Различные способы общения с клиентами

Общаемся с клиентом: лучшие советы и типичные ошибки

Екатерина Папаценко, копирайтер-фрилансер, написала для блога Нетологии подробную колонку о том, что можно и нельзя говорить клиентам — с примерами.

Большая часть общения с клиентом в интернете строится через письменную речь. Клиенты судят о вас по статьям, переписке в социальных сетях, рассылкам, отзывам и ответам на них. Одна неверная фраза может оттолкнуть покупателя. В статье расскажу, какие фразы лучше не говорить клиентам, а какие помогут вам завоевать их доверие.

Общение через рассылку

Люди, подписавшиеся на вашу рассылку, заинтересованы в интересном контенте от компании. Ваша задача — понять, чего они ждут и дать это. Используйте сегментацию, чтобы отправлять максимально персонализированные предложения, не навязывайтесь, не увлекайтесь излишним креативом. Поставьте на первое место смысл, краткость и понятные тексты.

Не советую

«Без красоты настроение женщины вянет и она перестаёт быть похожей на женщину. Из-за этого она перестаёт нравиться мужчинам. Её чары увядают. На работе тоже дела не идут в гору. В общем, хорошего мало. Советуем вам воспользоваться нашими скидочными предложениями как можно скорее. Заходите на сайт и покупайте с дисконтом до 70%.
Удачи, Аллочка!»

Отвлекать длинными разговорами

«Сегодня важный день для всех наших сотрудников. Пять лет назад компания была основана директором Михаилом Прилипином, потому что он мечтал одевать женщин в красивую одежду…»

«Наша дорогая Аллочка, специально для вас мы подготовили скидки на коллекцию белья „Серж Антонио“».

«Вы давно у нас ничего не покупали. Забыли о нас? Может быть, не хватает денег?»

«Вы должны понимать, что каждая женщина обязана быть красивой».

Советую

Говорить по делу

«Здравствуйте, Алла.
В магазине „Аксо“ мы подготовили скидки для постоянных клиентов в размере от 20 до 70%».

Предлагать продукты по интересам

«Вы покупали у нас бельё марки „Серж Антонио“. Вчера вышла новая коллекция, предлагаем на неё скидки в размере 20%. На предыдущие модели мы сбросили 30–70% стоимости. Также есть скидки на итальянское бельё похожего кроя, посмотреть можете здесь».

«Напишите онлайн-консультанту на сайте, и мы поможем подобрать подходящую модель. Вы также найдёте полезную информацию в нашей статье „Тренды в нижнем бельё в 2018 году“.
Хорошего дня, Алла!»

В первое время можно использовать шаблоны писем, чтобы ничего не забыть и не ошибиться. Ниже я привела примеры типичной структуры, которые можно использовать как чеклист при составлении собственных предложений.

Шаблон индивидуального предложения клиенту

1. Приветствие.
2. Ценностное предложение.
3. Обоснование ценности для клиента.
4. Предложение помощи и призыв к действию.

Шаблон акционного предложения клиенту

1. Приветствие.
2. Ценностное предложение.
3. Описание преимуществ акции и призыв к действию.
4. Предложение дополнительной полезной информации.

Шаблон рекламного предложения клиенту

1. Приветствие.
2. Выражение благодарности клиенту.
3. Рекламное предложение.
4. Описание, как он может воспользоваться предложением.
5. Призыв к действию.

Общение с клиентами в отзывах

Главное правило общения в отзывах — не обижаться на критику. Обида делает вас уязвимым в глазах целевой аудитории. Вы сможете сохранить самообладание, если будете помнить, что критика редко бывает объективной. Клиент всегда останется клиентом, ему незачем вас жалеть. Вам же важно спокойно и доброжелательно объяснить ситуацию, не скатываясь в оправдания и обвинения.

Не советую

«Здравствуйте, Александра.
При всём уважении не можем с вами согласиться, что в клинике было грязно. В тот день шёл дождь, много людей, некоторые из них без бахил и поэтому кое-где были следы, но грязи в нашей клинике мы не допускаем. Это наш ключевой принцип работы».

«Вы обвинили нашего администратора в том, что он плохо справляется со своей работой, а именно: следит за чистотой. В то время как он старался обслужить как можно больше людей. Вы к нам предъявляете претензии, а сами не без греха».

«В следующий раз, прежде чем судить, подумайте о том, что мы спасаем жизни. Расставьте приоритеты в оценках. Всего доброго!»

Советую

«Здравствуйте, Александра.
Мы очень сочувствуем вам. Прекрасно понимаем, что неприятно провести полчаса в неидеальной чистоте. Это действует на нервы и заставляет усомниться в компетентности врачей в поликлинике».

«Мы сожалеем, что причинили вам дискомфорт. Хотим предложить 20% скидку на посещение любого врача».

«В день вашего посещения к нам пришло много пациентов — так часто бывает в 10–12 числах каждого месяца, но в тот день поток людей был большим без определённой на то причины. К сожалению, мы не могли предположить, что не хватит бахил: прогноз погоды на тот день был хорошим, а посещаемость ожидалась меньшая. По несчастливой случайности запас бахил закончился именно в этот день, поэтому пришлось разрешить нескольким посетителям войти без них — мы не можем отказать пациенту в лечении. С сегодняшнего дня мы увеличили запасы бахил вдвое. Подобной ситуации больше не произойдёт.
Будьте здоровы!»

Источник

Стиль общения с клиентом: что это и как выбрать

Команда интернет-магазина, коммуницирующая с клиентами, должна придерживаться единого стиля общения. Выбор стиля осуществляется с оглядкой на целевую аудиторию, стратегию продаж и средний чек, а также возраст клиентов. Для общения со студентами и солидными предпринимателями нужно выбирать индивидуальные стили, иначе сложно будет удовлетворить запросы и пожелания разных возрастных, социальных, иных групп. Мы рассказываем о том, как выбрать стиль общения с клиентами и создать работающую стратегию коммуникации.

Что такое стиль общения?

Стиль общения – форма коммуникативного поведения, отражающая отношение к ситуации и позволяющая придать беседе определенный эмоциональный окрас. Стиль общения позволяет задать тональность, установить коммуникационные рамки и дать клиенту понять, какой политики придерживается интернет-магазин. Стиль общения напрямую зависит от ряда индивидуальных характеристик интернет-магазина:

• товары, которые реализует продавец;
• средний чек;
• средний возраст целевой аудитории;
• выбранная стратегия позиционирования;
• позиции в нише;
• общая концепция интернет-магазина.

Продавцы, работающие со специфическими товарами для молодой аудитории, нередко придерживаются дружелюбного стиля, а также применяют подростковый сленг и даже обращение на «ты». В интернет-магазинах с солидной аудиторией и высоким средним чеком доминирует деловой стиль, а также полная вовлеченность в удовлетворение всех требований клиентов. Стиль общения – это не только диалоги с покупателями, но и концепция:

• рекламные кампании;
• контент, использующийся для наполнения сайта интернет-магазина;
• рассылки на электронный адрес и в мессенджеры;
• оформление полиграфической продукции и упаковки;
• группы в социальных сетях, блог, иное.

Все каналы сбыта должны иметь единые оформление и тональность, а менеджеры – придерживаться выбранного стиля общения. Любая стратегия коммуникации должна включать в себя определенную дистанцию, акцентировать внимание на особенностях интернет-магазина и обеспечивать комфортную атмосферу для клиента.

3 составляющих стиля общения

При выборе стиля общения с клиентами интернет-магазина нужно помнить о ключевых составляющих:

• тональность общения. Во время разговора тональность задается голосом, при онлайн-общении – эмодзи и знаками препинания. Наличие смайликов и восклицательных знаков указывает на повышенную эмоциональность, односложные ответы и стандартные деловые фразы – на сдержанность. Первый вариант близок подросткам, студентам и молодым людям, второй – требовательным, состоятельным и солидным клиентам;
• дистанция. Тип дистанции зависит от формата общения и площадки, на которой оно ведется. Если речь идет о контенте, то можно создавать посты и материалы в блог с обращением «ты». При прямой коммуникации лучше соблюдать социальную дистанцию, обращаясь к клиентам на «вы», однако все зависит от аудитории и стратегии позиционирования;
• манера общения. Задает общую модель коммуникации, может быть деловой, дружелюбной, вовлекающей, обобщенной – выбор широкий, необходимо отталкиваться от стратегии позиционирования.

Составляющие стиля общения дополняют друг друга, помогая менеджеру и другим сотрудникам интернет-магазина быстрее установить коммуникацию с клиентом и расположить его к себе. Стиль общения может быть формальным, в этом случае между клиентом и представителем интернет-магазина ощущается социальная дистанция. Более дружелюбным является неформальный стиль, в который включены элементы доверия и психологического покоя. Еще одна форма – смешанная, при которой менеджер начинает работу с формального стиля, который плавно перетекает в неформальный, вовлекая клиента в откровенный диалог.

Разновидности стилей общения с учетом типа собеседника

В интернет-магазин приходят разные клиенты, которые тоже использую индивидуальные стили коммуникации. Нерешительный клиент постоянно сомневается, конфликтный – спорит, а требовательный – засыпает менеджера аргументами. В связи с этим представители интернет-магазина должны уметь отходить от выбранного стиля общения, подстраиваясь под собеседника:

• доминантный, направленный на убеждение и имеющий экспертный окрас. Используется для установления коммуникативной связи с нерешительными клиентами и теми людьми, которые испытывают проблемы при выборе;
• драматический. Отличное решение в случае, если менеджер уловил боль клиента и предлагает способы ее решения с помощью товаров, услуг интернет-магазина;
• впечатляющий. Используется в случаях, если менеджеру необходимо произвести впечатление и описать интернет-магазин в лучших красках;
• точный. Используется для акцентирования внимания на технических характеристиках или для конкретизации условий сделки;
• успокаивающий. Такой стиль общения станет оптимальным решением в случае, если нужно снизить уровень тревожности собеседника, а также вызвать у него расположение;
• заинтересованный. Менеджер проявляет внимательность ко всему, что рассказывает клиент. Он сопереживает, ненавязчиво делится личным опытом и задает вопросы, чтобы решить сразу несколько задач: повышение лояльности, продвижение товара, получение дополнительной информации.

Неформальный стиль общения с клиентом

Коммуникативные стили можно комбинировать во время беседы, подстраиваясь под настроение и изменяющиеся требования клиента. Менеджер должен определять тон беседы и предупреждать ситуации, в которых потенциальный покупатель будет отвлечен от выбора или его внимание переключится на более дешевый товар, чем он хотел заказать изначально.

Как выбрать стиль общения с клиентами?

При выборе стиля общения необходимо отталкиваться от особенностей бизнеса, а также от потребностей целевой аудитории:

• возраст клиентов. После составления портрета целевой аудитории необходимо выполнить сегментацию, разделив клиентов по разным признакам, в том числе и по возрасту. Возраст играет первоочередное значение при выборе стратегии коммуникации, ведь люди до 25 лет приемлют свободное и дружелюбное общение, в возрасте 35-45 лет и старше – более деловой стиль с элементами заинтересованности;
• аудитория. Для сегмента B2C оптимальными станут заинтересованный, драматический и успокаивающий стили. Представители бизнеса руководствуются не эмоциями, а выгодами, поэтому с ними лучше общаться в деловом тоне, используя элементы впечатляющего и точного стилей;
• покупательская способность и средний чек. Чем больше клиент тратит в интернет-магазине, тем требовательнее он относится к коммуникационной политике. Состоятельные клиенты нуждаются в особом внимании, высокой заинтересованности, комбинированной с деловым стилем. Доминирующее количество таких клиентов уверены в своей правоте, поэтому они ожидают от менеджера вежливости и абсолютной заинтересованности, а также любят персонализацию.

Необходимо определить приоритетные каналы коммуникации. Сегодня более 70% всех диалогов происходят в мессенджерах, которые подразумевают быстрые вопросы и ответы. Телефонным звонкам отводится около 25%, электронной почте и другим каналам коммуникации – менее 5%. Во время беседы по телефону менеджер имеет возможность быстро наладить контакт с клиентом, мессенджеры и онлайн-чаты на сайте интернет-магазина требуют более высокого профессионализма, а также умения использовать знаки препинания, смайлы, контент для эмоционального окраса беседы.

Психологические приемы для общения с клиентом

Менеджеры интернет-магазина должны придерживаться согласованного стиля общения, а также использовать скрипты. Однако иногда им придется выходит за рамки, что особенно актуально для покупателей с нестандартными требованиями и сложным характером. Психология общения с клиентом включает несколько базовых правил, которые предупредят вспышки гнева и снижение лояльности:

• определение платежеспособности. Клиенты с минимальным бюджетом будут рады получить скидку или другие выгоды, покупателей с солидными финансовыми возможностями оттолкнет минимальный дисконт или предложения, касающиеся низкобюджетных товаров;
• умение не перебивать. Многие клиенты достаточно многословны, поэтому менеджеры должны уметь выслушивать монолог до конца. В тонне ненужной информации они найдут важные факты, которые помогут склонить клиента к позитивному решению о покупке;

Тон общения с клиентами

• пребывание на одном уровне. Менеджер знает больше о товарах, производителях и свойствах, чем клиент, однако он не должен использовать эту информацию для возвышения над собеседником. Недопустимы обесценивание знаний потенциального покупателя, перебивание и преподнесение информации в авторитарном стиле;
• запасной план. Каждый менеджер должен иметь запасные диалоги и фразы, которые будут использоваться для общения с требовательными, придирчивыми и другими сложными клиентами;
• затягивание беседы. Большинство клиентов хотят получить интересующую их информацию сразу, не тратя время на длинные разговоры. Если менеджер намерено увеличивает тайминг беседы, то это вызывает лишь раздражение;
• не только слышать, но и слушать. Пропуская речь клиента мимо ушей, а также игнорируя заданные требования, менеджер рискует потерять покупателя и выгоду. Например, если клиент во время разговора упомянет о том, что у него есть собака, то помимо основного товара менеджер сможет предложить акционную продукцию для домашних питомцев, что обеспечит повышение чека и поможет продемонстрировать заинтересованность.

Во время коммуникации менеджер может изменять стили, однако он должен применять набор обязательных фраз, являющихся основой стратегии общения: приветствие и прощание, перечисление выгод и предложений интернет-магазина, стандартный пакет дополнительных товаров, иные. Нельзя задавать следующие вопросы, которые вызывают у клиента сомнения и подчеркивают неуверенность менеджера:

• «Вы уже выбрали товар?», альтернатива – «Я могу помочь вам с выбором?»;
• «Вы будете оплачивать товар, как?» – «Вы хотите выполнить оплату наличными, по безналичному расчету или предпочитаете наложенный платеж?»;
• «Когда вы перезвоните для уточнения деталей сделки?» или «Можно мы вам перезвоним?» – «Давайте согласуем время, в которое мы позвоним вам, чтобы оговорить детали сотрудничества?»;
• Перечень вопросов зависит от целевой аудитории и особенностей бизнеса, но использование размытых формулировок и избитых фраз вызывает у клиента отторжение. Пользователь должен иметь выбор и возможность отказаться от услуг консультанта, но менеджеру нужно постараться взять инициативу в свои руки, чтобы довести клиента до финишного этапа сделки.

В заключение

Стиль общения с клиентами интернет-магазина – набор правил, который может адаптироваться и изменяться по ходу ведения беседы. Во время общения с клиентом менеджеры должны использовать не только шаблоны диалогов, но и находчивость вкупе с элементами импровизации. Необходимо помнить, что целевая аудитория состоит из сегментов, для каждого из которых придется подобрать индивидуальный стиль коммуникации. Соблюдение выбранного стиля и стандартов коммуникации обеспечит постоянная подготовка персонала, поэтому менеджеры регулярно должны посещать курсы повышения квалификации и семинары, а также отрабатывать полученные навыки на практике.

Источник