Перечислите способы документирования визуальной информации

Порядок и способы документирование информации

Термины

Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает проблемы защиты информации в сетях и угрозы информационной безопасности.

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.

Информационные ресурсы могут быть как товар, только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Способы документирования

Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.

Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.

Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.

Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.

Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.

Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.

Порядок документирования

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Документированная информация с ограниченным доступом

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:

• законы, акты, нормы
• документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
• документы о деятельности гос. органов
• документы из открытых архивов и библиотек

Источник

Способы документирования и их развитие. (Этапы развития способов документирования)

Содержание:

Введение

Основу управления составляет документированная информация, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Документирование — это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Необходимо фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука — и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факс грамма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Начертательный способ закрепления и передачи информации:

• Текстовое документирование.
• Пиктографическое письмо.
• Логографическое письмо (идеографическое письмо).
• Слоговое письмо.
• Возникновение фонетического (буквенного) письма.
• Развитие графики русского письма.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• Текстовое документирование.
• Техническое документирование.
• Кино-, фото- и видео документирование.
• Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить.

Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение

Письменность имела несколько этапов развития:

• Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов).
• Идеографическое письмо (использование иероглифов).
• Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
• Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Фотодокументирование. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Кинодокументирование. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фонодокументирование. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фотодокументов (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно — методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

обеспечение юридической силы документа;

создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска;

возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р. 6.30-2003.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Заключение

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) – XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.

3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены. а новые не созданы.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации

Список использованной литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. М. 2003
2. Давыдова Э. Н.. Рыбаков А. Е. Делопроизводство – Мн.: ТетраСистемс. 1999.
3. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. // Делопроизводство. 2008. № 2.
4. Кузнецова И. В. Делопроизводство. М. 1999
5. Справочник секретаря-референта; Практическое пособие — 2-е изд., исправ. и доп. Автор-составитель М.И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2003.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник