Альтернативы достижения цели и выбор решения
Особенности целей (по масштабности, содержанию, временному признаку, объему затрат, ресурсоемкости и др.) диктуют и способ их достижения. Так, могут сложиться ситуации, разрешение которых связано с выбором одного из типов действий:
1) решение принимать или не принимать (по принципу «делать или не делать»),
2) решение с двумя вариантами достижения цели,
3) решение с тремя и более вариантами.
Цели, типы решений и методы разрешения изложены в таблице 7.3.
Решения типа «делать — не делать» встречаются в бизнесе достаточно часто. Например: участвовать в ярмарке или нет, принять на работу претендента или нет. В условиях, когда решение следует принять быстро: предпринимать какие-то действия или нет (вы мучаетесь, не зная, что делать), специалист по психологии принятия решений Р. Доусон рекомендует бросить монетку.
Типичным для людей, живущих на разных континентах, стал ход рассуждений: если выпадет орел, делаю то-то, если решка — нет.
Если вы не разделяете этого совета, можно прибегнуть к составлению проверочной анкеты.
Для этого составляется перечень требований (условий) к тому или иному решению и передается исполнителям.
При отсутствии необходимых требований решение не принимается. Например,
| Характер целей | Типы решений | Методы реализации |
| Простые | Решения типа «делать — не делать» | 1) подбросить монету (орел или решка) 2) анкетный опрос 3) оценка количественных показателей |
| Умеренно сложные | Решение с двумя вариантами | 1) 10-бальная рейтинговая система 2) таблица Б. Франклина 3) аналитически-цифровой метод |
| Сложные | Решения с тремя и более вариантами | сопоставление вариантов на основе оценки приоритета целей и вероятности их достижения |
Таблица 7.3. Связь целей, типа решений и методов реализации
при подборе кадров определенной специальности анкета может содержать такие требования:
1. Стаж работы не менее трех лет, причем один год по данной специальности.
2. Поездки в командировки не менее четырех раз в год.
3. Согласие на зарплату без претензий к администрации.
4. Хорошее физическое состояние здоровья.
Суть метода принятия решений «по оценке количественных показателей» состоит в следующем. В правой стороне таблицы указывается группа положительных факторов принятия решений, в левой — отрицательных. Каждый из факторов оценивается в баллах от 1 до 10. По каждой из групп определяется общая сумма баллов и среднее ее значение. Далее средние величины сравниваются.
Решение принимается, если среднее значение положительных факторов превосходит, либо наоборот — не принимается, если средняя величина значений отрицательных факторов оказалась выше. В табличной форме это может выглядеть следующим образом (табл. 7.4):
Аналогичную работу можно выполнять на двух чистых листах бумаги, отдельно по каждой группе факторов, а затем сравнить их. Преобладание положительных факторов определит принятие данного решения, и наоборот – перевес отрицательных факторов снимет необходимость дальнейших действий.
При решении с двумя альтернативами (они не столь распространены) следует глубоко изучить проблему и, возможно, свести ее к ситуации «делать – не делать», а далее использовать вышеуказанные методы выбора. Но могут применяться и другие
Таблица 7.4. Оценка количественных показателей
| № п/п | Положительные факторы принятия решения | Оценка в баллах | № п/п | Отрицательные факторы принятия решения | Оценка в баллах |
| 1. 2. 3. 4. | 1. 2. 3. | ||||
| 5. | Итого баллов (сумма строк) | стр. 5 | 5. | Итого баллов (сумма строк) | стр. 5 |
| 6. | Среднее значение | стр. 5 | 6. | Среднее значение | стр. 5 |
способы, например, рейтинговая система. Это особенно удобно при недостатке информации. Суть ее заключается в том, что используется тест с десятибалльной системой оценок. Наивысшим баллом (10) оценивается самое положительное отношение, низкая оценка (единица) присваивается, соответственно, отрицательному ответу. К примеру, для решения об открытии магазина в данном пункте может быть поставлен вопрос для оценки покупателями: «Как вы относитесь к открытию магазина . в данном месте (оценить баллом от 1 до 10)? Почему вы оцениваете таким образом?» Аналогично может звучать вопрос о качестве обслуживания, предлагаемых товарах и др. Полученные оценки являются основанием для анализа и принятия соответствующего решения.
Существует метод выбора решений, предложенный Бенджамином Франклином. Он характеризуется тем, что на листе бумаги, разделенной пополам, слева пишется «за» (принятие решения), справа — «против».
В течение трех-четырех дней в результате обдумывания решения заносятся доводы соответственно в левую или правую части. По окончании данного срока анализируются записи.
Если одному доводу «за» соответствуют два аргумента «против», предложение и аргументы «против» исключаются. Точно также, если двум доводам «за» соответствуют три «против», все пять исключаются. Таким образом, остается количество сбалансированных аргументов.
Если в дополнительные один — два дня никаких суждений не появляется, решение принимается.
При наличии альтернативных вариантов применяется для выбора решений и аналитически-цифровой метод.
Для этого предварительно выделяются наиболее важные признаки решений, которые оцениваются далее по десятибалльной системе в каждом из вариантов. Например, предстоит построить магазин в одном из двух населенных пунктов — А и Б. В каком начать строительство? Чтобы сделать выбор, оценим повариантно состояние ряда признаков в каждом из пунктов. Разница в сумме баллов по каждому из вариантов поможет выбрать наиболее предпочтительный. В нашем примере выбор падает на пункт А, где целесообразнее осуществить намечаемое строительство (39 баллов против 32, таблица 7.5).
Таблица 7.5 Выбор вариантов решений
| № п/п | Признаки | Пункт А | Пункт Б |
| 1. | Удобство расположения | ||
| 2. | Состояние дорог | ||
| 3. | Наличие материально-технической базы | ||
| Доходы обслуживаемого населения | |||
| 5. | Наличие конкурентов | ||
| 6. | Наличие спонсоров | ||
| Итого |
Как сделать правильный выбор при наличии нескольких альтернатив? Расчет усложняется, но незначительно, и состоит из следующих этапов:
1) выделить основную цель решения и частные подцели;
2) оценить их приоритетность по десятибалльной системе;
3) установить вероятность достижения каждой из целей («коэффициент приведения») в каждом варианте;
4) определить общий результат по каждому из вариантов (путем произведения приоритетов целей и вероятности их достижения);
5) сопоставить варианты и выбрать вариант с наибольшим значением результата.
Процедура расчета может оформляться таблицей выбора альтернатив достижения целей (табл. 7.6.):
Таблица 7.6. Выбор альтернатив
| № п/п | Цели | Приоритетность целей | Вероятность достижения | Результат | |
| Варианты | Варианты | ||||
| Итого | X | X | X | X | X |
Стратегические и тактические решения, их особенности и взаимосвязь
Стратегические решения принимаются для реализации разработанных стратегий достижения целей. В них содержатся способы реализации целей и требуемые для этого ресурсы. Они выполняются посредством комплекса тактических решений для практического осуществления подцелей, предусмотренных стратегией. Стратегические решения представляют собой набор правил, определяющих общие направления функционирования и развития фирм, в частности:
оценки результатов деятельности фирмы: ориентиры — для качественной, задания — для количественной;
взаимодействия фирмы с внешней средой (проведение соответствующей конкурентной политики, сохранение доли продаж на рынке товаров по регионам);
внутрифирменного взаимодействия подразделений;
оперативного регулирования текущих изменений, происходящих в деятельности фирм.
С учетом долговременного характера стратегических решений в ходе их реализации возникает необходимость внесения корректировок, связанных с текущими изменениями во внутренней и внешней среде. Это обеспечивается наличием обратной связи между объектами и субъектами управления.
Фирма, как правило, реализует несколько стратегических решений (4-6), среди которых может выделяться главное (приоритетное). Дальновидные руководители имеют «заготовки» -решения на случай непредвиденных ситуаций. Разработка стратегических решений отличается углубленностью анализа базы стратегических данных (внутренних и внешних факторов: сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и угроз внешней среды), разработкой альтернатив и выбором оптимального варианта. Организация разработки стратегических решений нередко сопряжена с определенными трудностями. Так, в ряде случаев она вызывает необходимость создания матричной структуры (либо межфункциональной группы), что может нарушать сложившиеся взаимоотношения на предприятии. Сложность может состоять в отсутствии необходимого объема информации, специалистов требуемой квалификации, а также в возможной переориентации политики фирмы, изменении номенклатуры выпускаемых изделий и др. Особенности разработки стратегических решений проиллюстрированы в таблице 7.7 на фоне их сопоставления с тактическими решениями. Однако следует иметь в виду, что стратегические решения сами по себе не решают существующих проблем и намерений.
Успешная реализация стратегических задач предполагает их тесную увязку с тактическими решениями, которые определяют конкретные способы осуществления стратегий, необходимую линию поведения для их достижения. Рекомендуется уже при разработке стратегий рассматривать возможные варианты тактики. Это диктуется также и тем обстоятельством, что стратегические решения рассчитаны на длительный срок, в течение которого эффективность выполнения тактических решений зависит от изменений как в фирме, так и за ее пределами. Чем длительнее срок стратегического решения, тем менее точен прогноз развития событий. Поэтому при выборе варианта стратегического решения рекомендуется ориентироваться на временную субоптимизацию.
Таблица 7.7. Особенности стратегических и тактических решений
| № п/п | Признаки решений | Стратегические решения | Тактические решения |
| 1. | Направленность | Будущее развитие фирмы | Текущее развитие фирмы |
| 2. | Масштабность | Общие для фирмы | Для реализации конкретной цели |
| 3. | Временной фактор | Долговременные | Краткосрочные |
| 4. | Предметность | Определение целей и средств их достижения | Выбор средств достижения намеченной цели |
| 5. | Содержательность (причинно-следственная связь) | Средство реализации политики фирмы | Средство реализации стратегии фирмы |
| 6. | Условия разработки | Изменение во внешней среде или требований к деятельности фирмы | Инструмент стратегии |
| 7. | Существующие ориентиры разработки | Политика фирмы | Разработанная стратегия, существующие правила и процедуры |
| 8. | Уровень разработки | Высший | Средний |
| 9. | Организация разработки | Создание матричных структур | Использование традиционных структур |
| 10. | Оценка эффективности | Своевременная реакция на конъюнктуру рынка и другие факторы внешней среды | Экономическая и социальная эффективность реализации цели |
Это тем более необходимо в условиях влияния всевозможных факторов и появления альтернатив действий.
Контрольные вопросы к теме 7
1. Что называется миссией организации?
2. Виды и свойства целей.
3. Особенности построения дерева целей.
4. Траекторные и точечные цели.
5. Взаимно-нейтральные и кооперирующиеся цели.
6. Требования, которым должны удовлетворять цели: комплексность, системность, согласованность, достижимость, конкретность, гибкость, приемлемость.
7. Особенности построения дерева решений.
8. Особенности стратегических и тактических решений
9. Типы управленческих процессов
10. Стратегические и тактические цели.
11. Целевая ориентация управленческих решений.
12. Взаимосвязь целей и решений.
13. Связь типов целей и методов их достижений.
Источник
Выбор альтернативных способов достижения целей
| Альтернативные способы достижения цели | Ограничения | Критерии | Вероятность реализации альтернативы |
| внешние | внутрен-ние | коли-чествен-ные | качест-венные |
Конечным результатом планирования является упорядоченный график распределения рабочего времени на ближайшую перспективу: квартал, месяц, неделю, рабочий день. Поквартальные планы и планы на месяц представляют достаточно приблизительную оценку временных затрат с учетом будущих корректировок, которые могут возникнуть по причине изменившихся обстоятельств.
План на неделю содержит основные мероприятия и работы, которые необходимо совершить руководителю в течение этого рабочего отрезка, такие как еженедельные совещания, заседания, деловые встречи, поездки, осмотры, а также ориентировочные затраты времени на отдых в выходные дни.
Наиболее детальным с точки зрения распределения временных затрат является план на день. Здесь четко расписывается, сколько времени может быть затрачено на ту или иную работу, а также предусматривается некоторое количество незапланированного времени:
1. Сначала — главное: приходя утром на работу, необходимо в первую очередь взяться за разрешение ключевых задач, имеющих определяющее значение для успешности и эффективной работы предприятия в целом.
2. Отклонять помехи. Часто случается, что в разгар рабочего дня, когда все силы и внимание сосредоточены на решении какой-либо важной задачи, неожиданно возникает совсем непредвиденная проблема, требующая немедленного реагирования. В таких случаях менеджер должен оценить, является ли проблема в действительности такой неотложной и, если это так, делегировать полномочия по ее решению кому-либо из своих подчиненных.
3. Своевременно делать паузу. Чтобы сохранять одинаково высокую работоспособность в течение всего рабочего дня, менеджер должен время от времени делать небольшие перерывы. Они должны быть заранее внесены в рас- порядок рабочего дня и соотноситься с выполнением намеченных задач таким образом, чтобы не стать помехой в достижении целей.
4. Соблюдать размеренный темп. В советский период функционирования отечественной экономики периодичность работы по схеме «простой — аврал» была почти правилом. Но рыночная экономика требует иных ритмов работы. Сейчас предприятия не могут позволить себе плановых простоев, а если случаются авралы, ничего, кроме проблем, они не приносят, даже если связаны с неожиданным поступлением крупных заказов. В соответствии с изменившимися условиями и руководители планируют свою работу иначе.
5. Использовать временные промежутки. Не всегда руководитель сталкивается с проблемой нехватки времени. Иногда случается так, что определенная работа выполнена раньше намеченного срока и остается немного свободного времени. Каждый руководитель заранее должен продумать, как наиболее эффективно использовать такие временные промежутки, следует ли потратить это время, например, на работу с корреспонденцией или на общение с работниками фирмы.
6. Начало и завершение рабочего дня. Таким же незыблемым правилом и ритуалом, как, например, ежеутренняя и ежевечерняя чистка зубов, у руководителя должны стать определенные постоянные действия, которые он производит в начале и в конце рабочего дня. Взяв за правило, что утром обязательно нужно просмотреть письма и документы, подготовить рабочее место к новому дню, чтобы не приходилось искать необходимые бумаги в самый неподходящий момент, а вечером подвести краткий итог тому, что сделано, и наметить план на следующий день. Руководитель, иногда сам того не подозревая, научится распределять свое время гораздо эффективнее и будет больше успевать.
Контроль за выполнением плана
При отсутствии контроля за исполнением намеченных планов достижение целей не будет столь эффективным, а возможно, они и вовсе не будут достигнуты. Поэтому необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
Умение вовремя замечать свои ошибки и исправлять их еще в самом начале, пока они не переродились в серьезную проблему и не стали угрожать достижению главных целей организации — это очень важная характеристика, определяющая успех в любом виде деятельности.
Поскольку процесс функционирования организации и достижения ее целей сложен и многогранен, для того чтобы отследить все его нюансы, используется несколько видов контроля:
1. Предварительный контроль.Это контроль, который осуществляется до фактического начала работи реализуется в трех направлениях:
¾ Люди – контроль в этой области предполагает изучение и анализ знаний и навыков, которые необходимы для кандидата на ту или иную должность, а также отбор кандидатов, наиболее соответствующих заявленным требованиям.
¾ Материальные ресурсы – здесь объектом контроля являются поступающие на предприятие сырье и материалы; для его успешного осуществления необходимо иметь минимально допустимые стандарты уровня качества таких ресурсов. Соответствие или несоответствие этим стандартам выявляется в ходе проверок сырья в момент отгрузки.
¾ Финансовые ресурсы — предварительный контроль финансовых ресурсов осуществляется в момент составления бюджета организации. В бюджете планируется распределение средств по основным направлениям деятельности и таким образом создается гарантия, что когда тот или иной вид деятельности потребует финансовых ресурсов, эти ресурсы незамедлительно будут предоставлены.
2. Текущий контроль. Данный вид контроля осуществляется по ходу выполнения работы. Залог эффективности текущего контроля в его регулярности. Периодические проверки позволяют вовремя выявлять отклонения от нормального хода производственного процесса и предпринять все необходимые действия, чтобы не сорвалось выполнение намеченных планов.
3. Заключительный контроль.Осуществляется после проведения работ. Заключительный контроль выполняет две основные функции: информационную, если речь идет о работе, которая характеризуется повторяемостью, то руководство может получить ценную информацию для планирования такой работы в будущем, сравнив результаты, полученные фактически, с теми, которые получить предполагалось; мотивационную, — контроль результатов очень важен для мотивации, поскольку именно с высокими результатами работы чаще всего бывают связаны мотивационные вознаграждения.
Непосредственно сам процесс контроля включает в себя три этапа: разработку стандартов, сопоставление реальных результатов со стандартами, корректирующие действия.
4. Разработка стандартов. Качественно разработанный стандарт должен включать отрезок времени, необходимый для выполнения работы, а также критерий оценки, который давал бы представление о том, насколько хорошо выполнена работа. Стандарты для таких показателей деятельности предприятия, которые можно измерить в денежном выражении, процентах или единицах объема и веса, установить довольно легко. Гораздо сложнее определить ориентиры для достижения таких целей, которые невозможно представить в цифрах.
5. Сопоставление достигнутых результатов со стандартами. Для эффективного осуществления контроля на этом этапе менеджеру необходимо четко определить для себя масштаб допустимых отклонений от стандарта, чтобы определить ту грань, за которой такие отклонения будут представлять опасность, и когда следует предпринимать корректирующие действия.
6. Корректирующие действия. Они могут осуществляться в трех направлениях:
¾ Бездействие — если производственный процесс протекает нормально и результаты, фактически достигнутые, соответствуют требованиям стандартов, значит, намеченные планы выполняются.
¾ Корректировка — некоторых случаях при проведении контроля выявляются отклонения от нормы, и тогда менеджеру необходимо осуществить корректировку процесса. Ликвидация отклонений не должна носить поверхностный характер, поскольку иногда отклонения свидетельствуют о проблемах функционирования системы в целом.
¾ Изменение стандартов – отклонения от принятых норм не всегда являются следствием нарушений в работе. Иногда сами эти нормы содержат в себе изъян. Возможно, при разработке стандартов требования были завышены, и у организации нет реальных возможностей для достижения таких показателей в текущий период, тогда стандарты следует пересмотреть в сторону понижения.
Используя планирование и все инструменты, которыми пользуется менеджер для оценки выполнения намеченных планов, можно достичь оптимальной организации своего рабочего дня и отдыха, эффективного распределения задач и времени, отведенного на их разрешение.
Источник
