Продуктивность способы его повышение

10 действенных способов повысить продуктивность

Если и существует проблема с которой сталкивается каждый современный человек помимо плохого настроения, так это снижение продуктивности.

Ничто не способно так поднять настроение как выполненные задания и проведение времени с пользой. Эти вещи взаимосвязаны, ведь вы становитесь счастливее, когда сосредоточены и продуктивны.

Так что же такое продуктивность, и как мы можем ее улучшить?

Что такое личная продуктивность?

Словосочетание “личная продуктивность” можно трактовать по-разному. Некоторые определяют личную продуктивность как достижение важной цели без провалов на пути к ней, или постановку целей и их выполнение.

Так что же такое личная продуктивность на самом деле?

Личную продуктивность можно воспринимать как выполнение ряда задач, которые приближают вас к вашей жизненной цели, не заставляя при этом жертвовать другими жизненными аспектами.

Личная продуктивность может быть улучшена путем определения ключевых целей и действий, которые необходимо предпринять для их достижения.

При этом важно помнить, что личная продуктивность отличается от продуктивности на рабочем месте. И вот почему.

Чем отличается личная продуктивность от продуктивности на рабочем месте?

Продуктивность на рабочем месте зависит от уровня эффективности в достижении корпоративных целей. Это может быть предоставление товаров или первоклассных решений для клиентов. Например, продуктивность на рабочем месте может включать в себя скорость, с которой вы проектируете сайт.

4 компонента продуктивности

Пенни Зенкер, известный тренер по продуктивности, выделил четыре основных компонента продуктивности: цель, язык, фокус и физиология. Давайте разберемся как эти понятия касаются темы.

Цель

По словам Пенни,

«Если глобальная цель на длительную перспективу выходит за рамки того, что можно сделать на данный момент, вы ощущаете большую продуктивность и чувство, что работаете над чем-то значимым».

При этом важно, чтобы эта цель была осмысленной. А для того, чтобы было понимание цели нужно ответить на вопрос «зачем мне это нужно».

Язык

Язык является еще одним важным компонентом. Это то, как вы выражаете себя, описывая мир вокруг вас. Каждый раз, когда вы используете негативные слова во время размышлений или разговоров, вы провоцируете возникновение негативных ситуаций.

Продуктивность можно улучшить, скорректировав язык, который вы используете. Вы можете сознательно изменить используемые слова, тем самым сделав себя более продуктивным. Чтобы значительно улучшить свои результаты нужно контролировать свой язык!

Фокус

Помните, что у каждого из нас есть только 24 часа в сутки. То, как вы направляете свою энергию, напрямую влияет на продуктивность. Фокус – это умение направить вашу энергию на выполнение поставленных задач. Очень важно быть сосредоточенным и проводить время с пользой.

Физиология

Вам нужно следить за здоровьем своего организма. Ни для кого не секрет, что наша продуктивность зависит от того, как мы себя чувствуем. Даже пища, которую вы едите, влияет на конечный результат. Отсутствие привычки правильно питаться будет постоянно подрывать работоспособность и эффективность.

Продуктивность можно улучшить, если есть здоровую пищу, регулярно заниматься спортом и проводить время на природе. Берегите свое тело!

Как оценить продуктивность

Оценка вашей продуктивности – важный шаг, поскольку он помогает отслеживать ошибки, которые вы допускаете на пути к достижению целей. Попробуйте придерживаться этих советов, чтобы не сбиться с пути.

1. Просмотрите списки завершенных дел

Одним из стратегических способов оценки продуктивности является изучение перечня завершенных дел. Так вы сможете точно отследить свою деятельность за последние две-три недели. Узнайте, чего вы достигли. Оцените количество заданий и потраченное на них время. Найдите те дела, которые вам не удалось выполнить.

Вы отвлекались? Были слишком заняты? Или вам не хватает времени? Суть этой оценки заключается в том, чтобы вы могли найти решение, которое поможет достигать целей в поставленные сроки.

2. Отслеживайте свое время

Отслеживание времени очень важно для определения уровня продуктивности. У вас есть только 24 часа, как и у любого другого человека. То, как вы проводите каждую секунду, отличает вас от остального мира.

В то время как некоторым удается эффективно управлять своим временем и добиваться успехов, другие уходят на пенсию без каких-либо значительных достижений.

Помните, что жизнь одна и у вас не будет возможности прожить ее по-другому. Отслеживайте свое время, чтобы получить точную оценку достижений и продуктивности на рабочем месте.

3. Держите все под контролем

Джонс Лофлин, один из известнейших спикеров и авторов, рекомендует ежедневно задавать себе несколько рефлексивных вопросов, которые помогут контролировать ситуацию:

• Был ли я сегодня продуктивным или активным?
• Достиг ли я какой-либо из краткосрочных целей?
• Чем я занимался сегодня?
• Кто рад тому, что я был частью его дня?
• Что я сделал сегодня, чтобы завтра избавить себя от стресса?
• Что не получилось сделать, и может ли это плохо повлиять на мое будущее?

Не обязательно задавать эти вопросы каждый день, вы можете задавать их с интервалами в течение недели.

4. Выделите сроки для ваших целей

Установление временных рамок является одним из основных требований для создания SMART целей. Когда у вас есть установленные сроки, вы можете определить, насколько вы близки к цели. Вы создаете график выполнения задач, который поможет не забыть о ваших планах. Таким образом, вы можете определить, когда вы не соблюдаете сроки, и быстро вернуться на правильный путь.

5. Заполняйте еженедельный отчет

Лучшее время для проверки достижений – выходные, а не конец года, как думают многие. Выделите в конце недели время для оценки целей и отслеживания результатов. Выясните, на каком этапе вы находитесь, и определите, какие изменения в графике помогут в достижении целей.

Как улучшить продуктивность

Отслеживание продуктивности важно, но все будет напрасно, если вы не можете улучшить свою продуктивность, столкнувшись с жизненными трудностями. Эти действия помогут вам стать продуктивнее.

1. Выполняйте физические упражнения

Согласно исследованиям, физические упражнения, особенно командные, улучшают настроение. Этот эффект может держаться до 12 часов. Поэтому, если вы хотите провести продуктивный день, потратьте первые 20 минут своего утра на физические упражнения.

2. Определите наиболее приоритетные задачи

У каждого есть определенные действия, которые занимают больше всего времени. Важно определить три вещи, которые повышают ценность вашей жизненной цели.

Какие три вещи приносят больше всего дохода? Какие три вещи оказывают наибольшее влияние на вашу жизнь?

Удалите «менее приоритетные дела» из списка. Это действие поможет ощутить важность сосредоточения внимания на более приоритетных видах деятельности.

3. Выделите меньше времени для крупных проектов

Время – как новый особняк. Вы наполняете новый дом мебелью так же, как вы наполняете каждую минуту своего времени деятельностью.

Вот практический подход, который вы можете применить. Уменьшите количество времени, которое вы выделяете для критической задачи. Это поможет вам сосредоточиться и оставаться продуктивным. Также, такой подход оптимизирует уровень вашей энергии и поможет вам быстрее справиться с задачей.

4. Распределите свои домашние дела

Теперь, особенно когда вы работаете из дома, домашние дела могут стать самым большим отвлекающим фактором. Вам не нужно беспокоиться об их выполнении.

Вместо того, чтобы выполнять эти задачи в любое время дня, выделите для них отдельные временные блоки. Затем запланируйте задачи по времени. Также, вы сможете их выполнять, когда устанете от работы или будете нуждаться в психической разгрузке.

5. Учитесь говорить нет

Это не значит, что вы не вежливы. Важно защищать свое время, говоря «нет» так часто, как вы говорите «да». Время – это самый важный актив. Вы не можете его безрассудно тратить, пытаясь всем угодить.

6. Планируйте время для отдыха

Не позволяйте свободному времени просто случиться. Вариант с отсутствием свободного времени тоже не подходит. Запланируйте его!

Найдите себе развлечение, от которого вы получаете удовольствие. Это может быть просмотр нового фильма или увлекательная компьютерная игра. Пусть это будет то, что вы любите и ждете с предвкушением. Продуктивность можно улучшить, повысив уровень счастья с помощью отдыха.

7. Вздремните во имя продуктивности

Быстрый сон способен повысить вашу креативность, память и сосредоточенность.

Полуденные сиесты могут повысить вашу продуктивность, поэтому не переутомляйте себя. Найдите время вздремнуть!

8. Используйте свой ум, чтобы думать, а не вспоминать

Никогда не загромождайте свой ум воображаемыми списками дел, которые нужно помнить.

Вместо этого запишите эти дела и сосредоточьтесь на их выполнении. Старайтесь не тратить умственную энергию на запоминание важных идей, положитесь на бумагу или используемый девайс.

9. Отключите уведомления

Отключите уведомления электронной почты, телефонные звонки и всплывающие окна. Каждое уведомление отвлекает вас от важной задачи. Поэтому устранение подобного рода отвлекающих мелочей является важным шагом, если вы хотите сосредоточить свою энергию.

Освободите себя от этого! Но и не нужно проверять телефон каждые 5 минут, тратьте на это минимум времени. В большинстве случаев вы обнаружите, что ничего и не пропустили. И целесообразней было бы потратить это время на выполнение задач.

10. Оставьте время для размышлений

Выделите около 20-30 минут своего рабочего времени для размышлений.

Закройте дверь и подумайте. Вы также можете прогуляться в это время. Физические нагрузки могут помочь вашему мышлению, так как это способствует сосредоточению энергии и расслаблению.

Бонусный совет: 2-минутное правило

В своей книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен рекомендует:

«Когда дело требует менее двух минут, не планируйте его, не откладывайте на потом, не устанавливайте напоминания – просто делайте его мгновенно».

Продуктивность может быть улучшена с помощью десяти действий, упомянутых выше. Не забудьте сначала сделать самые важные цели, выделите для них ограниченное время и максимально сосредоточьтесь, для их достижения.

Не забывайте о правиле двух минут! Если вы можете сделать это быстро, сделайте это прямо сейчас.

Источник

Потрясающая продуктивность: 5 способов повышения командной производительности

В этой статье основательница компании The Productivity Pro, Лаура Стэк (Laura Stack), расскажет, как руководителям повысить личную и командную производительность.

Наилучший совет, который я когда-либо получала, дал мне человек, которого я никогда не встречала, а он не видел меня. Это был Питер Друкер. Учась в университете, я читала его работы, там есть моя любимая цитата: «Нет ничего более бесполезного, чем продуктивно делать то, что делать вообще не нужно». Или еще: «Продуктивность – это умение делать вещи правильно, а эффективность – это умение делать правильные вещи». Друкер и многие другие считают, что между этими двумя терминами есть разница. В общем случае, им можно дать следующие определения:

Эффективность, или умение делать правильные вещи, обычно относится к успешному получению ожидаемого и желаемого результата. Она характеризует, до какой степени достигнута цель, решена задача и получена прибыль. Любой человек, имеющий нужную подготовку или хорошую инструкцию, может делать правильные вещи. С этим справится и соответствующим образом запрограммированный робот. Одной лишь эффективности недостаточно, чтобы распознать хорошего руководителя.

Продуктивность, или умение делать вещи правильно, — это выполнение работы с минимальными затратами времени, сил и средств. Это – кратчайшее расстояние между постановкой цели и отметкой о ее выполнении. «Продуктивность» бизнеса существенно снижает количество ресурсов, необходимых для выполнения работы. Продуктивность учитывает реальную ситуацию, но находит способ склонить ее в свою пользу.

Сегодня, после почти 25 лет чтения лекций и написания статей о производительности, я начала верить в то, что в бизнесе продуктивность должна включать в себя и эффективность. Продуктивность без эффективности может иметь разрушительный эффект. Неважно, насколько хорошо ваша команда взбирается на Эверест, если вы собирались подняться на Монблан. А когда механик заменяет пробитую шину на вашем автомобиле, не имеет значения, насколько продуктивно он это делает, шина все равно испорчена. Получается, что, на самом деле, мы хотим получить эффективную продуктивность.

Вы, как руководитель, очень хотите повысить производительность работы вашей команды и свою лично. Для этого нужна эффективная продуктивность. Эффективность без продуктивности, зачастую, непроизводительна. Поэтому хорошие руководители объединяют две эти характеристики, чтобы повысить производительность и прибыльность своих команд. Вот несколько примеров того, как это делается.

1. Используйте технологии.

Технологический прорыв в прошлом веке значительно облегчил возможность выполнения большего числа задач за меньшее время. Поэтому будьте восприимчивы к появляющимся новым тенденциям, устройствам и программам, поощряйте их использование. Позволяйте своим работникам приносить и использовать для работы собственные устройства. Почему бы не воспользоваться источником повышения производительности, за который не нужно платить? Если они хотят иметь возможность проверить рабочую почту в свободное время, не только позвольте им это сделать, но и помогите. (Рекомендуем прочитать полезную статью о 5 новых мобильных приложениях, увеличивающих вашу работоспособность)

2. Обеспечьте мгновенный доступ к рабочей информации из любого места.

Члены команды могут работать практически из любого места, где есть WiFi. Если это возможно – разрешите им это делать. Когда у моего офис-менеджера болеет ребенок, я позволяю ей в этот день работать из дома. Это довольно просто, и позволяет ей до некоторой степени сохранять производительность. Следует также поощрять желание ваших сотрудников работать удаленно. Используя WiFi, Evernote и другие приятные приложения, можно всегда быть на связи. Работники всегда могут получить доступ к рабочей информации, где бы они ни находились: дома, в гостинице, на конференции, в обеденной комнате и т.п. Предоставьте им надежный, безопасный способ делиться идеями и взаимодействовать, позвольте им быть более гибкими и способными к быстрому реагированию.

3. Измеряйте все.

Вы можете лучше влиять на ситуацию, когда понимаете ее через цифры. Следите за всеми показателями, которые имеют значение для вашей команды – от количества отработанных часов и составленных отчетов до производительности за час рабочего времени. Используйте систему отчетности, ПО для управления проектами, SharePoint, таблицы совместного использования Google Docs, планировщик Outlook или просто доску для записей, на которой будут отслеживаться важные командные показатели. Можно воспользоваться готовыми программами или заказать разработку собственной.

4. Регулярно устраивайте мозговые штурмы.

Периодически встречайтесь со своей командой для обмена идеями о том, как лучше достичь стратегических приоритетов и улучшить процессы и процедуры. Ищите пересекающиеся области и устраняйте избыточность. Постоянно обсуждайте, что из того, что делают ваши сотрудники, не повышает ценность компании. Устраняйте операции, которые становятся ненужными после смены платформы. Убедитесь, что каждый сотрудник ведет полную документацию, чтобы новый сотрудник мог быстро войти в курс дела. Не фильтруйте свои мысли, пусть ваши идеи перекрестно опыляются, давая интересные гибридные плоды. Рассматривайте идеи из других отраслей и применяйте их в вашей – помните, что банковские терминалы вдохновили McDonald’s на создание услуги «Drive through».

5. Устанавливайте целевые показатели продуктивности и отслеживайте их выполнение.

После согласования идей с вашей командой и постановки целей, составьте специальный график их достижения. Как и в любом проекте, разбейте такие цели на небольшие легко управляемые части, каждая из которых имеет свои показатели и сроки. После того, как цель достигнута, установите новую.

Эти пять ориентиров создадут достаточную базу для осуществления и поддержки инициатив по достижению эффективной продуктивности. Всегда помните, что в бизнесе продуктивность — это не просто скорость. Если ей не хватает эффективности, она бесполезна, какой бы ни была скорость исполнения.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult

Источник