Презентация как способ взаимодействия

Презентация как форма деловой коммуникации

Рассмотрение понятия, сущности и форм деловой коммуникации. Описание назначения презентации, этапов ее разработки и условий ее успешного проведения. Предложение методов повышения эффективности использования презентаций как формы деловой коммуникации.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	24.01.2017
Размер файла	24,3 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа по дисциплине

по профессии 3802-13п Финансовый менеджмент

на тему: Презентация как форма деловой коммуникации

ГЛАВА 1. ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

1.1 Понятие и сущность деловой коммуникации

1.2 Формы деловой коммуникации

ГЛАВА 2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

2.1 Планирование презентации

ГЛАВА 3. ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭФФИКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

3.1 Успешное проведение презентаций

Ни для кого не является секретом, что общение является важной частью ведения дел. Регулярно общаясь с коллегами, начальниками, подчиненными, клиентами, мы узнаем об их интересах, нуждах, показываем себя, представляем свои результаты. Без умения понятно и тактично излагать свои мысли, а также слушать окружающих, реализовать желаемое невозможно.

Деловая коммуникация — это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности.

Деловое общение определенно является искусством, в котором существенную роль играет чувство такта и ощущение контакта с партнером. В то же время уже появились определенные приемы и наработки, рекомендующие как правильно и доступно излагать свои мысли; какие слова наилучшим образом подходят для выбранной темы и для данной обстановки; в каких случаях стоит делать акценты на личности партнера, а в каких — на его деятельности и т.д.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения. [2]

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Одним из средств создания благоприятного образа является презентация. В данной работе пойдет речь именно о презентации и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно. Если говорить о необходимости организовать презентацию, мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д.

Презентация является одной из форм деловой коммуникации, служащей для представления аудитории какой-либо информации с определенными целями. Этим и обуславливается актуальность данной темы.

В настоящее время успешные деятели в области презентации, прежде всего, стараются научить людей понимать и удовлетворять потребности аудитории, и это, по-видимому, находит отклик в сердцах людей, уставших от безжизненных речей, лекций и презентаций, укрепляя их веру в возможность иного подхода к выступлениям.

Целью данной работы является изучить коммуникации, а так же особую форму коммуникации — презентацию.

ГЛАВА 1. ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

1.1 Понятие и сущность деловой коммуникации

Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессах ее осуществления ставится цель и конкретные задачи, которые должны быть решены. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером без потерь с обеих сторон. В этом смысле этика служит своеобразным посредником, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сгладить острые углы, с достоинством выходить из затруднительных ситуаций

В настоящее время в науках гуманитарного цикла существует большое количество определений понятия «коммуникация».

Коммуникация (от лат. communicatio, сообщение) — специфический акт обмена информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

С точки зрения социальной психологии, коммуникация — это процесс передачи информации от отправителя к получателю. Цель отправителя заключается в том, чтобы оказать на получателя то или иное воздействие, передавая определенное сообщение. Получателю для понимания информации необходимо раскодировать (декодировать) сообщение. Таким образом, полный единичный цикл коммуникации состоит из поочередных ходов партнеров. [3]

Цели деловых коммуникаций — это то, ради чего люди вступают в общение. Соответственно, наиболее очевидные цели:

— обмен информацией между субъектами и объектами управления;

— создание информационных каналов для обмена информацией между сотрудниками и группами для координации их действий;

— регулирование и оптимизация информационных потоков для повышения оперативности управления;

— установление межличностных отношений в процессе работы.

Исходной причиной, по которой люди нуждаются в коммуникации, служат потребности человека или группы людей. Цели коммуникации обслуживают те или иные потребности человека: выживание, сотрудничество с другими людьми, личные потребности, поддержание отношений с другими людьми, убеждение других действовать или думать каким-либо образом, осуществление власти над другими людьми (сюда относится и пропаганда), объединение обществ и организаций в одно целое, получение и сообщение информации, осознание мира и нашего опыта в нем (во что мы верим, что думаем о себе, об отношениях с другими людьми, о том, что является истинным), проявление творческой натуры и воображения.

Деловая коммуникация — это процесс взаимодействия, направленный на оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной и т.п. В деловой коммуникации партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого. [6]

По целям человеческое общение разделяется на биологическое и социальное.

Биологическое — общение, необходимое для поддержания жизнедеятельности организма. Они направлено на удовлетворение физиологических потребностей.

Социальное — направлено на установление и развитие межличностных контактов. Частным случаем социального общения и являются деловые коммуникации в процессе какой-либо совместной продуктивной деятельности людей.

Общеизвестно, что деловая коммуникация представляет собой сложный и многогранный процесс, имеющий объективные и субъективные стороны и характеризующийся различными вербальными и невербальными параметрами. От обычной коммуникации деловая отличается, в первую очередь, четкой детерминированностью и регламентацией, поскольку направлена на решение определенной задачи. Данная регламентация осуществляется с помощью деловой этики, деловой риторики, некоторых стандартов корпоративной культуры и т.д. Все эти, а также некоторые другие сферы деловой коммуникации будут рассмотрены в данном учебнике. [4]

Существует мнение, что в межличностном общении невербальная коммуникация передает 65% всей информации. При выражении отношения телодвижения передают 55% информации, голос — 38%, а слова — всего 7%. Это объясняется тем, что кинемы (жестовые движения рук) часто употребляются неосознанно и поэтому сильнее воздействуют, передают тончайшие оттенки эмоций.

Невербальную часть коммуникации отчасти можно дифференцировать на кинесику (науку о жестах рук), проксемику (науку о пространстве коммуникации) и окулесику (науку о движениях глаз в коммуникативном процессе). Язык, условно говоря, представляет собой знаковую систему сознательного. А знаковая система невербальной коммуникации реализует те мотивы, которые находятся в бессознательном.

Различаются следующие основные функции деловых коммуникаций:

— инструментальная, т.е. как средство управления, для побуждения к необходимым действиям;

— интегративная, т.е. как средство объединения людей, деловых партнеров;

— самопрезентация, т.е. как средство самовыражения, демонстрации личных целей, интересов;

— трансляционная, т.е. как средство передачи информации (приказов, указаний, инструкций, отчетов, оценок);

— социализации, т.е. как средство развития навыков культуры делового общения в коллективе;

Интересно, что в настоящее время целесообразно разделить коммуникацию на офлайн-коммуникацию и онлайн-коммуникацию. Пространство онлайн-коммуникации отчасти имитирует коммуникацию непосредственную, отчасти развивается по своим собственным законам.

В деловом общении между партнерами могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Барьеры в широком смысле слова определяются как проблемные точки процесса коммуникации, возникающие в процессе взаимодействия и снижающие его эффективность. Одна из социологических трактовок коммуникативных барьеров может быть сведена к их определению через категории условий или факторов, затрудняющих интеракцию и препятствующих обмену информацией.

Причины их появления разные: неодинаковое знание предмета разговора, различный тезаурус, а также дифференцированные социальные, политические, профессиональные, религиозные, образовательные, культурные и национальные различия.

Таким образом, мы вступаем в коммуникационный процесс с целью удовлетворить те или иные потребности.

1.2 Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации — это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи — телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

Презентация — первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

Деловая беседа — передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Она может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону. Данная форма деловых коммуникаций может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

Переговоры — основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.

Собеседование — используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

Публичное выступление, конференции — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников. [1]

ГЛАВА 2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

2.1 Планирование презентации

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на рынке. Воздействие презентации очень серьезно, от ее успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире.

С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги. Важной задачей презентации является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат — заключить договоры и сделки.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т.д. Смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презентуемому новшеству со стороны общественности.

Обычно сценарий презентации разрабатывает менеджер по связям с общественностью. Фирмы, у которых нет такого специалиста, приглашают для подготовки сценария профессионалов. Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики.

К презентации следует подготовить рекламные подарки — сувениры. Как правило, это записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т.п. На них наносятся название фирмы, ее логотип, в некоторых случаях — адрес и характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

Смысл и назначение презентации — передача информации презентующими в форме убеждения определенному кругу присутствующих в соответствии с перечисленными целями. Любая презентация требует серьезной подготовки, состоящей из основных блоков:

— анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

— планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

— выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

— непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

— подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Презентации бывают следующих видов:

— Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.д.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы.

— Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

— Презентация проекта. Цель этого вида презентации — информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию подготовке.

— Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержаться в полном порядке.

— Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями ее могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации — передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

ГЛАВА 3. ПУТИ И МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭФФИКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ КАК ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

3.1 Успешное проведение презентаций

деловой презентация коммуникация успешный

Итак, у людей, сидящих в аудитории, в отличие от участников разговора, нет особой необходимости слушать. По этой причине удержать интерес слушателей гораздо труднее, чем полагает большинство выступающих: оратору приходится сражаться за их внимание на протяжении всей своей речи или презентации. Именно поэтому так важно понять природу аудитории и овладеть техниками, позволяющими оратору избежать скуки и возбудить в слушателях интерес.

Существуют следующие факторы, позволяющие презентации пройти успешно:

— профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

— ясность — позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

— наглядность — максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей — снижает абстрактность изложения информации;

— постоянная направленность — следует постоянно держать в голове основные задачи и в какой-то мере знакомить с ними аудиторию;

— ритм — повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

— повторение — повторение основных положений и мыслей помогает аудитории воспринять информацию;

— элемент внезапности — представляет собой продуманную, но неожиданную для слушателей увязку деталей и фактов;

— «насыщенность» рассуждении — необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда от слушателей требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у аудитории;

— юмор и ирония — в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Проведение успешной презентации включает следующие этапы:

1. Определение цели: привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с новой общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1, 5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашённым обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразностью своего присутствия. В приглашении следует указать место, время проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения.

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее собственной персоной. Это может быть руководитель службы PR, или службы маркетинга. [5]

Чтобы слушатели покинули презентацию с чувством удовлетворения и ощущения, что время было потрачено не зря, полезно подарить на память красочный буклет-конспект презентации или же DVD-диск с презентацией. Это, во-первых, является подтверждением слов докладчика, а, во-вторых, гость, уходя не с пустыми руками, воспринимает полученную информацию как свою, что существенно повышает шансы на успех.

Презентации — широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.

Презентация является одной из наиболее эффективных форм деловой коммуникации. Смысл и назначение презентации заключаются в передаче презентующим информации в форме убеждения определенному кругу присутствующих лиц в соответствии с планируемыми целями. Знание теории презентации и навыков ее проведения способствует выполнению специалистом и организацией в целом различных поставленных задач (привлечение ресурсов, реклама, представление нового товара, эффективное донесение идей и т.д.).

Оценка эффективности презентаций включает в себя изучение условий ее успешности, состоящих из пяти критериев — увлекательность, содержательность, визуализация, интерактивность, сбалансированность.

Вооружившись, понимание того, что способ оформления мысли может кардинально изменить ее воздействие на слушателей, каждый в состоянии самостоятельно создавать яркие запоминающиеся строки и развивать деловую коммуникацию, причем, что самое удивительное — люди обучаются этому крайне быстро.

1. Таратухина Ю.В. «Деловая коммуникация в сфере информационных технологий»: учебное пособие. 2011;

2. Зарецкая Е.Н. «Деловое общение». 2012;

3. Попов М. «Подготовка презентации». 2012;

4. Скаженик Е.Н. «Деловое общение» Учебное пособие. 2013;

5. Аткинсон М. «Выступать легко: Все, что вам нужно знать о речах и презентациях». 2014;

6. Лейхифф Дж. М., Пенроуз Дж.М. «Бизнес-коммуникации». 2012.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

История появления делового стиля общения, его виды и формы по Бороздиной Г.В. Деловая беседа как форма делового общения. Характеристика правил убеждения. Переговоры как специфический вид деловой коммуникации. Типы деловых совещаний, порядок их подготовки.

курсовая работа [71,3 K], добавлен 17.04.2017

Организационные коммуникации: сущность, значение. Факторы, влияющие на процессы информационного взаимодействия в организации и управленческом труде. Особенность деловых отношений, влияние управленческих факторов на коммуникационные связи в деловой сфере.

реферат [33,8 K], добавлен 18.03.2012

Понятие и содержание делового общения, его структура и требования, особенности. Классификация делового общения: устное — письменное, диалогическое — монологическое, межличностное – публичное, непосредственное – опосредованное, контактное – дистантное.

презентация [560,8 K], добавлен 20.10.2013

Изучение понятия и особенностей коммуникации как процесса. Рассмотрение принципов, этапов и содержания процесса коммуникации в управлении персоналом. Рассмотрение путей повышения эффективности коммуникаций в процессе управления человеческими ресурсами.

курсовая работа [916,1 K], добавлен 24.05.2015

Этика как отрасль философского знания и предмет профессиологического анализа. Основные заповеди менеджера. Специфика делового общения с иностранными партнерами. Моральные нормы различных форм деловой коммуникации. Пути разрешения этических конфликтов.

контрольная работа [48,8 K], добавлен 30.10.2015

Источник