Перечислите основные способы управления персоналом работающим удаленно

11 методов управления удаленной командой

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.

Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.

Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.

Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

Источник

Как перевести сотрудников на удалёнку

Сейчас многие компании по всему миру переходят на удалённый формат работы. Все чаще удалёнка обусловлена необходимостью, а не вопросами личного предпочтения. Основная проблема в том, что нужно правильно организовать удалённый труд и обеспечить своевременное выполнение задач.

Open Academy собрала несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на удалёнку и соблюсти непрерывность бизнес-процессов.

1. Организуем коммуникации сотрудников

Самый частый аргумент против удалённой работы — отсутствие живого общения. Конечно, некоторые вопросы проще решать при личных встречах. Но при правильной организации удалённой работы можно общаться не менее продуктивно. Преимущества онлайн-коммуникаций в том, что:

• меньше отвлекаешься на посторонние дела;
• важные обсуждения заранее спланированы и расписаны;
• общение происходит только по актуальным темам.

Но чтобы коммуницировать было удобно, важно правильно подобрать сервисы с учётом цели использования.

Для текстового общения можно использовать:

Если нужно пообщаться по видео или просто голосом, пригодятся:

Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой формата видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.

Рекомендуем прописать для сотрудников инструкции по коммуникациям и уточнить следующие моменты:

• какие приложения должны быть установлены обязательно;
• цель использования приложений (аудио/видео, срочно/не срочно);
• порядок беседы (вопрос-ответ в режиме нон-стоп, планирование повестки, длительность обсуждения).

Некоторые сервисы для общения имеют ограничения по числу участников или предоставляют ограниченный функционал в бесплатной версии. Но если хорошо поискать, найдутся оптимальные решения.

Так геймерский голосовой и текстовый чат Discord абсолютно бесплатен, работает на ПК и смартфонах, позволяет общаться в общем чате, в личке или отдельных чатах под разные проекты.

В сервисе для веб-конференций Cisco Webex Meetings можно бесплатно проводить встречи со 100 участниками без ограничения по времени, с HD-видео и совместным использованием экрана.

Примером успешной удалённой коммуникации служит Aviasales — крупнейший в Рунете проект по поиску дешевых авиабилетов. Здесь действует правило, по которому каждый сотрудник 2 месяца в году может работать удалённо. На постоянной удалёнке работают только специалисты, для которых важнее быть на связи, чем в офисе. Вне зависимости от места работы, вся команда взаимодействует через Zoom и соблюдает единый рабочий график. Это позволяет вести рабочие процессы так, как будто все работают в одном офисе.

2. Планируем рабочие задачи

В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.

Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:

• Google Календарь — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и настраивать напоминания;
• «Планировщик» Microsoft — можно прописывать планы, создавать группы, назначать задачи и настраивать уведомления об их назначении, обновлять сведения о состоянии;
• Asana — в web-приложении, доступном на iOS и Android, можно прописывать задачи и дедлайны, устанавливать приоритеты, отслеживать выполнение;
• Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
• «Битрикс24» — сервис включает планирование проектов и дедлайнов, таск-менеджмент, возможность обмена документами, визуализацию данных на календаре. Создание отдельных рабочих групп;
• «Мегаплан» — можно назначать задачи отдельным сотрудникам, следить за их выполнением и сохранять завершённые проекты;
• «Яндекс.Трекер» — удобно планировать спринты, управлять задачами на виртуальной доске, согласовывать макеты и документы, визуализировать данные;
• Slack — здесь можно настраивать задачи, устанавливать сроки, общаться с коллегами, согласовывать проекты;
• Pyrus — предусматривает общение, списки задач, загрузку файлов, интеграцию с облачными хранилищами.

Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.

Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.

Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.

Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.

3. Обеспечиваем возможность совместной работы

Как бы хорошо ни были спланированы задачи, иногда сотрудникам нужно поработать совместно в режиме реального времени. Для этого тоже существуют онлайн-решения. Например:

• Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстовыми документами, таблицами, презентациями;
• Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения брейнстормов, интегрируется со многими популярными сервисами;
• Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами;
• Netboard — инструмент для сбора, организации и обмена контентом, позволяющий совместно создавать и редактировать тематические страницы;
• Bubbl.us — бесплатный веб-сервис для брейнсторминга, в котором можно создавать интеллектуальные карты;
• Twiddla — подходит для совместного обсуждения веб-страниц, фото и графики.

Важно обеспечить хранение информации и её доступность в любое время. Сделать это можно с помощью облачных хранилищ. Например, можно использовать:

• Dropbox — от бесплатных 2 ГБ до неограниченного пространства в платной версии;
• «Google Диск» — бесплатно 15 ГБ + платное расширение хранилища;
• «Яндекс.Диск» — 15 ГБ бесплатного пространства с возможностью платного увеличения на 100 ГБ или 1 ТБ;
• OneDrive — от 1 ТБ на пользователя до безлимита в бизнес-версии;
• «Облако Mail.Ru» — 8 ГБ бесплатно + до 4 ТБ на платном тарифе;
• pCloud — 10 ГБ бесплатно и до 2 ТБ для бизнес-аккаунтов.

Когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент.

4. Продумываем систему контроля и мотивации

В удалённой работе грамотный контроль и правильная мотивация определяют успех проекта. Вовсе не обязательно отслеживать действия сотрудников в режиме реального времени. Главное — это прописать дедлайны и следить за их соблюдением.

Можно разбить крупные задачи на несколько мелких подзадач со своими сроками. Обяжите всех сотрудников своевременно отчитываться о проделанной работе или ежедневно отмечать выполненные задачи/подзадачи в планировщике.

Регулярно проводите совместные совещания в видеоформате, чтобы обсудить текущие проекты и обменяться предложениями по их реализации. Прототип из офлайна — ежедневные утренние пятиминутки или «летучки».

Предусмотрите разные способы мотивации. Например, при оплате за количество выполненных задач «удалёнщикам» попросту невыгодно затягивать проекты. Можно придумать систему поощрений за быстрое выполнение задач или сокращение сроков работы.

Пример успешной организации системы контроля и мотивации — онлайн-школа английского языка Skyeng. Она изначально создавалась как виртуальный проект. На данный момент в команде Skyeng всего 42 штатных сотрудника и 10+ тысяч преподавателей, проживающих в самых разных странах мира.

Обучение в школе ведется с использованием специальной онлайн-платформы, которая предусматривает видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, мобильное приложение, личный кабинет и т. д. Преподавателям невыгодно нарушать расписание или оказывать некачественные услуги, поскольку это напрямую влияет на их заработок.

5. Поддерживаем командный дух и корпоративные ценности

Удалённая команда может включать в себя людей разных возрастов и с различными взглядами на жизнь. Но для успешной работы сотрудники должны «слышать» друг друга, мыслить похожими категориями, обладать пониманием общей цели.

Помимо рабочих чатов создайте неформальную онлайн-беседу, в которой можно делиться мнениями, задавать вопросы, обсуждать какие-то второстепенные задачи, обращаться к коллегам за помощью или просто болтать в свободное время.

Также не игнорируйте повышение квалификации специалистов и развитие их навыков. Современные методики онлайн-образования помогают осваивать с нуля новые профессии и digital-инструменты. Например, онлайн-курсы от Open Academy дают возможность перенять опыт успешных предпринимателей и научиться ведению бизнеса в цифровом формате.

Рекомендуем создать базу знаний с полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, правилами компании и чек-листами по решению конкретных задач.
Делитесь новостями. К примеру, регулярно публикуйте дайджест о событиях в компании и жизни коллектива, рассказывайте о грядущих планах и текущих итогах.

У вас все получится. Не бойтесь экспериментировать и тестировать разные решения. Для эффективного ведения бизнеса на «удалёнке» важно обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников, удобство обмена информацией и грамотное планирование задач.

Не стоит бояться финансовых затрат: небольшая команда вполне может обойтись бесплатными инструментами, а оплата сервисов для крупных проектов обойдется дешевле аренды офиса и организации рабочих мест. Возможно, что home-офис вам так понравится, чтобы вы не захотите менять его на офлайн-вариант.

Источник