При автоматизированном способе учета

Автоматизация бухгалтерского учета

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию

Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.

Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.

Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.

Какие участки бухучета можно автоматизировать

Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.

1. Бухгалтерский учет

В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.

2. Работа с сотрудниками

Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.

3. Работа с документами

Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.

Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.

4. Отчетность и налоги

Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись).

Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.

5. Электронный документооборот

ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.

Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.

ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.

6. Проверка контрагентов

Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.

7. Работа с банками

Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.

Как автоматизация помогает экономить

Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.

На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:

Расходы

Сотрудник 1

Сотрудник 2

Итого за год

360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)

108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)

Обустройство рабочего места

В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.

ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.

Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.

Как автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:

Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.

Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.

Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.

Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.

После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.

Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.

Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.

Источник

Автоматизация производственного учета

Производственный учет – элемент управленческого учета, который связан с учетом и калькулированием расходов разного плана. На современном предприятии без использования современного программного обеспечения, с помощью которых доступна автоматизация производственного учета, невозможно обойтись. Она представляет собой комплекс программных средств, благодаря которым выполняется фиксирование параметров экономических объектов, осуществляется управление производственными процессами, а также сбор и накопление данных.

Цели и задачи производственного учета

Ввиду того, что производственный учет имеет тесную связь с управлением бизнесом и бухгалтерией, целесообразно выделять, соответственно, управленческий и бухгалтерский учет.

К особенностям производственного учета можно отнести:

• специализация, размеры организации;
• характер деятельности предприятия;
• разновидности операций, определяющих специфику производственного процесса, связанную с организацией и технологией производства и управления;
• объем данных, подлежащих обработке;
• требования к информации, которые предъявляются органами нормативного регулирования, государственными органами, менеджментом с целью помочь принимать оптимальные решения, позволяющие повысить производительность и эффективность операций.

В качестве основы организации производственного учета выступают затраты на производство, классифицируемые по разным направлениям (статьям). Независимо от того, какие применяются способы и приемы производственного учета на предприятии, она должна способствовать объективному формированию затрат на производство, контролю за процессами производства и выходом продукции, определению результатов хозяйственной деятельности.

У производственного учета есть две основные задачи:

1. Отражение комплекса факторов производственной деятельности. Каждый такой фактор фиксируется в первичном учетном документе. Это, во-первых, позволяет зарегистрировать сам факт осуществления каждой операции. Во-вторых, эти документы являются основой формирования бухгалтерской отчетности и информации о финансовом положении. Также с их помощью есть возможность спланировать и спрогнозировать хозяйственную деятельность.
2. Ведение бухгалтерского учета производства, при котором учитывается размер организации и условия совершения хозяйственной деятельности.

От правильности постановки учета затрат напрямую зависит эффективность ведения производственной деятельности. Благодаря анализу ее результатов и сопоставление с затратами есть возможность контролировать всю хозяйственную деятельность. Для этого важно правильно оформлять документы, полное оприходование продукции, средства и предметы труда.

Исходя из всего сказанного относительно целей, принципов и задач производственного учета стоит также выделить их принципы:

• контроль за целесообразностью осуществляемых хозяйственных операций и соблюдением законодательных нормативов;
• выбор объектов учета выполняемых процессов и затрат, связанных с ними;
• отражение производственных процессов в цифрах с целью возможности управлять планированием и ходом этих процессов;
• классификация затрат в зависимости от принятой модели управления – определение себестоимости продукции, анализ полученной прибыли, а также принятие решений, касающихся планирования и регулирования издержек производства;
• подбор элементов ведения бухгалтерского учета с целью выявления связи производственного процесса с формированием затрат;
• определение внутрипроизводственных резервов, а также их использование с целью достижения производственных целей;
• минимизация или полное исключение в процессе производственной деятельности непроизводительных расходов.

Итак, производственный учет охватывает все ожидаемые и/или происходящие процессы как внутри самого предприятия, так и между этим предприятием и внешней средой, демонстрируя их в количественном значении.

Автоматизация производственного учета

Сегодня существует множество программ, позволяющих автоматизировать производственный учет. Благодаря комплексу программных средств появляется возможность фиксировать параметры и состояние экономических объектов, осуществлять управление ими, собирать и накапливать данные о процессах и объектах производства.

Чтобы выбрать программу автоматизации учета производства, необходимо учесть несколько нюансов:

• Экономическая целесообразность для конкретного предприятия. Для этого нужно проанализировать множество фактов и параметров, поэтому к этому лучше привлекать профессионалов.
• Анализ инвестиционных возможностей предприятия. Для этого следует исходить из просчета эффективности затрат на автоматизацию, а также прибыльность от внедрения такого решения.

Автоматизация производственного учета в зависимости от выбранной программы позволяет:

• Вести полный внутренний учет сырье, частично готовой и готовой продукции на складе. Этот пункт предполагает наличие подробного справочника материалов и сырья с классификацией, информации о них на любой промежуток и момент, получение специфической отчетности (например, по материалам и сырью, производству и пр.).
• Создавать калькуляционные карты на каждую операцию производственного процесса. Сюда можно отнести внесение в базу данных информации по производственным операция и ее хранение, возможность установить нормативные показатели (расхода материалов и сырья, допустимых отклонений от нормы, выпуска готовой продукции), учет дополнительных затрат, хранение всей истории внесения любых изменений в каждую технологическую карту.
• Планировать производство, а именно получать автоматический расчет плановых затрат, учитывать плановые показатели, рассчитывать плановую себестоимость выпущенной продукции, планировать закупки, планировать любые производственные процессы на любой период (кратко-, средне- и долгосрочный).
• Вести фактический учет процессов производства. Это учет фактических показателей, списание материалов и сырья (выполняется в соответствии с данными технологических карт), автоматическое заполнение информации о расходе материалов с возможностью проведения корректировки значений, расчет фактической себестоимости продукции, сравнение показателей фактических с плановыми (при этом учитываются допустимые отклонения).

Итак, автоматизация производственного учета позволяет выполнять множество задач. С ее помощью:

• планируется производство продукции в зависимости от плана продаж;
• рассчитывается заработная плата сотрудников компании, исходя из количества смен, начисленных премий, выработки и прочих параметров;
• оптимизируются запасы сырья, материалов и продукции на складах;
• планируется производство заготовок продукции в зависимости от имеющегося плана производства готовой продукции;
• своевременно закупаются необходимые материалы и сырье и т.д.

Современная система автоматизации учета связывает в единое целое все элементы производственного процесса. Благодаря ей не стоит переживать о сроках производства продукции, тратить много времени на формирование графика закупок, контролирование остатков на складе, распределение расходов, учет трудозатрат и прочие процессы. Все доступно в одном интерфейсе.

1C:ERP. Мы внедрили уже более 1000 проектов!

Учет материально-производственных запасов

Помимо специального оборудования и помещения предприятие должно иметь материально-производственные запасы, учет которых также необходим. Они являются предметом труда, потребляемого на всех этапах создания конечной продукции. Стоимость таких запасов воздействует и на цену продукции.

Регистрация материально-производственных запасов на складе – это сложная деятельность, предполагающая работу с большими объемами информации. Современные организации вовсю пользуются преимуществами автоматизации учета таких запасов, благодаря чему сокращаются затраты времени и финансов, а также количество сотрудников склада. При этом возможность возникновения ошибок сведена к минимуму. Автоматизация работы на складах позволяет четко проследить движение материально-производственных ценностей.

Учет производственных затрат

Затраты на производство представляют собой расходы организации, связанные с выпуском производимой ею продукции. Таким образом, учет производственных затрат – это учет расходов предприятия, которое оно несет при создании своей продукции.

Учет затрат включает калькуляцию расходов на оплату труда работникам, материальные затраты (обслуживание оборудования, приобретение сырья), оплату социальных нужд.

В учете производственных затрат существуют прямые и косвенные расходы. К первому типу стоит отнести затраты, выделенные на покупку сырья и полуфабрикатов, оборудования, оплату труда сотрудников, стоимость вспомогательных услуг. Ко второму причисляют расходу, несвязанные напрямую с производственным циклом. Например, сюда можно отнести обслуживание территории предприятия, содержание автопарка и пр.

С помощью автоматизированного учета затрат на производство позволит эффективно развить такие секторы как прогнозирование расходов, четкое определение себестоимости продукции, анализ затратных частей производства и поиск их сокращения, принятие управленческих решений в соответствии с контролем деятельности организации, его доходов и расходов.

ERP система для автоматизации производственного учета

ERP система (от англ. – Enterprise Resource Planning) фактически означает планирование ресурсов предприятия. По сути, она является общей стратегией деятельности организации и включает в себя управление активами, трудовыми ресурсами, финансовыми ресурсами (планирование бюджета, бухгалтерский учет, ведение налоговой отчетности и пр.), а также взаимодействие с клиентами и партнерами. ERP предполагает комплекс управленческих мероприятий, специалистов технической поддержки, IT-отдел, а также программное обеспечение, направленное на автоматизацию производственных процессов и их сведения в единую базу данных, используемой в работе предприятия.

Существует несколько видов ERP систем, используемых предприятиями:

• Публичные. Общий функционал программного обеспечения доступен большинству пользователей, но к данным организации имеют доступ исключительно ее сотрудники.
• Приватные. Программа полностью изолирована и может подлежать доработкам и внесению изменений.
• Гибридные. Представляют собой сочетанием двух предыдущих видов.

Всего существует три способа, с помощью которых можно обзавестись ERP системой.

Во-первых, можно создать собственное программное обеспечение. Обычно такое решение является нерациональным (в основном из-за отсутствия профессионального подхода к разработке).

Во-вторых, можно приобрести готовую системы и внедрить ее на своем предприятии. Самое главное в таком случае сделать правильный выбор и заручиться поддержкой разработчика такой программы.

В-третьих, можно заказать внедрение ERP системы под свое предприятие у профессионалов. Это наиболее выгодный и эффективный вариант.

Источник