Преимущества отчетов для обработки данных назначение способы создания

Назначение отчетов и способы их создания

Отчет является важным средством извлечения информации из БД и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным — включать другие отчеты.

Ассеss представляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью конструктора, с помощью Мастера отчетов и автоматическое – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Отчет можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.

Источник

Конспект по дисциплине БД на тему «Назначение и способы создания отчетов»

Назначение и способы создания отчетов

Отчет ( Report ) — объект приложения базы данных, основное назначение которого – описание и вывод на печать документов на основе данных базы.

В Access отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

Предусмотрены следующие стандартные способы формирования отчета:

в режиме Автоотчета;

в режиме Мастера;

в режиме Конструктора;

изменение отчета путем включения в него диаграмм.

Однако в работе с отчетами все-таки есть свои нюансы. В отличие от форм,

с отчетами возможна операция группировки данных.

1.1.1 Создание отчета в режиме Автоотчета.

Это наиболее быстрый, но и наименее гибкий способ. Отчет, созданный таким образом, будет отображать все поля и записи только одной базовой таблицы или запроса.

Рассмотрим порядок создания отчета:

В разделе Объекты ( Objects ) окна базы данных щелкнуть сначала по кнопке Отчеты ( Reports ), а затем по кнопке . Открывается окно диалога Новый отчет ( New Report );

В окне перечислены варианты создания отчетов. В режиме Автоотчета допускается создавать отчеты двух видов:

Используя кнопку со стрелкой выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет.

Щелкнуть по кнопке ОК.

На экране появляется созданный отчет. Будет представлена первая страница отчета. В действительности он может состоять из нескольких страниц.

Создание отчета в режиме Мастера.

Процесс создания отчета в нем заключается в переходе от одного окна диалога Мастера к другому и сводится к выбору свойств отчета из предлагаемых вариантов. Создавая отчет в режиме Мастера, разработчик имеет возможность включать в него данные из произвольного количества таблиц и запросов базы данных. Этот режим позволяет отображать связь «родитель-дочь» между таблицами, выполняя группирование данных. Однако данный режим также имеет ограничения, связанные с предопределенностью вариантов дизайна отчета.

Создание отчета в режиме Конструктора.

Режим Конструктора отчетов отличается наибольшей гибкостью и наибольшей трудоемкостью. При создании отчетов в этом режиме разработчик вынужден «вручную» определять все свойства документа. Поэтому данный режим целесообразно использовать для определения каких-либо «уникальных» свойств или для доработки отчетов, созданных в других режимах. В качестве примера рассмотрим задачу включения подчиненного отчета.

Необходимость включения подчиненного отчета возникает при работе с парой таблиц (родительской и дочерней). Создается отчет на основе первой таблицы, а затем включают в него подчиненный отчет на базе второй.

Первую часть задачи можно решить с помощью Автоотчета.

Теперь надо вставить в него подотчет содержащий данные дочерней таблицы.

Рассмотрим порядок операций подробнее:

Открыть созданный отчет в режиме Конструктора ( Design View ); убедитесь, что кнопка Мастера ( Control Wizard ) — активизирована.

На панели инструментов Конструктора щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет ( Subform / Subreport ).

На поле конструктора в Области данных ( Detail ) выберите точку, к которой следует «привязать» подотчет. Если в области данных не хватает места, перетащите нижнюю рамку области данных вниз.

Когда вы определите нужную точку, на экране возникнет окно, в котором будет сообщение: Для создания подчиненного отчета вы можете использовать существующий отчет или создать свой ( You can use an existing report to create your subform or subreport , or create your own using tables and / or queries ). Также задается вопрос: Какие данные вы хотите использовать для подчиненного отчета? (What data would you like to use for your subform and subreport?) . Считаем, что отчет для использования в качестве подчиненного отчета уже есть, поэтому выбираем позицию: Использовать существующий отчет или форму. ( Use an existing report or form ). Если вы намерены создать собственную форму, то необходимо выбрать позицию: Использовать существующую таблицу или запрос. ( Use existing Tables and Queries ). Перейти к следующему окну, щелкнув по кнопке Далее ( Next ).

В следующем окне необходимо ответить па вопрос: Вы хотите сами задать поля, которые будут связывать основной и подчиненный отчеты, или выбрать эти поля из приведенного ниже, списка? (Would you like to define which fields link your main form to this subform yourself, or choose from the list below?), выбрав один из вариантов ответа :

Выбирать из списка ( Choose from a list );

Устанавливать свои собственные ( Define my own ) . И щелкнуть по кнопке Готово ( Finish ).

Access вернет нас в область данных Конструктора, но с дополнением в виде подчиненной формы. Чтобы взглянуть на окончательный вариант отчета, необходимо щелкнуть по кнопке Просмотр ( View ) на панели инструментов окна базы данных.

Группирование данных в отчете

Пример рассмотренный в предыдущем вопросе является также одной из форм организации записей. Однако группировать данные можно и с помощью Мастера отчетов. Для его запуска в разделе Объекты ( Objects ) окна базы данных надо щелкнуть сначала по кнопке Отчеты ( Reports ) , а затем по кнопке . В окне Новый отчет ( New Report ) , которое появится на экране, надо активизировать опцию Мастер отчетов ( Report Wizard ) . В нижнем поле того же окна можно выбрать таблицу; она станет первой из тех таблиц, на которых будет основан создаваемый отчет. Но целесообразно сделать это в следующем окне, так как в нем можно выбрать поля более, чем из одной таблицы. Наконец, и при выборе полей, включаемых в формируемый документ, начальные этапы работы те же, только везде вместо формы речь идет об отчете.

Важные различия начинаются с того момента, когда надо указать признак, по которому будет сформирован отчет.

В очередном окне диалога Мастер задает вопрос: В каком виде вы хотите представить данные? ( How do you want to view your data ?).

Замечание: Здесь следует выбрать не основную форму, а подчиненную. В противном случае при группировке данных придется представлять их в виде вложенного отчета.

В очередном окне диалога Мастер задает вопрос: Не хотите ли вы ввести уровень группировки? (Do you want to add any grouping levels?). Окно имеет два поля и кнопки управления . Левое поле содержит список полей таблицы, а правое — служит для отображения уровней группировка. Для определения уровня группировки необходимо в правом поле указать имя поля и щелкнуть по кнопке или , определяющей его уровень группировки.

На следующем этапе Мастер уточняет: Как вы будете сортировать записи внутри данных? (What sort order do you want for detail records?). Окно диалога имеет вид ( рис .1):

Рис. 1. Окно диалога Мастера для определения порядка сортировки записей

Вы можете ввести до четырех уровней сортировки по Возрастанию ( Ascending ) или по Убыванию ( Descending ). Для задания сортировки по полю необходимо указать его имя в соответствующей строке (его можно выбрать из списка, который открывается при щелчке по стрелке прокрутки в правой части строки). По умолчанию принимается сортировка по возрастанию; в этом случае текстовые значения сортируются от А до Z, цифровые — от 1 до 9.

Аналогично осуществляется организации структуры всего отчета.

На следующем этапе работы определяется внешним представлением данных.

Мастер спрашивает: Как вы хотите расположить данные в отчете? (How would you like to lay out your report?).

В разделе Компоновка ( Layout ) с помощью переключателя на можно выбрать различные варианты представления данных.

В разделе Ориентирование ( Orientation ) задается книжное или альбомное расположение страницы.

Способ размещения данных по ширине страницы определяется установкой флажка в нижней части окна. При этом в левом поле окна вы сразу видите, как будут выглядеть результаты ваших действий.

На следующем этапе определяется фон и шрифт (данное окно, если стандартная настройка вас устраивает, можно пропустить).

На заключительном этапе назначается имя для отчета. В результате получаем окончательный вариант первой страницы отчета.

Данные сгруппированы, и отчет готов к печати.

Создание статистической копии отчета

В версии Access 2000 появилась новая возможность — создать Статическую копию отчета ( Snapshot ) . По сути, это фотография отчета — файл с расширением . snp , который содержит копии каждой страницы отчета, сформированного в Access 2000, двумерных графиков, чертежей и других элементов, включенных в отчет. Такой файл можно просматривать, печатать, посылать по электронной почте, рассылать по сети и архивировать, уже не работая непосредственно со средой Access 2000. В Access 2000 такая процедура рассматривается как разновидность экспортной операции.

1. В Access отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой пользователь будет работать на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

2. Отчет, созданный с помощью Автоотчета, будет отображать все поля и записи базовой таблицы или запроса. Так же, как и в случае с формой, такой отчет наиболее прост в построении и наименее гибок по своей структуре.

3. В первичный отчет Access позволяет включить подчиненный отчет, в рамках которого записи могут быть отсортированы на втором уровне группировки. Наиболее гибкую структуру отчета позволяет получить Конструктор отчетов.

Резервное копирование

Основным назначением резервного копирования является предотвращение возможной гибели базы данных. Резервное копирование состоит в создании резервной копии базы данных. При создании резервной копии БД обычно используют магнитные ленты (МЛ) или диски. Резервная копия может быть точной копией исходной БД или сжатой (архивной) копией. Сжатие может осуществляться аппаратно или программно. Аппаратное сжатие предпочтительно с точки зрения временных затрат на эту операцию, но увеличивает стоимость аппаратной части.

Резервное копирование может осуществляться во время работы с БД (режиме online) или в другое время. Копия может создаваться по инициативе оператора, либо автоматически в заданное время путем запуска соответствующей утилиты.

Источник

Виды и способы формирования отчетов

Смоленский филиал МЭСИ

по теме: Виды и способы формирования отчетов.

СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов структура отчета. Технология создания.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса.

Создание с помощью мастера отчетов

Просмотр и печать

СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов структура отчета. Технология создания.

Отчет – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбирать из баз данных нужную пользователю информацию, оформлять ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например итоговые суммы.

Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запросов.

Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму.

Отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

Составной документ – отчет полученный слиянием документов с Word.

Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц имеющим связь один ко многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

Заголовок отчета — отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.

Верхний колонтитул — выводиться на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовок столбцов.

Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.

Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.

Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

Нижний колонтитул — выводиться внизу каждой страницы; содержит, например номер страницы отчета, дату печати отчета и т.д.

Раздел примечаний — отображается только внизу последней страницы; помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в ответ.

Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используются оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производиться в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный Мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисления поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов Конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому сгруппированы данные, а так же сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям и по диапазону значений, которые могу быть как числовыми, так и алфавитными.

Большинство отчетов по своему внешнему виду относятся к ленточным или отчетам в столбец. Отчет в столбец выводит данные каждого поля в отдельной строке, в результате чего они организуются в один столбец. Такой отчет представляет собой предназначенный для печати вариант формы в столбец.

Существует 5 способов создания отчетов:

Вручную в режиме Design View (Конструктор)

Полуавтоматически с помощью мастера Report Wizard (Мастер отчетов)

Автоматически с помощью одного из мастеров автоочетов (Auto Reports), которые включают в ответ все поля выбранные вами таблицы или все результаты запроса;

С использованием мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм), позволяющего построить диаграмму.

С помощью мастера Label Wizard (Мастер Почтовых наклеек), предназначен для создания почтовых наклеек.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рисунке.

В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент. 4)

Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: «Товары» (Products), «Поставщики» (Suppliers) и «Типы» (Categories) базы данных «Борей» (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

Чтобы создать простой отчет:

На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (на рис 1).

В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу «Товары». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (на рис 2).

Прежде всего, нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы «Товары» в отчете будут использоваться следующие поля: «КодТовара» (ProductID), «Марка» (ProductName), «Цена» (UnitPrice), «НаСкладе» (UnitsInStock). С помощью кнопки «>» (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле «Название» (CompanyName) из таблицы «Поставщики» (Suppliers) и «Категория» (CategoryName) из таблицы «Типы» (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец «Название» выводился сразу за столбцом «Марка», в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле «Марка», затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле «Название» и нажмите кнопку «>». Access переместит поле «Название» из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля «Марка», перед полем «Цена».

Аналогично добавьте в конец списка поле «Категория» из таблицы «Типы». Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному (на рис 3) нажмите кнопку Далее.

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).

Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются «примеры из таблиц «Продажи» (Sales Reps), «Клиенты» (Customers) и «Заказы» (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на (рис 3.) Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле «Категория» (Category) и нажмите кнопку «>» (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров Замечание.

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку «

Источник