- 1. Краткий обзор проектов оцифровки архивных документов и имеющейся нормативно-методической базы
- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом
- 1. Краткий обзор проектов оцифровки архивных документов и имеющейся нормативно-методической базы
- 1.1. Обзор зарубежных проектов оцифровки
- 1.2. Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации
1. Краткий обзор проектов оцифровки архивных документов и имеющейся нормативно-методической базы
Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом
1. Краткий обзор
проектов оцифровки архивных документов
и имеющейся нормативно-методической базы
1.1. Обзор зарубежных проектов оцифровки
В мировой практике осуществления проектов оцифровки объектов историко-культурного наследия (архивных фондов в том числе) существует апробированный способ, предполагающий выработку и применение единых международных (национальных) стандартов комплексной организации проектов.
Так, примером единых национальных подходов в области сканирования могут быть стандарты национальной концепции интероперабельности (Испания), размещенные в публичном доступе для общественного обсуждения [2] . Аналогичные стандарты – «Руководство по оцифровке документов (Managing digitisation programs and projects) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW) – действуют с 2008 г. в Австралии. Их автором и разработчиком является Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс, Австралия, NSW State Records [3] , которое в 2012 г. провело публичное обсуждение названного «Руководства» с целью его модификации в соответствии с современными условиями. В новой редакции руководства появился самостоятельный раздел – «Руководство по управлению проектами ретроспективной оцифровки» (Managing back-capture digitisation projects) [4] .
На содержании данного раздела «Руководства» целесообразно остановиться особо, т.к. в нем в концентрированной форме выражены идеи комплексной организации и менеджмента проектами оцифровки архивных документов, т.е. всего того, что включается в понятие интероперабельности. В нем, в частности, говорится: «Важно четко определить цели и охват проекта, и тщательно отобрать документы. Планирование, методология управления проектами и разумные процедуры должны направлять процесс оцифровки, а персонал должен быть соответственно обучен для того, чтобы исполнять свои обязанности и воспринимать перемены. Должны быть приняты решения о том, проводить ли оцифровку своими силами или передать её на аутсорсинг [5] , о необходимом оборудовании и о критериях для выбора технических стандартов и метаданных, обеспечивающих пригодность графических образов для решения поставленных задач, а также сохранения ими основных характеристик документов. Должны быть определены и реализованы меры по обеспечению контроля качества оцифровки».
Перечисленные в Руководстве вопросы полностью совпадают с целями создания настоящих Методических рекомендаций, что подтверждает мысль о том, что проблемы разработки нормативно-методической документации, регулирующей процессы перевода документов в электронный формат, являются типовыми и для разных стран, и для разных фондодержателей (архивов, библиотек и музеев).
На основе этого Руководства и действующего в Новой Зеландии стандарта S6 «Стандарт по оцифровке» (Digitisation standard) [6] два года назад, осенью 2010 г. Международная организация по стандартизации (ISO) опубликовала Технический отчет ISO/TR 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records). Отчёт содержит рекомендации по созданию и поддержанию документов в исключительно электронном виде, после того, как первоначальные бумажные или иные неэлектронные документы-источники были в него переведены путём оцифровки или при помощи других средств. В отчете содержатся отражающие апробированную практику рекомендации, позволяющие обеспечить соответствие процесса оцифровки требованиям к надежности и достоверности документов. В нем также сформулированы рекомендации по следующим вопросам:
Достоверность оцифрованных документов, влияющая на возможность их использования в качестве доказательств и на их доказательную силу,
Доступность оцифрованных документов в течение всего времени, пока в них есть необходимость;
Стратегии, способствующие созданию оцифрованных документов, пригодных для долговременного хранения;
Управление неэлектронными документами-источниками после их оцифровки.
Технический отчет предназначен для использования всеми организациями, осуществляющими оцифровку, и разработан в соответствии с положениями стандарта ISO 15489–1:2001 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1: Общие положения» и технического отчета ISO/TR 15801:2009 «Управление документацией – Информация, сохраняемая в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности» (Document management – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability).
За рубежом координация усилий различных организаций по преодолению стоящих проблем в вопросах оцифровки (кроме ISO) осуществляется также Международным советом архивов (МСА) [7] , который в программном документе «Стратегический курс на 2008–2018 гг.» [8] обозначил основные направления своей деятельности. Заметное место среди них отведено: «Поиску решений проблемы сохранения электронных документов и цифровых копий архивных документов, представляющих историческую ценность», а также «использованию новых технологий (электронных документов и цифровых копий архивных документов на других носителях информации) для улучшения доступа к архивам».
В ходе рассмотрения зарубежных проектов оцифровки архивных и библиотечных фондов необходимо упомянуть общеевропейский интеграционный проект цифровой библиотеки «Европеана» [9] , цель которой – обеспечить доступ к отсканированным страницам книг и архивных документов, отражающих различные аспекты европейской культуры. Проект официально стартовал 20 ноября 2008 г. На момент старта проекта было оцифровано 2 миллиона различных архивных источников и объектов культурного наследия Европы. К концу 2010 г., по заверениям разработчиков, эта цифра достигла 6–10 миллионов, к 2015 – 15 миллионов [10] .
Руководители и разработчики данного проекта позиционируют себя в качестве «европейских интеграторов» уже оцифрованных коллекций, а основную задачу цифровой библиотеки видят в организации максимально широкого доступа к цифровому наследию. При этом вопросы выбора методов, технологии и оборудования для создания электронных копий таких сложных объектов, каковыми являются предметы из архивных, музейных и библиотечных собраний, они оставляют сотрудникам архивов, библиотек и музеев. Эта позиция нашла свое яркое выражение в докладах, прозвучавших на конференции, проходившей в октябре 2010 г. под эгидой проекта Европеана (Europeana Open Culture 2010) [11] .
В начале 2011 г. профильный комитет Европейской комиссии (European Commission’s «Comite des Sages») опубликовал «Рекомендации по оцифровке» (EC Recommendations on Digitisation) [12] и организации on-line доступа к оцифрованным информационным ресурсам по европейскому культурному наследию. В этом документе речь шла об организационных [13] и правовых аспектах доступа к цифровому контенту.
Безусловный интерес в связи с проблемами разработки нормативно-методической базы проектов оцифровки представляет отчет Рабочей группы «Исследование стандартов и подготовка рекомендаций» проекта ATHENA [14] : «Оцифровка: ландшафт стандартов для европейских музеев, архивов, библиотек», основанный на анализе информационных ресурсов, которые партнеры проекта ATHENA предоставляют в Европейскую цифровую библиотеку Europeana [15] .
Другим известным проектом, представленным в сети, является семиязычный (арабский, китайский, английский, французский, португальский, русский и испанский языки) проект Mировая цифровая библиотека (WDL) [16] , разработанный рабочей группой Библиотеки Конгресса США при содействии многих учреждений-партнеров из разных стран, поддержке Организация Объединенных Наций по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО) и финансовой поддержке со стороны целого ряда компаний и частных фондов. На момент запуска Mировой цифровой библиотеки в апреле 2009 г. ее контент состоял из информации, предоставленной 26 учреждениями и 19 странами. Несмотря на то, что WDL является детищем Библиотеки Конгресса США – признанного лидера в проектах оцифровки разных форм историко-культурного наследия [17] , подходы к формированию ее контента практически те же, что и в проекте Европеана.
Глобальным проектом, объединяющим и координирующим усилия многих стран и институций по вопросу представления исторических памятников в электронной среде, является программа ЮНЕСКО «Память мира» [18] . Одним из направлений этой программы является проект «Память мира в цифровую эпоху: оцифровка и сохранение» («Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation») [19] , прямо нацеленный на формирование электронных копий архивных, музейных и библиотечных фондов и развитие нового тренда в мировой историографии, известного под названием Digital History [20] . Это направление предоставляет широкому пользователю возможность увидеть в режиме он-лайн электронные образы наиболее значимых исторических документов и артефактов, характеризующих конкретную историческую эпоху, событие, персоналию.
Зримым воплощением этой тенденции стали осуществляемые различными общественными, научными и учебными организациями стран Европы и Америки [21] проекты по созданию тематических исторических порталов, представляющих базы данных с описанием архивных, библиотечных документов и музейных артефактов, а также электронных образов этих исторических источников.
Среди проектов оцифровки, осуществляемых в крупнейших зарубежных архивных и библиотечных организациях и имеющих разработанную нормативно-методическую базу, стоит назвать проекты, осуществляемые Национальным управлением архивов и документации США (НАРА) в соответствии с «Перспективным планом оцифровки архивных материалов для публичного доступа. 2007–2016 гг.» [22] в рамках национального «Стратегического плана: сохранения прошлого для его представления в будущем» [23] и в проекты Британской библиотеки, где специалистами национального реставрационного центра еще в 2000 г. было разработано «Руководство по оцифровке библиотечных, архивных и музейных фондов – «Managing the Digitisation of Library, Archive and Museum Materials» [24] .
С осени 2010 г. Реставрационный центр Британской библиотеки проводит цикл семинаров, посвященных оцифровке коллекций под общим названием «Подходы к оцифровке» [25] .
Особняком среди проектов оцифровки фондов стоят работы, выполняемые в Библиотеке и Архиве Ватикана [26] . Эти организации весьма серьезно подходят к проблеме обеспечения сохранности подлинников и адекватности электронной копии подлиннику исторического источника, однако не публикуют в открытых источниках информацию об управляющих документах, разработанных в ходе реализации проектов [27] .
Несомненный интерес представляет опыт оцифровки архивных и библиотечных фондов, имеющийся у Японского центра Азиатских Исторических Записей (Japan Center for Asian Historical Records (JACAR)). Этот центр специализируется на сканировании и представлении в открытом доступе архивных документов по истории международных отношений (период середины XIX в. до начала Второй мировой войны) [28] . В частности, по истории Русско-японской войны 1905 г. [29]
Заметный шаг в вопросах оцифровки архивных документов сделан в последние годы в Индии [30] .
Опыт реализации этих проектов стал для соответствующих государственных структур многих стран основой понимания необходимости выработки единых правил, рекомендаций и стандартов, которые должны регулировать процессы создания и функционирования электронных ресурсов на основе национальных исторических артефактов на всем протяжении их жизненного цикла: от момента постановки задачи о создании электронной копии до периода обеспечения сохранности и поддержания актуальности данного ресурса (т.н. «сопровождения»).
Сложность осуществления такого подхода, разработки, принятия и поддержания в актуальном состоянии нормативно-методических требований, во многом связана с пониманием содержания каждого из этапов этих процессов и существа проблем, возникающих в ходе их реализации.
1.2. Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда
в архивных учреждениях Российской Федерации
В рамках Ведомственной программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг. [31] также запланировано осуществление работ по созданию комплекса нормативно-методических документов по регулированию процессов оцифровки архивных документов и управлению электронным контентом.
Первым шагом в этом направлении в ходе реализации Программы стало тотальное обследование государственных архивов субъектов федерации и создание информационной базы, позволяющей анализировать и проводить мониторинг проектов оцифровки, осуществляемых на местах. База создана в конце 2011 г. Всероссийским институтом документоведения и архивного дела по заказу Росархива в рамках НИР на тему «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации». Она обобщает опыт 93 государственных архивных учреждений субъектов федерации по переводу архивных фондов в цифровой вид, и позволяет получить определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания электронных копий.
Полученные сведения и сделанные на их основе выводы находятся в фарватере общих тенденций, которые сложились как в отечественной, так и в зарубежной практике оцифровки фондов архивов, библиотек, музеев и подтверждают (несмотря на попытки отдельных организаций выработать собственные инструктивные положения [32] ) отсутствие единых подходов к процессу оцифровки архивных собраний.
Это ведет к таким серьезным проблемам, как необходимость проведения неоднократной оцифровки документов (что наносит вред сохранности подлинников); невозможность соотнесения и интеграции результатов проектов оцифровки, осуществленных в различных учреждениях, хранящих документы архивного фонда, и, в конечном итоге, невозможность полномасштабного использования электронных копий архивных документов. Совокупность обозначенных проблем, с одной стороны, ставит под сомнение возможность постановки задачи о тотальной и полномасштабной оцифровке подлинников архивных документов в учреждениях, хранящих документы архивного фонда страны, а с другой – настоятельно требует разработки нормативно-методических актов.
[2] COOPERACIÓN ENTRE ADMINISTRACIONES PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. [Electronic resource] / Режим доступа: URL: http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l11-2007.t4.html#a42 (дата обращения: 12.09.2012).
В комплексе технических стандартов интероперабельности рассматриваются конкретные вопросы, относящиеся к электронным делам и документам, к сканированию документов, их аутентичному копированию и преобразованию, к политике в области использования электронных подписей, моделям данных, управлению электронными документами, подключения к коммуникационным сетям испанских государственных органов, к моделям информационного обмена между реестрами и декларациям о соответствии, – решение которых необходимо для обеспечения практических и оперативных аспектов взаимодействия между государственными органами и гражданами. Эти технические стандарты будут разрабатываться и уточняться. Вместе с тем в официальном государственном бюллетене (Boletín Oficial del Estado, BOE, № 182 от 30 июля 2011 г., [Electronic resource] / Режим доступа к журналу: URL: http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/. (дата обращения: 12.09.2012)) опубликован ряд технических стандартов, среди которых особый интерес вызывают: Стандарт сканирования документов(Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, [Electronic resource] / Режим доступа к: URL: http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168 (дата обращения: 12.09.2012));Стандарт процедур аутентичного копирования и конверсии электронных документов (Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, [Electronic resource] / Режим доступа к: URL: http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172 (дата обращения: 12.09.2012)).
[3] Managing digitisation programs and projects. [Electronic resource] /NSW Government. State Record. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-man. (дата обращения: 12.09.2012)).
[4] Managing back-capture digitisation projects. [Electronic resource] /NSW Government. State Record. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-man. (дата обращения: 12.09.2012).
[5] В докладе руководителя службы лицензирования Национальных Архивов Великобритании Кэролайн Кимбелл (Caroline Kimbell), прозвучавшем на пленарном заседании Конгресса МСА в августе 2012 г., привлечение коммерческих компаний на условиях аутсорсинга к оцифровке архивных материалов определено для архивов как весьма перспективное направление деятельности. ([Electronic resource] / Режим доступа к сайту: URL: http://storify.com/naagovau/ica-2012-daily-wrap-day-1: Third Party Digitisation: A Positive Approach in a Time of Change?) (дата обращения: 12.09.2012).
[6] S-6 Archives New Zealand’s Standard for Digitising Non-Electronic Records for Recordkeeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form Only/ [Electronic resource] Archives New Zealand / Режим доступа к сайту: URL: http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6.pdf (дата обращения: 12.09.2012).
[7] Международный совет архивов. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.ica.org/ (дата обращения: 12.09.2012).
[8] ICA Strategic Direction 2008-2018. [Электронный ресурс.] / Международный совет архивов. / Режим доступа к сайту: URL: http://www.ica.org/3667/reference-documents/ica-strategic-direction-2008. (дата обращения: 12.09.2012).
[9] Европеана. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.europeana.eu/portal/ (дата обращения: 12.09.2012).
[10] О библиотеке. [Электронный ресурс.] / Европеана. Режим доступа к сайту: URL: http://dev.europeana.eu/about.php Europeana: digital paintings, books, films and archives; La bibliothèque numérique européenne: du rêve à la réalité [Electronic resource] / Europe. Press Releases Rapid/ Режим доступа к сайту: URL:http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=SPEECH/8/621&format=HTML&aged=0&language=FR&guiLanguage=en La bibliothèque numérique européenne: du rêve à la réalité; EU-Parlament will Europeana-Aufbau beschleunigen (дата обращения: 12.09.2012).
[11] Europeana. [Электронный ресурс.] / Collection Links. Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title. 490 (дата обращения: 12.09.2012).
[12] Recommendations on Digitisation/ [Электронный ресурс.] / Collection Links. Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title. (дата обращения: 12.09.2012).
[13] Существенным дополнением к этому документу является доклад, подготовленный экспертами европейской комиссии под общим названием «Стоимость оцифровки европейского культурного наследия» (The Cost of Digitising Europe’s Cultural Heritage/ [Электронный ресурс.] / Collection Links. Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title. ) (дата обращения: 12.09.2012).
[14] ATHENA. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.athenaeurope.org/ (дата обращения: 12.09.2012).
[16] World Digital Library. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.wdl.org/ru/about/ (дата обращения: 12.09.2012).
[17] Стандарты описания (метаданные) цифровых записей и электронных копий документов на сайте Библиотеки Конгресса: Digital Library Standards. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/library/digitalstandards.html/ (дата обращения: 12.09.2012); Standards at the Library of Congress. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/standards/ (дата обращения: 12.09.2012).
Технические аспекты оцифровки программы Библиотеки Конгресса США: Technical Notes by Type of Materials. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. URL: Режим доступа к сайту: URL: http://memory.loc.gov/ammem/dli2/html/document.html (дата обращения: 12.09.2012).
Особое внимание в перечне стандартов необходимо уделить стандарту MIX – «Data Dictionary – Technical Digital Still Images» (ANSI/NISO Z39.87-2006); (MIX. [Электронный ресурс.] / Library of Congress. Режим доступа к сайту: URL: http://www.loc.gov/standards/mix/ (дата обращения: 12.09.2012)). Описание стандарта: Data Dictionary – Technical Metadata for Digital Still Images. [Электронный ресурс.] /. NISO. Режим доступа к сайту: URL: http://www.niso.org/kst/reports/standards/kfile_download?id%3Austring%3A. (дата обращения: 12.09.2012))
[19] Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation. [Электронный ресурс.] / ЮНЕСКО. Режим доступа к сайту: URL: http://www.unesco.org/new/en/communication-and-information/access-to-kno. (дата обращения: 12.09.2012).
[20] Digital History. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.digitalhistory.uh.edu/ (дата обращения: 12.09.2012).
[21] Например: Einstein Archives Online [Электронный ресурс.] / Израиль, Hebrew University of Jerusalem. Режим доступа к сайту: URL: http://www.alberteinstein.info/ (дата обращения: 12.09.2012)), Lincoln Archives Digital Project/ [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.lincolnarchives.us/ (дата обращения: 12.09.2012)), общеевропейский портал «The International Communist Studies and Archive Internet Portal», проект Йельского университета (США) по оцифровке документов Сталина, проект «Архив Коминтерна» (VFA, Кобленц ФРГ). Федеральные архивы Российской Федерации (ГА РФ и РГАСПИ) вовлечены в реализацию двух последних проектов.
[22] Plan for Digitizing Archival Materials for Public Access 2007-2016. [Электронный ресурс.] / NARA. Режим доступа к сайту: URL: http://www.archives.gov/comment/nara-digitizing-plan.pdf (дата обращения: 12.09.2012).
[23] Preserving the Past to Protect the Future.[Электронный ресурс.] / NARA. Режим доступа к сайту: URL: http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/ (дата обращения: 12.09.2012).
[24] Managing the Digitisation of Library, Archive and Museum Materials. [Электронный ресурс.] /The Collection Links. Режим доступа к сайту: URL: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=assets.assetDisplay/title. (дата обращения: 12.09.2012).
[25] Approaches to digitisation. [Электронный ресурс.] / The British Library. Режим доступа к сайту: URL: http://www.bl.uk/blpac/approaches.html (дата обращения: 12.09.2012).
[26] Biblioteca Apostolica Vaticana. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.vaticanlibrary.va/home.php (дата обращения: 12.09.2012).
[27] 24 марта 2010 г. Ватикан объявил о начале оцифровки 80 тыс. рукописей из Ватиканской апостольской библиотеки, которая в 2007 г. была закрыта на реконструкцию. Этот проект займет не менее 10 лет. Для начала, в качестве эксперимента, в цифровой формат будут переведены 23 рукописи общим объемом 7,5 тыс. страниц. Для оцифровки будет использована самая передовая технология, разработанная специалистами NASA. Подробнее см.: Progetto di digitalizzazione dei manoscritti. Pasini C. Un’iniziativa della Biblioteca Apostolica Vaticana Manoscritti digitali/ [Электронный ресурс.] / Biblioteca Apostolica Vaticana Режим доступа к сайту: URL: http://www.vaticanlibrary.va/home.php?pag=in_evidenza_art_ 00115&BC=11 (дата обращения: 12.09.2012).
[28] Japan Center for Asian Historical Records. [Электронный ресурс.] / Режим доступа к сайту: URL: http://www.jacar.go.jp/english/index.html (дата обращения: 12.09.2012).
[29] The Russo-Japanese War. [Электронный ресурс.] / Japan Center for Asian Historical Records/ Режим доступа к сайту: URL: http://www.jacar.go.jp/english/nichiro/frame1.htm (дата обращения: 12.09.2012).
[30] Repairing the Damage at India’s National Archives/[Электронный ресурс.] / The New York Times/ Global Edition. India. Режим доступа к сайту: URL: http://india.blogs.nytimes.com/2012/03/21/repairing-the-damage-at-indias. (дата обращения: 12.09.2012).
India’s Archives: How Did Things Get This Bad?[Электронный ресурс.] / The New York Times/ Global Edition. India. Режим доступа к сайту: URL: http://india.blogs.nytimes.com/2012/03/22/indias-archives-how-did-things. (дата обращения: 12.09.2012).
[31] Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. [Электронный ресурс.] / Федеральное архивное агентство. Официальный сайт. Режим доступа к сайту: URL: http://archives.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения: 12.09.2012).
[32] Перечень нормативно-методических актов, разработанных и действующих на 01.09.2012 в государственных архивах субъектов федерации, и посвященных регулированию процессов оцифровки документов архивного фонда, приведен в Приложении.
Источник
