Классификация информационных потоков
Можно выделить элементарные, ключевые и поддерживающие информационные потоки, сопровождающие соответствующие операции и функции.
Информационные потоки делятся на:
· внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой);
· горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии логистической системы, и вертикальные — от верхнего звена логистического менеджмента к нижнему;
· входные и выходные — по отношению к логистической системе (подсистеме или звену логистической системы).
По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации — на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т.п.
По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, периодические (с жестким ограничением времени и продолжительности передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах on line и offline.
В зависимости от назначения выделяют директивные (управляющие), нормативно-справочные, информационные — для учета и анализа при принятии решений — и вспомогательные информационные потоки.
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис. 2.1.):
Рис. 2.1. Виды информационных потоков в логистике
— в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
— в зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;
— в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.
Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.
Информационный поток — это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:
· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
· опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показателями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную: опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; пережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показате-лями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.
Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.
Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) –это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.
Таблица 2.1. Классификация информационных потоков
| Признак классификации | Вид ИП |
| Отношение к ЛС и ее звеньям | Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные |
| Вид носителей информации | На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные |
| Периодичность использования | Регулярные, периодические, оперативные |
| Назначение информации | Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные |
| Степень открытости | Открытые, закрытые, секретные |
| Способ передачи данных | Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям |
| Режим обмена информацией | «on-line», «off line» |
| Направленность относительно МП | В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП |
| Синхронность с МП | Опережающие, одновременные, последующие |
Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.
Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица — бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт — это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.
Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.
В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также: количеством обрабатываемых или передаваемых документов; суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.
Источник
Классификация информационных потоков
I. По отношению к логистической системе:
1) внешние информационные потоки (протекают во внешней среде, т. е. за границами рассматриваемой логистической системы);
2) внутренние информационные потоки (существуют внутри логистической системы и видоизменяются в результате выполнения ряда логистических операций и функций);
3) горизонтальные информационные потоки;
4) вертикальные информационные потоки;
5) входные информационные потоки;
6) выходные информационные потоки.
II. По виду носителей информации:
1) потоки на бумажных носителях (документы);
2) потоки на магнитных носителях;
3) в виде электронных программ и пр.
III. По времени возникновения и периодичности использования:
1) регулярные информационные потоки;
2) периодические информационные потоки;
3) оперативные информационные потоки;
4) информационные потоки online;
5) информационные потоки offline (то есть без подключения к Интернету).
IV. По степени открытости и уровню значимости:
1) открытые информационные потоки;
2) закрытые информационные потоки;
3) коммерческие информационные потоки;
4) секретные (конфиденциальные) информационные потоки;
5) простые информационные потоки;
6) заказные информационные потоки.
V. По способу передачи данных:
1) переданные курьером;
6) по телевидению;
7) по электронной почте;
9) по телекоммуникационным сетям.
VI. По назначению информации:
1) директивные (управляющие) потоки;
2) нормативно-справочные потоки;
4) вспомогательные потоки.
Информационный и материальный потоки могут двигаться в различных направлениях:
1) параллельно (фактуры, накладные и необходимая эксплуатационная документация образуют информационный поток, двигающийся в одинаковом направлении с материальным потоком);
2) навстречу (поток информации, образованный документами о результатах приемки груза, различными претензиями, гарантийными документами и пр.);
3) не иметь ничего общего (например, комплектующие изделия поступают от поставщика на входной склад, а соответствующие счета – в бухгалтерию).
Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами:
1) информация является необходимым элементом потребительского логистического сервиса (потребителю важна информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и др.);
2) наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах (за счет уменьшения неопределенности в спросе);
3) информация повышает гибкость логистической системы (с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкретных преимуществ).
Сервисные потоки – это потоки услуг, генерируемые (создаваемые) логистической системой в целом (или ее подсистемой — звеном, элементом) с целью удовлетворения внешних или внутренних потребителей.
Сервисные потоки тесно связаны с посреднической деятельностью.
В логистике выделяют так называемые «три стороны».
Для фирм-производителей и торговых компаний эти стороны следующие:
— 1-я сторона – поставщики материального ресурса или готовой продукции;
— 2-я сторона – потребители готовой продукции;
— 3-я сторона – логистические посредники.
В зарубежной практике даже появился специальный термин Third Party Logistics (3PL) – «третья сторона в логистике» или логистический посредник.
Основными логистическими посредниками (третьей стороной), для фирм-производителей, торговых компаний являются, например:
— грузовые терминалы (транспортно-распределительный центр, предлагающий помимо операций по складированию товаров еще ряд дополнительных услуг).
Вспомогательные логистические посредники:
— страховые организации и охранные предприятия;
— таможенные брокеры (совершают операции по таможенному оформлению товаров);
— банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции;
— предприятия информационно- компьютерного сервиса и др.
Как видно на рисунке 6, возможно выделение 4 типов торговых посредников.
| СВОЙ СЧЕТ За чей счет посредник осуществляет свои операции ЧУЖОЙ СЧЕТ | От чьего имени работает посредник СВОЕ ИМЯ ЧУЖОЕ ИМЯ |
| Дилер | Дистрибьютор (может и от своего имени) |
| Комиссионер | Брокер |
Рисунок 6 – Классификация торговых посредников
Несмотря на важность оказываемого сервиса, эффективные способы оценки его качества до сих пор отсутствуют, что объясняется рядом особенностей сервиса в сравнении с характеристиками материального потока.
Характеристики и особенности сервисных потоков:
1) неосязаемость сервиса;
2)· прямое участие покупателя в производстве услуг;
3) сервис не может быть протестирован прежде, чем покупатель его купит;
4) сервис часто состоит из системы более мелких (субсервисных) услуг, причем покупатель оценивает эти субсервисные услуги;
5) качество и привлекательность сервиса зависят от способности покупателя оценить его в итоге (в общем плане).
Качество сервиса в логистике проявляется в тот момент, когда поставщик сервиса и покупатель встречаются «лицом к лицу».
При этом могут возникнуть две ситуации:
1) если особых проблем при «доставке» сервиса нет, то поставщик действительно может убедить покупателя в высоком качестве сервиса;
2) если возникают проблемы, то ситуацию, как правило, исправить нельзя, каким бы на самом деле высоким качеством ни обладал сервис.
Источник
Информационные потоки – понятие, типы, примеры
Тема изучения информационных потоков на сегодняшний день очень актуальна. Большое практическое применение информационные потоки нашли в сфере менеджмента предприятий. Само понятие включает в себя варианты передачи информации, которые способствуют улучшению жизнедеятельности любой системы.
Руководители предприятий с целью расширения производства и повышения качества выпускаемой продукции и эффективности работы внедряют различного рода научные и прикладные способы.
Для осуществления успешного управления во всех областях деятельности предприятия роль информационных потоков очень велика. Их изучение дает возможность решать задача, связанные с использованием производственных ресурсов.
Можно выделить два основных типа потока информации
Горизонтальные
— Горизонтальные — которые ведутся между сотрудниками, имеющими равнозначное служебное положение (к примеру, между начальниками отделов). Как правило, горизонтальные информационные потоки носят неформальный характер и считаются наиболее эффективными. Искажение информации, передаваемой таким образом, минимально. Это можно объяснить тем, что люди, находящиеся на одной ступени служебной лестницы, быстрее и проще понимают друг друга, так как по роду деятельности выполняют похожие функции и решают одинаковые проблемы.
Вертикальные
— Вертикальные — которые осуществляются между различными группами работников либо отдельными сотрудниками, занимающими должности разного уровня согласно иерархии (к примеру, между начальником и рядовым сотрудником). При этом, вертикальные информационные потоки делятся на нисходящие (которые двигаются от начальства к рядовым сотрудникам по иерархии) и восходящие (их движение направлено от рядовых сотрудников к руководящему составу). У каждого данного типа есть свои психологические тонкости.
Нисходящие информационные потоки бывают двух видов: формальные и неформальные. Если говорить об их эффективности, следует понимать, что чем больше передаточных пунктов приходится проходить информации, тем быстрее она меняется, при этом теряет определенный процент достоверности. Происходит процесс искажения данных. На практике менеджер должен понимать, что каждый передаточный пункт искажает половину поступающей информации.
Подробности
Эффект испорченного телефона
Интересен факт, что ни на каком этапе не происходит утаивание данных намеренно, полноте предоставления достоверной информации мешают коммуникативные барьеры. Это процесс можно сравнить с эффектом «испорченного телефона».
Некачественно налаженные информационные потоки приводят к следующим психологическим последствиям:
— вызывают у сотрудников чувство своей «незначительности» и неудовлетворенности,
— порождает домыслы (ими компенсируется нехватка информации),
— вызывает чувство неуверенности в будущем,
— приводит к снижению мотивации своей деятельности.
И, напротив, своевременная и четкая информация (то есть отлаженный информационный поток) способствует повышению производительности труда. Не стоит недооценивать такой резерв.
Неформальный характер данных
Восходящие потоки информации как правило, редко имеют неформальный характер. В данном потоке искажение информации может достигать 90 %. Надо сказать, что присутствующая в них информация редко анализируется. Если в компании не налажен приток предложений снизу, то возможности для нововведений и развития минимальны. И, напротив, если налажена схема получения идей от подчиненного персонала, то эффективность работы значительно повышается. Для того, чтобы заинтересовать и наладить приток предложений снизу есть несколько вариантов, но все же основное направление должно формироваться в обеспечении конфиденциальности. Конфиденциальная информация неформального вида искажается меньше всего.
Для того, чтобы улучшить восходящие информационные потоки можно применить следующее:
- Систему мероприятий, соответствующую принципу «политики открытых дверей». Она выражается в заинтересованности руководителя любого уровня выслушивать и рассматривать идеи, предлагаемые рядовыми сотрудниками. То есть работать исходя из определения, что «двери кабинета всегда открыты». Не стоит опасаться, что это может привести к нескончаемому потоку желающих прийти к руководству. В коллективе, где правильно организована работа, все сотрудники заняты своим, кроме этого, можно упорядочить процесс (например, определив дату и время для контакта, либо предложив изложить идею в письменной форме и подать на рассмотрение). Конструктивные предложения нужно поощрять.
- Систему мероприятий, именуемую «выведением управления за пределы кабинета». Для данной системы характерно управление путем прямого общения с подчиненными, обхода рабочих мест. Эта система имеет как положительный эффект, так и негативный. С одной стороны, это дает возможность понимания процесса жизнедеятельности предприятия изнутри, однако не стоит увлекаться «хождением». В данном случае эффективным является не частые «выходы в люди», а регулярные. При этом, руководитель может использовать в своей работе конкретные события (к примеру, дни рождения подчиненных либо другие памятные даты), то есть оказать внимание, поздравить лично, либо по телефону. Применяя все вышесказанное, можно рассчитывать, что эффективность восходящих информационных потоков может подняться примерно на 30-40 %. Это неплохой резерв как для развития управленческой деятельности, так и для повышения качества труда компании.
Условия
То есть, для успешного управления нужно применять следующие условия:
- — организовать качественные информационные потоки,
- — уделять время для обработки и анализа поступающей информации.
Внешние потоки
Существует понятие «внешние» информационные потоки. В данном случае речь идет об информации, которая поступает на предприятие откуда-либо и уходит из нее вовне. Ни одна социальная система не может функционировать без взаимообмена информацией с внешним миром. Информационные потоки такого рода имеют некоторые особенности. Во-первых, невозможность осуществления контроля над ними, то есть нельзя знать какого рода информация уходит из вашей компании. Во-вторых, внешним потоком информации нет возможности управлять и регулировать.
Однако, применять его можно для создания имиджа компании при формировании общественного мнения. Для этого нужно следить за тем, чтобы СМИ регулярно делали публикации о вашей компании с освещением событий, показывающих фирму в выгодном свете. На крупных предприятиях существуют отделы по связям с общественностью, в небольших — обязанности по информированию общественности о делах компании могут выполнять сотрудники управления.
Итоги
В ведении предпринимательской деятельности в области производства и продаж продукции широко применяются как информационные потоки, так и разные материальные (имеется в виду движение продукции от изготовителя к потребителю как внутри государства, так и за его пределы). Данной деятельностью занимается логистика.
Ее особенность в том, что в ней могут одновременно изучаться как информационные, так и материальные потоки. По мнению экспертов, качественное управление материальными потоками напрямую зависит от эффективности работы с информацией, с которой работают логистические системы. Этот процесс зависит от грамотности менеджеров и специалистов, занимающихся проведением анализа.
Для России логистика относительно новое направление, однако, надо сказать, что на сегодня она успешно развивается. В бизнесе и управлении информационными потоками особая роль принадлежит информационной логистике. Логистические компании активно взаимодействуют с различными участниками рынка в том числе и в вопросах обмена информацией.
Источник
