Пишите ли вы письма как их отправляете какие еще способы доставлять письма послания вы знаете

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Источник

Как писать письма, чтобы на них отвечали?

Каждый из нас получает много писем. Да и отправляет не меньше. Когда мы составляем важное письмо, мы рассчитываем, что на него ответят или сделают то, о чем мы попросили.

Однако, если вы посчитаете количество входящих писем и умножите на время, которое нужно, чтобы прочитать и ответить на все — вы будете в шоке. Рабочего дня вам просто не хватит.

Существуют несложные приемы, которые увеличат ваши шансы получить ответ. Если вы последуете этим советам, вам будут благодарны.

1. Пишите кратко и по существу

Люди часто пишут слишком много. Когда я составляю важное письмо, в основном я думаю не о том, чего бы еще дописать, а о том, что я могу выкинуть. Когда дело касается электронной почты, меньше — значит лучше. Если вы сомневаетесь, нужно ли что-то писать — не пишите.

2. Самую важную просьбу размещайте в начале

Многие отправляют письма без «призыва к действию». Постарайтесь писать так, чтобы читатель понял, чего вы пытаетесь добиться. Если вы не предполагаете никаких ответных действий, сообщите об этом сразу: «информация в письме — просто для вашего сведения, никаких действий не требуется».

Сложный вопрос не всегда получается описать лаконично. Если у вас вышло много текста — сообщите свою просьбу в самом начале.

Когда я пишу суперважное письмо с указанием обязательных сроков, я выделяю основную информацию красным цветом и жирным шрифтом. Пример: я пишу письмо с приглашением к участию в каком-либо событии. Я выделю красным цветом дату события, дату, до которой нужно подтвердить участие, и место проведения события. Вся эта информация будет в самом начале письма.

3. Разбивайте большие письма на параграфы

Когда письма становятся слишком длинными из-за обилия деталей, я разбиваю их на параграфы (как в этом посте). Хорошо структурированный текст помогает понять, о чем идет речь. Кроме того, читателю будет проще быстро просмотреть письмо и найти нужные данные. Если получатель откроет ваше письмо и увидит огромный блок текста, он, скорее всего, отмахнется и переключится на остальную почту (перечитайте пункт 2 — если вы напишете все самое важное в начале и выделите жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели).

4. Пишите кому-то одному

Это очень важно. Это — основная причина, почему я взялся за этот текст. Я часто вижу людей, которые пишут сразу всем. Например, CEO, который пишет всему правлению: «пожалуйста, помогите мне разобраться с Google» или «взгляните на список потенциальных инвесторов и скажите мне, что думаете».

Даже если люди хорошо мотивированы, они вряд ли ответят на обращение к группе. Это может подтвердить любой социолог.

В комментариях Мартин Пикок написал, что это, вообще, известный эффект:

• Эффект свидетеля
• Размывание ответственности

Представьте, что вы получили письмо, в котором говорится: «Эй, Сара, я бы хотел попросить тебя о небольшой услуге. », — или даже: «Сара, 17 февраля я провожу мероприятие и хочу знать, сможешь ли ты прийти». Вы понимаете, что это письмо адресовано лично вам. Если вы не ответите, вы подведете своего собеседника.

Когда вы отправите письмо с текстом: «Я бы хотел, чтобы мне кто-нибудь помог. », — все решат, что поможет кто-то другой. Да, есть люди, которые отвечают на подобные письма. Но их намного меньше, чем тех, кто откликнется на персональное обращение.

Поверьте моему опыту — я пробовал оба варианта на протяжении многих лет.

Проще всего сделать так: напишите общую часть письма, которая будет одинаковой для всех. После этого создайте несколько вариантов текста. Добавьте имя того, к кому обращаетесь. Я часто приписываю что-то персональное в начале каждого письма и/или изменяю данные, относящиеся к вопросу.

Конечно, это труднее, чем написать одно письмо для всех. Поэтому, в случае, если вопрос не очень важный, я делаю массовую рассылку. Однако, если речь идет о чем-то серьезном, я пишу личные письма.

Я нашел приложение, которое должно облегчить мне задачу. Оно называется ToutApp. Я познакомился с его создателем и попробовал демо-версию. Мне понравилось, как оно сделано и что умеет.

5. Тема письма должна быть весомой

Заголовок письма значит не меньше, чем текст твита или название статьи. Мы — поколение беглых читателей. Мы просматриваем заголовки писем, чтобы понять, какие из них нужно открыть. Через несколько дней, если письмо не прочитано, оно, скорее всего, пропало без вести. Если о нем не напомнить, на него никогда не ответят.

Поэтому пишите заголовки так, чтобы ваши письма читали!

Я пишу что-то вроде:

• небольшая, но очень важная просьба
• важное вступление: компания a / компания b
• заканчиваются места на круглом столе «Будущее ТВ» — подтвердите участие на этой неделе
• небольшой вопрос — вы можете помочь?

Или как-то так. Еще раз, я не всегда пишу идеальные заголовки — я часто нажимаю «отправить», не думая. Однако, если это важное письмо — от его заголовка зависит судьба ответа.

6. Время дня имеет значение

Не отправляйте важные письма вечером пятницы (только если у вас очень срочное дело). Я обычно пишу текст письма в конце недели, а отправляю утром в понедельник. Я хочу, чтобы письмо было в начале списка, а не в самом низу. Многие начинают свой рабочий день с проверки почты (хотя специалисты по продуктивности советуют не делать этого!)

Мне сказали, что ToutApp умеет отправлять письма по заданному расписанию.

Кстати, если я пишу пост для блога в субботу, утром понедельника я напоминаю об этом в Twitter — по той же самой причине.

7. Намылить, смыть и повторить

Когда я был моложе, я страдал, если на мои письма не отвечали. Сам я тогда получал мало писем и мог ответить всем.

С годами я понял, что некоторые люди перегружены и не могут обработать все, что им приходит. Чем выше ваша должность, тем сложнее требования, больше работы, и так далее. Чем старше мы становимся, тем больше у нас ответственности за пределами работы, и тем меньше людей сидит до 2 часов ночи, чтобы ответить на каждое письмо.

Поэтому просто отправьте вашу просьбу еще раз. Я обычно жму «ответить всем», чтобы адресат увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я никого не обвиняю. Это глупо. Если я говорю с важными людьми, то поставить их в неудобное положение — последнее, чего я добиваюсь.

Я просто пишу что-то вроде: «Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения» и повторяю свою просьбу.

Выждав некоторое время (чтобы не выглядеть назойливым попрошайкой), я отправляю письмо в третий раз. И говорю: «Прошу прощения за повторное письмо, я не хотел быть навязчивым. Однако, я надеюсь, что у вас найдется две минуты для меня до следующей среды, чтобы. ».

Комментарий переводчика: я бы хотел добавить еще один совет из личной практики. Если вам надо написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно — не тратьте время и не мучайте себя выдавливанием формулировок и фраз, запомненных еще со времен школы. Сразу пишите письмо на родном языке, а затем переведите его у хорошего проверенного переводчика. В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».

Если у вас нет под рукой надежного переводчика — вы можете попробовать наш сервис живых онлайн переводов Alconost Nitro. Уверен, экономия времени и эффект от хорошо написанного и переведенного письма стоят тех денег, которые вы отдадите за перевод.

Чтобы протестировать сервис бесплатно — зарегистрируйтесь в системе, пришлите нам на nitro@alconost.com ваш логин и пару строк о себе, и мы дадим вам купон на пополнение счета. Купон действует только для новых аккаунтов.

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Источник