По способу возникновения деловые коммуникации бывают неформальные

Неформальные коммуникации в организации

Вы будете перенаправлены на Автор24

Неформальные коммуникации в организации

Неформальные коммуникации — это социальные отношения и взаимодействия между двумя или несколькими людьми, а также выражение потребности человека в общении; дополнении определенной информации.

Соответственно, неформальные отношения возникают в неформальной подструктуре и ведут к обмену информацией по неформальным каналам связи. Неформальную систему общения часто называют «сарафанное радио», потому что информация там обычно распространяется через какие-то слухи, которые передаются от одного человека другому.

Вообще, социальная среда всех современных организаций считается важнейшим фактором стабильности этой организации, ее развития и успешного функционирования. Коммуникация является неким инструментом, который используют для создания наиболее подходящей и комфортной социальной среды на том или ином предприятии. К тому же, именно коммуникации считаются главным инструментом при управлении общественными отношениями. Обстоятельством, актуализирующим проблемы неформальных человеческих коммуникаций, считается именно необходимость понимания их сущности и способов управленческого влияния на них в разнообразных коммерческих структурах.

Стоит отметить, что все формальные коммуникационные потоки в организациях не способны обеспечивать все формы и виды общения между всеми сотрудниками. А неформальное общение, которое обычно связано с различными слухами и сплетнями, осуществляется только за пределами установленных формальных каналов. Самая главная функция неформальных коммуникаций в той или иной организации заключается в удовлетворении потребностей работников в членстве, в создании и правильном, успешном развитии социальных отношений, а также в обмене информацией, имеющей личный, зачастую неорганизованный характер.

Важно, что неформальное общение иногда может быть связано и с профессиональной деятельностью сотрудников организации. Таким образом, если официальные каналы не могут предоставить сотрудникам исчерпывающую производственную информацию, она обычно пополняется из неформальных источников. Чаще всего такое неформальное общение происходит тогда, когда руководство не предоставляет горизонтальные каналы связи. К тому же, все неформальные каналы часто используются высшим руководством для оценки адекватности официальных сообщений и отчетности или для проведения подготовки той или иной организации к принятию новых решений.

Готовые работы на аналогичную тему

Одна из очень важных и существенных характеристик неформальных коммуникаций — это скорость, с которой формальные каналы не могут сравниться. Что касается слухов и сплетен, то их особенность заключается в исключительной избирательности: конфиденциальная информация редко доходит до ушей «случайных» людей.

Неформальные коммуникационные сети есть практически во всех организациях. Они помогают формальной структуре командирования действовать наиболее эффективно. Часто эта форма распространения информации не подлежит какой-либо четкой и точной формализации. Но, в то же время следует учитывать, что данная система способна искажать сведения, она не имеет четкой структуры ответственности и подотчетности.

Следует иметь в виду, что в процессе решения каких-то рабочих задач все неформальные коммуникации часто воспринимаются сотрудниками как наиболее значимые, в отличие от формальных. К тому же, неформальные коммуникации отличаются своей гибкостью, а распространяются они намного быстрее с помощью различных скрытых каналов. Именно поэтому нужно управлять неформальными коммуникациями, предотвращая их распространение только в том случае, если это вредит организации.

Основные характеристики неформальных коммуникаций:

• их источником может быть кто угодно;
• их распределение хаотично и, как правило, волнообразно;
• распространение информации в таком общении происходит намного быстрее, чем по официальным каналам;
• часто этому общению доверяют больше, чем официальному общению.

Основной функцией неформальных коммуникаций является:

• в заполнении информационных пробелов, оставленных официальным распространением информации;
• в предоставлении возможности размышлять о своем опыте и страхах, связанных с тем, что происходит в организации.

Неформальные коммуникации имеют свои неоспоримые преимущества. Наиболее важным из них является быстрый полный обмен информацией, доступной людям.

Неформальные коммуникации осуществляются в различных формах — вербальной (речевой) и невербальной, осуществляется с помощью жестов, мимики, поз, взглядов, внешнего вида говорящего, выразительного представления информации (с безразличием или враждебностью).

Они основаны на личных и нерегулируемых отношениях. Огромный вклад в исследование неформальных коммуникаций внесли участники школы человеческих отношений Э. Майо, Р. Ретлисбергер, В. Диксон, Д. Макгрегор, Л. Ликерт, К. Аргирис, К. Барнард. Они, во-первых, сразу обратили внимание на тот факт, что общение в организации никогда не ограничивается только какими-то официальными выражениями, сообщениями. Во-вторых, они указали на очень важную роль всей неформальной структуры человеческих отношений в формировании деловых коммуникаций, а также двустороннего характера данного общения. СН. Барнард подчеркнул роль всех неформальных организаций в процессе передачи неформальных сообщений (слухов). Информация этого порядка, как известно, характеризуется большой аудиторией и высокой степенью распространения при относительно низкой достоверности.

В организациях происходит целый этап человеческой жизни, который диктует необходимость полноценного общения на неофициальные темы в офисном пространстве. Официальные темы общения также частично подчиняются законам неформального общения.

Классификация неформальных коммуникаций

Неформальные коммуникации можно классифицировать по следующим признакам:

• неформальные компоненты общественного мнения (различные слухи, сплетни, истории);
• фальсификация элементов информационного пространства (неточная информация, ложь, доносы, сплетни);
• интерпретируемые элементы неформального общения (разнообразные домыслы, догадки);
• фольклорно-ментальные компоненты неформального общения (мифы, легенды, верования);
• публичные элементы (публичные обсуждения, переговоры, скандалы);
• сатирические компоненты человеческого мнения (сатира, ирония, различные афоризмы, шутки, пустые слова, «веселые оскорбления», насмешки);
• общественное мнение, выраженное в графическом виде (граффити, мультфильмы, мультфильмы).

Неформальные отношения не являются иерархическими, но они могут быть и горизонтальными (в большинстве), и вертикальными (например, дружба между лидером и каким-то обычным работником организации).

Источник

Деловая культура и профессиональные коммуникации

Виды и формы коммуникаций

1. Виды и формы коммуникаций

В зависимости от сочетания различных способов, приемов и стилей общения принято выделять три основных вида коммуникации- вербальную, невербальтную и паравербальную. Как считают специалисты, коммуникативное взаимодействие людей на три четверти состоит из речевого (вербального) общения. В процессе коммуникации осуществляется взаимное влияние людей друг на друга, обмен различными идеями, интере­сами, настроениями, чувствами и т.д. Для этого каждая культура создала свою языковую систему, с помощью которой ее носители имеют возможность общаться и взаимодействовать. В науке различные формы языкового общения получили название вербальных средств коммуникации. Под вербальной коммуникацией понимается языковое общение, выражающееся в обмене мыслями, информацией, эмоциональными переживаниями собеседников. Вербальная коммуникация, как считают специа­листы по теории коммуникации, может проходить преимущест­венно в форме диалога или монолога.

Диалогом называется форма общения, состоящая из обмена высказываниями двух взаимодействующих сторон или партнеров. На практике диалог представляет собой взаимные реплики собеседников, которые в свою очередь являются естественным ответом на побуждения собеседника или реакцией на происходящее вокруг. Выделяют следующие типы диалога:

— информативный, состоящий из вопросно-ответной коммуни­кации и имеющий своей целью получение информации;

— прескриптивный, содержащий просьбу, приказ, обещание или отказ выполнить какое-либо действие;

— обмен мнениями, представляющий собой общение дискуссионного характера между собеседниками с равной коммуникативной компетенцией;

— праздноречивый, представляющий собой эмоциональное общение собеседников.

Монолог является речевой формой общения, рассчитанной на пассивное и опосредованное восприятие, поскольку произносится одним человеком при обращении к другому или многим людям. Выделяют следующие типы монолога:

— информационный, означающий сообщения различного рода.

Стили вербальной коммуникации- совокупность устойчивых и привычных способов поведения присущих данному человеку которые используются им при установлении отношений и взаимодействий с другими людьми. Выделяют следующие стили:

— Прямой стиль представляет собой индивидуальную стабильную форму коммуникативного поведения человека, проявляющуюся в любых условиях взаимодействия с другими людьми.

— Непрямой- позволяет скрывать и камуфлировать истинные желания, цели и потребности говорящего человека.

— Искусный, вычурный- основываются на различной степени использования экспрессивных средств языка, пауз, молчания и т.д.

— Инструментальный -ориентирован на говорящего

— Аффективный-направлен на слушателя.

Различного рода чувства, переживания и настроения, не поддающиеся словесному выра­жению, передаются средствами невербального общения. Под невербальной коммуникацией в науке понимается совокупность неязыковых средств, символов и знаков, использующихся для передачи информации и сообщений в процессе общения. Невербальные способы передачи информации появились в жизни людей раньше, чем вербальные. Выделяют три типа невербальных средств:

— поведенческие знаки, обусловленные физиологическими реакциями: побледнение или покраснение, а также потоотделение . от волнения, дрожь от холода или страха и др.;

— ненамеренные знаки, употребление которых связано с привычками человека (их иногда называют самоадапторами): почесывание носа, качание ногой без причины, покусывание губ и др.;

— собственно коммуникативные знаки — сигналы, передающие информацию об объекте, событии или состоянии.

Люди используют невербальное общение для того, чтобы полнее, точнее и понятнее выразить свои мысли, чувства, эмоции. Эта цель является общей для всех культур, но в разных культурах «слова» невербального языка имеют разное значение, им придается различный смысл. Так, покачивание головой из стороны в сторону для русского человека означает «нет», в то время как для болгарина это значит «да».

Несмотря на двойственный характер, невербальные знаки включают в себя довольно большой объем разносторонней информации о личностных качествах партнеров по коммуникации (их темпераменту, эмоциональном состоянии, социальном статусе, коммуникативной компетенции и т.д.), об отношениях участников коммуникации друг к другу (желаемом уровне общения, типе отношений, динамике взаимоотношений), об отношении к ситуации общения (желание продолжать общение, стремление выйти из коммуникации).

Глубокое и обстоятельное рассмотрение невербальной ком­муникации достигается через раскрытие ее основных форм и способов, к которым относятся:

— кинесика — совокупность жестов, поз, телодвижений;

— такесика — рукопожатия, поцелуи, поглаживания, похлопыва­ния и другие прикосновения к телу партнера по коммуникации;

— сенсорика — совокупность чувственных восприятий, основыва­ющихся на информации от органов чувств;

— проксемика — способы использования пространства в процессе коммуникации;

— хронемика — способы использования времени в процессе ком­муникации;

-окулистика-использование движения глаз или контакт глазами в процессе коммуникации.

Паравербалъные средства — совокуп­ность звуковых сигналов, которые сопровождают устную речь, привнося в нее дополнительные значения. Примером такого рода может служить интонация, сигнализирующая о вопросительном характере предложения, сарказме, отвращении, юморе и т.п. Иными словами, при паравербальной коммуникации определен­ная часть информации передается через голосовые оттенки, ко­торым в разных языках придается определенный смысл. Хотя индивидуальные характеристики голоса не могут служить надежным показателем личных качеств человека, тем не менее, в процессе общения следует помнить о важной особенности вос­приятия человека по голосу. Слушатели склонны наделять более высокими достоинствами людей с более совершенной ре­чью (приятный тембр, интонации), приписывать им не только вы­сокие интеллектуальные и психологические качества (обаяние, интеллигентность, доброжелательность), но и значительно более высокие партнерские и деловые качества (компетентность, на­дежность, уверенность и др.).

С помощью голоса можно передавать основные эмоции — страх, гнев, радость, удивление и эмоциональные состояния — доброжела­тельность, тревожность, уверенность, заинтересованность. На­пример, эмоция печали выражается медленным нарастанием и спадом силы и высоты голоса, увеличенной длительностью сло­гов, падением силы и звонкости голоса. Быстрая речь вызывает представление о человеке активном, энергичном, а низкий глу­хой голос связывают с человеком целеустремленным, волевым, решительным и т.п.

Назначение паравербальной коммуникации заключается в том, чтобы вызвать у партнера соответствующие эмоции, ощуще­ния, переживания, которые необходимы для достижения опреде­ленных целей и намерений. Такие результаты обычно достигаются с помощью паравербальных средств общения, к которым относят­ся:

— просодика — темп речи, тембр, высота и громкость голоса;

-эк­стралингвистика — паузы, кашель, вздохи, смех и плач (т.е. звуки, которые мы воспроизводим с помощью голоса).

Источник

Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности

Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид.

Что это такое?

Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.

Условия деловой коммуникации

Чтобы деловая коммуникация была результативной, следует соблюдать ряд условий:

1. У общения должна быть понятная цель, в достижении которой заинтересованы все вовлеченные в процесс лица. Например, налаживание связей, заключение договора, согласование мероприятия, разработка условий сотрудничества и т. д.
2. Участникам следует контактировать друг с другом вне зависимости от симпатий и антипатий.
3. Обязательно соблюдение делового этикета, субординации, должностных ролей, формальных ограничений.

Под формальными ограничениями понимаются как различные регламенты, распорядки и протоколы, так и банальная необходимость контролировать силу собственных эмоций и уважать собеседника.

Также руководитель или другой максимально заинтересованный участник должен позаботиться о том, чтобы деловая коммуникация была управляемой. Нужно мотивировать участников на поиск решения, иначе они будут просто пассивными наблюдателями встречи, которые не предлагают никаких идей.

Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации – это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи – телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

1. Совещание.
2. Презентация.
3. Деловая беседа.
4. Переговоры.
5. Телефонные переговоры.
6. Обмен официально-деловыми документами (заявление, договор, доверенность, служебная записка).
7. Консультация.
8. Интервью.
9. Публичное выступление, конференции.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников.

Этапы

Несмотря на то что виды деловых коммуникаций бывают разными, для них почти всегда характерны несколько этапов:

1. Подготовка. Это постановка задач, целей, сбор и анализ информации, определение стратегии поведения. Ведь деловая встреча или переговоры не организуются для того, чтобы поболтать «ни о чем» и узнать, как обстоят дела в личной жизни у собеседников.
2. Планирование. Встречу можно провести спонтанно, но все же считается, что профессионал должен иметь четкий план: что он будет говорить, как аргументировать, что конкретно он хочет получить от второй стороны.
3. Дискуссия – обсуждение идей, предложений, нахождение общих точек интереса, принятие совместного решения.

Эта схема наиболее актуальна для переговоров. Другие виды коммуникаций могут включать не все этапы. «Холодный» телефонный звонок или выдача инструкций, например, могут и не предполагать какого-либо обсуждения.

Стили делового общения

Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:

1. Официально-деловой. В свою очередь, имеет административно-канцелярский, законодательный и дипломатический подстили. Для деловой беседы характерны речевые клише и определенные коммуникативные формы.
2. Научный. Используется при подготовке докладов, выступлений на семинарах и лекциях.
3. Публицистический. Сюда относится любое выступление на публике, в том числе через средства массовой информации.
4. Разговорно-бытовой. Неформальные отношения имеют место и в профессиональной среде, а в отдельных компаниях даже поощряются. Не всегда же коллеги общаются исключительно с помощью докладных записок. Однако необходимо понимать, где такой стиль уместен, а где нет.

Особенности делового общения

Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.

Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.

На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.

Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.

Источник