Подписание это способ согласования документа

Подписание это способ согласования документа

IV. Согласование проектов документов.

Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.4. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);

юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют :

Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;

проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.

4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).

4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.

4.21. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.

4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

Источник

Подписание это способ согласования документа

2.3.17. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится согласование документа. В соответствии с Регламентом согласование документа может проходить как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Согласование проводится как внутри Министерства (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

— с должностными лицами и структурными подразделениями Министерства;

— с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

— с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

— при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты распорядительных документов (приказов, протоколов), договоров (соглашений, контрактов) на бумажных носителях визируются на оборотной стороне в нижней части последнего листа подлинника, остающегося в Министерстве.

Каждое приложение к приказу, подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п., подготовленных на бумажном носителе визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование на бумажном носителе (с подразделениями и должностными лицами Министерства) оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

Представляемые на подпись Министру документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями структурных подразделений и должностными лицами, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы или которым предусматриваются задания и поручения, помощниками заместителей Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, помощниками и советниками Министра.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором подлежат следующие проекты документов:

— проекты писем в адрес Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, Президента Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации и организаций;

— подготовленные Министерством для направления на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства.

Проекты документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Министерства и с визами исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.

Проекты распорядительных документов Министерства обязательно визируются директором Административного департамента или его заместителем в целях осуществления контроля правильности оформления и согласования документов, а также в случае утверждения новых форм документов или изменения существующих форм документов.

Обязательному согласованию с Юридическим департаментом подлежат (за исключением случаев, специально предусмотренных приказами Министерства):

— проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

— проекты приказов Министерства, в том числе по кадровым вопросам (об увольнении сотрудников по инициативе Министерства, наложении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности);

— проекты договоров (контрактов, соглашений);

— проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Министерства;

— проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

— проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Министерства;

— иные документы в случаях, установленных актами Министерства.

Обязательному согласованию с Административным департаментом подлежат проекты приказов по вопросам, отнесенным законодательством и внутренними документами Министерства к кадровой работе и вопросам прохождения государственной гражданской службы, вопросам деятельности по противодействию коррупции, кадровым вопросам территориальных органов Министерства, вопросам социально-медицинского обеспечения и мобилизационной работы сотрудников центрального аппарата Министерства.

Разногласия структурных подразделений Министерства по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции структурное подразделение Министерства, являющееся ответственным исполнителем, готовит служебное письмо, содержащее обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает Министру или заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководителем структурного подразделения Министерства, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проектам документов, представляемым на подпись Министру, заместителям Министра, прилагается лист документа с визами ответственных должностных лиц или «Лист согласования», завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Внешнее согласование (с заинтересованными органами управления и организациями) оформляется соответствующим грифом согласования, состоящим из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа и оформляется аналогично грифу утверждения (п. 2.3.11), например:

Источник