9.6. Контроль и измерение результатов работы персонала
Контролируя и измеряя результаты работы персонала, руководителю необходимо поставить перед собой основную цель: всячески помогать работникам в выполнении установленного графика и выяснить, не нужны им дополнительные финансовые ресурсы и поддержка. Немного сотрудников готовы признаться, что им необходима помощь в решении поставленных задач, что бы ни было тому причиной. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы именно руководители проводили систематические проверки достигнутых сотрудниками результатов и регулярно предоставляли им сведения о том, как они работают.
Если же руководитель не будет постоянно контролировать ситуацию, то вряд ли достигнет ожидаемых результатов. Ему необходимо разработать систему контроля за достигнутыми результатами и удостовериться в том, что задачи решаются правильно.
Метод контроля и измерения деятельности труда Ваших сотрудников в решении поставленных задач зависит от сути этих задач. Вести контроль и измерение результатов одних задач можно, например, в единицах времени (дни, недели, месяцы), вторых — количества единиц продукции (штуки, комплекты), а третьих — в определенных документах, в которых подводятся итоги работы (это могут быть отчеты или договоры на поставку).
Задачи . Подготовить и сдать до конца второго квартала текущего года отчет о состоянии дел в фирме.
Единица измерения результата : время — конкретная дата (например, 30 июня), к которой отчет должен быть готовым.
Задачи. Повысить на 20% прибыли, полученной от реализации проекта в 2002 финансовом году.
Единица измерения результата: процентное увеличение-общий процент увеличения прибыли за период с 31 января по 31 декабря 2002 года.
Секрет силы влияния контроля и измерения результатов работы заключается в наличии положительной обратной связи. Когда руководитель использует положительную обратную связь (сообщает об увеличении выпуска продукции, повышение количества продаж и т.п.), он стимулирует те результаты, которых достиг персонал в процессе выполнения задания. И наоборот, когда руководитель использует отрицательная обратная связь (сообщает о допущенных ошибках, количество потраченных дней и т.д.), он лишь показывает нежелательную для него поведение его сотрудников. Именно этим отличаются положительный и отрицательный обратные связи.
Следует помнить следующие правила:
— не считать количество бракованных картриджей.
— подсчитывать количество правильно собранных картриджей.
— не считать количество дней с опозданиями.
— подсчитывать количество дней без опозданий.
— не считать количество отмененных операций.
— подсчитывать количество выполненных операций. Бесспорно, лучший способ достичь цели поставленной задачи — превратить попытки до лучших результатов деятельности сотрудников в часть их повседневной жизни. Для этого необходимо объявлять данные о результатах деятельности каждого работника, сделав их доступными для всех.
Как же разработать систему обратной связи по текущим результатам работы? Здесь целесообразно взять за основу уже существующую систему МАРС. МАРС — это аббревиатура четырех основных составляющих данной системы — маяки, активность, размеренность и своевременность.
Маяки — это контрольные точки, события или отметки, которые сообщают руководителю и его работникам, насколько далеко он продвинулся на пути решения совместно поставленной задачи.
Например, руководителем поставлена задача закончить подготовку проекта финансового плана предприятия за три месяца. Третий маяк, поставленный руководителем на пути выполнения задачи, — это требование представить проекты планов их руководителями подразделений не позднее 1 июня.
Активность предполагает индивидуальную деятельность работников, которая направлена на движение от одного установленного для задания маяка до второго. После того, как достигнуто второго маяка, для достижения третьей контрольной точки в подготовке проекта бюджета работники должны начать и завершить несколько различных действий. Например, эти действия будут выглядеть так:
- Проанализировать отчеты расходов средств за прошлый год и определить статьи, которые переходят на текущий год, если такие есть.
- Проанализировать отчеты расходов средств за текущий год и определить плановые расходы до конца года.
- Встретиться с персоналом подразделений для определения расходов, которые предусмотрены на обучение, командировки, а также капиталовложения в основное оборудование на следующий год.
- Проанализировать возможность расширения штатов, приостановление поставок и повышения цен для определения размеров непредвиденных платежей.
- Сделать электронную таблицу с проектом плана на основе данных, полученных ранее.
- Распечатать проект плана и выполнить повторную проверку результатов вручную, а при необходимости внести в него исправления.
- Представить проект плана руководителю.
Каждое такое действие продвигает Ваших работников вперед на пути достижения третьего, маяка (окончание проекта финансового плана предприятия до 1 июня).
Размеренность определяет, как установлены маяки и как реальные действия соотносятся между собой. Она указывает на правильную последовательность принимаемых Вами шагов, которые приведут к успешного и эффективного решения поставленных задач.
Своевременность — это определение нужного Вам времени для преодоления пути от одного маяка до второго (установив тем самым контрольные точки), а также на полное решение всего задания. Для этого следует подготовить график, который предсказал бы сроки выполнения каждого отдельного действия в плане решения задачи.
Применение каждой из характеристик (маяков, активности, размеренности, своевременности) позволяет ставить задачи, которые может контролировать руководитель и результаты выполнения которых можно измерять. Если же руководитель не может контролировать процесс решения задачи, то велика вероятность того, что его не решат, а руководитель будет не в состоянии это определить.
Одним из простейших и наиболее распространенных приемов, которые используются для иллюстрации и контроля процесса выполнения задач, являются линейные диаграммы, или как их называют, диаграммы Ганта. Руководителю достаточно лишь взглянуть на них, чтобы понять, на которой точно стадии находится выполнение проекта на любую дату, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом (рисунок 9.3).
Рис. 9.3. Диаграмма времени
Линейные диаграммы имеют три основные элементы:
- Ось времени. Она показывает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней располагают любые необходимые единицы измерения: дни, недели, месяцы или другие. Время откладывается на горизонтальной оси ОХ.
- Этапы. Они показывают отдельные действия, которые должны быть выполнены Вашими работниками, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. В линейных диаграммах каждый этап отмечается в хронологическом порядке по вертикали с левой стороны диаграммы, т.е. по оси OY.
- Линии. Линии — это отрезки прямых, которые Вы рисуете на диаграмме, обозначая промежутки времени, за которые, согласно плану, следует выполнить определенные этапы. Короткие отрезки означают короткие интервалы, длинные отрезки — длинные интервалы времени. Важнейшим в линейной диаграмме является то, что после завершения некоего этапа можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить наглядную информацию о завершены или незавершенные этапа.
В нашем примере — этапы подготовки проекта финансового плана.
Третья контрольная точка: согласование проекта плана.
Источник
Контрольная работа по «Менеджменту»
Автор: Пользователь скрыл имя, 21 Ноября 2012 в 20:07, контрольная работа
Описание работы
Задание 1.Функции управления Соотнесите функции управления и принимаемые решения. Для этого в последней графе табл. 1.1 укажите, в рамках какой функции управления принимается указанное решение: планирование, организация, мотивация или контроль.
Работа содержит 1 файл
Функции и методы управления.doc
Задание 1.Функции управления
Соотнесите функции управления и принимаемые решения. Для этого в последней графе табл. 1.1 укажите, в рамках какой функции управления принимается указанное решение: планирование, организация, мотивация или контроль.
Таблица 1.1. Функции управления и решения, принимаемые на уровне фирмы
Изменение структуры предприятия из-за изменений во
Определение цели предприятия
Изучение изменений, происходящих во внешнем окружении, и их влияние на перспективы развития предприятия
Проектирование организационной структуры управления
Изучение потребностей подчиненных и ожидаемого ими вознаграждения за работу
Выявление причин невыполнения целей предприятия и
внесение корректировки в систему управления
Выявление причин неудовлетворенности работой и разработка способов их устранения
Разработка способов измерения результатов работы
Осуществление вознаграждения за работу
Выбор стратегии и тактики для достижения поставленных целей
Распределение обязанностей между руководителями на
различных уровнях управления
Оценка результатов работы для осуществления вознаграждения исполнителей
Определение миссии и природы бизнеса
Подтверждение результатов в достижении целей предприятия
Изучение степени удовлетворени я потребностей подчиненных в ходе деятельности, направленной на достижение целей предприятия
Задание 2. Навыки управления по основным функциям менеджмента»
Существуют основные навыки управления, наличие которых необходимо для эффективного выполнения четырех основных функций менеджмента: планирование, организация, руководство (мотивация) и контроль. Ознакомьтесь с краткими характеристиками навыков и определите, для осуществления каких функций необходимо иметь указанные навыки. Для этого в последней графе табл. 1.2 укажите, для эффективного выполнения какой/каких функции/функций менеджмента (планирование, организация, руководство, контроль) необходимо иметь указанный навык.
Таблица 1.2. Матрица навыков управления по основным функциям менеджмента
1. Приобретение власти
2. Активное слушание
3. Составление бюджетов
4. Выбор эффективного стиля руководства
6. Создание эффективных команд
7. Делегирование полномочий
8. Проектирование мотивирующих рабочих зданий
9. Формирование атмосферы доверия
10. Использование дисциплинарных мер
11. Проведение собеседований
12. Менеджмент в условиях непринят ия перемен
Организация, руководство, контроль
14. Ведение переговоров
15. Обеспечение обратной связи
16. Понимание организационной культуры
17. Изучение внешней среды
18. Постановка целей
19. Творческий подход к решению проблем
Планирование, организация, руководство
20. Использование преимуществ многообразия рабочей силы
Планирование, организация, руководство
Краткая характеристика навыков управления
1. Приобретение власти необходимо, т.к. позволяет менеджеру распоряжаться определенными ресурсами, делает менеджера менее зависимым от окружающих людей и обстоятельств, а окружающие все больше начинают зависеть от него. Власть – это способность руководителя влиять на рабочие действия или решения сотрудников. Существует пять типов власти: законная, экспертная, основанная на вознаграждениях, власть примера и власть, основанная на принуждении.
2. Активное слушание – процесс осознанного восприятия человеком услышанного и предполагает умение внимательно относиться к сказанному, интерпретировать и запоминать высказанное другими, умение добираться до сути мнения говорящего и понимать, что именно хотел выразить собеседник.
3. Составление бюджетов – планов распределения ресурсов компании по определенным видам деятельности в цифровом выражении. Как один из основных инструментов планирования бюджеты указывают, какие виды деятельности наиболее важны, какое количество ресурсов нужно выделить для каждого из них. Однако, бюджеты используются не только на этапе планирования, но и на этапе контроля работы компании, так как обеспечивают менеджеров количественными нормами и стандартами для измерения и сравнения фактических показателей расходования ресурсов.
4. Выбор эффективного стиля руководства – эффективны й руководитель должен обладать опытом и квалификацией, необходимыми для того, чтобы оказывать помощь управляемым им группам и обеспечивать их высокую продуктивность на всех этапах развития. Стиля руководства, который был бы одинаково эффективен в любых ситуациях, не существует. При выборе самого эффективного стиля должны учитываться различные ситуативные факторы: личные характеристики подчиненных, этап развития группы, структура задачи, распределение властных полномочий в группе, взаимоотношения членов группы с ее руководителем, состав рабочей группы, организационная культура и национальные особенности людей, входящих в группу.
5. Инструктирование – эффективный менеджер все больше и больше должен быть не начальником, а тренером или инструктором. Так же, как игроки от тренера, подчиненные ожидают от него рекомендаций, инструкций, советов и поддержки, способных помочь им улучшить результаты их трудовой деятельности.
6. Создание эффективных команд – эффективная команда отличается от простого объединения людей, прежде всего, тем, что ее члены преданы общей цели, имеют набор конкретных задач и несут совместную ответственность за общие итоги их работы, нацелены на высокие показатели производительности труда.
7. Делегирование полномочий – представляет собой переуступку другому человеку полномочий, связанных с выполнением определенных обязанностей, за счет чего подчиненный получает возможность самостоятельно принимать решения. Основная задача управленческого персонала заключается в том, чтобы обеспечивать выполнение тех или иных задач, управляя другими людьми. Поскольку время и знания любого менеджера ограничены, эффективный менеджер должен уметь передавать ряд своих полномочий другим.
8. Проектирование мотивирующих рабочих зданий – созданные менеджером рабочие места должны оказывать на работников мотивирующие воздействия, способствовали повышению эффективности труда. Основой для разработки мотивирующих рабочих заданий может стать модель характеристик рабочего задания, включающая в себя пять основных элементов: разнообразие навыков, целостность и значимость задачи, автономия и обратная связь.
9. Формирование атмосферы доверия – современные менеджеры должны стремиться активно развивать доверительные отношения в пределах своих рабочих групп, так как доверие играет важнейшую роль в отношении менеджера и с его подчиненными.
10. Использование дисциплинарных мер. Если результаты работы служащего постоянно не соответствуют предъявляемым требованиям либо он регулярно игнорирует нормы, стандарты и правила, принятые в организации, менеджеру, по всей вероятности, придется воспользоваться таким способом контроля над поведением, как применение дисциплинарных мер – действий, позволяющих управленческому персоналу обеспечивать выполнение норм, правил и стандартов организации. Чаще всего менеджерам приходиться сталкиваться с проблемой посещаемости (прогулы, опоздания, злоупотребления больничными), поведением на рабочем месте (отказ выполнять рабочие задания, невыполнение заданий, отказ использовать средства безопасности, злоупотребления алкоголем или наркотиками) и непорядочность (воровство, ложь).
11. Проведение собеседований (интервью) – представляет собой практически универсальный инструмент отбора служащих. Собеседования действительно могут быть действенным и надежным инструментом отбора, однако для этого их нужно тщательно структурировать и должным образом систематизировать.
12 Менеджмент в условиях непринятия перемен. Управленческий персонал играет важнейшую роль в организационных изменениях – он служит организатором преобразований. Нередко, однако, менеджеры сталкиваются с тем, что служащие не приемлют перемен и сопротивляются их внедрению, поскольку они способствуют возникновению состояния неопределенности и неуверенности или нарушают статус-кво организации.
13. Наставничество – важнейший управленческий навык, который следует развивать. Наставник – это член организации, как правило, проработавший в ней много лет, опытный работник, занимающий должность более высокого уровня, который опекает или поддерживает другого служащего (протеже), обычно находящего на более низкой ступени иерархической лестницы. Наставник учит, направляет и делится опытом. В некоторых организациях существуют официальные программы наставничества, но даже если в вашей компании они не реализуются, наставничество считается.
14. Ведение переговоров. Переговоры представляют собой процесс заключения сделки, в ходе которого две или несколько сторон, имеющие различные стремления и интересы, должны ‘_`;»принять удовлетворяющие все стороны решения и прийти к соглашению.
15. Обеспечение обратной связи. Точная и оперативная обратная связь имеет огромное значение для эффективной работы менеджеров, независимо от того, какой характер она носит – негативный или позитивный.
16. Понимание организационной культуры. Способность правильно оценить культуру другой организации может стать весомым преимуществом в деловых контактах с многочисленными организациями (продажа и приобретение продукции или услуг, переговоры о заключении контрактов, организация совместных предприятий или просто общение с людьми, ответственными за конкретные решения в разных компаниях).
17. Изучение внешней среды – предвидение и понимание перемен, происходящих во внешней среде, – это очень важный навык, необходимый любому менеджеру. Информация, которую управленческий персонал получает благодаря исследованию внешней среды, может с выгодой использоваться в процессе принятия решений и организации деятельности компании. Менеджеры на всех уровнях управления должны знать методы изучения внешней среды для получения важной информации и понимания общих тенденций ее развития.
18. Постановка целей. Служащие должны четко понимать, в чем заключается цель их деятельности, и управленческий персонал обязан обеспечить это понимание. Кроме того, менеджеры несут ответственность за контроль за процессом достижения конечных намеченных целей, помогая подчиненным определять рабочие цели и задачи. Таким образом, постановка целей представляет собой очень ценный управленческий навык, который следует развивать каждому менеджеру.
19. Творческий подход к решению проблем. В мировой деловой среде, в которой перемены происходят чрезвычайно часто и бурно, практически все организации испытывают огромный недостаток в творческих личностях. Уникальность и разнообразие проблем, с которыми сталкиваются современные менеджеры, требуют от них умения подходить к решению проблем с творческой точки зрения. Творчество – основа разума. Всем людям необходимо стремиться к расширению своих умственных способностей, в частности стараться открыть свой разум для новых идей. Однако, хотя способностью повышать свой творческий потенциал обладает каждый человек, далеко не все стараются его в себе развить.
Источник
