Подписание является способом ознакомления с содержанием документа

Документоведение. Тема 1. Особенности оформления управленческих документов

Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.

Закажите решение за 470 рублей и тест онлайн будет сдан успешно.

1. Подписание является:
Способом согласования документа
Способом выражения ответственности за содержание документа
Способом утверждения документа
Способом ознакомления с содержанием документа
Единственным способом удостоверения документа

2. Заголовок к тексту протокола должен формулироваться в …
винительном падеже (кого, что?)
дательном падеже (кому, чему?)
предложном падеже (о чем?)
родительном падеже (кого, чего?)

3. Реквизит «Виза» используется
При внутреннем согласовании документа
При согласовании документа с внешней организацией
Для финансовых и особо ответственных документов
Во всех случаях

4. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите…
резолюция
текст документа
гриф утверждения
заголовок к тексту
ни в каком

5. Заголовок к тексту Положения (Правил) должен иметь формулировку в …
винительном падеже (кого, что?)
дательном падеже (кому, чему?)
предложном падеже (о чем?)
именительном падеже (кто, что?)

6. Согласование бывает:
Внутренним и внешним
Полным и кратким
Сложным и простым
С руководителем учреждения и с руководителем подразделения
С вышестоящими руководителями или организациями

7. Дату » 9 мая 2000 года» в документах следует проставлять как …
09.05.2000
9 мая 2000 г
09/05/00
09-05-00

8. Реквизиты «Эмблема предприятия» и «Наименование предприятия» располагаются
В верхней части листа — слева в углу или в центре
В верхней части листа
В центре верхнего поля
В правом верхнем углу
Друг под другом

9. Гриф утверждения – это реквизит …
официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лиц

10. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут:
«Приложение»
«Приложение» с указанием наименования распорядительного документа
«Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера

11. Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите …
резолюция
текст документа
отметка о контроле
заголовок к тексту

12. Правильное оформление даты в документе:
в I полугодии 2005 г.
в первом полугодии 2005 г.
в I пол. 2005 г.
в первом пол. 2005 г.

13. Подпись отделяется от текста…
интервалом
2 интервалами
3 интервалами

14. Печать на документе проставляется на …
подписи и должности подписавшего
реквизите «УТВЕРЖДАЮ»
копиях документа
реквизите «Дата»
личной подписи должностного лица

15. Адресатов в одном документе может быть …
только один
не более трех
не более четырех
сколько необходимо

16. Правильная допустимая нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа …
I, II, III
1, 2, 3
а, б, в

17. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если…
прилагаемый документ на одном листе
прилагаемый документ слишком объемный
прилагаемый документ на одном листе с оборотом
приложение сброшюровано

18. Способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа реализуется в форме:
Визирования документа
Резолюции на документе
Грифа согласования
Отметки о контроле
Отметки об исполнителе

19. Отметку об исполнителе документа правильно расположить в …
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны первого листа документа
правом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

20. Условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации, называется …
Регистрационный индекс
Порядковый номер
Учетный индекс
Регистрационный номер

21. Нумерация страниц документа производится:
по центру нижнего поля
по центру верхнего поля
в правом верхнем углу документа
в правом нижнем углу документа

22. Реквизита «Название вида документа» нет
Во внутренних документах
Во внешних документах
В письмах, факсах, телеграммах
В некоторых документах

23. Адресные данные предприятия указывают
В любых
Во внешних
В письмах, факсах, телеграммах
Где это необходимо

Источник

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Источник

Подписание является способом ознакомления с содержанием документа

Какого-либо конкретного порядка ознакомления работника с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами, а также другими документами и информацией законодательством не предусмотрено.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В соответствии с частью второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Как следует из приведенных норм, законодатель устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта такого ознакомления. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта, коллективного договора не установлена. Поэтому мы полагаем, что работодатель вправе ознакомить работника с содержанием этих документов любым удобным для него способом, в том числе через систему электронного документооборота или посредством, например, электронной почты. Примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами имеются и в судебной практике (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126)*(1).
При этом, как прямо установлено ст. 22, ст. 68 ТК РФ, с принимаемыми локальными нормативными актами, коллективным договором работодатель обязан знакомить работников под подпись. Иными словами, порядок ознакомления с этими документами подразумевает получение работодателем подписи работника, подтверждающей факт ознакомления. Иных требований к фиксации факта ознакомления закон не устанавливает. На практике применяется один из следующих способов:
— оформление листа ознакомления работника с локальными нормативными актами, коллективным договором (может представлять собой как приложение к трудовому договору, так и отдельный документ);
— создание журнала ознакомления работников;
— создание листов ознакомления работников с каждым документом в отдельности в виде приложения к таким документам.
Когда речь идет об ознакомлении работника с ПВТР, другими локальными нормативными актами, коллективным договором при приеме на работу, фразу о таком ознакомлении можно включить непосредственно в текст трудового договора.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с локальными нормативными актами путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ)*(2).
В случае если документ, подтверждающий факт ознакомления работников с локальным актом, коллективным договором, составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи *(3).
Учитывая сказанное, полагаем, что в ситуации, когда не используется электронная подпись, отметки об ознакомлении работника с локальным нормативным актом, коллективным договором недостаточно, в этом случае факт ознакомления работника с локальным нормативным актом должен быть подтвержден его подписью на бумажном носителе.
Отметим, что специалисты Роструда высказывают мнение, что работники (за исключением дистанционных работников) в любом случае должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под подпись (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Трудовым кодексом РФ установлены и другие случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.
Так, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).
Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).
О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).
Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).
Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.
Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков *(4), расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел «Ознакомление» в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.
В заключение отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.
Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).
Другие же указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Поэтому в отсутствие бумажного носителя, подтверждающего ознакомление работников с локальными актами, коллективным договором (при его наличии) и другими документами, с которыми работник должен быть ознакомлен под подпись, мы не можем полностью исключить возможность возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае, а также при возникновении трудовых споров работодателю придется доказывать факт ознакомления работника с документом в судебном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

31 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Вместе с тем некоторые специалисты Роструда высказывают мнение, что ознакомление должно быть именно с оригиналом документа (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
*(2) Более подробно об этом смотрите в следующих материалах:
— Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;
— Вопрос: Можно ли ознакомить дистанционных работников с новой редакцией ПВТР при помощи действующей в организации системы электронного документооборота с простыми электронными подписями для сотрудников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2021 г.)
*(3) Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закон N 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись бывает неквалифицированная и квалифицированная.
*(4) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. График отпусков.

Источник