Планирование проекта способы планирования

Планирование проекта способы планирования

Библиографическая ссылка на статью:
Андреева А.О. Методы эффективного планирования проекта // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2015. № 3 [Электронный ресурс]. URL: https://ekonomika.snauka.ru/2015/03/7579 (дата обращения: 06.11.2021).

В современном мире деятельность успешных организаций заключается в выполнении проектов. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности, например, разработка программного средства, проведение предвыборной компании, проектировка оборудования и прочее.

Планирование – это то, с чего начинается любой проект. Планирование является одним из главных процессов управления проектом, определяющим во времени все работы по осуществлению проекта. Таким образом, планированию следует уделять много внимания и усилий. В большинстве случаев провальность проектов заключается в том, что менеджер отнесся к планированию пренебрежительно. В настоящее время существует множество методик для эффективного планирования. Эти методики помогают корректировать планирование, находить более оптимальные варианты, выявляют узкие места в проекте. Однако некоторые методики имеют большую популярность среди менеджеров проектов, а другие никак не используются.

Методами эффективного планирования занимались многие исследователи[1,2,3,4,5,6 и др.]. Однако, анализ состояния проблемы эффективного планирования проекта, показывает, что на долю успешных проектов приходится всего 47%, доля рискованных проектов в 37%, из них: 25% – восстановленные, 12% – провальные и доля закрытых проектов равная 6%. Среди причин неуспешности проектов, планирование занимает 4 место, тем самым подтверждая свою значимость. От качества планирования во многом зависит результат всего начинания[7,8 и др.].

Проблемы планирования объясняются следующим:

— недостаточно данных для планирования проекта;

— недостаточное внимание к определенным аспектам проекта, вследствие чего не все учтено, недостаточно деталей;

— плохая осведомленность о работах, проводимых в проекте, как следствие ошибочные расчеты при планировании.

Для устранения проблем с планированием используется ряд подходов:

1. Теория расписаний (ТР) – это раздел исследования операций, в котором строятся и анализируются математические модели календарного планирования различных целенаправленных действий с учетом целевой функции и различных ограничений. Содержательно многие задачи ТР являются оптимизационными. Для решения задач ТР необходимо разработать алгоритм решения. Основная цель при исследовании задач ТР – это построение эффективных, то есть быстрых, алгоритмов решения[4].

2. Метод планирования проектов – Диаграмма Ганта. Предназначена для иллюстрации этапов работ проекта. У каждой работы указываются сроки выполнения, дата начала и окончания работы, связи между работами, а на самой диаграмме все работы показываются в виде полосок, соединенные стрелками, на этих полосках показан процент выполнения работы и назначенные на нее ресурсы. Визуализация значительно облегчает работу менеджеру проекта.

3. Сетевые методы планирования так же являются графическим отражением работ проекта. Изображается сетевой граф – схема, состоящая из вершин соединенных между собой дугами. Вершины – это работы проекта (события), дуги – это последовательности работ. По формулам просчитываются такие показатели, например, как: критический путь, ранний срок наступления события, поздний срок наступления события, резерв времени. Далее на графе указываются просчитанные показатели. Так же можно проводить оптимизацию сетевых планов.

4. Метод Pert – это способ анализа времени, которое требуется для выполнения каждой из работ. Этот метод позволяет определить минимальное необходимое время для выполнения проекта. По данному методу можно строить сетевые диаграммы, наподобие тех, что рассматривались выше, а можно и провести оценку сроков проекта: оптимистическую, пессимистическую и реальную. Все показатели просчитываются по формулам.

5. Эвристические методы оптимизации. Эвристические методы обеспечивают выявление, обработку и упорядочение системы закономерностей, механизмов и методологических средств конструирования нового задания и целеустремленных способов деятельности на основе обобщения прежнего опыта и опережающего отражения моделей будущего с целью решения поставленной задачи наиболее эффективно.

Некоторые эвристические методы оптимизации функций:

— искусственные иммунные системы;

— метод перекрестной энтропии.

Помимо этого был создан ряд эффективных эвристических методов календарного планирования:

— метод «Сглаживание»[9,10 и др.].

6. Метаэвристические методы оптимизации. К наиболее эффективным и популярным эвристическим методам относятся так называемые метаэвристики – обобщенные стратегии поиска оптимума в пространстве решений. Начальная их реализация как правило достаточно проста и позволяет быстро получить практический результат.

Некоторые метаэвристические методы:

— алгоритм имитации отжига;

— муравьиные алгоритмы[11,12,13,14 и др.].

В ходе исследования был проведен сравнительный анализ (см. табл.1).

Таблица1 – Сравнительный анализ методов планирования проектов

Название метода

Плюсы

Минусы

Теория расписаний

1. Возможность составления оптимального расписания из большого количества работ

1. Сложный для понимания способ;
2. Выполнение математических расчетов

Диаграмма Ганта

1. Визуализация проекта;
2. Значительное облегчение работы менеджера проекта при планировании

1. Негибкость, при изменении каких – либо факторов в проекте всю диаграмму приходится перерабатывать

Сетевые методы планирования

1. Визуализация проекта;
2. Возможность просчета разных сроков наступлений событий;
3. Возможность проведения оптимизации

1. Проведение математических расчетов;
2. При визуализации требуются пояснения

Метод Pert

1. Тройная оценка, сразу видно чего ожидать в худшем случае, а к чему нужно стремиться;
2. Существует показатель, показывающий достоверность оценки

1. Формулы приближенные, получается оценка близкая к средним значениям

Эвристические методы оптимизации

1. Способность обработки работ большой размерности;
2. Нахождение приемлемого решения в ситуациях любой сложности

1. В эффективности уступают точным алгоритмическим подходам;
2. Находит не всегда эффективное решение

Метаэвристические методы оптимизации.

1. Позволяют исследовать большое пространство поиска для нахождения решения близкого к оптимальному;
2. Короткие сроки нахождения решения

1. Более затратные по сравнению с другими методами;
2. Сложны в применении

Все методы по-своему эффективны, у них есть плюсы и минусы, каждый метод хорош в разных направленностях и особенностях проекта. Но некоторые из них более популярны среди менеджеров проектов по объективным причинам, которые можно отследить по сравнительному анализу. Один из главных критериев – визуализация. Люди значительно лучше воспринимают информацию, представленную визуально, так как на осознание такой информации уходит меньше времени, представление о ней не нужно додумывать самому, она уже есть перед глазами. Так же доказанный факт, что зрительная память работает лучше. Другой немаловажный критерий – простота использования. В современном мире важно время. От времени зависит успешность и заработок. Чем проще использовать метод планирования, тем быстрее пройдет этап планирования проекта и начнется выполнение самого проекта.

Библиографический список

1. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Использование информационных технологий в управлении проектами. – Магнитогорск, 2011. – 216 c.
2. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем. – Магнитогорск, Изд.-во: Магнитогорский государственный университет, 2012. – 306.
3. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами с использованием Microsoft Project: учебное пособие. Магнитогорск, Издательство: Магнитогорский государственный университет , 2009. – 196 с.
4. Лазарев А.А., Гафаров Е.Р. Теория расписаний. Задачи и алгоритмы: учебное пособие/ Лазарев А.А., Гафаров Е.Р.; под ред. С.Н. Васильева: МГУ им. М.В. Ломоносова – Москва, 2011;
5. Ромазанов А.И. Разработка прототипа системы для автоматизированного составления расписаний машинного типа: статья/ Ромазанов А.И.; научный руководитель Афонин П.В.: Молодежный научно-технический вестник ФС77-51038, ФГБОУ ВПО «МГТУ им. Н.Э. Баумена» – Москва;
6. Балашов А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов,Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. — М. : Издательство Юрай, 2013;
7. Критерий успешного проекта [Электронный ресурс]/ Гибкие технологии. Управление бизнес-процессами / статья: сайт – URL: http://gibtech.ru/blog/discus?entry_id=172 (Дата обращения: 25.02.2015 );
8. Антонов А.. Планирование проектов – ставка на результат. [Электронный ресурс]/ Настольный журнал ИТ-руководителя «Директор» / статья: сайт – URL: http://www.osp.ru/cio/2007/09/4370656/ (Дата обращения: 25.02.2015 );
9. Обзор современных эвристических методов оптимизации [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://habrahabr.ru/post/193894/ (Дата обращения: 25.02.2015);
10. Методы решения задач календарного планирования [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://www.stroitelstvo-new.ru/proizvodstvo/kalendarnoe-planirovanie-7.shtml (Дата обращения: 25.02.2015);
11. Аксенов В.В.. Метаэвристические методы решения задач комбинаторной оптимизации [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://omega.sp.susu.ac.ru/books/conference/PaVT2009/papers/Posters/003.pdf (Дата обращения: 25.02.2015 );
12. Алгоритм имитации отжига [Электронный ресурс]/ энциклопедический материал: сайт – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%90%D0%BB%D0%B3%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%BC_%D0%B8%D0%BC%D0%B8%D1%82%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%BE%D1%82%D0%B6%D0%B8%D0%B3%D0%B0 (Дата обращения: 25.02.2015 );
13. Алгоритм имитации отжига [Электронный ресурс]/ статья: сайт – URL: http://www.math.nsc.ru/AP/benchmarks/UFLP/uflp_sa.html (Дата обращения: 25.02.2015);
14. Муравьиный алгоритм [Электронный ресурс]/ энциклопедический материал: сайт – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D1%83%D1%80%D0%B0%D0%B2%D1%8C%D0%B8%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%B0%D0%BB%D0%B3%D0%BE%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%BC (Дата обращения: 25.02.2015).

Количество просмотров публикации: Please wait

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Источник

Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).

Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).

Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

Предлагаю вам свой список инструментов:

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.
Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку. Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть. Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела. Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать. Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу. В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её.
Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений. Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.
Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.
Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение. В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя. Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.
Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.
Прирост по времени за счет своевременного выполнения задачи, опоздание по которой грозит потерей времени/ресурсов/репутации.

Это полный список инструментов, которые я нашел для себя в тайм-менеджменте. Если вы можете предложить еще что-то по содержанию, то я с удовольствием дополню статью и, конечно же, отвечу на ваш комментарий.

Внедрение в жизнь

Мне кажется, первый принцип внедрения в жизнь — это удобство. Если что-то не удобно — привыкнуть к этому не возможно, а значит и в жизнь встроить тоже.

Для развития привычек я опираюсь на знания, полученные из книги Чарльза Дахигга «Сила привычки» и на 2 года самообразования в нейрофизиологии и биохимии головного мозга.
Я стараюсь создать связь «знак — привычные действия — награда», где знак — всегда внешний стимул, привычные действия — то, что делаю непосредственно я, награда — то, что мне доставляет приятные эмоции.

Для внедрения всех вышеперечисленных инструментов тайм-менеджмента в жизнь лучше всего подходят приложения, так как именно они позволяют расширить возможности мозга, которые всегда есть куда потратить.

В итоге я остановился на одном приложении (не буду называть, так как статья не ради рекламы), которое позволило мне внедрить все инструменты разом. Самая сложная задача в применении
приложения в том, чтобы связать мозг и программу. По моим опросам для многих планирование — это записи на бумажке и если вы зададитесь вопросом «Почему не навороченное приложение?» — ответ прост «оно непривычно!». Поэтому я поделил работу с приложением на 2 стадии:

1. Планирование

Знак: есть вдохновение (желание планировать довольно четко ощущается как внутреннее состояние)
Действие: внесение задач в свои проекты.
Награда: в списке дел на день/неделю появляются ясные задачи, которые хочется делать и результат от которых хочется получить.

2. Исполнение

Знак: с утра включив телефон — на виджете список дел.
Действие: начать выполнять дела.
Награда: приятный звук завершающейся задачи/осознание своей продуктивности.

Еще использовал давно опробованную хитрость: я хвалился всем о том, как я использую приложение (когда люди подбадривают тебя в ответ, это сильнейший способ закрепить привычку, при условии, что ты хвалишься реальными измеримыми результатами. Но если у тебя их нет — фиг тебе, а не похвала).

В итоге, через месяц начал удивляться — «Как другие люди еще не используют столь крутые возможности по управлению своей жизнью?». Что для меня является показателем сформировавшейся привычки. Пользуюсь уже 4-й месяц — полёт нормальный.

Я так же буду благодарен, если вы расскажете свои способы внедрения в жизнь технологий управления временем. Мне очень интересен ваш опыт!

С уважением, Голещихин Н.А.

Список книг:

1. Глеб Архангельский «Тайм-драйв»
2. Девид Ален «Getting Things Done»
3. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»
4. Алексей Толкачев «Экстремальный тайм-менеджмент»
+ Огромное количество статей

1. Mylifeorganized
2. To do list
3. Doit.im
4. Time-master
5. Wunderlist
+ еще около 10 приложений.

Полное или частичное копирование только с согласия автора.

Источник