При помощи каких способов можно декомпозировать цель

Декомпозиция целей

Когда перед человеком возникает большая задача, он часто теряется и тратит много времени на ее выполнение. Современный тайм-менеджмент предлагает эффективный путь достижения комплексных целей — декомпозицию.

Декомпозиция — это дедуктивный метод разбивки объемной главной цели на простые промежуточные этапы, которые требуют минимум времени для их прохождения. Простым языком, это разделение сложного объекта на элементарные составляющие. В идеале, на решение задачи низшего уровня тратится не более 2 часов.

Зачем нужна декомпозиция?

Методика применяется во многих сферах, в том числе для планирования в крупных холдингах, государственных организация и даже на международном уровне. Такой подход облегчает понимание бизнес-процессов, итоговой цели, методов ее достижения, а также упрощает и ускоряет механизм внедрения исполнителями.

Декомпозиция — это обычный способ мышления, когда мы мысленно разделяем проект на составные части, применим для проектов большего масштаба. Осознанное использование стратегии дает возможность заранее определить необходимые ресурсы, навыки и сроки для реализации каждого подуровня.

Главные плюсы декомпозиции

• Разбивка стратегической задачи на простые этапы.
  Разделение сложного проекта на цепочку выполняемых этапов уменьшает вероятность прокрастинации и дает четкое понимание направления движения. Задача «съесть слона» трудновыполнимая для простого сотрудника, но персонал эффективно справится с цепочкой «нарезать слона на куски» – «приготовить бифштекс» – «съесть». От сложности итоговой задачи напрямую меняется количество уровней.
• Оценка реалистичности цели и сроков ее достижения.
  Во время декомпозиции целей предприятия четко видны все необходимые шаги и время их реализации, что делает возможным сдвиг дедлайна. Например, становится понятно, что нельзя увеличить производство на 10 000 единиц за неделю, если текущий максимум — 5к, а установка доп.оборудования и поиск сотрудников требуют времени.
• Составления конкретного пошагового плана воплощения.
  Решение абстрактного стратегического вопроса превращается в цепочку шагов и конкретный план действий по внедрению идеи.
• Подробный анализ необходимых ресурсов.
  В процессе разделения становится четко видно, какие инструменты, навыки и компетенции потребуются на каждом этапе, что позволяет провести точную оценку затрат и правильно распределить резервы.

Декомпозиция цели по системе Брайана Трейси

В бизнесе широко применяется составление декомпозиции цели по методике Брайана Трейси, которая показала себя отличным инструментом для личностного роста, развития компании и эффективной адаптации желаемого к реальной действительности.

По мнению известного бизнес-тренера путь к глобальной цели разбит на 12 шагов:

1. Четкое осознание задуманного желания.
2. Реалистичность и измеримость идеи.
3. Письменная формулировка цели.
4. Список ожидаемых выгод.
5. Определение исходных показателей и имеющихся ресурсов.
6. Установление сроков.
7. Определение препятствий и барьеров.
8. Получение дополнительной информации, исследование ситуации.
9. Составление списка необходимых помощников.
10. Разработка плана действий.
11. Визуализация.
12. Внедрение принятых шагов.

Основное отличие Брайана Трейси заключается в применении психологических приемов, что значительно усиливает продуктивность метода. По его мнению достижение результатов в любом деле невозможно при отсутствии хотя бы одного из обязательных условий:

• наличие четко сформулированной цели;
• готовности шагнуть за пределы зоны комфорта;
• желание роста и развития;
• любовь к труду;
• способность к концентрации на важном;
• веры в успех.

Другие методы декомпозиции целей

• Разделение на этапы
  Подходит для несложных проектов, когда достаточно составить план. Этапы могут быть одинаковыми (например, написать первую\вторую\главу), так и разными (залить фундамент, возвести стены, смонтировать кровлю и т.д). Каждую задачу можно разбить на более конкретные шаги, пока не получится ежедневный план работ. На первое время достаточно подробной детализации только первых уровней, так как в ходе работы скорее всего понадобится внести корректировки в дальнейшее внедрение.
• Измеримая декомпозиция целей организации
  Главное отличие от предыдущего метода — преобразование задач в конкретные показатели. Способ используется, если у вас есть четкое измерение цели (количество посетителей, средний чек) и вы можете спрогнозировать их количественный рост.
• Создание дерева элементов
  Не всегда итоговой цели можно достичь, двигаясь по линейному направлению. Чаще всего необходим ряд действий, порой несвязанных друг с другом. Примером таких задач в бизнесе может служить увеличение дохода и рост предприятия. Например для роста прибыльности торговой точки необходимо рассмотреть: количество посетителей, конверсию в покупателей, средний чек, маржу. Для улучшения каждого показателя необходимо составить свой детализированный план действий с визуализацией в форме паутины или дерева.
• Методика SMART
  Для ее использования у цели нужно определить следующие характеристики: конкретность, измеримость, достижимость, значимость, ограниченность по срокам. С ее помощью можно декомпозировать даже неопределенные цели. Для каждого этапа задают сроки исполнения, задачу фиксируют в планировщике и делегируют ответственным лицам.
• Одношаговая декомпозиция
  Эта стратегия работает в случае недостаточной определенности цели, когда невозможно заранее спланировать каждый шаг, а непредвиденные обстоятельства критически влияют на результат.

Порядок действий при выборе этого метода:

• Обдумать общее видение, выделить одну приоритетную задачу.
• Зафиксировать ее.
• Реализовать выбранную цель.
• Вернуться к первому пункту.

Такой цикл позволяет подстраиваться под изменчивые условия и кардинально менять ход выполнения, однако он неприменим для стратегического планирования.

7 принципов декомпозиции

1. Структуризация итоговой цели ведет к максимальному упрощению конечных этапов.
2. Максимально четкая и понятная формулировка подзадач.
3. Оценка нужного количества уровней декомпозиций с условием простоты реализации.
4. Строгая структурная иерархия подчинения задач только одному верхнему уровню.
5. Единый принцип разделения на этапы.
6. Каждый шаг — это доля результата, а их сумма в итоге составляет 100%
7. Заранее проработанный уровень разделения с учетом глубины для полной визуализации системы.

Как рассчитывается результат декомпозиции цели?

Какой бы вид не был принят для работы, результат декомпозиции цели представляет собой четкую иерархическую структуру, состоящую из нескольких уровней, где верхний — это итог и база для формирования звеньев цепи. Количество звеньев и ветвей в структуре отличается и напрямую зависит от конечной задачи. К тому же расщепление задачи подразумевает не только выделение отдельных блоков, но и связь между ними. Поэтому при расчете результата и составлении структуры нужно проработать этапы перехода от одной задачи к другой.

В конечном итоге вы получите список простых заданий, следующих друг за другом, на выполнение которых требуется минимум времени. Помните о необходимости заранее заложить дополнительный срок на форс-мажор и возможность корректировки последующих действий.

Советы по декомпозиции

• Приступайте к декомпозиции только после четкой формулировки результата во всех деталях.
• Сформируйте количество подзадач достаточное для выполнения вышестоящей цели, но не стоит дробить легкие заурядные действия.
• Не используйте более 9 шагов для выполнения каждого этапа для улучшения восприятия. Человек длительное время может удерживать в сознании последовательность из 5-9 объектов.
• Не детализируйте сразу весь процесс, достаточно конкретизации первых шагов. Это упростит внесение корректировок в будущем.
• Определите и укажите приоритетность и значимость каждого шага. Сначала реализуйте наиболее ценные пункты.
• Используйте для декомпозиции онлайн-сервисы и ментальные карты. Это значительно упростит работу и обеспечивает хорошую визуализацию.
• Всегда оставляйте достаточный временной запас, не устанавливайте жесткие ограничения, чтобы весь план не рухнул при первой проблеме.
• Выделите в отдельный блок задачи, выполнение которых не привязано к четкому сроку и может быть реализовано в любой момент. Решите их в первую очередь.
• Заранее учтите, какие шаги можно делать параллельно, чтобы ускорить достижение большой цели.
• Не забывайте о синергетических качествах системы, когда суть ее функционирования во взаимодействии компонентов, а не отдельных модулях.

Выводы

Инструменты декомпозиции целей — это простой и эффективный способ разработки конкретного плана действия и четкого распределения абстрактных перспектив «по полочкам». Вы можете применять ее не только в жизни и организации рабочего времени, но и для осуществления стратегического планирования целей предприятия с четкой оценкой необходимых ресурсов. К тому же, применение методики не требует узкоспециализированных знаний и заложено в нашу привычную схему мышления, что делает процесс комфортным.

Источник

Декомпозиция целей: что это такое и как она помогает в работе

Декомпозиция – это, по сути, представление глобальной задачи, которую необходимо выполнить, конкретные шаги по её реализации. Чтобы успешно довести дело до конца и получить ощутимый результат, нужно четко представлять, из каких составляющих складывается достижение этой цели.

Так, каждая большая задача делится на несколько подзадач, без выполнения которых не достигнуть намеченного. А подзадачи, в свою очередь, подразделяются на еще более мелкие детали, причем каждая «мелочь» несет свою смысловую нагрузку и играет важную роль.

Что такое декомпозиция

Правильное планирование невозможно без декомпозиции. Научившись разделять объемные задачи на шаги, которые необходимо выполнить, можно уяснить алгоритм работы этого метода. Глубокое понимание проблемы приводит к её осмыслению и возможности выполнить необходимую работу в чётко обозначенные сроки. Декомпозирование помогает улучшить не только скорость выполнения задачи, но и её качество.

Что значит декомпозировать цели и задачи

• Убрать в личном восприятии сложность реализации. Когда грандиозный по масштабам проект грамотно разделен на подразделы, выполнение которых уже не выглядит невероятно сложным, то достижение цели кажется реалистичным.
• Правильно определить сроки претворения мечты в реальность. Нужно осознавать трудоемкость и реальные затраты времени на выполнение каждого пункта и действия. Зная временные рамки, отведённые на все подзадачи, без труда можно определить общий тайминг всего процесса.
• Подготовить план, сделав акцент на требуемых шагах для реализации цели. Таким образом, появится не размытая мечта, а чёткое понимание, что нужно сделать и как именно.
• Оценить ресурсную базу, которая понадобится для выполнения каждого этапа работы. Сюда входят финансы, люди, техническая и информационная база.

Когда декомпозиция целей и задач проведена, появляется ясность, с чего начать и как действовать. Проведя изначально тщательное планирование процесса, в дальнейшем можно немного расслабиться и просто выполнить каждый шаг по пунктам из списка. Начало планирования – это «лыжня» будущей выполненной задачи. Проложив её качественно, ехать дальше будет просто и приятно. Поясним подробно о том, как правильно выстроить систему работы.

«Вырастить» дерево целей – визуализировать идею

Чтобы уяснить, каких усилий потребует выполнение проекта, следует воспользоваться иерархической структурой, позволяющей понять весь план, сразу увидеть дефектные составляющие и заменить их реальными и необходимыми. Также дерево целей, так называется эта структура, – поможет понять, чего ещё не хватает, где допущен промах и какую позицию нужно усилить.

Визуализировать декомпозицию можно как в рукописном виде – на страницах рабочего блокнота или на листе бумаги, так и в электронном – воспользовавшись программными редакторами. Простой вариант такого софта – Microsoft Visio. Также программы для создания электронных схем можно найти в Интернете, причем есть даже бесплатные сервисы. Одним из таких помощников является draw.io.

«Вырастить» дерево целей можно и с помощью таких программ, как MindManager и X-mind. Эти сервисы создают ментальные карты, которые наглядно демонстрируют пошаговую инструкцию продвижения к цели.

Принцип декомпозиции

Построение дерева целей при помощи программ, рукописный план действий, пошаговая схема задач – все эти действия могут быть применены при декомпозиции. Вне зависимости от выбранного метода работы, итоговое планирование будет состоять из нескольких шагов:

1. Определение цели, задачи.
2. Алгоритм выполнения основной задачи — так выявляются подзадачи второго уровня.
3. Шаги для выполнения подзадач второго уровня, в результате чего появляются подзадачи третьего ряда действий.
4. Таким образом, дерево целей может состоять из множества рядов, в которых прописаны шаги.

По мере углубления в детали составления плана становится понятно, что такое декомпозиция процесса. Это разбиение задач на несколько частей и отслеживание их поэтапного выполнения. Однако не следует слишком вдаваться в детализацию, добавляя в список множество подзадач. Проще контролировать реализацию при 5-6 пунктах для одного масштабного действия. Но в случае объемных проектов, разумеется, следует сделать поправки на специфику и добавить все задачи, требующие внимания.

Методы декомпозиции, которые действительно работают

Пока не оформлена главная идея проекта, невозможно сдвинуться с места для достижения цели.

Метод декомпозиции как раз позволяет, прежде всего, вычленить ключевой момент – идею и цель всего действия. Именно для это существует декомпозиция проекта по методу SMART. Что включает в себя данная модель?

• установку цели;
• обозначение сроков реализации этапов для достижения цели;
• указание ответственных за выполнение работы;
• определение ресурсов;
• внесение информации в программу.

После прохождения этапов подготовки всё зависит от командной работы. С усилиями и слаженными действиями сотрудников напрямую коррелирует реализация проекта без срыва сроков.

При чётком пошаговом планировании, когда учтены мелкие детали, можно получить больший эффект, чем при планировании без разделения на подзадачи. Кстати, наиболее успешным считается такая декомпозиция, при которой каждая подзадача заключительного уровня может быть выполнена за 100-120 минут. Если на выполнение данной подзадачи уходит больше времени, эту часть мероприятия следует раздробить. Данный метод эффективен как для различных бизнес-целей, так и для выполнения любых личных проектов.

Измерители декомпозиции

В случае детализации задач следует указать определенные показатели, которых нужно добиться.

Как использовать измерители и показатели? Рассмотреть это можно на примере спортивных тренировок. Предполагается, что человеку нужно увеличить физические нагрузки, уйти от показателя, который существует в конкретный момент, и достичь большего результата. Если в конкретный момент спортсмен выполняет упражнения в 2 подхода по 10 повторений, то показателем может стать доведение количества подходов до 3, а повторений упражнения до 15-20 раз. На реализацию цели нужно отвести конкретный период, причем реальный, чтобы выполнить задуманное.

На практике спортсмен, убедившись, что выбранный период подходит, так как не требует сложных физических изменений, должен разработать план для конкретного количества тренировок, которые он проведет в отведенный срок.

План можно составить, воспользовавшись программой Excel. Работа с таблицей позволит представить пошагово планируемую задачу. В каждой строке следует обозначить действие и показатель, для каждого действия свой, заранее продуманный. Фиксируя данные каждой тренировки, в конце запланированного периода можно получить показатель.

По подобному плану можно рассчитать действия и измерители любых других проектов. Однако данный простейший тип планирования не применим к задачам, включающим в себя зависимые измерители. Например, когда речь идет об увеличении количества посетителей сайта или подписчиков группы в социальной сети – необходима более тщательная проработка всех показателей.

При работе с зависимыми измерителями также важно учитывать процесс изменения показателей. Так, к примеру, в работе над редакторским проектом не помешает указать, сколько задач выполняется за конкретный период. Если идёт работа над книгой, то следует учитывать, сколько страниц выполняется за сутки и как этот показатель меняется со временем. Такое качественное рассмотрение процесса работы более эффективно. Однако в любом случае необходимо предусмотреть «подушку безопасности». В данном случае речь идет о запасном временном периоде, который можно потратить на выполнение задуманного, если запланированный график срывается по каким-либо причинам.

Однако пример с книгой является далеко не самым обширным по количеству измерителей проектом. Что же делать в случае ещё большего объёма показателей? Поговорим об этом далее.

«Вырастить дерево» с зависимыми измерителями

С зависимыми измерителями работать сложнее. Это мероприятие требует не только последовательного выполнения действий, но и проработки комплекта, в который входят дополнительные задачи.

Яркий пример работы с зависимыми измерителями – повышение прибыли торгового предприятия. Декомпозиция представляет выведение некой формулы, куда входят и показатели, и шаги, и результат, который необходимо получить.

В формулу дерева целей в данном случае включаются:

• число посетителей магазина;
• количество потенциальной целевой аудитории;
• показатель среднего чека;
• маржа.

Это основные элементы, но их также можно дробить, чтобы получить более удобный результат для визуализации цели.

Например, первый показатель «Число посетителей магазина» можно раздробить на подзадачи, выполнение которых приведет к должному эффекту: сделать вывеску заведения яркой, привлекающей внимание; обновить интерьер торговой точки; установить иллюминацию; провести обновление бухгалтерских программ. Этот список можно продолжать, чтобы добиться поставленной подцели, которая, в свою очередь, приведет частично к реализации главной задачи.

Каких ошибок нужно избегать при декомпозиции целей?

Нужно учитывать, что выполнение подцелей может быть разным — какие-то сработают быстро, для достижения других потребуются дополнительные ресурсы. Также нужно определиться с важностью подцелей и подзадач, из которых складываются главные цели и задачи. При этом не стоит пренебрегать тестированием – эта работа поможет определиться с намёткой главных этапов по достижению намеченной самой важной задачи.

Использование декомпозиции, по мнению бизнесменов, – весьма эффективный метод работы, так как он способен значительно улучшить реализацию сложнейших проектов, которые без детальной визуализации и расставления приоритетов считаются практически невыполнимыми.

Открыв для себя метод декомпозиции целей, новички часто изучают очередное руководство к действию, обещающее изменение в лучшую сторону. На начальных этапах часто возникает одна и та же ошибка – излишнее дробление и без того незначительных задач. Чересчур расширенная структура плана может только усложнить достижение цели. Пусть дерево, которое нужно «вырастить», будет с надежными «ветвями» и понятными, реально выполнимыми подзадачами.

Еще одна ошибка, из-за которой работа может пойти насмарку – пренебрежение промежуточными данными. Не нужно забывать, что именно этот показатель может существенно повлиять на конечный результат. Внимательность, даже скрупулезность помогут избежать неточностей при планировании шагов, которые приведут к реализации главной идеи.

Мы рассмотрели основные ошибки и выделили 2 основных, кардинально противоположных друг другу:

• слишком большое количество подзадач;
• недостаточное количество подзадач.

При использовании метода декомпозиции важно соблюсти баланс, правильно расставив приоритеты. Только при выполнении этого условия метод пойдёт на пользу для выполнения задачи.

Источник