Переговоры как способ коммуникации

Роль коммуникации в переговорах

Коммуникация играет важную роль в ведении переговоров. Что такое переговоры? Переговоры – это не что иное, как дискуссия между сторонами для поиска альтернативного решения, удовлетворяющего потребности этих сторон.

Каким образом можно вести дискуссию эффективно? Только посредством коммуникации.

Эффективная коммуникация прямо пропорциональна эффективным переговорам

Чем лучше коммуникация, тем лучше пройдут переговоры. Ведение дискуссии не подразумевает под собой столкновения и крики, а скорее является просто обменом идеями, мыслями и мнениями друг друга. Нужно иметь отличные коммуникативные навыки для здорового и эффективного обсуждения вопросов. Коммуникация – это искусство, и для эффективного ведения всех видов переговоров нужно овладеть им. Собеседник никогда не узнает о ваших мыслях и идеях, пока вы не поделитесь с ним. Никто не видит вашего серого вещества. От того, как вы говорите, зависит многое.

Необходимо очень разумно переводить свои мысли в речь, тщательно подбирая нужные слова. Подбирайте слова внимательно. Никогда не используйте в своей речи оскорбительные выражения или непристойные слова. Понимайте силу слова. Способ, которым вы передаете свои мысли, имеет большое значение. Не говорите просто ради беседы. Беспорядочные мысли и абстрактные идеи ведут только к непониманию. Необходимо говорить четко, так же как и ожидаете от собеседника. Не проглатывайте слова и не пытайтесь запутать других. Чтобы вас поняли, ясно выражайте свои мысли и идеи. Будьте четки и точны в своей речи.

Пример

Борис хотел приобрести handmade ручку на ярмарке. Его не убедила цена, предложенная продавцом, и он посчитал ее слишком высокой. Борис хотел, чтобы продавец уменьшил цену на ручку. К сожалению, Борис не обладал хорошими коммуникативными навыками, и его слова только озадачивали продавца. Он продолжал настаивать и умолять, что только раздражало продавца, и он не стал разговаривать с Борисом.

В чем ошибка Бориса?

Борис хотел приобрести ручку, но его единственная ошибка заключалась в том, что он говорил неубедительно. Если бы он ясно выражал свои мысли и объяснил бы продавцу, почему стоимость ручки должна быть ниже, то смог бы приобрести ручку. В данном случае, переговоры не были результативными, так как выгоду не получил никто.

Эффективная коммуникация имеет первостепенное значение для коммерческих сделок.

Для прозрачности, должны быть четко обозначены условия, и не пытайтесь что-либо скрыть от собеседника. Лучше использовать письменные средства коммуникации, такие как электронные сообщения, письма, документы или соглашения, для надежности. Используйте корпоративную терминологию и профессиональную лексику, но никогда не используйте в своей речи неуместные выражения. Это считается крайне непрофессиональным.

Также необходимо быть осторожным с высотой и тоном голоса. Всегда помните, что выигрывать битвы можно, просто будучи добропорядочным и вежливым. Не будьте грубы и резки с другими. Говорите медленно и убедительно, тоном, который может услышать каждый. Не говорите слишком быстро или слишком медленно. Собеседник должен понимать вашу речь. Никогда не говорите громко и не кричите на собеседника. Неэтично говорить плохо или оскорблять кого-то только ради сделки. Отношения играют более важную роль, и их необходимо ценить.

В эффективном ведении переговоров невербальная коммуникация также имеет большое значение.

Мимика, движения рук и поза значат многое, и их никогда нельзя игнорировать. Для большей ясности, приведем следующий пример:

Если вы встретите человека, который нервничает, постоянно потеет и крутит в руках предметы, будете ли вы общаться с таким человеком?

То же самое чувствует и ваш собеседник. Если он поймет, что вы нервничаете, то обязательно попытается настоять на своем, и сделка не закроется на ваших условиях. Никому не показывайте свою беспомощность. Возможно, вам крайне нужна работа, но не позволяйте другому человеку догадаться об этом. Будьте уверенным в себе и демонстрируйте позитивный настрой. Каждый раз, участвуя в переговорах, не забывайте улыбаться. Демонстрируйте улыбку на миллион долларов, но не смейтесь без необходимости и не вставляйте глупые шутки между фразами. Обменяйтесь приветствиями и комплиментами – так вы разрядите обстановку. Сидите прямо, не опирайтесь на стул и смотрите в глаза человеку, сидящему по другую сторону стола. Это показывает вашу уверенность в себе и твердую силу воли. Не крутите в руках предметы, которые лежат на столе. Сосредоточьтесь на переговорах и не смотрите по сторонам.

Ведение переговоров – не ракетостроительная наука. Вам просто нужно иметь четкое представление о своих ожиданиях и интересах, выражать его четко и ясно, убеждать другую сторону и прийти к результату, приемлемому для обеих сторон. Для эффективных переговоров, говорите очень вежливо, вовлекайте всех в дискуссию и ищите решение, приемлемое для всех участников.

Источник

Как вести переговоры и добиться взаимовыгодных отношений

Переговоры — это обмен мнениями и умелое «жонглирование» аргументами, как в бизнесе, так и в обычной жизни. Мы каждый день договариваемся, спорим и приходим к соглашению. А чтобы уметь договариваться взаимовыгодно и избегать конфликтов, нужно научиться грамотно вести разговор с собеседником. В этой статье мы подробно разобрали этапы ведения переговоров, выделили основные роли оппонентов и составили список советов, которые помогут вам разрешить практически любую ситуацию.

Содержание

Что такое переговоры

Переговоры — это общение представителей двух сторон для достижения общей цели и заключения сотрудничества.

Каждый день люди общаются между собой и сталкиваются с возражениями, которые нужно решить, например, сколько купить помидоров на салат и какой фильм выбрать на вечер. В бизнесе вы общаетесь с коллегами, заказчиками, клиентами и инвесторами и тоже ведете переговоры, где каждая сторона преследует свои цели.

• Найти единомышленников и инвесторов.
• Создать базу лояльных контактов.
• Прийти к компромиссу.
• Устранить конфликт.
• Показать свою силу, а именно — продавить свой вариант решения и одержать победу.

Цель переговоров — установить выгодные отношения и найти решение проблемы.

Функции переговоров

Далее рассмотрим функции переговоров и их пользу.

• Совместный поиск решения проблемы. Оппоненты не должны конфликтовать, а наоборот — с уважением относиться как к своим, так и к чужим интересам.
• Информирование. Получение данных о том, как стороны видят проблему, какое решение могут предложить и на каких условиях готовы сотрудничать.
• Коммуникация налаживает и укрепляет отношения партнеров.
• Регулирование. Переговоры координируют действия участников и направляют их на решение общей проблемы — так, чтобы личные обиды не мешали процессу.
• Пропаганда. Компания создает описание своей деятельности и миссии, о которых будет рассказывать общественности для привлечения союзников.

Виды переговоров

В этом разделе мы рассмотрим основные виды и типы переговоров, их стили и формат.

Основная классификация переговоров выделяет два вида — позиционные и рациональные.

Позиционные переговоры

В этом варианте переговоров нужно понять позиции обеих сторон и обсудить взгляд на решение проблемы.

Формат позиционных переговоров бывает двух видов:

• Мягкий — помогает достигнуть соглашения и сохранить благоприятные отношения. Иногда это может привести к неэффективным решениям, когда стороны идут на уступки для получения компромисса.
• Жесткий — каждая из сторон стоит на своем, игнорируя позицию собеседника.

К примеру, обсуждение стоимости аренды помещения, когда арендатор просит снизить цену, а арендодатель уже озвучил свою позицию. Оппоненты могут прийти к консенсусу, при этом согласившись на уступки, или так и не достичь положительного результата.

Наиболее успешная стратегия в позиционных переговорах — это баланс между двух форматов, а именно стремление достичь желаемого результата, при этом сохранив положительные отношения с оппонентом. В конце статьи вы найдете полезные советы и рекомендации, как грамотно провести переговоры.

Рациональные переговоры

Их также называют принципиальными переговорами, в которых важно обсудить и изучить интересы всех сторон. Партнеры разрабатывают варианты решений и добиваются эффективных результатов. Каждый из них всегда выигрывает больше, чем теряет — в отличие от позиционных переговоров.

Участники могут пригласить третью сторону для оценки решения — экспертов, экономистов, посредников или аналитиков.

Примеры рациональных переговоров. Выстраивание и поддержание международных отношений или создание общего бизнеса — например, компания по производству спортивного питания и поставщик товаров для фитнеса открывают центр, специализирующийся на пропаганде здорового образа жизни и сопутствующем ассортименте.

Обратной стороной принципиальных переговоров в международных отношениях могут быть сепаратные переговоры, которые ведутся с противником втайне от государств-союзников или же без их согласия, например, для решения военных вопросов.

Как правильно вести переговоры:

• Обозначить интересы двух сторон и предмет переговоров. Постарайтесь поставить себя на место партнера и увидеть проблему с его стороны, а в случае каких-то сомнений — сразу же обговорить детали.
• Чтобы достичь соглашения — сосредоточьтесь на общих интересах, а не на разнице в позициях.
• Проработайте взаимовыгодные условия и варианты решения проблемы. Не бойтесь предложить «глупую», по вашему мнению, идею. Совместное обсуждение можно сравнить с мозговым штурмом, который помогает найти уникальные и интересные бизнес-решения.
• Оценивайте результат переговоров по объективным критериям — к ним можно отнести, например, доступную статистику рынка и данные о ценообразовании.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Деловые переговоры и их виды

Деловые переговоры — это форма делового общения между партнерами, она направлена на поиск конструктивного подхода к решению проблемы, заключение договоров и сделок и решение спорных вопросов.

Переговоры могут проходить на любой площадке: у вас в офисе, на территории оппонента или на нейтральной локации. Это будет зависеть от нескольких факторов: предоставление информации и документов, удобство и пожелания участников, характер беседы, настроение оппонента — это может быть страх или неуверенность, если переговоры проходят на чужой территории.

Чтобы все участники чувствовали себя комфортно — заранее согласуйте место встречи и подготовьте напитки, ручки и блокноты, а также предусмотрите перерыв, например, кофе-брейк.

Согласно исследованиям, голодный человек концентрируется на своих потребностях и не идет на компромиссы, в то время, как сытый более лоялен и внимателен к участникам переговоров. Поэтому очень часто начало беседы проводят в ресторане или кафе.

Виды деловых переговоров

• Официальные — придерживаются протокола и строгой процедуры проведения. Например, принятие сотрудника на работу или заключение сделки с поставщиком.
• Неофициальные не предусматривают подписания документов и скорее напоминают непринужденную беседу. К примеру, обсуждение задач команды разработчиков или генерация идей развития с партнером.
• Внутренние — встреча с сотрудниками или руководителями внутри компании. Решение вопросов о проведении корпоратива или обсуждение годовых отчетов.
• Внешние — это взаимоотношения с клиентами, партнерами, поставщиками и инвесторами.

Формы проведения переговоров

Ведение деловых переговоров можно разбить на несколько форм. Давайте рассмотрим их особенности.

Характеристики	Конструктивная беседа	Убеждающая беседа	Инструктивная беседа	Спор	Дискуссия
Цель	Найти компромисс и прийти к общему решению	Убедить оппонента в своей правоте разными способами	Использовать инструкции и наставления для утверждения своей позиции	Отстоять свою точку зрения	Исследовать и обсудить спорные вопросы, чтобы найти истину
Владение информацией и анализ ситуации	Берется вся доступная информация для поиска решения	Приводятся примеры или убеждающие аргументы	Используются инструкции, справки, наставления, где оппонент четко описывает действия для всех участников	Словесное состязание, где могут отсутствовать подтверждающие данные для принятия итогового решения	Выслушиваются мнения всех сторон, изучаются сопутствующие документы
Ход переговоров	Собеседники прислушиваются друг к другу и обмениваются мнением и рассказывают о своих ресурсах	Оппонент не прислушивается к мнению другого и старается переманить его на свою сторону	Один из участников предоставляет инструкцию о том, как можно и нужно действовать	Оппоненты не слышат друг друга и стоят на своих позициях	Все участники беседы стараются найти истину и разобраться в проблеме
Пример	Заключение сделки с крупным клиентом	Руководитель команды доказывает директору компании, как нужно разрабатывать продукт	Подписание договора с банком для получения ипотеки	В спор могут уйти любые переговоры. Пример: партнеры не могут решить, с каким поставщиком выгоднее сотрудничать	Руководитель и сотрудник решают вопрос, как посчитать переработку последнего

Как вести переговоры

В этом разделе подробно разберемся, что из себя представляет структура переговоров и как подготовиться к беседе с оппонентом.

Подготовка и планирование

Для начала обсудите с оппонентом, сколько человек будет участвовать в переговорах и какие есть пожелания по формату беседы. Соберите данные обо всех участниках — ФИО и должность, чтобы вы знали, как к ним обращаться. Обсудите интересы сторон и результаты, которых вы хотите добиться.

После этого переходите к выбору места для встречи и времени. Лучше обсуждать дела в первой половине дня — на свежую голову, пока еще не накопились дела и усталость. Проговорите с оппонентом, когда и где ему было бы удобнее встретиться — или сразу предложите свой вариант, но обязательно расскажите, почему именно там и тогда лучше всего провести беседу.

Определитесь, в каком виде будет представлена информация — презентация, фильм, документ или показ продукта. Исходя из этого, найдите необходимое оборудование — проектор, телевизор, компьютер или копии договора в достаточном количестве.

Подготовьте план действий: основной текст-шпаргалку с тезисами, возможными вопросами и ответами — например, отчеты, таблицы или подтверждающие документы, а также варианты решения проблемы.

Не забудьте, что на важную встречу нужно приходить опрятным и чистым. Встречают по одежке, поэтому продумайте свой образ заранее. Это необязательно должен быть костюм или вечернее платье — все зависит от общей обстановки и дресс-кода остальных участников.

Чтобы переговоры проходили комфортно — начинайте беседу с простых вопросов. Когда почувствуете дружественную и спокойную атмосфера, переходите в главному вопросу. Все участники с большей легкостью смогут услышать и понять мнения обеих сторон.

Мнения двух сторон

На этом этапе важно выслушать оппонента — и не бояться в спорных моментах задавать уточняющие вопросы.

Помните! Ваш оппонент — такой же человек, со своими потребностями, мыслями и чувствами. Он так же переживает и волнуется, в чем-то сомневается. Поэтому во время беседы помогайте друг другу и поддерживайте.

Пока вторая сторона приводит аргументы и делится идеями — помечайте ключевые тезисы или включите диктофон, чтобы после встречи вы смогли еще раз прокрутить в голове варианты решения проблемы.

Во время своей речи старайтесь не отклоняться от темы и изначального плана выступления, не добавляйте в рассказ лишнюю «воду».

Обсуждение

Когда перейдете к главному, а именно — поиску решения проблемы, будьте аккуратны, не уходите в спор и не повышайте голос. Уважайте своего собеседника, постарайтесь в спокойном тоне обсудить взаимовыгоду.

Если оппонент нервничает, переключите на время его внимание — расскажите об обратной стороне «хорошего», по его мнению, решения. Если подобного аргумента у вас нет, просто предложите сделать небольшой перерыв. Помните, ваша цель — достичь соглашения на выгодных для всех сторон условиях.

Принятие решения и достижение согласия

Когда придете к согласию, переходите к подписанию договора. Это можно сделать на месте или через несколько дней — как только одна из сторон подготовит бумаги. Все нюансы оговаривается на встрече, где обе стороны обозначают сроки, утверждают окончательное решение и выбирают критерии для оценки его эффективности.

Роли участников переговоров

В ходе изучения книг о бизнесе, таких авторов, как Ивар Унт или Роджер Фишер, мы узнали о психологических портретах участников переговоров и решили рассказать о них в этом разделе.

Лидер

Уверенный в себе человек, у которого хорошо поставлена речь. Он берет на себя инициативу для ведения переговоров и говорит от лица всей команды.

Чтобы с ним сотрудничать и быть на одной волне — переключайте внимание на себя, задавайте дополнительные вопросы, приводите аргументы, приглашайте третью сторону для подтверждения ваших мыслей и идей оппонента. Узнайте, каких результатов хочет добиться лидер — и в некоторых вопросах пойдите на уступки, при этом продумав ход, благодаря которому вы сможете выиграть так же, как и ваш оппонент.

Заместитель лидера

Обычно этот человек внимательно слушает и следит за ходом переговоров. Это может быть адвокат, экономист или партнер по бизнесу. Он поддерживает и подсказывает своему руководителю, что нужно делать дальше и как лучше поступить. Также он способен модерировать ход разговора и привлекать внимание к важным для него деталям. Например, к тем, которые вы решили не затрагивать во время основной беседы — а значит, можете быть не готовы ответить на его вопрос.

Придерживайтесь своего плана и не уводите беседу в другое русло. Скажите, что все дополнительные вопросы можно обсудить при следующей встрече — или же вы предоставите подробный ответ в течение нескольких дней. Если вы заранее знаете, что на переговорах будет такой противник — подготовьте по каждому абзацу презентации несколько развернутых ответов.

Наблюдатель

Как следует из названия, этот человек наблюдает за происходящим и анализирует полученную информацию и нюансы поведения обеих сторон. Это может быть аналитик или помощник руководителя, который записывает тезисы и старается «раскусить» интересы оппонентов.

Чтобы понять мысли наблюдателя, периодически вовлекайте его в процесс обсуждения — можно задавать вопросы и интересоваться его мнением.

Хороший парень

Открытый и коммуникабельный человек, который много жестикулирует и улыбается. Оппоненты проникаются к нему симпатией и доверием, что чревато потерей бдительности в сложных вопросах. Это может быть директор или доверенное лицо, у которого только одна задача — отвлечь вас.

В течение всей встречи у вас будет приятное ощущение от переговоров, но когда вы закончите, может оказаться, что вас «провели». Поэтому переключайте свое внимание на других участников беседы и задавайте им вопросы.

Плохой парень

Самоуверенный и дерзкий человек, который с удовольствием будет вас перебивать и постоянно высказывать негатив. Такое поведение ведет к конфликту, но этот человек играет на том, что вы дадите слабину и примете сторону оппонента.

Не поддавайтесь на его провокации, не проявляйте ответную агрессию, ведите себя спокойно. Попробуйте переключить внимание на других участников разговора, а если по какой-то причине не получается этого сделать — отвечайте на вопросы «плохого парня», делая упор на статистические данные, с которыми сложно спорить.

Оптимизатор

Спокойный и сосредоточенный человек, который анализирует аргументы обеих сторон. Он, как посредник, помогает выйти из тупиковых ситуаций и указать на неточность в позиции одного из участников.

Если перед вами сидит оптимизатор — старайтесь поддерживать его и внимательно прислушиваться, так как он помогает оппонентам договориться и прийти к единому решению.

Правила ведения деловых переговоров

1. 1. Ставьте реальные цели и задачи. Например, если хотите привлечь инвестора, оцените его капитал и подумайте над максимальной и минимальной суммой, которую он готов вложить.
   2. Старайтесь придерживаться демократического общения, не показывайте свою власть и авторитет, чтобы лишний раз не настроить против себя собеседника.
   3. Изучите бэкграунд вашего будущего оппонента. Прочитайте о нем в социальных сетях или поищите данные через поисковые сети, а также опросите знакомых. Проанализируйте и выясните, в чем заключаются слабые и сильные стороны собеседника, какие у него интересы и потребности, а также оцените его финансовое состояние. Если вы занимаетесь производством радиоуправляемых поездов, а у будущего инвестора в холле компании стоит железная дорога — возможно, вы быстрее сможете договориться с ним.
   4. Выступая с речью перед оппонентом, подкрепляйте свои слова точными цифрами. Люди хотят четко понимать, сколько денег они потратят и когда получат прибыль.
   5. Задавайте вопросы и переспрашивайте, если что-то непонятно. Если вы и ваш собеседник работаете в разных сферах или у вас большая разница в возрасте — вы можете не с первого слова найти общий язык.
   6. Записывайте тезисы и важную информацию. Это поможет избежать неоднозначности — а если она и появится, в конце беседы вы сможете задать дополнительные вопросы, опираясь на свои заметки.
   7. Не оправдывайтесь перед оппонентом и не показывайте свою слабость. Если вы запутались в каком-то ответе — успокойтесь, выпейте воды и начните заново.
   8. Избегайте конфликтов и споров. Если собеседник намеренно провоцирует конфликт — перенаправьте беседу в другое русло.
   9. Если разговор затянулся, возьмите перерыв, чтобы разрядить обстановку. Заключение договора с крупной компанией может потребовать не одной, а нескольких встреч — поэтому не переживайте, если в первый раз вы не пришли к соглашению.
   10. Избегайте навязчивости и давайте оппоненту время обдумать ваши слова для принятия взвешенного решения.
   11. Выполняйте обещания. Например, если вы прогнозируете окупаемость бизнеса через год — добейтесь этого.

Памятка. Можно немного схитрить и запросить сумму покрупнее, чтобы потом снизить ее до желаемой.

Эффективный переговорный процесс: советы

Мы собрали несколько эффективных советов, как правильно вести переговоры.

• Придерживайтесь правил этикета, будьте вежливы с собеседником.
• Старайтесь предугадать действия оппонента, в этом вам поможет заранее подготовленный план. Так вы сможете плавно подвести собеседника к нужному вопросу и четко дать на него ответ.
• Не пренебрегайте мнением оппонента, вслушивайтесь в то, что он говорит и чего сейчас хочет.
• Чтобы не возникало конфликтов — в начале разговора определите цель и задачи, которые будут обсуждаться на встрече.
• Если вы отошли от темы и ваш оппонент поправляет вас — воспринимайте это спокойно и возвращайтесь к главному вопросу.
• Помогайте собеседнику развивать мысль, если он что-то не объяснил или предпочел специально не останавливаться на каком-то моменте.
• Если в разгар переговоров вы понимаете, что вас захлестывают эмоции — скажите об этом спокойно и сделайте перерыв.
• Чтобы достичь понимания, подводите промежуточные итоги. Это также поможет участникам увидеть, что разговор вышел за рамки изначальной темы и нужно вернуться к основному вопросу.

Заключение

В этой статье мы разобрали ведение переговоров, их особенности и правила. Чтобы грамотно и эффективно провести встречу, избегайте подобных ситуаций:

• Вы нервничаете и суетитесь.
• Не обозначаете цели и задачи в начале разговора.
• Ничего не знаете о своем оппоненте и остальных участниках переговоров.
• Вы не подготовили план, как провести беседу.
• Не можете подтвердить свои слова из-за отсутствия данных, отчетов и таблиц.
• Провоцируете конфликтную ситуацию.
• Показываете всем своим видом, что вам неинтересно и пора бы уже заканчивать.

А после успешного проведения переговоров не забывайте рассказывать о своей деятельности инвесторам и клиентам с помощью сервиса SendPulse и его инструментов: email рассылок, web push, Viber и SMS, а также чат-ботов в мессенджерах Telegram, Facebook Messenger и ВКонтакте!

Источник