Письмо самый распространенный способ обмена информацией разновидности писем курсовая работа

Документы делового общения

реферат: Делопроизводство

Письмо – самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.

Письмом выражают поздравление пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).

Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.

В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.

Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках, где после названия организации указывается должность руководителя.

Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц; четыре арабских цифры – год.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 1 марта 2004 г.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.

Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Существуют несколько способов адресования . При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:

Министерство труда РФ

При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

и профессионального образования РФ

При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.

ул. Парковая, д.17, кв.34

Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5, то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.

Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Подпись . Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит « подпись » входит наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних докладных) часто предусматривает визирование . Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.

При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при необходимости в состав визы включают также наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным, т.к. это повышает культуру оформления документа, его внешний вид. Кроме того, это облегчает работу с документом в процессе его создания специалистами аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службы – при контроле качества подготовки документа и его оформления руководителя – при его подписании.

Начальник юридического отдела

На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа копии (второго экземпляра) документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), правилами, регламентами или распорядительным документом первого руководителя.

Печать . Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых предоставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение её оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике – на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчётно-платёжных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах предоставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. В некоторых документах (трудовой договор, командировочные удостоверения, пропуска и д.р.) предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «М.П.». Не допустимо проставление печати на свободном поле документа.

Отметка об исполнители . На письмах (др. информационно-справочных документах) должны быть поставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.

Трусов Николай Степанович

Текст письма . Письмо – самый массовый вид документов, выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех случаях общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от разновидности писем их текст строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты и д.р.); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость, краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу.

В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и большой объём документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выпаженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, т.к. письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой форме. Не допустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идёт о принципиальном не согласии. Категорический отказ или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к совету избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение…». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».

Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «оплата гарантируется…» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.

Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счёт приведения значительного количества фактического (количественного, цифрового) материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «издательство не планирует…», «фирма не может обеспечить…» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);

– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);

Форма изложения текста от первого лица единственного числа уместна в тех случаях, когда письмо составлено на должностном бланке руководителя организации (его заместителя) или носит конфиденциальный характер.

Если письмо содержит формы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» – в начале, «С уважением, начальник управления» – в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста цифрами 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяется.

Источник

Виды писем

Определение термина «письмо», его основные виды: инструктивное, сопроводительное, рекламное, арбитражное, гарантийное и др. Цель составления и направления писем. Реквизиты, печатаемые в заголовочной части. Основные формы изложения письменного документа.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	доклад
Язык	русский
Дата добавления	17.05.2016
Размер файла	158,4 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

Тамбовский филиал РАНХиГС

По дисциплине: «Информационно-документационное обеспечение профессиональной деятельности»

На тему: «Виды писем»

Автор работы: студент 2 курса

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

§ ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

§ заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

§ фамилия и инициалы;

§ почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения: письмо гарантийный реквизит изложение

§ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

§ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

§ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат [16,6 K], добавлен 11.03.2014

Назначение, виды, требования к составлению и оформлению служебного письма. Составление и оформление приказа по основной деятельности в данной управленческой ситуации. Классификация деловых писем и составление письма-претензии. Формы изложения текста.

контрольная работа [21,3 K], добавлен 05.08.2015

Правила составления и написания деловых писем, их виды, классификация, предъявляемые требования. Структура делового письма, этапы подготовки; целевая установка, характер аргументации и композиция текста; этикетные разрешения, язык, стиль, оформление.

доклад [18,9 K], добавлен 24.12.2011

Общие требования к составлению и оформлению документов, их реквизиты. Группы организационно-распорядительной документации. Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления. Порядок предархивной подготовки дел, их описание и хранение.

контрольная работа [1,1 M], добавлен 06.03.2015

Систематизация документов организации. Номенклатура дел структурного подразделения и учреждения. Порядок написания дат и чисел в документах. Виды приказов, их содержание и порядок оформления. Виды служебных писем, порядок их составления и оформления.

контрольная работа [39,2 K], добавлен 19.11.2011

Источник