком смысле технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI — XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на:

проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства или объект капитального строительства?

технические документальные материалы как запись процессов труда, отвечающие на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства?

документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

технические документы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав каждой из четырех групп могут входить такие документы, как чертеж, рисунок, расчет, техническое описание, график, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Технические документы изготавливались на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.). С появлением новых информационных технологий предварительный этап создания технической документации проходит чаще всего в электронном формате. Но подлинник технической документации, как и текстовой документ, должен иметь соответствующий состав удостоверения, обязательно должен быть подписан.

Середина XIX века приносит принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности, вызвавший к жизни новый вид документа – фотографию. Под фотографией на протяжении полутора веков понималась совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. С начала XXI века традиционную фотосъемку, использующую химические процессы, активно вытесняет цифровая фотография, ориентированная на электронную обработку изображений. В этой связи современный государственный стандарт дает следующее определение фотодокументу: он определяется им как «изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов» 10 .

Фотодокументы отличаются существенной особенностью – этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т. д.

1 Сафиуллина З.А. Понятие об объекте и предмете исследования в документоведении. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 8-13; Ланской Г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения. – Журнал «Делопроизводство», 2015, № 2, с. 16-19; Ягинцева Н. О главной функции документа Журнал «Делопроизводство», 2015, № 3.- С. 23-25; Плешкевич Е.А. Формирование научных представлений о документе и документальной деятельности в правоведении и исторической науке. — Журнал «Делопроизводство», 2013, № 4.- С.10-14; Варламова Л.Н. Пути развития документоведения в Российской Федерации.- Журнал «Делопроизводство», 2014, № 1.- С. 65-69 и т. д.

2 Это узелковое письмо инков — «кипу».

3 Логографическое письмо, слоговое письмо.

4 Рисовать могут далеко не все, а складывать из букв слова может научиться каждый.

5 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

7 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

8 Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма. – журнал «Секретарское дело», 2004, № 10. – С.16.

9 Управление документами. Термины и определения. Словарь. – М., ВНИИДАД, 2013, с. 83.

10 ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2.

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте ).

Источник

Способы документирования и их развитие. (Этапы развития способов документирования)

Содержание:

Введение

Основу управления составляет документированная информация, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Документирование — это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Необходимо фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука — и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факс грамма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Начертательный способ закрепления и передачи информации:

• Текстовое документирование.
• Пиктографическое письмо.
• Логографическое письмо (идеографическое письмо).
• Слоговое письмо.
• Возникновение фонетического (буквенного) письма.
• Развитие графики русского письма.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• Текстовое документирование.
• Техническое документирование.
• Кино-, фото- и видео документирование.
• Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить.

Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение

Письменность имела несколько этапов развития:

• Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов).
• Идеографическое письмо (использование иероглифов).
• Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
• Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Фотодокументирование. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Кинодокументирование. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фонодокументирование. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фотодокументов (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно — методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

обеспечение юридической силы документа;

создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска;

возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р. 6.30-2003.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Заключение

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) – XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.

3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены. а новые не созданы.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации

Список использованной литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. М. 2003
2. Давыдова Э. Н.. Рыбаков А. Е. Делопроизводство – Мн.: ТетраСистемс. 1999.
3. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. // Делопроизводство. 2008. № 2.
4. Кузнецова И. В. Делопроизводство. М. 1999
5. Справочник секретаря-референта; Практическое пособие — 2-е изд., исправ. и доп. Автор-составитель М.И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2003.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник