По способу проведения проверки различают следующие виды аудита персонала

Как проводится аудит персонала компании

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

• эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
• правильности применения законодательной базы;
• оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
• изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
• выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

• аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
• социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
• экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

• кадровой обеспеченности организации;
• качества управления персоналом на фирме;
• преобладающего руководящего стиля;
• внутреннего климата в коллективе;
• возможностей внедрения новшеств;
• потребности в улучшении квалификации персонала;
• потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
• причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Источник

2.2. Виды аудита персонала

Признаками классификации аудита персонала являются: а) периодичность проведения; б) сфера (объем) про­верки; в) методология и методы контроля; г) уровень проведе­ния; д) способ контроля.

По периодичности проведения выделяют:

первоначальный аудит. Проводится впервые на объекте и/или по какому-либо направлению аудита. Когда аудит впервые организуется на конкретном объекте экономики, существен­но возрастает трудоемкость этапа предварительного аудиро­вания за счет затрат времени на изучение особенностей орга­низационно-технических условий деятельности; вместе с тем возрастает риск искажения свидетельств, предоставляемых аудитору, и риск искажения информации при ее оценке аудитором. Когда проверка проводится по новому направле­нию, много времени занимают технология организации ауди­та, подготовка необходимой методической, законодательной и нормативной правовой информации;

текущий аудит. Его проведение регламентируется установ­ленными правилами, административно-распорядительными документами. Это может быть, например, контроль в системе внутреннего аудита. Для него характерны планово-расчетная трудоемкость, целевые методики, выборочный характер аудирования, четко определенный временной период;

систематический аудит. Основные особенности — регуляр­ность проверок и системоорганизованный характер контро­ля (например, последовательное осуществление программы аудита кадрового потенциала по этапам: оценка уровня тру­довой комфортности, оценка процессов формирования тру­довых показателей, оценка профессионального ядра трудо­вого коллектива);

оперативный аудит. Проводится по указанию работодателя (администрации). Это, как правило, внутренняя оперативная целевая проверка деятельности отдельных служб (структур­ных подразделений). Особенности: узкопрофильная темати­ка, жесткий лимит времени, определенная руководителем ориентация на результат. Аудит требует профессиональной эрудиции исполнителей и особенного внимания к соблюде­нию этических принципов аудитором;

панельный аудит. Проводится с определенной периодич­ностью без заметных новаций в методическом обеспечении, в рамках наработанных, стандартизированных процедур, при неизменности объектов аудита, внутренней среды и тру­дового коллектива;

• разовый аудит. Проводится ситуационно, один раз, не пред­ полагая повторения.

По объему проверки выделяют:

• системный аудит — затрагивает все элементы системы жиз­ необеспечения, развития предприятия (организации). В более узком смысле речь идет об управлении персоналом —подсистеме, в составе которой аудитор рассматривает основные взаимосвязанные сегменты (функциональные структуры): определение потребности в персонале, обеспечение персоналом, использование трудового потенциала, развитие персонала, мотивацию персонала, правовое регулирование социально-трудовых отношений и др. Слово «системный» может также означать систему объектов, которая подлежит аудированию (например, головное предприятие и все его филиалы). Особенности аудита: чрезвычайно высокая тру­доемкость; потребность в многопрофильной группе специалистов — аудиторов и экспертов; проведение основной долиработ на предварительном этапе аудита; высокий удельный вес нестандартных процедур и работ исследовательского характера;

локальный аудит. Его сфера — один объект или несколько объектов;

тематический аудит — включает совокупность объектов по одной тематике.

По методике контроля (анализа) деятельности выделяют:

комплексный аудит, при котором используется комплекс не­обходимых и достаточных методов контроля;

выборочный аудит — в зависимости от ситуации исполь­зуются целевые методы контроля, целевые выборки объек­тов контроля и определенные контрольные процедуры (мо­менты).

По уровню проведения выделяют:

стратегический аудит — проводится диагностика верхнего эшелона управления. Аудитор использует наблюдения, ин­тервьюирует руководителей, анализирует бизнес-планы, проводит выборочные тесты реакций управляемой подсис­темы на воздействие управляющей. Анализу прежде всего подвергаются решения (документы), в которых деклариру­ется и в которых устанавливается формат управления персо­налом, распределения ресурсов и системный контроль ис­полнения решений. Задача аудитора — оценить процессы достижения стратегической цели развития организации с точки зрения ресурсных возможностей и эффективности;

управленческий аудит — контроль деятельности линейных руководителей. Аудитор выделяет и анализирует следующие аспекты деятельности руководителей: функциональный (формирование, развитие и использование подчиненных ресурсов труда), организационно-управленческий (содержа­ние принимаемых решений, их влияние на результат труда, полномочия, ответственность и исполнительность в иерар­хии управления, технология работы с персоналом, докумен­тами и информацией), психологический (психологическая сторона обеспечения эффективности стиля управления, умение конструктивно взаимодействовать с сотрудниками). По способу проведения проверки выделяют:

внешний аудит — проводится аудиторскими организациями или индивидуальными аудиторами на договорной основе;

внутренний аудит — проводится аудиторами — работниками специализированной службы (аудита) предприятия (органи­зации) в соответствии с установленным внутренним регламентом.

Основная цель внутреннего аудита — независимая и объективная оценка различных сторон деятельности персо­нала, что, по существу, совпадает с целью внешнего аудита. Как правило, в компетенцию внутреннего аудитора входит разработка рекомендаций по устранению недостатков, предложений по совершенствованию управления, системы внутреннего контроля.

Можно предположить, что развитие системы аудита в Рос­сии будет способствовать более тесной координации деятель­ности внутреннего и внешнего аудита.

Обычно внешние аудиторы на предварительном этапе ауди­та собирают стандартизированную информацию о состоянии внутреннего контроля с целью оценки риска аудита и подкреп­ления данной оценки документами. В общем виде структура информации имеет следующий вид:

а) информация о качестве работы внутренних аудиторов (понимание деятельности (мис­сии) организации, опыт работы в области внутреннего аудита, знание законодательных и других нормативных правовых доку­ментов в сфере аудиторской деятельности и по профилю осу­ществляемых проверок, знания и навыки применения методов аудирования);

б) информация о порядке ведения рабочих докумен­тов и отчетности внутреннего аудита (система организации работы внутренних аудиторов, состояние рабочих документов, анализ риска и выявление нарушений в ходе аудиторских про­верок, правильность документирования аудиторских доказа­тельств, составления заключительного отчета, форма отчетов руководителя службы внутреннего аудита перед высшим руко­водством организации, наличие (отсутствие) ограничений на деятельность внутреннего аудита, характер мер, принимаемых руководством по итогам аудиторской проверки);

в) внешние факторы субъекта экономики (степень конкурентоспособности продукции (работ, услуг) на рынке, возможность банкротства, каков имидж коллектива в регионе, среди аналогичных пред­приятий (организаций) отрасли, среди контролирующих орга­нов);

г) внутренние факторы управления субъекта экономики (репутация руководства в коллективе, особенности организаци­онных методов управления, экономических методов управления, социально-психологический климат, иные факторы, которые могут усилить или снизить риск).

Разнообразие целей аудита в сфере труда и социально-тру­довых отношений организации позволяет относиться к данной процедуре как сложному явлению, которое можно рассматри­вать в организационно-технологическом, социально-психоло­гическом, экономическом аспектах.

Аудит персонала в организационно-технологическом аспек­те — это проверка документации и анализ показателей, свиде­тельствующих о легитимности и эффективности деятельности организации. Используемый в экономике труда анализ трудо­вых показателей всегда рассматривался как неотъемлемый эле­мент организации труда и трудовых отношений.

Аудит персонала в социально-психологическом аспекте — это оценка социально-трудовых отношений в организации для выявления основных факторов трудовой мотивации и нахожде­ния резервов совершенствования деятельности с субъективных позиций работников.

Экономический аспект аудита персонала — это опреде­ление:

конкурентоспособности организации в трудовой сфере, оцениваемой сравнением экономических и социальных по­казателей деятельности с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними и лучшими в от­расли показателями по аналогичным организациям;

эффективности функционирования служб управления пер­соналом, выявление их роли в повышении конкурентоспо­собности организации;

экономической эффективности самого аудита, сравнение за­ трат на проведение аудиторской проверки с ее результатами. Сфера аудита персонала также предполагает изучение орга­ низации управления персоналом в данной организации, вклю­ чая анализ деятельности управленческого персонала на разных уровнях управления.

Деятельность по управлению персоналом включает стратегический, функциональный и линейный уров­ни, что позволяет проводить аудиторские проверки на каждом из них.

На стратегическом уровне изучение проводится по заданию высшего звена управления организацией, требующего проверки интегрированности практики управления персоналом в орга­низационное стратегическое планирование и связи службы управления персоналом с другими функциональными подраз­делениями.

Руководство организации ищет возможности в получении конкурентных преимуществ, проводя всестороннюю оценку окружающей среды, слабых и сильных сторон, наличие угроз.

Повышение уровня конкурентоспособности персонала ор­ганизации может достигаться:

ликвидацией имеющихся изъянов в структуре организации, препятствующих повышению трудового потенциала;

поиском уникальных черт организации, создающих притяга­тельный для работников ее образ и формирующих индивиду­альность системы управления персоналом в каждой органи­зации.

Понимание стратегии имеет важное значение для планиро­вания кадровой политики, комплектования персонала, системы вознаграждений, трудовых отношений, играющих значитель­ную роль в области управления персоналом.

Операционный уровень — проверка эффективности де­ятельности функционального подразделения по управлению персоналом организации. Аудит на данном уровне сосредото­чивается на информационной системе управления персоналом, укомплектовании персоналом и его развитии, организацион­ном контроле и оценке.

Аудит каждого направления управления персоналом требует значительных затрат времени и средств. Поэтому крупные ор­ганизации создают внутрифирменные группы, которые прово­дят внутренний аудит, с помощью которого можно своевремен­но обнаружить недостатки в деятельности службы управления персоналом и вовремя принять меры к их устранению.

Управленческий уровень — проверка правильности приме­нения линейными руководителями разработанной методологии управления персоналом. Аудит оценивает, насколько хорошо линейные руководители выполняют кадровую политику, учитывают взаимодействие стратегической и функциональной де­ятельности в области управления персоналом, соблюдают пред­писания и требования законодательства в своей работе.

Источник