Проверка способов ведения бухгалтерско

Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Источник

Как проверить бухгалтера: признаки проблем в бухгалтерии и способы их устранения

Читайте также

Оформление сотрудников по договорам ГПХ: преимущества и подводные камни

Как предотвратить блокировку онлайн-кассы

Патентная система налогообложения изменилась с 2021 года: плюсы и минусы

Как выбрать чат-бота для бизнеса

Какие налоги платит ИП на общей системе налогообложения

Предприниматели и владельцы малого бизнеса даже не стремятся разобраться в бухгалтерии. Учет ведется по особым правилам, нормативные акты часто меняют, самостоятельно разобраться в хитросплетении цифр и символов бухгалтерии без подготовки невозможно — этим пользуются недобросовестные и некомпетентные бухгалтеры.

Наша статья для тех, кто хочет выяснить, какие бомбы замедленного действия хранит его бухгалтерия. Вы узнаете, как обнаружить признаки неправильного ведения бухгалтерского учета, как самостоятельно проверить бухгалтера и что должен контролировать грамотный руководитель.

Из этой статьи вы узнаете:

Почему важно самому контролировать бухгалтерию

С усилением роли контролирующих органов, введением электронного документооборота и наличием онлайн-доступа у налоговиков к расчетным счетам и кассам организаций неправильный учет чреват проверками, штрафами и другими санкциями.

Иногда после увольнения бухгалтера руководитель вдруг выясняет, что учет фирмы в плачевном состоянии: бухгалтерские документы не разобраны или отсутствуют, цифры в отчетности взяты «с потолка», операции не разнесены по счетам. Восстановление запущенного учета — очень трудоемкий процесс. В некоторых случаях сделать это и вовсе невозможно. Ошибки и отсутствие документов при первой же проверке повлекут доначисление налогов, штрафы и пени (ст. 120 и 122 Налогового кодекса РФ).

Контрагенты не станут иметь дела с фирмой, если в ней не умеют оформлять первичные документы, подтверждающие факт проведения доходных или расходных хозяйственных операций (счета-фактуры, ордера, поручения и другие). Организация, которая не сможет подтвердить сделки по НДС при запросе из налоговой инспекции, не вызовет доверия партнеров.

Некоторые бухгалтеры, чтобы «заработать», проводят через счета организации транзитные суммы или занимаются обналичиванием для посторонних людей. За использование мошеннических схем именно руководителю фирмы грозит уголовное преследование (статьи 171, 174, 199, 199.2, 327 Уголовного кодекса РФ).

5 проблем, которые обязательно возникнут, если не контролировать бухгалтерию:

Сложности с налоговыми органами: несвоевременная сдача отчетности, неуплата налогов, штрафы;

Ухудшение взаимоотношений с партнерами: серьезные контрагенты дорожат своей налоговой репутацией и не захотят работать с с организацией, в которой бухгалтерский учет ведется спустя рукава;

Мошенничество с расчетным счетом и кассой: нецелевые расходы, воровство, незаконное обналичивание и транзит чужих денежных средств;

Длящиеся нарушения ведения первичной документации, которые могут долгое время оставаться в тени и «выстрелить» при налоговой проверке. Это приведет к самым печальным последствиям для бизнеса:к примеру, фирма может обанкротиться из-за невозможности уплаты налоговых санкций;

Уголовное преследование руководителя со стороны органов внутренних дел.

Следует помнить: если общество обанкротилось и у него имеется налоговая задолженность по вине руководителей или участников, на них может быть возложена субсидиарная ответственность (ст.3 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № от 08.02.1998). Сейчас все чаще налоговая задолженность ООО после банкротства взыскивается в судебном порядке за счет личного имущества директора и учредителей.

Главный бухгалтер небольшой подрядной фирмы по состоянию здоровья уволился сразу после получения уведомления о налоговой проверке. Взятый на его место специалист не мог пояснить проверяющим многие моменты учета, поскольку порядка в бухгалтерии не было: часть первичных документов отсутствовала, часть была заполнена с ошибками.

Результат — налоговики не приняли большое количество операций к учету и доначислили более 8 млн рублей налогов, штрафов и пени. Для фирмы с годовым оборотом 5 млн рублей сумма была просто огромная. Через полгода налоговая инспекция инициировала банкротство организации. Собственник лишился бизнеса и начал все с нуля.

за ошибки в бухгалтерии отвечает руководитель компании: от штрафов и пени до лишения свободы

Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так

Вы без труда обнаружите проблемы в ведении бухгалтерского учета, если будете знать специальные правила.

Приступая к проверке, забудьте о стеснении: задавайте много вопросов, не бойтесь показаться некомпетентным. Вы не обязаны знать нюансы бухучета, но имеете право полностью контролировать фирму.

1. Налоговая задолженность и несвоевременная сдача отчетности

Отчетность должна сдаваться вовремя, а налоги — уплачиваться в полном объеме. Убедиться, так это или нет, поможет сверка с налоговой инспекцией.

Справка о состоянии расчетов по налогам и сборам

Через электронные сервисы по сдаче отчетности (например, СБИС, Астрал, Контур и другие), личный кабинет налогоплательщика или непосредственно в налоговой инспекции запросите справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

Cправка о состоянии расчетов по налогам, сборам и т. д.

В справке о состоянии расчетов изучите столбцы 4 — налоги, 6 — пени, и 8 — штрафы. У грамотного и ответственного бухгалтера в них будет стоять цифра «0». Это значит, что с расчетами все в порядке. Сумма со знаком «+» указывает на переплату по налогу в бюджет. Сумма со знаком «—» говорит о том, что у налогоплательщика есть долги.

Переплата или долги по налогам должны насторожить руководителя. Попросите бухгалтера объяснить расхождения. В некоторых случаях, например, при уплате авансовых платежей по УСН, справка иногда показывает переплату. Компетентный бухгалтер доступно объяснит, в чем дело.

Срок предоставления в бумажном варианте — 5 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Если подать заявление в электронном виде — на следующий рабочий день после регистрации электронного запроса от организации (приказ ФНС РФ от 28 декабря 2016 № ММВ-7-17/722@).

Банковская выписка за последние 2 — 3 года

Еще один способ выяснить своевременность сдачи отчетности — просмотреть банковскую выписку за последние 2 — 3 года.

Отфильтруйте все платежи в бюджет и посмотрите их назначение. Руководителя должно насторожить два момента:

если среди расходных документов будут инкассовые поручения — документы, которые подтверждают, что ИФНС списывала с вашего расчетного счета налоговую задолженность;

если в платежках в назначении платежей присутствуют фразы «уплата пени», «уплата штрафа» и т.д.

Даже если суммы малы, требуйте у бухгалтера объяснений, почему он допустил несвоевременную сдачу отчетности, из-за которой компании пришлось платить пени и штрафы.

Выписка операций по расчетам с бюджетом

В налоговой получите выписку операций по расчетам с бюджетом. В бумажном виде ее выдают в течение 5 рабочих дней, либо за 1 день, если запрос был отправлен электронно.

Выписка поможет быстро проанализировать причины долгов и переплат по налогам — при их наличии. В ней указаны начисления и платежи по каждому виду налога.

Возьмите платежные поручения на уплату налогов и проверьте, все ли суммы учтены в выписке. Если какого-либо платежа нет, проверьте правильность заполнения реквизитов и обязательных полей платежного поручения, которое отсутствует в выписке ИФНС. Часто из-за невнимательности при указании КБК, ОКАТО или периодов платежи разносятся на общий счет «до выяснения» и не отражаются по лицевому счету налогоплательщика.

Если выяснилось, что каких-то платежей действительно не хватает или имеются ошибки в заполнении платежных поручений, подготовьте заявления, уточняющие ошибочные платежи. Сделать это можно самостоятельно или поручить своему бухгалтеру. Заявление об уточнении платежа пишут в территориальный отдел ИФНС в произвольной форме, к нему прилагают заверенные банком копии платежек об уплате налогов.

Изучая выписку операций по счетам, обязательно обратите внимание на вид документа (столбец 5). РНалП — это первичная декларация или расчет по налогу. РНалУ — уточненный отчет.

Пример выписки операций по расчету с бюджетом. В 5 столбце не должно быть РНалУ

Некоторые бухгалтеры практикуют сдачу недостоверных первичных отчетов, чтобы уложиться в срок. Позже они сдают правильный отчет. Обнаружив РНалУ в нескольких периодах, уточните у бухгалтера, что помешало ему своевременно сдать правильную отчетность. Знайте, что регулярная сдача «уточненок» или нулевых отчетов рано или поздно приводит к внеплановым проверкам организации.

Бывает, что у фирмы есть задолженность по пени, а неуплаченных налогов нет. Это следствие несвоевременного перечисления платежей в бюджет. Проверьте, когда были перечислены налоги в том периоде, в котором появились пени. Не забудьте выяснить у бухгалтера, почему налоги не были уплачены вовремя.

Обнаружив переплату по налогу, не спешите радоваться: когда-то ваша организация заплатила в бюджет больше, чем должна была. Переплата — тоже признак некомпетентности бухгалтера. Подготовьте заявление в налоговую на возврат или зачет переплаты. Деньги, излишне уплаченные более 3 лет назад, вернуть из бюджета нельзя.

Бухгалтер общества с ограниченной ответственностью регулярно сдавал «уточненки» по прибыли, что приводило к путанице с уплатой налогов. Из-за изменения данных учета на лицевом счете налогоплательщика регулярно появлялись переплаты и задолженности. И переплата, и долги переходили из периода в период, копились. Бухгалтер знал об этом, но ничего не предпринимал.

После полутора лет такой практики, налоговики обратили внимание на организацию и провели внеплановую выездную проверку по налогу на прибыль. В результате обществу было доначислено порядка 350 000 рублей из-за образования периодических задолженностей. Этого можно было бы избежать, если бы бухгалтер своевременно сдавал декларации и уплачивал налог.

2. Махинации с расчетным счетом

Расчетный счет организации требует пристального внимания. Недобросовестный бухгалтер, имеющий доступ к расчетному счету, способен создать серьезные проблемы для организации:

• кража денег с расчетного счета через подставные компании;
• обналичивание денежных средств для сторонних организаций;
• незаконное тайное кредитование физических или юридических лиц.

Как обнаружить нарушения с помощью банковских выписок

Чтобы обнаружить нарушения в работе с расчетным счетом, проверьте выписки из банка. Вот в каких случаях вам следует насторожиться:

Неизвестный контрагент перечисляет значительные суммы денег, которые обналичиваются сразу или частями: это может оказаться «отмыванием» чужих денежных средств.

Ст. 172 и ст. 174 Уголовного кодекса РФ предусматривают различные варианты наказаний за такое нарушение. В зависимости от суммы и отправителя денег, которые указаны в расчетном счете, это могут быть штраф до 200 000 рублей или лишение свободы на срок до 2 лет. К ответственности привлекут ничего не подозревающего руководителя, а для бухгалтера это всего лишь способ дополнительного, хоть и незаконного, заработка.

Платежные поручения в адрес незнакомых организаций или на счета физических лиц.

Даже если в них указаны небольшие суммы, изучите основания для перечисления. Часто так маскируют кражу денег. Известны случаи, когда недобросовестные бухгалтера ежемесячно перечисляли средства по фиктивным договорам подставной фирме — за абонентское обслуживание. Фирма выплачивала бухгалтеру наличные и вычитала проценты за свою «услугу».

Ошибочные переводы денег в адрес сторонней организации, которые через некоторое время возвращаются на расчетный счет вашей компании.

В этом случае бухгалтер может объяснить, что он ошибся в перечислении, а потом обнаружил неточность и попросил вернуть деньги. Сторонняя организация вернула средства, и все как будто хорошо.

Однако, если такое происходит регулярно, это может быть скрытое кредитование. Ваш бухгалтер за некоторое вознаграждение одалживает оборотные средства другим компаниям, для которых это выгоднее и быстрее, чем брать банковский кредит.

Контроль операций по расчетному счету

Если вы хотите контролировать безналичные расчеты, начинайте рабочий день с просмотра банковской выписки за предыдущий день.

Для начала сверьте остатки по расчетному счету на утро с остатками на вечер. Расхождений в цифрах быть не должно. Проверьте все входящие и исходящие платежи. Если появились вопросы по суммам или контрагентам, задайте их бухгалтеру.

Установите время, когда будете лично подписывать все платежные поручения. Бухгалтер с помощью ключа электронной подписи может формировать платежки, а право первой подписи сохраните за собой. Установите 2 временных интервала, когда вы будете просматривать и подписывать платежи.

Все эти мероприятия занимают не более 30 минут в день, но они полезны. Как правило, если руководитель лично занимается контролем выписки и расчетов, злоупотребления или махинации с расчетным счетом отсутствуют.

Группа из 3 микропредприятий занималась розничной и оптовой торговлей. Бухгалтерию вела знакомая учредителя на дому. Она имела удаленный доступ к бухгалтерскому онлайн-сервису и расчетным счетам организаций.

Однажды бухгалтер ушла на больничный, а потом совсем перестала выходить на связь. Обязанности по расчетам в это время выполнял сам руководитель и обеспокоился он только после отсутствия специалиста в отчетный период.

В результате компания не смогла своевременно сдать отчетность и получила крупные неприятности с налоговой. Дополнительно выяснилось, что в течение 2 лет с расчетных счетов организаций регулярно списывались крупные суммы денег на неизвестные компании. Общая сумма списаний -— 4 млн рублей. После этого случая руководитель поручил ведение бухгалтерского учета профессиональной фирме и самостоятельно ведет расчеты через расчетный счет.

3. Ошибки в ведении кассы

Касса — это всегда про наличность. Поэтому налоговая часто проверяет кассовую дисциплину. Для неопытных или халатных бухгалтеров касса содержит множество ловушек, которые могут обернуться штрафами для организации.

Если вы решили проанализировать состояние кассы, проверьте кассовую книгу: сколько денег было в начале дня и сколько осталось в конце. Правило «минуса в кассе быть не должно» необходимо неукоснительно соблюдать.

Наличие в кассе большей суммы денег, чем указано в кассовой книге, означает, что приходование ведется несвоевременно. При обнаружении излишков налоговики изымают их в доход государства.

Итак, выясните, кому, когда и на какие цели выдавались наличные денежные средства. Обязательно изучите оправдательные первичные документы и авансовые отчеты. Проверьте, чтобы все операции были записаны в кассовую книгу. Документы должны быть оформлены правильно, расходы — связаны с деятельностью фирмы.

Если зарплата в вашей организации выдается наличными, проверьте зарплатные ведомости. В них могут оказаться бывшие сотрудники или несогласованные премии тем, кто еще трудится.

Сверьте полноту оприходования денег в кассу. Сравните выданные суммы по банковским выпискам с суммами, которые были внесены в кассу — они должны совпасть. Расхождение в суммах денег выданных с расчетного счета и внесенных в кассу значит, что неоприходованная часть денег была украдена.

Как обнаружить нарушения в кассе

Для эффективного контроля кассовой дисциплины руководителю следует знать признаки наиболее распространенных нарушений.

В кассовой книге полностью или частично отсутствуют записи.

Часто это результат небрежности или лени бухгалтера. Не стоит верить рассказам о занятости и отсутствии свободного времени. Хороший бухгалтер никогда не допустит таких ситуаций, поскольку понимает важность точного учета наличности.

Бухгалтер не применяет контрольно-кассовую технику или допускает нарушения при работе с ней.

Новые правила работы с контрольно-кассовыми машинами (далее — ККМ), введенные позволяют налоговикам отследить в режиме онлайн любые операции по кассовому аппарату — и быстро обнаружить нарушения. Например, при повторном выявлении факта неприменения ККМ на крупную сумму, инспекторы имеют право приостановить деятельность организации до 3 месяцев (п.3 ст.14.5 КоАП РФ).

Основная причина пренебрежения использованием кассовой техники — желание скрыть прибыль и уменьшить налоги. Однако при грамотном учете сделать это можно другими законными способами: за счет аутсорсинга персонала, выбора оптимальной системы налогообложения, экономии на социальных взносах за счет компенсаций работникам и другие;

Превышен кассовый лимит.

Если в конце дня сумма в кассе превышает максимальный размер кассового лимита, нарушена кассовая дисциплина (ст. 15.1 КоАП РФ). В этом случае некоторые бухгалтеры выдают излишки денег под отчет. А когда сумма остатка в кассе уменьшается, аванс возвращают как неиспользованный. Это помогает бухгалтеру избежать наказания и не сдавать деньги в банк;

Предприниматель вносит личные деньги в кассу фирмы, не оформляя при этом договор займа.

Во многих организациях собственники бизнеса покрывают кассовые разрывы за счет собственных средств. В таких случаях бухгалтеры иногда пренебрегают составлением договоров займа: при проверке кассовой дисциплины это классифицируют как нарушение порядка работы с кассой и денежной наличностью (п.15.1 КоАП РФ). Штраф за каждое нарушение для юридических от 40 000 до 50 000 рублей.

Если вы практикуете внесение личных денег на нужды предприятия, оформите договор займа по правилам параграфа 1 главы 42 ГК РФ.

4. Ошибки в учете первичной документации

Первичные документы необходимы для правильного ведения налогового учета организации (ст. 313 НК РФ). Грамотный бухгалтер никогда не допустит нарушений в работе с документами, потому что это может привести к доначислению налогов, пени и штрафам при проверке.

Первичные документы подтвердят хозяйственные операции фирмы только в том случае, если они верно оформлены. Первичка, в оформлении которой допущены нарушения, не может приниматься к учету.

Проблемы в документообороте организации есть, если:

• на первичных документах отсутствуют подписи и печати, заполнены не все поля, есть признаки исправлений;
• оригиналы отсутствуют или заменены копиями, полученными по электронной почте;
• документы за прошедшие периоды хранятся в папках или «россыпью» в коробках, реестры документов не составлены.

Как проверить правильность учета документов

Попросите бухгалтера показать первичку, например, за квартал предыдущего года. Он должен принести сшитые в хронологическом порядке тома документов. К каждому тому прилагается реестр — на нем есть подпись бухгалтера и печать организации. Все остальные способы хранения документов свидетельствуют о нарушениях документооборота.

Второй способ проверки более сложный. Возьмите выписку за предыдущий налоговый период и выберите 5 или 6 различных операций по ней. Например, возьмите оплату вашим постоянным и разовым поставщикам, а также поступление денег от контрагентов. Предложите бухгалтеру принести все первичные документы по этим операциям.

Бухгалтер должен представить договоры, счета-фактуры, товарные накладные или акты выполненных работ, доверенности на получение и другие документы. Обратите внимание на то, как хранятся эти документы. Копии, неправильное заполнение реквизитов документа, отсутствие печатей или подписей — все это показатели халатности сотрудника.

Если вы обнаружили проблемы с учетом первичной документации, немедленно займитесь их устранением и задумайтесь о смене бухгалтера

Индивидуальный предприниматель занимался выпечкой хлеба и содержал небольшую пиццерию. В штате состояло 16 сотрудников. Помимо учета, бухгалтер занимался налоговой отчетностью, приемом и увольнением персонала. Бухгалтер убедила предпринимателя, что на ЕНВД нет обязанности вести учет. И не вела.

Принимая дела после ее увольнения, новый бухгалтер обнаружил, что документооборота как такового не было. Наличные деньги не учитывались, кассовые книги не велись, расчеты с персоналом и поставщиками нигде не фиксировались. Документы просто копились в коробке.

Новый бухгалтер восстановил учет за последний календарный год. Выяснилось, что не хватает около 1 млн рублей. Именно на такую сумму не оказалось подтверждающих первичных документов. Прежний бухгалтер к тому моменту поменяла телефон и место жительства.

Как выбрать бухгалтера

Принимая на работу бухгалтера или выбирая аутсорсинговую компанию, ориентируйтесь на объективную оценку профессиональных качеств соискателя, а не на рекомендации знакомых.

Как проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу

Письменный тест

Чтобы отсеять некомпетентных специалистов, рекомендуем провести письменное тестирование среди кандидатов на должность бухгалтера.

Многие бухгалтерские сайты предлагают варианты профессиональных тестов для бухгалтеров. Выберите тест, соответствующий виду деятельности фирмы, или воспользуйтесь нашим вариантом теста с ответами.

Вопросы в тестах могут быть сложными, рассчитанными на высокий уровень теоретической подготовки специалиста. Если соискатель правильно ответил только на 2/3 вопросов, то это уже хороший результат и его стоит допустить к следующему испытанию.

Если при тестировании бухгалтер правильно ответил на 60% вопросов — это хороший результат

Знание бухглатерских новостей

Приступая к поиску грамотного специалиста, подпишитесь на новостную бухгалтерскую рассылку, например: «Главбух», «Клерк.ру», «Главная книга» или ppt.ru.

На собеседовании с кандидатом выберите новость из рассылки и спросите у кандидата, что он думает по этому поводу. Например: «Я слышал, что Госдума приняла законопроект об исключении движимого имущества из числа объектов налогообложения со следующего года. Что вы об этом знаете?».

Грамотный бухгалтер в курсе новостей бухгалтерского учета

Даты увольнения с предыдущих мест работы

Обязательно обратите внимание на даты увольнения кандидата с предыдущих мест работы. Если эти даты приходятся на конец и начало отчетного периода — это тревожный сигнал. Возможно, бухгалтер запустил учет и уволился, чтобы не сдавать отчетность и избежать ответственности.

Критические даты для увольнения бухгалтера: с 20 марта по 20 апреля, с 20 июня по 20 июля, с 20 сентября по 20 октября, с декабря по конец января. Ответственный специалист не позволит оставить после себя «хвосты», создающие проблемы руководителю. Стоит обязательно выяснить причину увольнения бухгалтера в такие периоды.

Ответственный бухгалтер не будет увольняться в начале и конце отчетного периода

Рекомендации по выбору аутсорсинговой компании

Некоторые владельцы малого бизнеса не нанимают штатных бухгалтеров и пользуются услугами специализированных бухгалтерских фирм. Это позволяет не зависеть от отпуска или больничного бухгалтера, сокращает расходы организации на социальные взносы.

Вот несколько советов, на что смотреть, когда выбираете бухгалтерскую фирмы-аутсорсера:

1. Почитайте сайт компании — там должны быть новости бухучета.

Каждая бухгалтерская фирма, уважающая своих клиентов, имеет сайт, где размещает новости бухучета и полезную информацию для предпринимателей. Часто через личный кабинет на таком сайте предприниматель имеет доступ к своим бухгалтерским регистрам и документам.

2. Изучите рекомендации и отзывы о фирме на сайте аутсорсера — они должны быть настоящими.

Обратите внимание на даты отзывов. Если они все за один временной интервал и нет пополнения «коллекции», возможно они собраны специально. Уточните у авторов рекомендаций, чьи отзывы размещены, действительно ли они обслуживаются в настоящее время в интересующей вас бухгалтерской фирме.

3. Выясните сферу деятельности большинства компаний, которые обслуживает фирма — хорошо, если у вас такая же.

Отлично, если среди клиентов аутсорсера есть организации, ведущие деятельность, аналогичную вашей. Если таких организаций нет, может оказаться, что бухгалтеры фирмы не будут знать отраслевые нюансы вашего вида деятельности.

4. Изучите договор и полный перечень услуг, которые будут предоставлены в рамках исполнения обязательства по ведению бухгалтерского учета.

Это поможет определить границы ответственности фирмы-аутсорсера и исключить дальнейшие споры.

6 советов о том, как контролировать бухгалтерию и избежать нарушений

Мы рекомендуем руководителям держать ситуацию в бухгалтерии под контролем. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, регулярно проверяйте, как ведется учет..

Тестируйте кандидатов на должность бухгалтера.

Это экономит время на собеседованиях и помогает выбрать профессионала. Заморочить голову тесту невозможно. Провести тестирование может любой человек, у которого есть ответы. Тщательно проверяйте бухгалтерскую фирму, если доверяете свой учет сторонней организации.

Оставьте за собой право первой подписи платежных поручений.

Закажите в банке «технический» ключ для своего бухгалтера. Такой ключ позволяет выгружать выписки и готовить платежные поручения. Окончательное одобрение платежа и право первой подписи расходных документов рекомендуем оставить за руководителем. Настройте банковские смс-уведомления на свой телефон и проверяйте, кому и за что перечисляются деньги с вашего расчетного счета.

3. В январе попросите бухгалтера сделать налоговый календарь на год.

Пусть бухгалтер предоставляет отчетность с отметкой о сдаче в налоговую, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы. Проверяйте своевременность сдачи по налоговому календарю. Обращайте внимание на то, соответствуют ли суммы налогов и сборов в отчетности реально уплаченным суммам. Требуйте от бухгалтерии раз в квартал предоставлять справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.

Обяжите бухгалтера ежемесячно формировать список отсутствующих первичных документов.

Получив список за следующий месяц сверьте его с предыдущим. Месяц — достаточный срок, чтобы ответственный специалист получил нужный документ. Если какие-либо накладные, акты или договоры остаются в списке более месяца, потребуйте объяснений и установите конкретный срок их предоставления. Не забудьте выборочно проверить наличие в архиве отсутствовавших документов.

Если пользуйтесь бухгалтерским онлайн-сервисом, обяжите бухгалтера выгружать или распечатывать документы ежемесячно.

Онлайн-сервисы не выгружают документы автоматически, и база данных хранится в виртуальном облачном хранилище. Наличие физической бухгалтерской базы позволит вам без проблем поменять онлайн-сервис или передать документы новому бухгалтеру.

Если бухгалтер часто выдает деньги под отчет, а потом возвращает неиспользованные авансы, чтобы скрыть превышение лимита, откажитесь от лимитирования.

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (численность сотрудников менее 100 человек) имеют право не устанавливать лимиты денежных средств и хранить в кассе любые суммы. Это стало возможным с 1 июня 2015 года. Если вы относитесь к таким субъектам предпринимательства, издайте приказ об отмене лимита кассы и одновременно другим приказом отмените ранее установленный лимит.

Источник